Slimmer organiseren door samenwerken Larissa Zegveld Almar Wimer Siebenga Workshop ISZF en KING 30 september

ISZF en KING Wie is wie? Wat brengt deze workshop? Wat willen wij ophalen? Wie doet mee? Workshop ISZF en KING 30 september

Waarnemingen Gemeenten hebben fundamentele problemen Op delen biedt de markt gemeenten niets extra’s Het kan beter en goedkoper Gemeenten moeten het heft in eigen handen nemen Workshop ISZF en KING 30 september Gemeenten met rond de inwoners betalen voor gebruik van ondersteunende applicaties tussen 110k en 150k per jaar. Voor systeembeheer betalen ze daar bovenop 200k per jaar. Een gemeente met inwoners betaalt al gauw het dubbele. De infrastructuur bestaat nu uit een palet van ICT platformen, een woud aan koppelingen en gemiddeld 200 verschillende applicaties per gemeente

Uitdagingen Taakverzwaring Vernieuwingsimpulsen aankunnen (waaronder NUP) Kwaliteit aan de balie is mogelijk als daar voldoende informatie, capaciteit, deskundigheid en focus is Herindeling Economische druk betekent heroverwegingen; dus het maken van strategische keuzes ICT-beheer moet op orde zijn want een goede betrouwbare informatiehuishouding is randvoorwaarde om taken uit te voeren. Workshop ISZF en KING 30 september

De ISZF-deelnemers gemeenten inwoners fte medewerkers

Organisatie Strategie Samenwerking Organisatieontwikkeling DIRECTIE BELEIDSONTWIKKELING Architectuur Projectontwikkeling Standaards Ontwikkeling producten & diensten OPERATIES Incident beheer Wijzigingsbeheer Probleembeheer Inkoop Vendor management Ondersteuning Informatiemanagement Projectmanagement ONDERSTEUNING Controlling P&O Communicatie Financiën Software compliance

7 jaar samenwerken Meer ICT in dienstverlening en bedrijfsvoering Voorop met de realisatie van het NUP Meer ICT-ondersteuning tegen minder meerkosten Grotere continuïteit en kwaliteit ICT-ondersteuning Meer expertise in SSO en gemeenten Ontmoeten, samen ontwikkelen en veranderen op 1 basis Geleidelijke uitbouw

Samenwerken Balans van krachten – Opdrachtgeverschap – Opdrachtnemerschap – Bestuur Bundelen van kracht, kennis en kunde Ontwikkelen van alle drie krachten Opdrachtgeverschap Bestuur Opdrachtnemerschap

Shared services: 3 assen Prof Hans Strikwerda: 1.Operationele volwassenheid van het SSC 2.Volwassenheid van de afnemers als opdrachtgevers van het SSC 3.Conceptuele volwassenheid van de totale organisatie Samenwerken is dus werken aan de volwassenheid op alle drie assen!

Organisatie Innovatie & planning – Innovatie – Lange termijnplanning – ICT-architectuur – Ontwikkeling producten en diensten Uitvoering – Netwerkbeheer en reken- en datacentra – Gebruikersondersteuning – Ondersteuning functioneel beheer – Ondersteuning – gezamenlijk- informatiebeleid – ICT-opleidingen en training – ICT-inkoop en leveranciersmanagement – Ondersteuning informatiemanagement – Voeren van project- en programmamanagement

Succesfactoren Dienstverlening en bedrijfsvoering centraal Opdrachtgeverschap bij gemeenten Mensen met drive - de ISZF-cultuur: – “wij, warm, enthousiast, open, transparant – 1 gezamenlijk doel, betrokkenheid en samen leren Samenwerken als doel op zich Vertrouwen in elkaar Gunnen van successen (vb BAG) Loslaten van o.a. traditioneel denken Samenwerken op beheerste wijze Toekomst

Aandachtspunten Universele bodemplaat (streven naar) Opdrachtgeverschap (eenduidig en integraal) Organisatie vraag en aanbod (gemeente/ sso) Transparantie (dienstverlening, prijs, governance) Communicatie (op alle niveaus, frequentie) “Samenwerkende gemeenten – ISZF is geen leverancier” (focus op synergie) De gemeente is de “baas” (raak niet in verleiding!)

