Flexibele ontwikkeling voor nieuw eigen patrimonium (in PPS) Alinea Advocaten 2010

Dirk De Keuster :Kabinetsmedewerker bij de Vlaamse minister van Financiën en Begroting 1999 – 2008 :Advocaat Linklaters De Bandt : Advocaat Laga Sinds 2009 : Advocaat Alinea Advocaten Alinea Advocaten 2010

HET JURIDISCH STAPPENPLAN VOOR EEN SUCCESVOLLE FLEXIBELE ONTWIKKELING VAN GEMEENTELIJK VASTGOED (IN PPS) I.VOORSTELLING VAN DE SPREKER + AFBAKENING VAN HET ONDERWERP II.ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT III.DOEL VAN PPS: « EVENWICHT TUSSEN PUBLIEK EN PRIVAAT » IV.DE AANBESTEDENDE OVERHEID MOET EEN KEUZE MAKEN V.MARKTRAADPLEGING VI.DE KEUZE VAN DE JUISTE RECHTSFIGUUR EN GUNNINGSWIJZE VII.DE SELECTIEBESLISSING BETREFT EEN EERSTE EN BELANGRIJKE STAP VIII.DE OPMAAK VAN HET BESTEK IX.DE ONTVANGST VAN DE OFFERTES EN DE ONDERHANDELINGEN X.DE OPMAAK VAN DE OVEREENKOMST XI.BESLUIT: KRITISCHE SUCCESFACTOREN Alinea Advocaten 2010

II. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010 Plannen dateren uit 1922 voor een psychiatrisch centrum met klooster en hadden betrekking op: Hoofdgebouw met administratieve functie, klooster, kapel, feestzaal Dubbele woonst voor geneesheren Woning voor de aalmoezenier Observatiepaviljoen voor bedlegerige patiënten én een gelijkaardig paviljoen voor ‘epileptische en onzinnelijken’ Boerderij Technisch gebouw met wasplaats

II. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010

II. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010 Uitbreiding in Grote Brand in 1936 – alles verwoest behalve de buitenmuren Verschillende functies waaronder het “Moederhuis” van de kliniek St-Jozef; hierdoor was er een emotionele band tussen de bevolking en het gebouw Tot 2004 had de functie van klooster – zusters wilde hun gebouw overdragen aan de Gemeente = Geen evident gebouw om te herstemmen als een modern administratief centrum waarin Gemeente, OCMW, Politie en vereniging samen “onder één dak” !. Hierd

II. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010 Oproep tot kandidaten : 27 mei 2004 Indiening offertes:20 december 2004 Onderhandelingen:januari 2004 – januari 2006 Gunning:18 januari 2006 Start Bouw:16 augustus 2006 Feestelijke Opening:13 juni 2008

II. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010 De herbestemming van het “Moederhuis” naar “Administratief en Cultureel Centrum Bethaniën” was enkel mogelijk dankzij een flexibele aanbestedingsprocedure. De herbestemming was zowel naar concept, invulling, organisatie, juridische structuur, … een evolutief proces dat 2 jaar heeft geduurd. STAPPENPLAN MET U OVERLOPEN: OOK TOEPASBAAR VOOR ANDERE PROJECTEN

III.DOEL VAN PPS – EVENWICHT TUSSEN PUBLIEK EN PRIVAAT PPS-doorsnede PPS collectieve goederen en diensten  ALGEMEEN BELANG private goederen en diensten  WINST Alinea Advocaten 2010 FLEXIBEL AANBESTEDEN GAAT MEESTAL SAMEN MET PPS:

III.DOEL VAN PPS – EVENWICHT TUSSEN PUBLIEK EN PRIVAAT dienstverlening aan de bevolking PPS totale kost PPS dienstverlening aan de bevolking intern totale kost intern > a) invalshoek private partner totale opbrengsten PPSvaste kosten PPS + variabele kosten PPS > b) invalshoek publieke partner = PPS - TOETS Alinea Advocaten 2010

