De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De Archiefregeling (2010). Programma Algemeen (archief-)wettelijk kader Achtergrond van de nieuwe regeling De nieuwe regeling vergeleken met de oude regelingen.

Verwante presentaties


Presentatie over: "De Archiefregeling (2010). Programma Algemeen (archief-)wettelijk kader Achtergrond van de nieuwe regeling De nieuwe regeling vergeleken met de oude regelingen."— Transcript van de presentatie:

1 De Archiefregeling (2010)

2 Programma Algemeen (archief-)wettelijk kader Achtergrond van de nieuwe regeling De nieuwe regeling vergeleken met de oude regelingen en de toepassing ervan –Algemene verschillen –Hoofdstuk 2: duurzaamheid –Hoofdstuk 3: geordende en toegankelijke staat –Hoofdstuk 4, 5 en 6: bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

3 Algemeen wettelijk kader: overheidsorganen Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995 en uitvoeringsregelingen Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Algemene Wet Bestuursrecht Wet Openbaarheid van Bestuur Wet Bestuurlijk Elektronisch Verkeer Overige informatiewetgeving of informatieregels in andere wetgeving

4 ‘Gelaagdheid’ wetgeving Algemeen geldend: Archiefwet Archiefbesluit Ministeriële Regeling(en) Per orgaan: Archiefverordening (lagere overheden) Beheersregels (b.v. Besluit Informatiebeheer) algemeen specifiek

5 Hiërarchische opbouw: Archiefwet, Archiefbesluit, regelingen Archiefwet Archiefbesluit Regeling Duurzaamheid sept G & T staat feb Bouw & Inrichting sept Art. 3 Art. 21 Art. 11Art. 13Art. 12

6 Hiërarchische opbouw: Archiefwet, Archiefbesluit, regelingen Archiefwet Archiefbesluit Art. 3 Art. 21 Art. 11Art. 13Art. 12 Archiefregeling Duurzaamheid Artt 3-15 G & T staat Artt Bouw & Inrichting Artt 27-56

7 Hiërarchische opbouw: Archiefwet, Archiefbesluit, regelingen Archiefwet Archiefbesluit Art. 3 Art. 21 Art. 11Art. 13Art. 12 Archiefregeling Duurzaamheid Artt 3-15 G & T staat Artt Bouw & Inrichting Artt Hierover gaat de presentatie!

8 ISO Overheid Particulier WOBArchiefwet Arch. Besluit Regeling(en) Civiel rechtBelastingwet 2:10 BW52 Awr Ordeningsplicht = bijvoorbeeld DSP Alle (beleids)informatieFinanciële informatie Tabaksblat Sarbanes-Oxley Wbp Publieke vs. private sector

9 Rechtsgeschiedenis regelingen Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (art. 11 AB) –Vastgesteld in 2001 –Geëvalueerd in 2006 Regeling geordende en toegankelijke staat (art. 12 AB) –Vastgesteld in 2002 –Geëvalueerd in 2006 Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (art. 13 AB) –Vastgesteld in 2001 –Geëvalueerd in 2006

10 Belangrijkste aandachtspunten van de evaluaties Reikwijdte? (regelingen gelden niet voor vernietigbare archiefstukken) Bekendheid? (wie kennen de regelingen en kunnen er mee werken?) Actualiteit? (technische ontwikkelingen) Duidelijkheid? (onduidelijke formuleringen) Geen kwaliteitssysteem? (weinig toetsbaar)

11 Achtergronden en uitkomsten evaluaties Nut en noodzaak regelingen aanwezig, maar: Effectiviteit gering: te veel ‘erfgoedregelingen’ Slecht uitvoerbaar: te weinig bekend Onduidelijke formuleringen, gedateerd, te specifiek Handhaafbaarheid onvoldoende

12 Visienota ‘Informatie op orde’ Toenemende digitalisering Hoofd bieden aan hybride situaties: reactie op ‘Een dementerende overheid’ Uitgangspunten –Digitaal werken –Archivering geïntegreerd in werkproces –Basismodel: records continuüm –NEN-ISO als model voor informatiehuishouding, verder uitgewerkt in de Baseline

13 Programma ‘Informatie op orde’ Acht actielijnen 1.Digitalisering Rijksoverheid en Baseline 2.Audit, control en toezicht 3.Samenwerking en kennis 4.Versoepelen overgang papier naar digitaal 5.Nieuwe aanpak voor selectie 6.Bewerking papieren en digitaal archief 7.Duurzaam beheer en behoud 8.Herziening wet- en regelgeving

14 De regeling eindelijk vastgesteld en in werking Augustus 2008: conceptregeling verzonden voor commentaar; September 2008: commentaar verzameld Mei 2009: tekst met verwerkt commentaar gereed voor ter visie legging bij de Europese Commissie Augustus 2009: ter visie legging 6 januari 2010: publicatie in de Staatscourant In werkingtreding: 1 april 2010 Toelichting: Publicatie in de Staatscourant: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt html https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt html

