Zonder opdrachtgever geen Programma (waarom zoekt het ISZF een opdrachtgever?)

Eerst iets over een programma. Wat is programmamanagement: ‘de besturing en beheersing van een samenhangende verzameling van belangrijke, doelgerichte inspanningen, bestaande uit improvisaties, routines en (resultaatgerichte) projecten, die éénmalig en tijdelijk is, maar die in resultaten nog een onvoorspelbaar einde heeft’ (Wijnen, 1994). (Oftewel: Aantal projecten wat bij elkaar hoort)

Van programma naar projecten Wanneer kun je programmamanagement toepassen: a.Als de betrokken organisaties rond een programma een hoofddoelstelling met subdoelstelling(en) hebben geformuleerd, en waarbij de weg om deze te bereiken nog niet (volledig) bekend is; b.Als verschillende belangen in één aanpak in balans moeten worden gebracht;

Voorbeeld van een programma Andere overheid Verbeteren Vastgoed informatie voorziening Verbeteren verkeerscirculatie in de stad

Geen programma maar project Bouw space shuttle Bouw Oosterschelde dam Bouw ISD Dit zijn projecten met subprojecten

Van programma naar projecten Toepassing van de programma-aanpak biedt voordelen: a.De deelnemende gemeenten worden in de gelegenheid gesteld de ontwikkeling van de informatievoorziening te sturen op basis van duidelijke (zelf geformuleerde) doelstellingen en hiervan afgeleide prioriteiten (de regie berust met andere woorden veel sterker bij de gemeenten); b.Het ISZF is verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma; c.Voor elk project is een opdrachtgever nodig (ook nu: geen opdrachtgever = geen project); d.Het ISZF is verantwoordelijk voor de IT-projecten (randvoorwaardelijke infrastructuur);

Van programma naar projecten Programmamanagement voor het ISZF en de aangesloten organisaties kan zoals gezegd nuttig zijn om te komen tot een samenhangend geheel aan projecten en andersoortige inspanningen op een doelgerichte en doelmatige wijze voor de (6+2) gemeenten en de ISDZWF; “Projecten” die voor een programmatische aanpak in aanmerking komen: 1.Verbeteren van de (publieks)dienstverlening (E – gemeente); 2.Verbeteren van de vastgoedinformatie; 3.Beter gebruiken van beschikbare kennis (documentaire informatievoorziening DIV);

Van programma naar opdrachtgever Elk programma heeft een opdrachtgever nodig die het mogelijk maakt dat het programma uitgevoerd kan worden. Hij bepaalt de doelen, verdedigt het programma en autoriseert. Er gaan meer programma’s mis door slecht ingevuld opdrachtgeverschap dan welke andere oorzaak ook. (bron: sturen op samenhang, Gert Wijnen en Theo van der Tak).

Belang opdrachtgever Michiel Louweret (docent programmamanagement): Randvoorwaarde voor succesvol inzetten van programmamanagement in ISZF: Voor elk programma zal namens de zes gemeenten één tactisch opdrachtgever worden aangewezen

Situatie ISZF Bij de projecten van de bouw van het ISZF waren we op ons zelf gericht, en hebben we een opdrachtgever niet zo gemist. Bij projecten voor 1 gemeente is er een heel concrete taak en aanspreekpunt, en hebben we eigenlijk automatisch een opdrachtgever. Bij vage projecten echter…..waarbij partijen op 1 lijn gebracht moet worden….

Waar loopt ISZF tegen aan Het is niet (alleen) aan het ISZF om het doel van een programma te bepalen, dit uit te leggen en te verdedigen, en te bepalen wie projectdeelnemers zijn. Bij het programma E-gemeente hebben we gemerkt dat de steun van Ben Siebers als opdrachtgever een groot voordeel biedt.

Wie is die opdrachtgever? Voorstel opdrachtgevers per programma: -E-gemeente: Ben Siebers -Vastgoed: Doeko Visser -DIV: Johan Krul -Overig: ??? -Afstemming Adviescommissie nodig!

Verantwoordelijkheden opdrachtgever Doel programma bepalen (richting geven) Doel en belang programma verdedigen Organisatie van programma (deelnemers, aansturing programma-manager) Beslissingen in programma autoriseren Bewaken voortgang

En wat doet de programmamanager? Besturing van het programma Voortgang en samenhang en afhankelijkheden van projecten binnen het programma bewaken Rapportage

Bewaken samenhang en afhankelijkheden tussen de verschillende programma’s en projecten waarbij ISZF is betrokken Professionalisering programma- en projectmanagement bij ISZF en in de projecten waaraan ISZF deelneemt ….. Programma manager ISZF