IV. DE AANBESTEDENDE OVERHEID MOET EEN KEUZE MAKEN Waarom flexibel aanbesteden ? De rol van de overheid is gewijzigd. Overheidsopdrachten zijn complexer geworden. Het mechanisch model van het overheidsopdrachtenrecht is hieraan niet aangepast. Om een geoptimaliseerd antwoord te bieden vanuit de private sector aan een complexe vraag van de overheid. Alinea Advocaten 2010

IV. DE AANBESTEDENDE OVERHEID MOET EEN KEUZE MAKEN Flexibele aanbesteden en/of PPS is geen remedie tegen het gebrek aan vraag en/of behoefte Elke PPS moet een voldoende voorwerp hebben. Te vage overheidsopdrachten leiden doorgaans niet tot resultaat Alinea Advocaten 2010

V. MARKTRAADPLEGING Dubbele functie: – “Vermarktbaarheidstoets” : Toetsing op de markt of een private persoon bereid is invulling te geven aan de vraag van de aanbestedende overheid (bvb. PPS Concessie van openbare werken voor een cafetaria; PPS Jeugdverblijfcentra) – Informatievergaring Informele en formele marktraadpleging Erg belangrijk en nuttig voor complexe en éénmalige opdrachten (bijvoorbeeld: De Tijd dd. 5 maart 2009 – Rekenhof vernietigend voor investeringsbeleid : Parl. St. Vlaams Parlement, Stuk nr. 37-A, , nr. 1) Alinea Advocaten 2010

bestaande infrastructuur nieuwe infrastructuur eigen exploitatie exploitatie door derde eigen exploitatie exploitatie door derde « in-house » concessie klassieke opdracht van diensten klassieke opdracht van werken promotieovereenkomst concessie van openbare werken of DBFM zonder financiering met financiering geen risico door exploitant risico door exploitant OPDRACHTOPDRACHT VI. DE KEUZE VAN DE JUISTE RECHTSFIGUUR EN GUNNINGSWIJZE Alinea Advocaten 2010

VI. DE KEUZE VAN DE JUISTE RECHTSFIGUUR EN GUNNINGSWIJZE 1. voorwerp van opdracht is zo duidelijk omschreven dat er maar één oplossing mogelijk is vb. : aanleg weg 2. voorwerp van opdracht is duidelijk omschreven doch er zijn meerdere oplossingen mogelijk vb. : conceptie van een gebouw 3. voorwerp van opdracht is moeilijk exact definieerbaar vb. : PPS Bethaniën Zoersel complexe opdracht niet-complexe opdracht complexe opdracht niet-complexe opdracht complex beperkte aanbesteding openbare aanbesteding beperkte offerte algemene offerte onderhandelingsproce- dure met voorafgaande bekendmaking Onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking moet worden gemotiveerd. OPDRACHTOPDRACHT Alinea Advocaten 2010

VII. DE SELECTIEBESLISSING BETREFT EEN EERSTE EN BELANGRIJKE STAP De persoon van de inschrijver wordt beoordeeld over: Betrouwbaarheid Technische bekwaamheid Financiële Draagkracht De beslissing is binair. Duidelijk onderscheid tussen selectie en gunning (zie H.v.J. Beentjes, 20 september 1988 C-31/87; GAT, 19 juni 2003, C-315/01). Specifieke ervaring en kennis kan wel een gunningscriterium zijn (zie impliciete erkenning: R.v.St. nr – E&Y/BTC) Alinea Advocaten 2010

VII. DE SELECTIEBESLISSING BETREFT EEN EERSTE EN BELANGRIJKE STAP Duidelijke en meetbare selectiecriteria bepalen Beperk de administratieve last Doorselecteren tot 3 maximum 5 Selectieleidraad opstellen met voldoende informatie Informatievergadering Alinea Advocaten 2010

VIII. DE OPMAAK VAN HET BESTEK Een goede voorbereiding is de sleutel tot succesvol aanbesteden: Vermijd een blinde kopie – elk project is anders Bepaal de behoeftes duidelijk Bepaal de samenstelling van de offerte en stem af met de gunningscriteria Wees voorzichtig met de vormvoorschriften “op straffe van nietigheid” Beperk het aantal gunningscriteria Vermijd een vermenging tussen outputspecificaties en technische oplossingen Vermijd een bestek in schuifjes Bewaak het evenwicht en vermijd overdreven eisen en risico’s Alinea Advocaten 2010