Model sso SHARED SERVICE ORGANISATIE OPDRACHTGEVENDE ORGANISATIE BELEID Opdracht/ vraag UITVOERING Aanbod

Beleid en uitvoering ICT-uitvoering Gemeente ISZF BELEID

ORGANISATIE & PROCESSEN AUTOMATISERING INFORMATISERING Besturingsmodel Werken op niveau

ORGANISATIE & PROCESSEN AUTOMATISERING INFORMATISERING Besturingsmodel Werken op niveau NUP DIENSTVERLENING BEDRIJFSVOERING Programma van Eisen Informatieplan Bedrijfsarchitectuur Informatie architectuur Grootste gemene deler Standaards Technische architectuur Continuïteit Kwaliteit S A M E N W E R K I N G O&I I&A

Gezamenlijke basis Eén bodemplaat voor meer gemeenten in Fryslân Synergie door samen werken

Steeds interessanter Als gemeente willen we – De inzet van meerdere communicatiekanalen – Meer procesmatig werken bij gemeenten – Vermindering administratieve lasten – Toenemende ketensamenwerking van de overheid Daarom – Behoefte aan meer ICT bij de overheid – Geleidelijke standaardisatie van overheidsprocessen – Professionele en kwalitatief sterkere ICT-ondersteuning Bovendien – Wet- en regelgeving – Het gebruik van basisregistraties en landelijke voorzieningen – Technologische ontwikkelingen – Krapte arbeidsmarkt, behoefte aan andere competenties – Herindelingen van gemeenten. – Toenemende coördinatieproblematiek informatiseringvraagstukken en organisatieontwikkeling.

KING; van en voor gemeenten ICT levert meer frustratie op dan ondersteuning Innovaties en aanpassingen (NUP) blijven uit of duren te lang Gemeenten lopen beveiligingsrisico’s vooral bij berichtgeving in de keten Gemeenten zitten vast in heterogene applicatielandschap en Gemeenten zitten daarmee vast aan leveranciers Besturen van gemeenten zijn grip kwijt geraakt op de informatievoorziening KING is opgericht om de bestuurskracht van de gemeenten te ondersteunen in het licht van de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening en van de relatie tussen burger en overheid. Deze bestuurskracht dient ook op het vlak van automatisering ondersteund te worden. De overtuiging van KING is dat de e-overheid geen kans van slagen heeft indien aandacht voor implementatie en beheer ontbreekt. KING wil deze aandacht organiseren. Workshop ISZF en KING 30 september

Aandacht organiseren door: 1. Informatiekundige uitvoeringstoets verbeteren en strikter toepassen Doel: back-office op orde werkt alleen als er door de voordeur niet steeds weer (te?) complexe opdrachten naar de gemeenten komen 2. Standaardisering en certificering Doel: minder kosten, beter afstemming en grip op eigen informatievoorziening 3. Inzicht creëren in contractuele verplichtingen en bundelen inkoop Doel: professionele georganiseerde opdrachtgever naar leveranciers 4. Ondersteunen ICT-samenwerkingsverbanden met een plan (blauwdruk) voor SSC Doel: ontzorgen van niet-primaire uitvoering en grip op eigen informatievoorziening 5. Stimuleren regionale rekencentra en ondersteunen bij beheer & verdere groei Doel: versnelling aanbrengen in de initiatieven 6. Ism conglomeraat van regionale service centra het aantal applicaties consolideren naar een beter beheersbaar en onderhoudbaar geheel waarop nieuwe diensten aangeboden worden. Doel: standaardisatie van de infastructuur en applicaties en daarmee grip en kostenbesparing Workshop ISZF en KING 30 september 1.KING houdt samen met de VNG de vinger aan de pols bij nieuwe ontwikkelingen en regelgeving vanuit de centrale overheid die invloed hebben op de elektronische dienstverlening door de reeds bestaande informatiekundige uitvoeringstoets te verbeteren en strikter toe te passen. Doel: het heeft weinig zin de back-office op orde te brengen als er door de voordeur steeds weer (te?) complexe opdrachten naar de gemeenten komen; 2.KING gaat de standaardisering serieus af dwingen bij de leveranciers zodat op niet unieke zaken (beleid/politiek) gemeenten dichter bij elkaar komen. Eenmaal afgesproken standaarden certificeren we zodat gemeenten ervan op aan kunnen. Doel: minder kosten, beter afstemming en grip op eigen informatievoorziening; 3.KING helpt in samenspraak met de GebruikersVerenigingen gemeenten om zicht te krijgen in hun contractuele verplichtingen en kosten en bundelt namens gemeenten inkoop zo veel mogelijk. Doel: grip op leveranciers; 4.KING ondersteunt ICT-samenwerkingsverbanden met een plan (blauwdruk) voor een rekencentrum dat door standaardisering in techniek, financiering en besturing de weg vrij maakt voor verdere samenwerking. Doel: gemeenten worden ontzorgt van niet-primaire, specialistische uitvoering en krijgen en houden grip op eigen informatievoorziening.; 5.KING stimuleert regionale rekencentra zoals Drechtsteden en ICT Samenwerking Zuidwest Fryslan en Equalite en ook het startende samenwerkingsinitiatief in Almere, en ondersteunt indien gewenst bij beheer en eventuele verdere groei,bij het aan laten sluiten van nieuwe gemeenten. Waar gewenst zal KING ook de inrichting van regionale service centra direct in de operatie (projectleiders) ondersteunen. Doel: versnellling aanbrengen in de initiatieven.; 6.Via deze stappen gaat KING ism de regionale service centra vervolgens het aantal applicaties en versies consolideren naar een beter beheersbaar en onderhoudbaar geheel. Het ontstane conglomeraat van regionale service centra is het platform waarop nieuwe diensten en producten aan gemeenten aangeboden kunnen worden. KING regisseert met deze voorziening de implementatie van nieuwe door gemeenten ontwikkelde innovaties zoals het Rotterdamse TVM; en het controleren van de uitrol zoals de mGBA. Doel: standaardisatie van de infastructuur en applicaties en daarmee grip en kostenbesparing. A Professionaliseren beheer Informatiekundige toets Certificering Meer standaarden beheren

