Berenschot publieke inkoop 1

Berenschot Publieke Inkoop “De toegevoegde waarde van de inkoopfunctie optimaliseren” Berenschot Publieke Inkoop ondersteunt uw organisatie bij het professionaliseren van de inkoopfunctie. Onze adviseurs helpen u bij het verbeteren van uw inkoopprestaties. Strategische focus van onze dienstverlening: 1.Vaststellen inkoopbesparingen en inkoopvolwassenheid. 2.Vergroten grip op inkoopstromen: transparantie, efficiëntie en effectiviteit. 3.Inrichten doelmatige Europese Aanbestedingen. 2

Nadere uitwerking dienstverlening 1.Vaststellen van inkoopbesparingen en inkoopvolwassenheid.  World Class Purchasing benchmark.  Crediteurenanalyse en kosten-workshops.  Onderzoek interne klanttevredenheid en business alignment.  Opstellen/uitvoeren systematisch kostenreductieplan met meerdere productgroepen. 2.Vergroten grip op inkoopstromen: transparantie, efficiëntie en effectiviteit.  Opstellen van het inkoopbeleid.  Opstellen inkoophandboek, rechtmatige en effectieve inkoopprocessen en –procedures.  Structurering bemensing inkoopgemeenschap inclusief competentiemanagement.  Inrichten besturing en besluitvorming inclusief organisatie-brede tenderboard. 3.Inrichten doelmatige Europese Aanbestedingen.  Invoering tools en templates voor grip op aanbestedingen en een effectieve strategie.  Uitvoering en ondersteuning complexere aanbestedingen.  Ondersteunen introductie prestatie-inkoop. 3

Publicaties Recente publicaties:  Inkoop in de Zorg (2011)  Value Sourcing, Sourcing value (2010)  Inkoopmodellenboek (2006, 2008)  Publicatie over resultaten World-Class Purchasing enquete (1997, 1999,…,2007)  Salarismonitor inkoop (2009) 4

5 Inrichten professionele inkooporganisatie Politieacademie De politieacademie heeft aan Berenschot de opdracht gegeven tot het opzetten en inrichten van een professionele inkooporganisatie. Het doel is om niet alleen een rechtmatige maar juist ook een doelmatige inkoopfunctie te verkrijgen. Onderdelen van de aanpak waren onder andere het opstellen van inkoop- en aanbestedingsbeleid, implementatie van door de organisatie gedragen inkoopprocessen, beschrijving AO en handhavingsmechanisme, inrichten inkoop-accountmanagement en een gerichte communicatie. De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren: Leveranciersreductie 52%. Factuurreductie 13%. Besparing 2 miljoen euro. Commitment van topmanagement tot decentrale bestellers. Klantgerichte focus en inkoopprofessionals die gesprekspartner zijn op elk niveau.

6 Inkoopbesparingen Gemeente Utrecht In het Collegeprogramma van de gemeente Utrecht is vastgesteld dat in 2014 een structurele besparing moet worden bereikt oplopend tot 55 miljoen euro. Inkoop betreft een van de aandachtspunten hierbij. Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een doorlichting om de inkoopfunctie binnen de gemeente te professionaliseren, teneinde de besparingen te realiseren. Op verschillende manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst. Ook zijn er analyses gemaakt van het besparingspotentieel binnen de verschillende inkooppakketten, van de inkoopportfolio en van de uitnutting van de raamcontracten. De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren: Er is een minimale besparing van 15 miljoen euro geïdentificeerd. Een gericht overzicht van benodigde acties voor nadere structurering en professionalisering van de inkooporganisatie (die inmiddels ook zijn doorgevoerd). De aandachtspunten voor het nieuwe inkoopbeleid (dat inmiddels ook is opgesteld).

