Tips en aandachtspunten voor het indienen van een intentieverklaring/projectaanvraag

Uitgangspunten en doelstellingen van de sessie:  Wat is een project?  Inzicht in de projectfasen  Basisonderdelen van een SoE- projectaanvraag  Het probleem ontrafelen: waartoe dient dit project?  Een wervend doel voor je project opstellen: achtergrond en technieken

 Stel jezelf voor aan de hand van je hand (vijf zaken): naam, instelling, job, projectervaring…  Schrijf een aantal meetbare, specifieke en positieve doelen neer  Wat levert het jou op om deze doelen te bereiken?  Wat gebeurt er als je je doelen niet haalt? Zijn er negatieve gevolgen?

 “Een project is een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren.” (PMI, PMBOK- 1996)  SoE-projecten zijn samenwerkingsprojecten binnen de Associatie KU Leuven en de CVO’s verbonden aan het Expertisenetwerk School of Education Met een demonstratieve kracht; Die duurzame resultaten nastreven; Die op een innoverende manier een meerwaarde voor de lerarenopleidingen binnen het expertisenetwerk SoE nastreven; Of die duidelijk zichtbaar belangwekkende inzichten en/of aanpakken implementeren in de lerarenopleidingen.

 Prioriteiten werden samengebundeld in vijf actieterreinen:  Opleiding en opleidingsinnovatie  Interne en externe kwaliteitszorg  Navorming  Onderzoek  Infrastructuur;  Kernprojecten: vanaf niet meer, wel eventueel nadien mogelijkheid van prioritaire thema’s.

OpstartPlanningUitvoeringAfsluiten DoelstellingWatHoeAfronding StrategieWieOpvolgingFeest WaaromWanneerBijsturing Hoe Intentieverklaring/ projectaanvraag: PROJECTCHARTER + PROJECTPLAN

 Geef voorbeelden van wat goed ging in projecten waarbij jij betrokken was.  Wat maakte deze projecten succesvol?

1. User Involvement15,9% 2. Exec. Mgmt. Support13,9% 3. Clear requirements13,0% 4. Proper Planning9,6% 5. Realistic Expectations8,2% 6. Smaller Milestones7,7% 7. Competent Staff 7,2% 8. Ownership 5,3% 9. Clear Vision & Object.2,9% 10. Hard work/Focused2,4% 1. Lack of User Input12,8% 2. Incomplete Req’s12,3% 3. Changing Req’s11,8% 4. Lack of Exec. Support7,5% 5. Techn. Incompetence7,0% 6. Lack of Resources6,4% 7. Unrealistic Expectations5,9% 8. Unclear Objectives5,3% 9. Unrealistic Timeframes4,3% 10. New Technology4,3% 1. Incomplete Req’s13,1% 2. Lack of User Involv.12,4% 3. Lack of Resources10,6% 4. Unrealistic Expectations9,9% 5. Lack of Exec. Support9,3% 6. Changing Req’s8,7% 7. Lack of Planning8,1% 8. Didn’t need any longer7,5% 9. Lack of IT Mgmt.6,2% 10. Technology Illiteracy4,3% Why Projects SucceedWhy Projects are Challenged Why Projects Fail 16%53%31% Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995

MotivatieVisie Beide moeten van bij de start aanwezig zijn

 Naam van project  Wie? Projectmanager en team bepalen  Wat? In vijf zinnen korte samenvatting  Vijf thematische blokken: uitdieping van ‘wat’  Beginanalyse/probleemstelling  Situering en innovatief karakter  Doelstellingen  Haalbaarheid  Beknopt actieplan

DUIDELIJKE FORMULERING/AFBAKENING VAN HET PROBLEEM: MOTIVERING/WAAROM  Aanleiding voor het project: vertrekpunt  De vragen/problemen waarop het project een antwoord wil bieden  De discrepantie tussen de huidige en de gewenste situatie

 Techniek: 5x Waarom  Brainstormtechnieken: twee interessante boeken  Creativiteit. Hoe? Zo! (I. Byttebier)

The White Hat The White Hat calls for information known or needed. The Yellow Hat The Yellow hat symbolizes brightness and optimism. The Black Hat The Black hat is judgment—the devil’s advocate or why something may not work. The Red Hat The Red Hat signifies feelings, hunches, and intuition. The Green Hat The Green hat focuses on creativity: the possibilities, alternatives, and new ideas. The Blue Hat The Blue Hat is used to manage the thinking process. Six Thinking Hats (E.De Bono)

Noodzakelijk maar dikwijls overgeslagen Definitie van probleem of opportuniteit ◦ 5 x Waarom? ◦ Nadruk op ‘oorzaak’/vertrekpunt, niet op ‘oplossing’ Keuze van op te lossen ‘deelproblemen’ Probleemeigenaar!?

