Nóg krachtiger en dichterbij! Implementatieplan doorontwikkeling GRS A2 drs. Stan van de Laar Raadsinformatiebijeenkomst Cranendonck, 03 december 2014

Inhoud 1.A2-samenwerking, omdat… 2.A2-samenwerking in historisch perspectief 3.Eind 2013 start proces verbreding GRS A2 4.Implementatieplan schetst contouren A2-samenwerking ‘nieuwe stijl’ 5.Ontwikkelingen vragen om ‘wenkend perspectief’ samenwerking 6.Vervolgproces besluitvorming 7.De van u gevraagde besluiten

1 | A2-samenwerking, omdat… Ambtelijke krachtenbundeling versterkt bestuurskracht en identiteit drie gemeenten! Regie voeren over eigen bestuurlijke toekomst Behouden en waar mogelijk verhogen van kwaliteit dienstverlening Verminderen van de kwetsbaarheid Reduceren van de structurele kosten, op termijn Realiseren ‘minder meerkosten’ bij toekomstige investeringen

2 | A2-samenwerking in historisch perspectief 2004: Convenant samenwerking Cranendonck, Heeze-Leende, Valkenswaard, Waalre A2-samenwerking is ‘matrixconcept’; ieder voert taak uit voor de anderen 2010: Position paper als basis voor verstevigen samenwerking drie gemeenten 2010: Waalre wil niet mee in verstevigen van de samenwerking 2012: GR tussen drie A2-gemeenten; goed werkgeverschap, heldere aansturing, financiën 2013: Zoektocht naar ‘volgende stap’ in de samenwerking

3 | Eind 2013: Start proces verbreding GRS A2 December 2013: 10 bestuurlijke kaders doorontwikkeling GRS A2 overeengekomen Vastgelegd in ‘Koersdocument’: -Takenpakket: alle bedrijfsvoeringstaken (geen ‘cherry-picking’) -Aansturing: directieraad gemeentesecretarissen met manager A2 -Financiën: geen nadeelgemeenten, besparingspotentieel voor alle drie Maart 2014: Drie colleges bekrachtigen Koersdocument April 2014: Raden geïnformeerd Eind 2014: Koersdocument geconcretiseerd in ‘Implementatieplan’

4 | Implementatieplan schetst contouren A2-samenwerking ‘nieuwe stijl’

4a | Doorontwikkeling is ‘a-politiek’ Taken in GRS A2 anno 2014: Werk & Inkomen Juridische zaken Informatisering & Automatisering Beoogd takenpakket GRS A2 per 1 januari 2016: Werk & Inkomen Juridische zaken Informatisering & Automatisering Personeel & Organisatie Financiën & Administratie Facilitaire zaken (post, repro, archief) Inkoop Communicatie Gegevensbeheer Managementondersteuning

4b | Enkele feiten en cijfers op een rij Doorontwikkeling betreft enkel ‘ondersteunende’ taken (PIJOFACH) Formatie bij aanvang is optelsom huidige formatie op deze taken in drie gemeenten Begroting bevat enkel bedrijfsvoeringslasten (loonsom, ICT, faciliteiten) Programmagelden blijven in drie gemeenten onder primaat van politiek! Taken3 taken10 taken Formatiecirca 50 fte.circa 135 fte. Begroting7,5 mln.14,5 mln.

4c | GRS A2 per 2016 in beeld

4d | Bestuurlijke aansturing; grip Nieuwe Wgr kent ‘bedrijfsvoeringsorganisatie’ (in plaats van Openbaar Lichaam): Voor ondersteunende en uitvoeringstaken Collegeregeling Ongeleed bestuur (geen AB én DB, maar Bestuur) Minder bestuurlijke drukte, bestuurders meer in de rol zoals in ‘eigen huis’ Bestuurlijke betrokkenheid: Periodieke afstemming met portefeuillehouder(s) vanuit OGON-overleg Gezamenlijk portefeuillehoudersoverleg op gewenste momenten in de P&C-cyclus Verantwoording aan raden via P&C-cyclus en tussentijds indien nodig

4e | Ambtelijke aansturing: nabijheid Directieraad van gemeentesecretarissen: Strategische aansturing samenwerking Borgen van nabijheid (GRS A2 is ‘van ons’) Grip op ondersteuning primaire taken Manager GRS A2: Dagelijkse aansturing samenwerking Adviserend lid directieraad Hiërarchisch en functioneel leidinggevende van afdelingshoofden Verantwoordelijk voor de integraliteit en coördinatie binnen GRS A2 Ambtelijk opdrachtgevers-/opdrachtnemeroverleg (OGON-overleg): Manager GRS A2 en vanuit gemeenten aangewezen ambtelijk opdrachtgevers Opdracht en prioritering van het bedrijfsvoeringsbeleid Tactische en operationele zaken Afstemming over concrete dienstverlening

4f | Structuur gericht op integraliteit Front-/backoffice model Bundeling medewerkers op grond van competenties (in plaats van functioneel) Integraliteit binnen advies/beleid én binnen administratie/beheer Twee ‘frontoffice’ afdelingen Beleid en Advies: ca. 20 fte per afdeling Drie ‘backoffice’ afdelingen Administratie en Beheer: ca. 30 fte per afdeling Medewerkers werkzaam in gemeentehuizen! Nabijheid advies en beleid