7 Inhuur personeelsdiensten Stichting Waternet Stichting Waternet was bezig met het wijzigen van haar strategisch personeelsbeleid. Uitgangspunt was dat op ieder moment de juiste mensen op de juiste plek moesten zitten, met meer centrale aansturing om dit te faciliteren. Om het nieuwe beleid beter te kunnen vormgeven moest het aantal leveranciers worden teruggebracht. Op het betreffende moment had Waternet meer dan 400 leveranciers van tijdelijk personeel. Berenschot werd gevraagd om de twee aanbestedingen voor Technisch Personeel en Payroll Services voor te bereiden, uit te voeren en de benodigde dienstverlening tegen een goede prijs/kwaliteit verhouding in te kopen. De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren: Het aantal leveranciers van tijdelijk personeel is teruggebracht naar vijf. Grote kostenbesparingen zijn behaald door lagere tarieven en administratieve lasten. Voor het onderdeel Payroll Services is op jaarbasis ongeveer drie ton bespaard (15%). De uitvoering van het nieuwe personeelsbeleid is vereenvoudigd.

8 GGNet zat in zwaar weer. Diverse maatregelen waren nodig om de organisatie financieel gezond te krijgen waarbij de dienstverlening gegarandeerd blijft. Er was een besparingsoperatie en reorganisatie gaande waarbij FTE moesten afvloeien. Berenschot is gevraagd om inkoopbesparingen te realiseren, met als doel de financiële positie van GGNet structureel te verbeteren. Onderdelen van de aanpak waren onder andere: een crediteurenanalyse, opstellen van besparingsstrategie en actieplan, uitvoeren van diverse inkooptrajecten om op korte termijn besparingen te realiseren, opstellen en implementeren van nieuw inkoopbeleid (inclusief contractmanagement) om besparingen op langere termijn vast te houden. De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren: De geïndiceerde besparingen zijn gerealiseerd, meer geld beschikbaar voor de gezondheidszorg. De eigen kennis en capaciteit van GGNet is vergroot, ze geven nu zelfstandig invulling aan het inkoopbeleid. Kostenreductie programma GGNet

9 Ministerie van Defensie De Sous Chef Verwerving van het Ministerie van Defensie, Directie Materieel Organisatie, wenste in het kader van zijn functionele verantwoordelijkheid inzicht in de volwassenheid van de inkooporganisatie, kansen voor verbetering en mogelijke risico’s op rechtmatigheid. Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een quick scan van de 16 inkopende diensten binnen Defensie. Op verschillende manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst: benchmark, interviews, workshops, formatieanalyse, inkoopdossieranalyses. De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren: Een volledig inzichtelijke en transparante vaststelling van inkoopvolwassenheid. Een gericht overzicht van benodigde acties voor nadere structurering en professionalisering van de inkoopgemeenschap. De aandachtspunten voor het nieuwe inkoopbeleid. Een overzicht van gerichte kansen voor het vergroten van de inkoopsynergie en inkoopsamenwerking. Scan inkoopvolwassenheid Ministerie van Defensie

10 Structurering organisatie Diverse organisaties Complexere aanbestedingen vereisen een scala van betrokkenen en een gestructureerde aanpak van analyse en uitvoering. Steeds meer publieke organisaties onderkennen dat hun wijze van werken de strategische inkoopmogelijkheden onvoldoende ondersteunt. Door verschillende organisaties wordt Berenschot benaderd om als structurering van de inkooporganisatie haar tools en templates te implementeren. Deze zijn door Berenschot adviseurs ontwikkeld voor de publieke sector en worden aangepast aan de bij de organisatie gebruikte standaarden. Met workshops wordt de invoering van de tools begeleid. De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren: Een pro-actieve planning en monitoring van aanbestedingen. Een transparante opzet van rechtmatige aanbestedingen. Gestructureerd intern accountmanagement en multidisciplinaire samenwerking. Een strategische borging bij het bepalen van de aanbestedingsstrategie. Effectieve en efficiënte aanbestedingsdocumenten. Juridisch verantwoord modulair opgezette contracten.

Vragen? Hans Ruiter 06 –