Presentatie Gemeentewurk Gemeenteraad Dantumadiel 8 oktober 2013

Mei 2009Bestuursopdracht Nov 2009It giet Oan rapport OBOR April 2010Samen huishoudelijk afval inzamelen Aug 2010Plaatsing Nov 2010Afronding Plaatsing Dec 2010Concept collegevoorstel GR Jan 2011Informele start Gemeentewurk Mrt 2011Formele start Gemeentewurk Totstandkoming Gemeentewurk

Budget voor Dantumadiel: totaal € 3,6 miljoen Verdeelsleutels gebaseerd op inbreng Verdeling afvalinzameling en vegen gebaseerd op inwoneraantal 44% / 56% Kengetallen (begroting 2013) Personeelslasten totaal 4,3 miljoen: Formatie totaal 84,5 fte Tractie totaal budget € (incl. kapitaallasten) - Don: 2,8 miljoen / 65% - Dan: 1,5 miljoen / 35% - Don: 55,0 fte / 65% - Dan: 29,5 fte / 35% - Don: € / 59% - Dan: € / 41%

Geen verrekening van overhead De exploitatiekosten voor de huisvesting van gebouwen in Dantumadiel (voormalig Gemeentlik Behear, sporthallen) worden niet meegenomen in de begroting Dongeradeel Besparingen op personeel komen in principe ten gunste van beide partijen tenzij de bezuiniging wordt gerealiseerd door een zichtbare beleidswijziging van een gemeente. Maar dit geldt ook voor de frictie daarvan Verdeelsleutels naar inbreng (wel evaluatie) Uitgangspunten begroting

Oorspronkelijke taakstelling€ ,-(totale opgave € ,-) In 2011 gerealiseerd 1) € ,- (jaarrekening 2011) Stand per 1 januari 2012€ ,- Voor 2012 extra taakstelling€ ,- € ,- In 2012 gerealiseerd 2) € 6.668,- (2 e verrap 2012) Stand per 1 januari 2013€ ,- In 2013 gerealiseerd 3) € ,- (2 e verrap 2013) Huidige stand€ ,-(totaal € ,-) 1) vervallen functie teamleider en reductie wijkwerk 2) gezamenlijk vegen met Kollumerland c.a. 3) vertrek manager Bezuinigingstaakstelling Gemeentewurk

Resultaatgericht werken Lerende organisatie Marktconform werken Samenwerkingsgericht Integriteit Aantrekkelijk Innovatief Klantgerichtheid Rol integratie Kernwaarden Gemeentewurk Gemeentewurk gaat voor groengas

Afvalinzameling Inkoop materieel (kleding / auto’s) Flexibiliteit bemensing begraafplaatsen Flexibiliteit consequenties bezuinigingen Verder naar samenwerking zoeken Positief

Gerealiseerd Samen 3 zijladers i.p.v. 4 wagens voorheen (besparing € ) Gezamenlijk beleidsplan (harmonisatie beleid, gemeentelijke regelgeving en uitvoering) Gezamenlijke leveringsovereenkomst (incl. verkoop aandelen) Omrin Gezamenlijke marktverkenning Te realiseren Gezamenlijke pilot Metslawier “zuiver inzamelen” Gezamenlijke afweging bron- of nascheiding kunststofverpakkingen Afvalinzameling

Gerealiseerd Bedrijfskleding (jaarlijks / Dantumadiel 1.332,-) Voertuigenpark (14 auto’s) - Duurzaam (biogas / elektrisch) - Bebakening (niet aanwezig / binnen investering) Opleiding / Training Te realiseren Brandstof (met Tytsjerksteradiel, Kollumerland c.a. en Achtkarspelen) Drie trekkers Kolkenzuiger Inkoop

Flexibiliteit t.b.v. bedrijfscontinuïteit –Begraafplaatsen –Strooiroutes –Afvalinzameling –Jaarwisseling Flexibele inzet bij bezuinigingen –Gewijzigde personele inzet bij de sporthallen ( ) Ieder herplaatst Waarschuwing: Flexibele schil is verdwenen! Flexibiliteit

Voor het personeel leidt schaalvergroting tot: Schaalgrootte PositiefNegatief - Loopbaanontwikkeling - Flexibiliteit - Verandering - Afstand - Bureaucratie - Verandering

-Veegauto Kollumerland c.a. in Dantumadiel en Dongeradeel  Besparing Gemeentewurk € (voor Dantumadiel € 6.668,-) -Kolkenzuiger Gemeentewurk in Ferwerderadiel -Takkenbreker Ferwerderadiel in Dantumadiel en Dongeradeel -Bouwkundige werkzaamheden in Kollumerland c.a. -Collectieve behoefte afstemmen en zoveel mogelijk samen inkopen Zoeken naar samenwerking