WAT BESTAAT ER AL? WAAR LIGT INNOVATIE?  Opsommen van soortgelijke initiatieven (refereren!)  Aangeven hoe het eigen project zich hiertoe verhoudt én het innoverende karakter aangeven  Situering binnen beleidskader School of Education: organisatie organisatie

Hoe vind je andere projecten?  Website SoE  OnderwijsOntwikkelingsFonds Associatie KU Leuven (OOF) info/projectenhttp://associatie.kuleuven.be/onderwijs/oof- info/projecten  Praktijkgericht Wetenschappelijk Onderzoek (PWO)  Eigen instelling  Partnerinstellingen binnen de SoE en daarbuiten  VLHORA, VLOR, …  Nederland  Literatuur  Departement onderwijs

DOEL die het project zal realiseren  Doelstelling is een duidelijke omschrijving van het toetsbare, evt. zichtbare resultaat op het einde van het project.  Algemene en concrete doelstellingen (concrete output, toetsbare eindresultaten)

 Techniek: SMART + ◦ Specifiek ◦ Meetbaar ◦ Aanvaard ◦ Realistisch ◦ Tijd ◦ + Positief verwoord  SCOPE: wat maakt deel uit van het project en wat niet  wat zijn de grenzen van het project  IN versus OUT (tijdens/na project)

 RISICO-ANALYSE: techniek ◦ Stap 1: bepaal de risico’s: brainstorm ◦ Stap 2: Risico-analyse: kans versus impact-matrix: weten waar je grote risico’s liggen KANS IMPACT ◦ Stap 3: respons plan ontwikkelen: uitsluiten, verkleinen, transfer, plan B, aanvaarden ◦ Stap 4: impact op je projectplan kleinmediumgroot klein medium groot

 Brainstorm: wat zou ons kunnen beletten om vandaag met een tevreden gevoel naar huis te gaan?  Stap 1: risico’s bepalen: als … dan … formulering  Stap 2: analyseer impact (dan) en waarschijnlijkheid (als), stel risicomatrix op  Stap 3: antwoorden formuleren, kosten- batenanalyse: hoe verhoudt de inspanning zich ten opzichte van de kosten? Wat zullen de voordelen zijn?  Stap 4: impact op het actieplan

 Projectnaam  Beschrijving/korte samenvatting  Projectmanager + partners  Vertrekpunt/beginanalyse  Doelstelling  Beperkingen en voorwaarden: risico- analyse/haalbaarheid

“If you fail to plan, you plan to fail.”

Tijd KostenKwaliteit

EEN GOEDGEKEURD ACTIEPLAN MET DAARIN:  Mijlpalen  Tijdsschema  Verantwoordelijkheden: matrix  TECHNIEKEN: ◦ Mijlpalen: POST-IT proces ◦ Tijdsschema: GANTT-chart ◦ Verantwoordelijkheden matrix: RACI-schema

In kleine stukjes…. maar welke stukjes?

Efficiënte mijlpalen: Tussentijdse resultaten, geen activiteiten Controlepunten in tijd en inhoud Belangrijke beslissingen Beperkt aantal (10 tot 15) Leiden alle samen tot doelstelling

 POST-IT proces: ◦ Start met de doelstelling = laatste mijlpaal ◦ Brainstorm over wat nodig is om doel te bereiken: één idee per post-it ◦ Groepeer de post-its in 10 à 15 clusters ◦ Omschrijf de mijlpalen ◦ Bepaal de sequentie: netwerk-diagram ◦ Evalueer het plan

Project Doelstelling Project Start Visueel Op 1 A4 Sequentie Overzicht Bruikbaar voor opvolging Communicatie en controle

Verantwoordelijkheidsmatrix  RACI:  Responsible (verantwoordelijk)  Accountable (aansprakelijk)  Consult (adviseert)  Inform (informeren)  XLI:  X= execute: voert werk uit  L= leader: heeft leiding, is verantwoordelijk voor resultaat  I= inform: moet informatie krijgen over deze taak

Menu bepaald Inkopen gedaan Diner bereid Diner beëindigd XL L X XX XX Afwas gedaan XL Vader Moeder Zoon 6 jaar Dochter 4 jaar Winkelier X L X X voert uit L is verantwoordelijk

Inspanning = mandagen 2.Beschikbaarheid 3.Wachttijd 4.Gantt-schema

Timing  Gantt-chart:  Microsoft Project  Excell-sheet 

Algemene tips Werk samen Probeer je zoveel mogelijk mentaal te verplaatsen in de positie van de beoordelaar Laat het projectvoorstel lezen door niet- betrokkenen Kies een goede titel

 Deadline intentieverklaring/projectaanvraag= 16 december 2013  Geen éénmalige inspanning Bedankt voor jullie aandacht en medewerking! Succes!