SEMINARIE PROJECTDRAGERS 2 februari 2016 PO NOVEMBER

Besluit en Overeenkomst Subsidiebesluit Beslissing van de regering om een begunstigde te financieren in het kader van een project. Overeenkomst Contractuele bepaling van de specifieke gebruiksmodaliteiten van de subsidie Wijzigingen tijdens het project Aanhangsels bij de overeenkomst, wijzigingsbesluiten Rol van het Begeleidingscomité Wijzigingen tijdens het project Aanhangsels bij de overeenkomst, wijzigingsbesluiten Rol van het Begeleidingscomité 2

Begeleidingscomités WIE? vertegenwoordiger van de Minister-President, begunstigde(n) van het project, de cel EFRO andere gewestelijke besturen (+ deskundigen) WIE? vertegenwoordiger van de Minister-President, begunstigde(n) van het project, de cel EFRO andere gewestelijke besturen (+ deskundigen) WAT? vastgestelde vooruitgang eventuele moeilijkheden en obstakels wijzigingen van de begrotingsramingen WAT? vastgestelde vooruitgang eventuele moeilijkheden en obstakels wijzigingen van de begrotingsramingen Opvolging van het project door een Begeleidingscomité. 3

Rol van de begunstigde-coördinator Coördinatie van de informatie over de indicatoren Coördinatie en uitvoering van het project De contactpersoon van het Gewest voor alle formele communicatie Opstellen en coördinatie van de rapporten 4

Rol van elke begunstigde - Zijn/Haar eigen betaalaanvragen en verantwoordingsstukken indienen - Zijn/Haar eigen onderdeel van het project verwezenlijken 5

Uitgaven die in aanmerking komen: principes  Door de begunstigde aangegaan en betaald tussen 1 januari 2014 en 31 december  Noodzakelijk voor de realisatie van het project;  Het moet effectief gepresteerde diensten betreffen;  Ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn; 6

Uitgaven die in aanmerking komen: principes  Ze moeten gebaseerd zijn op ontvangstbewijzen, facturen of boekhoudkundige documenten met een daarmee gelijkstaande bewijskrachtige waarde;  De regels voor de gunning van overheidsopdrachten moeten worden nageleefd;  De voorschriften inzake staatssteun moeten worden nageleefd; De beheersautoriteit heeft de taak om een in aanmerking komend bedrag te bepalen dat bij de andere autoriteiten kan worden verdedigd. 7

Traceerbaarheid van de subsidies Identificering in de boekhouding:  Ontvangsten en uitgaven, via Analytische boekhouding, of Identificeerbare EFRO-rekeningen, of Eensluidend verklaard afschrift (Excel) 8

Investeringskosten Afschrijfbare kosten  investeringen Vastgoedinvesteringen: aankoop, renovatie / bouw van een gebouw + studies Investeringen (overige) : uitrusting, materieel dat wordt afgeschreven, software, … 9

Werkingskosten (B) soort kosten Studiekosten Communicatiekosten (folders, publicaties, website van het project, newsletter…) Kosten in verband met evenementen, vergaderingen, seminaries (huur, catering, begeleiders…) 10

Personeelskosten + algemene kosten Kosten die rechtstreeks verband houden met het project 11

Personeelskosten: barema's* Diploma'sBarema'sIndexering Werkgeversbijdrag en Forfaitair bedrag vervoerskosten Uurtarief Master (A2)€ ,00€ ,46€ ,86€ 500,00€ 44,93 Master (A1)€ ,00€ ,68€ ,56€ 500,00€ 35,20 Bachelor (B1)€ ,00€ ,57€ ,56€ 500,00€ 25,31 Secundair (C1)€ ,00€ ,11€ ,57€ 500,00€ 22,25 Kopie van het diploma Contract Validatie voor de A2 Kopie van het diploma Contract Validatie voor de A2 12

Personeelskosten: aandachtspunten Eenmalige forfaitaire bedragen Beperking van de bewijsstukken (diploma, arbeidsovereenkomst en timesheets) Barema's Barema's die van toepassing zijn per gepresteerd uur dat direct verband houdt met het project Overeenstemming met de agenda's Dubbele financiering: aftrek van de gepresteerde uren ten voordele van andere subsidiërende overheden Timesheets Contractueel (of statutair) personeel Personeel van de partnerorganisatie Verbintenissen: naleving van de geldende voorschriften (transparantie, non- discriminatie, …) Personeel dat rechtstreeks verbonden is aan de uitvoering van een project tot het operationeel is. Soort personeel 13