4g | Formatie krimpt met 10% Formatie PIJOFACH-taken bedraagt nú 29,5% van de totale formatie 3 gemeenten Omvang PIJOFACH-taken gerelateerd aan formatie-omvang primaire proces Gemeenten inwoners: 27% overhead (benchmark Berenschot) Al jaren een daling in het overheadpercentage in gemeenteland (daalt nóg verder…) Normpercentage van 27% voor GRS A2 lijkt daarmee realistisch Ofwel, formatie PIJOFACH krimpt op termijn met 10%; van 137 tot 121 fte Formatiekrimp via ‘natuurlijk verloop’

4h | Structureel voordeel van 1,1 mln. Begroting GRS A2 in huidige omvang: 7,5 mln. Begroting GRS A2 na doorontwikkeling: 14,5 mln. (2016)… …maar bouwt af tot 13,4 mln. (2021) Ofwel: gezamenlijk structureel voordeel van ca. 1,1 mln. Gemeenten kunnen besparingspotentieel inzetten om taakstellingen te realiseren Begroting GRS A2 bevat enkel bedrijfsvoering (personeelskosten, ICT, facilitair)… …géén programmagelden!

4i | Doorontwikkeling vraagt investering Projectkosten circa 763k: Vervanging ‘projectmedewerkers’ Communicatie Facilitaire kosten Huisvestingskosten P&O-coördinatie Potentiële frictiekosten circa 375k: Flankerend beleid Boventallig personeel Compensatie arbeidsvoorwaarden Extra reiskosten Betreft éénmalige investering van 1,1 mln. door drie gemeenten tezamen

4j | Per saldo 3 gemeenten voordeel Bijdrage Cranendonck: 4,4 mln. (2016) naar 4,1 mln. euro (2021) Initiële investering: ca. 368K Terugverdiend in 2019 Daarna structureel 300k lagere bijdrage Bijdrage Heeze-Leende: 3,3 mln. (2016) naar 3,0 mln. euro (2021) Initiële investering: ca. 334K Terugverdiend in 2020 Daarna structureel 300k lagere bijdrage Bijdrage Valkenswaard: 6,8 mln. (2016) naar 6,3 mln. euro (2021) Initiële investering: ca. 433K Terugverdiend in 2019 Daarna structureel 500k lagere bijdrage

4k | Veranderstrategie in het kort Formeel samenvoegen op één moment: 1 januari à 11 maanden nodig voor zorgvuldige voorbereiding Van A naar B op de B-manier; zo snel mogelijk ‘samen doen’ Projectorganisatie treft voorbereidingen voor doorontwikkeling van de GRS A2 Projectorganisatie vullen met ‘eigen’ medewerkers Projectorganisatie onder aansturing directieraad in wording Dagelijkse aansturing door kwartiermaker/beoogd manager GRS A2

5a | Ontwikkelingen vragen om ‘wenkend perspectief’ Koersdocument en implementatieplan resultaat van bestuursopdracht maart 2014 Wens bestuur en medewerkers om door te kunnen met invoering ervan, maar… …op langere termijn zien colleges ook deze doorontwikkeling niet als duurzame oplossingsrichting voor alle vraagstukken die op de drie gemeenten afkomen: Toenemende eisen aan dienstverlening inwoners (24/7 bereikbaar, dienstverlening ‘aan huis’) Gemeenten nóg meer de eerste overheid (meer taken)…, maar met steeds minder middelen… …en daarbij de (politiek-bestuurlijke) wens voorzieningen in gemeenschappen in stand te houden Ontwikkelingen tot schaalvergroting (herindeling of ambtelijke fusie) in Brabant…...en de wens om een bestuurlijk krachtige partner in de regio te blijven Vergrijzing van het personeelsbestand… …en de relatief beperkte aantrekkingskracht op jong talent als (kleine) gemeente

5b | Ontwikkelingen vragen om ‘wenkend perspectief’ Op (korte) termijn één of meerdere partners in A2 behoefte aan ‘wenkend perspectief’ Extra gestimuleerd door beoogde samenwerking op Jeugd en Wmo (3D’s) A2 leert van ervaring dat: ‘per kerstbal’ de samenwerking doorontwikkelen onwenselijk is discussies over welke taak voor-/nadeelgemeenten telkens hoge eenmalige kosten nooit in ‘rustig vaarwater’ Daarom behoefte aan ‘wenkend perspectief’ samenwerking A2-gemeenten

6 | Vervolgproces besluitvorming :Medewerkers geïnformeerd Adviesaanvraag naar OR-en Persmoment Raadsinformatiebijeenkomst :Definitief besluit Colleges, op basis van OR-advies Februari/maart:Commissiebehandelingen en Raadsbesluiten Vanaf moment van besluitvorming in de raden is een implementatieperiode van ca maanden nodig voor de feitelijke doorontwikkeling van de GRS A2!

7 | De van u gevraagde besluiten… Kennisnemen van ‘koersdocument’ en ‘implementatieplan’ In te stemmen met doorontwikkeling GRS A2, toestemming colleges wijzigen GR Afstand te doen van ‘position paper’ uit 2010 Éénmalig krediet beschikbaar te stellen voor project- en frictielasten In te stemmen met opstellen bestuursopdracht aan colleges om, in nauwe samenspraak met raden, te komen tot gezamenlijk ‘wenkend perspectief’ op de ambtelijke samenwerking

GRS A2-gemeenten Nóg krachtiger en dichterbij! Voor meer informatie over deze presentatie en/of onze dienstverlening: SeinstravandeLaar B.V. Postbus 4100 AL Culemborg drs. Stan van de Laar 06 –