Themasessie Winnen met JUS JUS en Planoptimalisatie 29 september 2008

Programma (1) Welkom Wat is JUS? JUS en jaarplanning JUS en roosters JUS en evaluatie

Welkom

Introductie: Déhora Specialisme: workforce planning Meer dan 20 jaar ervaring (Nederland, België, Polen) Combinatie wetenschap en praktische oplossingen Marktleiderspositie in Nederland 100 Professionals klanten Actief binnen diverse sectoren

Waarmee helpen wij onze klanten? b Software Selecties Partnersoftware Maatwerk oplossingen Advies Planning en Processen ATW / ergonomie ResearchDetachering Planners Planners Academy Klassikaal Individueel / maatwerk Interim-management Planning en Processen Project Management

Wie past “JUS” reeds toe? Wie wil er met JUS aan de slag? Welkom (1)

Wat is JUS?

Schilders – Winterwerkloosheid – Kosten Hightech machinebouw – 3 jaarcyclus (hoog, middel, laag) – Behoud van kennis – Behoud van kwaliteit Politie Nederland – Vraag altijd groter dan aanbod – “Rust in roosters” – Binnen de perken houden van te werken uren (kosten, vermoeidheid) Commerciële omroeporganisatie – Zomermaanden stil – Kostenreductie CWI – Medewerkers invloed op inzet – Meer/minder werken volgens eigen voorkeur – Wel borging van bezetting Voorbeelden

Organisatie (Middel)lange termijn – Verlagen leegloop – Verminderen inhuur – Borgen (minimale) kwaliteit Cultuur – Van beschikbaarheidcultuur naar behoefte/-plancultuur – Middel tot professioneel ATM (lange termijn perspectief) Medewerker Contract op jaarbasis (op- en afbouwuren) Maatwerkinstrumentarium voor wensen en behoeften NB. JUS biedt kans voor het vinden van een optimale balans in bedrijfsmatige en sociale belangen binnen gestelde kaders. JUS is flexinstrument

JUS management en planning Wat kan JUS betekenen Inzicht in pieken en dalen C-vraag Gevolgen medewerkers Kosten Alternatieven Haalbaarheid in planning Keuze roostersystematiek “Rondkrijgen” Waarom JUS Kwaliteit Kosten Modern ATM Kiezen (SMART) Hoeveel flex Kwaliteitsborging Leverbetrouwbaar Kosten Hoe invoeren Borging Meetcriteria Per periode Voortschrijdend Evaluatie Bijstelling VeranderingPlanning

Jus en planning Resultaat gerichtheid Sturend vermogen Realisatie Norm- vergelijking Bijsturen PLAN ACT DO CHECK Doelstelling Plannend vermogen Resultaat - gerichtheid Sturend vermogen Prestatie- meting (Operationele) Inzetplanning (Operationeel) Inzetbeheer Beleids- kaders (Tactische) Capaciteits- planning

Opgave door het management: – Is JUS zinvol? – Waarom? – Wat levert het op? Eerste planopgave: dynamiek in vraag en aanbod – Hoe ziet het werk er op jaarbasis uit? – Hoe ziet de uitval er op jaarbasis uit? – Welke (mis)fit is er tussen vraag en aanbod? – Wat betekent het voor de organisatie en de medewerkers als we een fit maken? Jus & Capaciteitsplanning

Praktijkvoorbeelden werk Werk in kaart (10 stappenplan): –Welke activiteiten verrichten we? Herhaalcyclus? Tijdgebonden? Voorspelbaar? –Wat betekent dat voor de diensten? Welke diensten passen er? Welke diensten heb ik wanneer nodig?

In kaart brengen overige uren: – Vakantie – Opleidingen – Ziekteverzuim – Bijzonder verlof – Extra wekzaamheden Praktijkvoorbeelden C-vraag

Voorbeeld met inzeturen Gemiddelde inzetbaarheid per week –Aantal FTE –Uren per week

Misfit Leegloop: 603 uur Onderbezetting: 487 uur Wat te doen?

Toepassen JUS Schuiven met arbeidstijd –Maken (globale) fit

Consequenties Leegloop: van 603 naar 314 uur Onderbezetting: van 487 naar 198 uur

Invoeren? Opbouw vanuit collectief –Gelijke monniken –Opleggen –Lage werktijdmotivatie –Weerstand –Medewerker benadrukt eigen individuele knelpunten (weerstand, gevoel van slachtoffer) (individu centraal) –Kans op niet kunnen doorvoeren –Werken vanuit blokken met zelfde uren Opbouw vanuit het individu –De gemiddelde medewerker bestaat niet –Persoonlijke optimalisatie –Medewerker betrokken vanuit wederzijdse afhankelijkheid (meedenken, invloed) (collectief centraal) –Betere finetuning mogelijk

Opbouw vanuit individu Per medewerker voorkeuren in kaart brengen –Eventueel met bandbreedte –“We zijn er wel allemaal bij” Welke fit maakt dat met de Capaciteitsvraag? Hoe kunnen we een betere fit maken? –Schuiven werk –Schuiven cursus, verlof –Inzet andere flexinstrumenten –Hoe ver hierin gaan? Managementkeuze Hoe lossen we de verdere misfit op (managementvraag)? –Collectief –Individueel

Voorkeuren in kaart Per medewerker voorkeuren in kaart brengen –Eventueel met bandbreedte

(mis)fit vraag en aanbod Verplaatsen Inhuur of andere afdeling andere afdeling

Jus en planning Resultaat gerichtheid Sturend vermogen Realisatie Norm- vergelijking Bijsturen PLAN ACT DO CHECK Doelstelling Plannend vermogen Resultaat - gerichtheid Sturend vermogen Prestatie- meting (Operationele) Inzetplanning (Operationeel) Inzetbeheer Beleids- kaders (Tactische) Capaciteits- planning

JUS en roosters Roostervorm –Collectief? –Individueel repeterend? –Individueel niet repeterend? Haalbaarheid rooster –Kan ik iedere dag uit voldoende medewerkers “kiezen” Wat heb ik? Waar ben je onbeschikbaar?

JUS en roosters

Jus en planning Resultaat gerichtheid Sturend vermogen Realisatie Norm- vergelijking Bijsturen PLAN ACT DO CHECK Doelstelling Plannend vermogen Resultaat - gerichtheid Sturend vermogen Prestatie- meting (Operationele) Inzetplanning (Operationeel) Inzetbeheer Beleids- kaders (Tactische) Capaciteits- planning

JUS en evaluatie/controle Monitoren afspraken/verwachting: –Kwaliteit (bv. max inhuur, max onderbezetting) –Kosten (inhuur, overwerk, leegloop) –Beschikbaarheid (opname verlof, uren per medewerker) Bij afwijkingen actie ondernemen

Vragen