Algemene kosten Berekend op basis van de in aanmerking komende personeelskosten (barema's X gepresteerde uren) Dekken het geheel van de indirecte kosten van het project: huur van de organisatie, informatica, vaste telefooninstallatie van de organisatie, kosten van het sociaal secretariaat, door de organisatie gedeelde software, porto- en verzendkosten, … 15%* Verantwoordingsstukken: geen verzending naar de beheersautoriteit Opvolging Administratieve vereenvoudiging Waardebepaling onmogelijk bij kosten die in de algemene kosten opgenomen zijn, tenzij een rechtstreeks verband met het project aangetoond wordt Gevolgen 14

Uitgaven die in aanmerking komen De kosten die tijdens de subsidiabiliteitsperiode ontstaan, komen in aanmerking wanneer ze met bewijsstukken worden gestaafd en wanneer de aankoop niet werd gesubsidieerd Afschrijvingen In aanmerking komend, niet terugvorderbaar deel BTW Kan als confinanciering worden beschouwd Inbreng van grond en/of onroerend goed, uitvoering van werken, levering van goederen of diensten Aantoonbare waarde (bijv. door een onafhankelijke vastgoeddeskundige) Bijdrage in natura 15

Uitgaven die in aanmerking komen (vervolg) Mag niet 10 tot 15 % (terreinen /sites) van het totale bedrag van de in aanmerking komende uitgaven overschrijden De maximale aankoopwaarde van het goed = gecertificeerde raming van het goed; Bijkomende kosten (max. 16 % van de verkoopwaarde van het goed) Aankoop van verwaarloosde terreinen of sites Infrastructuurprojecten (voldoen aan de EPB-vereisten 2015, energiezuinig, raadpleging bouwmeester) Investeringsprojecten in onroerend goed (uitgaven in verband met duurzame bouw en hernieuwbare energie) Voorbeeldigheid op energie- en milieuvlak 16

Niet-subsidiabele uitgaven Geen dubbele subsidiëring voor hetzelfde object Niet-subsidiabele debetrente 17

Netto-inkomsten Elk project dat netto-inkomsten genereert tijdens de verwezenlijking ervan en/of na de afronding ervan Project dat netto- inkomsten oplevert (projecten > 1 mln) Vooraf (behalve als dat onmogelijk blijkt) Over een welbepaalde periode Subsidie = max. tekort zelffinanciering (verschil kosten - inkomsten) Raming van de netto-inkomsten 18

Openbare cofinancieringen EFRO: financiert max. 50% van het programma Min. 50% openbare cofinanciering Definitie openbare cofinanciering: - Cofinanciering door nationale, gewestelijke of plaatselijke overheden, - Cofinanciering door publiekrechtelijke instellingen of verenigingen - Met inbegrip van inbreng in natura Deze uitgaven zijn dus onderworpen aan dezelfde controle + dezelfde subsidiabiliteitsregels (verantwoording met de betalingsaanvragen) 19

Andere cofinancieringen Staatssteun: Eigen inbreng kan geëist worden (% van de kostprijs van het project) -> Naleving: gecontroleerd door de cel EFRO 20

Betaling van de subsidie 15% Ondertekening van de overeenkomst: 15 % voorschot Verantwoording moet gebeuren nadat 80 % van de subsidie is uitbetaald en voor de storting van het saldo van 5%. 80% Betaling van de subsidie De betalingsaanvragen en de verantwoordingsstukken indienen Min. 2 keer per jaar Binnen 6 maanden nadat de uitgaven werden verricht 5% Afsluiting van het project: het saldo (5 % van de subsidie) wordt uitbetaald Op basis van verantwoordingsstukken 21

Betalingsaanvraag Indiening van een betalingsaanvraag + verantwoordingsstukken via IRISBOX door de begunstigde Controle van de bewijsstukken door de Cel EFRO (subsidie en cofinanciering) Kennisgeving aan de begunstigde voor in aanmerking komende uitgaven + verzoek om schuldvordering Indiening van de schuldvordering bij de Directie Boekhouding van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel door de begunstigde Betaling van de verschuldigde schijf aan de begunstigde 22

Betalingsaanvragen: Via elektronische weg Kant-en-klaar formulier op de website + bijlagen: -> verantwoordingsstukken (facturen, rekeninguittreksels, tijdkaarten) -> activiteitsverslagen -> documenten over overheidsopdrachten Inloggen met de identiteitskaart: elektronische handtekening Elektronische uitwisseling via Irisbox 23