Verbeterpunten / voorstellen VerbeterpuntenVoorstellen Duidelijkheid over verantwoordelijkheid voor taken of de verantwoordelijkheid voor de wijk De teamleider wijkbeheer is verantwoordelijk voor het onderhoud in zijn wijk. Uitzondering is het onderhoud van sportvelden en begraafplaatsen. Span of control. Deze Span of control varieert van 26 fte (Specialistisch Groen) tot 5,3 fte (wijkbeheer) Het aanstellen van een volledige teamleider op specialistisch groen. De wijk Dantumadiel West en Oost aansturen door een teamleider. Basisomvang bezetting verhogen voor de wijkteams.Maaiers naar het wijkteam en overheveling van een vakman van de wijk Dokkum naar de wijk Buitengebied. Duidelijke functieafbakening voor met name de functie van werkvoorbereider richting management en beleid. Hetzelfde voor teamleider reiniging richting beleid en applicatiebeheerder. Een goede prioriteitsbepaling voor de stafeenheid. Planning belangrijker dan de pasbaarheid van de werkinhoud. Opheffen solitaire functies door kennismanagement en informatieoverdracht. Het betreft hier de functie van applicatiebeheerder en administratief medewerker. Bewust kennismanagement introduceren. Afspraken over kennisoverdracht. Het accounthouderschap van de afdeling komt te weinig tot zijn recht.1,5 werkvoorbereider en calculator voor contacten met opdrachtgevers. Intergemeentelijk PFO. Het plannen en operationaliseren van werkoverleg.Formaliseren werkoverleg en het publiceren van notulen in een openbare map. Ontbreken van de functie meewerkend voorman. Er is behoefte aan deze niet hiërarchische aansturende functie voor de aansturing van SW-collega’s en in die gevallen dat er een duidelijke primus inter paris nodig is. Bijvoorbeeld bij brugbediening en sporthallen. Een nieuwe functie meewerkend voorman introduceren.

Was / wordt

Kansen Verdere samenwerking met Kollumerland c.a. en Ferwerderadiel Verdere integratie personeel NEF, WEP en anderen Heroriëntatie gemeentelijke werven Social Return Bedreigingen Onderhoud tractie Brandweer Geen flexibele schil Brugbediening op afstand Ontwikkelingen

Projectplan producten beheer openbare ruimte Gezamenlijk project met KCC Dongeradeel. Doelen: Eenduidige beschrijving van de werkprocessen t.b.v registratie in SIM- Melpunt (registratie-systeem voor meldingen Openbare Ruimte) Werkprocessen tussen de beide KKS’en en de gezamenlijke afdeling Gemeentewurk identiek inrichten Vereenvoudiging van de uitvoering van werkzaamheden door de afdeling Gemeentewurk Afhandelinformatie onderbrengen in Kennisbank (zodat info door KKS kan worden verstrekt) Ook overige werkprocessen (niet Gemeentewurk) beschrijven KLANTE KONTAKT SINTRUM

Beschrijving werkprocessen: Gemeentewurk Door standaardisatie één standaardproces voor alle meldingen (relatie Gemeentewurk – KKS) Sterkere sturing op afhandeling meldingen door andere werkwijze met cruciale rol voor teamleiders/gebiedsbeheerders Uniformering werkwijze tussen beide gemeenten: gelijke gevallen zoveel mogelijk gelijk behandeld KLANTE KONTAKT SINTRUM

Beschrijving werkprocessen: KKS Meer aandacht voor de intake: Indien gewenst terugkoppeling via e- mail (efficiënt voor klant en gemeente); Beter doorvragen op aard en locatie van de melding (maakt gerichte inzet direct mogelijk) Kennisbank ingericht (met alle relevante afhandelings- informatie) Servicenorm vastgesteld: Voor de meeste meldingen geldt een servicenorm van 5 werkdagen (melding, behandeling en terugkoppeling naar melder) KLANTE KONTAKT SINTRUM

Rapportages De gemaakte afspraken worden gevolgd door verwerking daarvan in SIM-Meldpunt Naam behandelaar Datum ontvangst Beschrijving actie Planning afhandeling Maandelijkse rapportages. Resultaten Gemeentewurk: 80 % van de meldingen worden binnen de gestelde termijn afgehandeld KLANTE KONTAKT SINTRUM