IX. DE ONTVANGST VAN DE OFFERTES EN ONDERHANDELINGEN Wat zijn onderhandelingen ? De ontvangst van de offertes volstaat (R.v.St. nr van 27 juni 2003 – Kaïros/Stad Antwerpen). Grote mate van onderhandelingsflexibiliteit. Transparantiebeginsel (artikel 30.4 van de Richtlijn 2004/18; artikel 5, eerste lid van de Nieuwe Overheidsopdrachtenwet van 15 juni 2006) legt de verplichting op om het onderhandelingstraject aan te geven. Afwijkingen van het traject moeten mogelijk blijven. Voorzie de mogelijkheid om gemotiveerd af te wijken. Alinea Advocaten 2010

IX. DE ONTVANGST VAN DE OFFERTES EN ONDERHANDELINGEN NOODZAAK VAN EEN BAFO ? – Verschillende scenario’s (alle geselecteerde inschrijvers, enkele geselecteerde inschrijvers, preferred bidder, …) – Zware last voor de inschrijver – Geen evidentie derhalve goed overwogen en enkel voor grote projecten – Voorzie de optie in het bestek op grond van het Transparantiebeginsel Alinea Advocaten 2010

X. DE OPMAAK VAN DE OVEREENKOMST Onderhandel constructief en niet agressief Onderhandel heldere overeenkomsten Gunning moet samenvallen met de ondertekening van de overeenkomst Alinea Advocaten 2010

X. DE OPMAAK VAN DE OVEREENKOMST Voordelen van een ontwerp van overeenkomst toe te voegen aan het bestek: – Rechtszekerheid – Snellere contractsluiting na gunning Nadelen van een ontwerp van overeenkomst toe te voegen aan het bestek: – Verjuridisering van de opdracht – Vertraagt de toewijzing Alinea Advocaten 2010

XI. BESLUIT: KRITISCHE SUCCESFACTOREN WATERVALMODEL INZAKE FLEXIBEL AANBESTEDEN FASE I PPS-TOETS + BEHOEFTEBEPALING  FASE II TOETS DE BEHOEFTE AAN DE MARKT  FASE III KIES DE JUIST GUNNINGSWIJZE EN RECHTSFIGUUR  FASE IV DUIDELIJK EN EVENWICHTIG BESTEK  FASE V BEPERK HET AANTAL GESELECTEERDE INSCHRIJVERS  FASE VI ONDERHANDELINGSTRAJECT IN FUNCTIE VAN DE OFFERTES  FASE VII AANDUIDING VAN DE ‘ PREFERRED BIDDER ’  FASE VIII FINALE ONDERHANDELINGEN + REDACTIE CONTRACT  FASE IX ZORGVULDIG MOTIVEREN  FASE X ONDERTEKENING, GUNNING EN BEKENDMAKING  Alinea Advocaten 2010

XII. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010 Flexibele Aanbestedingsprocedure maakte het mogelijk om van het klooster een modern administratief en cultureel centrum te maken: Intensief overleg tussen de Gemeente, de Architect en de Aannemer leidde onder meer tot: -Overdekking van de binnentuin en de omvorming tot centrale inkomhal met eerste lijn dienstverlening; -Bouw van de raadszaal in een nieuwe en transparante uitbouw van het gebouw; - Afstemming van het gebouw op het nieuwe organsatiemodel (gemeente, OCMW); -Integratie van meubilering, informatica, …

XII. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten De omvorming van de kapel tot cultureel centrum met in begrip van vergaderzalen voor verenigingen; -Een verhoogd engagement van de Private Partner voor het beheer van het gebouw, onder meer energie; -Een BTW-optimalisatie door het ACCB enerzijds een culturele invulling te geven én anderzijds het ACCB te structuren als een dienstencentrum

XII. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010

XII. ACCB ZOERSEL ALS UITGANGSPUNT Alinea Advocaten 2010

XIII. SLOTOVERWEGING “PPS IS MAATWERK EN GEEN CONFECTIE” Alinea Advocaten 2010