“N+3” of “automatische vrijmaking” Belangrijk om de projecten snel op te starten + om het half jaar de uitgaven in te dienen Opgelet: het Gewest kan verliezen verhalen op de begunstigden (bij tekortkomingen) Eerste vastlegging in 2014 => eerste toepassing van de regel “N+3” op 31/12/2017 Anders annuleert de Commissie het bedrag => minder EFRO-geld voor het Gewest Te verantwoorden bedragen ten overstaan van de Commissie: 50% EFRO + 50% cofinanciering De Commissie legt elk jaar een deel van de EFRO-fondsen vast ten gunste van het Gewest. Het Gewest moet ten laatste drie jaar daarna een betalingsaanvraag voor dit bedrag indienen.. 24

Controles van het project Cel Audit, 3 de controleniveau Beheersautoriteit 1 ste controleniveau Certificeringsautoriteit 2 de controleniveau Europese Commissie Controles ter plaatse en aan de hand van documenten→ behoud van de originelen SANCTIES: Opschorting van de betalingen, terugbetaling van de subsidie, financiële correcties, vermindering van het subsidiebedrag Controles ter plaatse en aan de hand van documenten→ behoud van de originelen SANCTIES: Opschorting van de betalingen, terugbetaling van de subsidie, financiële correcties, vermindering van het subsidiebedrag 25

Overheidsopdrachten De wet op de overheidsopdrachten moet worden nageleefd (begeleidende nota) Uitzonderingen: begunstigden die geen aanbestedende overheden zijn (te bewijzen) De naleving van de voorschriften wordt gecontroleerd door de cel EFRO en de controle- en auditinstanties Voor elke overheidsopdracht die in het kader van een project gevaloriseerd werd → de bewijsstukken van de gunning en van de uitvoering van de overheidsopdracht overmaken (verwijzing naar de gemeenschapssteun in de documenten van de overheidsopdracht) Voor de gunning van overheidsopdrachten in het kader van diensten voor de uitvoering van architectuuropdrachten, worden de begunstigden gevraagd om de bouwmeester te consulteren. Niet-naleving van de wet: financiële correctie mogelijk (tot 100 %) 26

Staatssteun Basisbeginsel: staatssteun is verboden Cumulatieve voorwaarden:  Economische activiteit  Staatssteun  Voordeel  Selectiviteit  Invloed op het handelsverkeer en verstoring van de mededinging 27

Staatssteun: compatibele steun  Vrijstellingsregeling per categorie  De minimissteun (€ /3 jaar)  Voorafgaande kennisgeving aan de commissie Analyse per project -> zie overeenkomsten 28

Rapportering: 2 halfjaarlijkse verslagen + minimum 2 jaarlijkse betalingsaanvragen 12/ februar i august us 2016 Activiteitenverslag Betalingsaanvraag Activiteitenverslag Betalingsaanvraag Activiteitenverslag Betalingsaanvraag Activiteitenverslag Betalingsaanvraag 31/05 en 30/11 Betalingsaanvraag 31/05 en 30/11 Ondertekende overeenkomsten Ondertekende overeenkomsten 29

Halfjaarlijks voortgangsverslag Een activiteitenverslag betreffende het semester in kwestie Een planning Een budgettaire raming voor het lopende jaar en het volgende jaar Een ingevuld indicatorenrooster Een betalingsaanvraag 30

Indicatoren & Performantiekader Indicatorenrooster – Update met semestrieel vooruitgangsverslag Performantiekader – Belang van haalbare (tussentijdse) doelwaarden – Consequentie bij niet behalen tussentijdse doelwaarden 2018 : verlies prestatiereserve van 6% (kan worden doorgerekend aan begunstigden die hun doelstellingen niet hebben bereikt) 31

Info en communicatie Een communicatieplan werd aan de aanvraagdossiers toegevoegd. Project Opvolging, coördinatie en controles van de acties door de Cel EFRO Inrichting van een communicatienetwerk tussen de projectdragers om een reële synergie tussen de projecten mogelijk te maken; De Cel EFRO over uw communicatiemaatregelen inlichten en erbij betrekken; Initiatieven van de cel EFRO (modellen, evenementen, enz.) als ondersteuning voor uw projecten; Opvolging van de uitgaven (idem andere soorten uitgaven) Voortgangsverslag van het communicatieplan in de verslagen en tijdens vergaderingen van de begeleidingscomités Nauwe samenwerking tussen de cel EFRO en de projectdrager 32

Ingeschreven in de lijst van begunstigden Wanneer website  logo's E en BHG + vermelding Publicaties, uitnodigingen, formulieren, enz.  logo's EU en BHG + vermelding Verplichtingen voor iedereen Infrastructuur en bouw: Werfpaneel, daarna vast bord Aankoop van een materieel object: uitsluitend vast bord Projecten met openbare steun > € ,- Affiche minimum A3 Overige projecten Doel: alle deelnemers en doelgroepen van de projecten informeren (en door de tussenpersonen laten informeren) over de steun van de EU EFRO+BHG 33