Sturen Beleid gemeente Beheer Uitvoeren Ondersteunen Informeren Strategie Beleidsontwikkeling Collegeprogramma Procesinrichting Informatiehuishouding Technisch (applicatie) landschap Kantoorautomatisering Bestuur & Management Richten Management & I en O Inrichten Medewerkers & I en A Verrichten Beveiliging Samenwerkings- verband Gemeentelijke dienstverlening Gemeente beleid Gemeente en samenwerking Workshop ISZF en KING 30 september

Aanpak stap A en B Stap A: Doen; inrichten afdeling Beheer Stap B: Project: onderzoek en ontwikkelen instrumenten Fase 0: verkenning nieuwe en bestaande ontwikkelingen Fase 1 +: Opdracht: “Onderzoek hoe optimalisering van de dienstverlening van gemeenten wordt ondersteund: – door duurzaam samen te werken aan de informatievoorziening en deze te standaardiseren, te integreren en delen er van te elimineren, – zodat gemeenten structureel en substantieel minder tijd en geld kwijt zijn voor onderhoud en beheer van hun informatievoorziening – en desondanks of juist daardoor sneller,efficienter en beter de bouwstenen van de e-overheid en andere innovaties kunnen adopteren.” Project leidt tot bruikbare handvatten, meer standaarden en besluitvorming over doorgang en een gedragen implementatiestrategie Workshop ISZF en KING 30 september

Actielijnen project: slimmer organiseren door samenwerken Draagvlak Besturing/governance Convenanten Contractmanagement Kosten/Baten Personeelsbeleid Architectuur en technische inrichting Stavaza samenwerkingsverbanden gemeenten Risico-analyse voorbeelden Workshop ISZF en KING 30 september

KING samen met… ISZF Drechtsteden G4 VGS VNG Equalit D!mpact Dataland mGBA …….. Ambitieus, maar: We doen het samen We faseren We doordenken goed We stellen bij We leren van elkaar En… Het kan niet anders! Workshop ISZF en KING 30 september

De boodschappenlijst KING heeft nodig… Vooral vanuit SSC constructies: Bestaande informatieplannen Bestaande besturingsmodellen Huidige financieringsmethodiek Huidig personeelsbeleid Overzicht afspraken/contracten Blauwdruk IA en TA U, gemeente, heeft nodig… Samenwerkingsmodel Besturingsmodel Template contractmngt Financieringsmethodiek Functieprofielen Blauwdruk IA en TA … Workshop ISZF en KING 30 september