15 Hoe is de regeling bedoeld? Erfgoedregeling? Zie de artikelen 11, 12 en 13 AB Informatiehuishouding en bedrijfsvoering? Zie de algemene zorgplicht in artikel 3 AW

16 Vergelijking oud en nieuw Soorten voorschriften: –Van middel-voorschriften naar –Prestatie-eisen

17 Algemene verschillen Vermijden van specifieke product-eisen in de eigenlijke tekst Uitwerkingen in de toelichting Normen in de bijlage Product-omschrijvingen volgens ICN in de bijlage

18 Resultaat van de vernieuwing Langere houdbaarheid regeling Algemenere geldigheid Bruikbaarheid voor het gehele recordsmanagement Bruikbaar in alle dimensies van het records continuüm

19 Hoofdstuk 1 Art. 1 - Begripsbepalingen –Opmerkelijk: voor archiveringssysteem wordt geen verklaring meer gegeven Art. 2 – Gelijkstelling technische producteisen en particuliere normen

20 Wat is nieuw: duurzaamheid, hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot: –Papier –Toners en inkten –Omslagen –Dozen Zijn aangepast, maar niet wezenlijk veranderd

21 Vergelijking hoofdstuk 2 Artikel 3 – gelijkstelling andere categorieën materialen –Gebruik van andere materialen toegestaan, maar: –onder voorwaarden! Naar voren gehaald als algemene optie, maar gelijk aan art. 9 van de Regeling Duurzaamheid

22 De dragers Artikel 4 - papier – ongewijzigd Artikel 5 – schrijf- en printmaterialen - ongewijzigd Artikel 6 – microfilm, vrijwel ongewijzigd, een lid vervallen omdat een gekopieerde microfilm niet als archiefbescheid geldt Artikel 7 – zwart-witfilm – update op basis van nieuwe kennis Artikel 8 – kleurenfilm – geen echte duurzaamheidsstandaard beschikbaar

23 Mappen, omslagen, dozen, etiketten en overige materialen Aanpassing van artikel 4 van de Regeling Duurzaamheid: Art. 9 – omslagen en mappen – redactionele aanpassing Art. 10 – archiefdozen – redactionele aanpassing Art. 11 – etiketten - uitbreiding en preciezering

24 Overige bepalingen Art. 12 – overige materialen – nieuw: wat mag er allemaal niet met archiefbescheiden in aanraking komen Art. 13 – voorkoming chemische reacties – nieuw in deze expliciete vorm

25 Overzetting en bijzondere dragers Artikel 14 – tijdige overzetting op nieuwe dragers – geldt expliciet voor kwetsbare analoge documenten, waarvoor nog geen oplossing is gevonden Artikel 15 – bewaring optische en elektromagnetische gegevensdragers

26 Verdwenen… Art. 7, regeling Duurzaamheid – kwaliteitseis voor optische schijven Art. 15, concept Archiefregeling 2008 – kwaliteitseisen voor dragers van digitale informatie

27 Oplossing in de Regeling Artikel 14. Tijdige overzetting op nieuwe dragers (al wordt alleen expliciet over analoge informatie gesproken) Vervanging van de drager: –Bij dreigende veroudering –Bij dreigend in onbruik raken van de drager –Bij dreigend in onbruik raken van programmatuur (maar dat staat alleen in de toelichting)

28 Vergelijking hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat Artikel 16 – ‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’ –Nieuw artikel In de toelichting: –Verwijzing naar NEN-ISO :2001 –Verwijzing naar NEN 2082:2008 –Verder dan erfgoed

29 Vergelijking hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat Artikel 16: –Nieuw artikel In de toelichting: –Verwijzing naar NEN-ISO :2001 –Verwijzing naar NEN 2082:2008 –Verder dan erfgoed

30 Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 17 – art. 2 RGTS –Bepalen van context –17 a, b en c – redactioneel aangepast –17 d – beheeractiviteiten –17 e – programmatuur

31 Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 18 –Algemene eis voor het hebben van een ordeningssysteem –Geen eisen voor de specifieke vorm van het ordeningssysteem –Ordeningssysteem ten tijde van het ontstaan blijft geldig

32 Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 19 – metagegevens –Verwijzing naar NEN 23081:2006 –Er moet een metadataschema zijn gebaseerd op deze norm –Context, technische gegevens, beheer etc. worden aan het archief gekoppeld – op alle aggregatieniveaus

33 Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 20 – toegankelijke staat –Eis aan het archiveringssysteem of record keeping system –Maak stukken zichtbaar –Geen aanduiding op grond waarvan, zoals in RGTS art. 4 –Geen bepaling omtrent het autorisatieschema

34 Vergelijking hoofdstuk 3 Bijzondere voorschriften voor digitale archiefbescheiden Artikel Opnieuw: prestatievoorschriften in plaats van middelvoorschriften

35 Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel –Aanvulling op artikel 18: –de technische metadata –Eisen aan een digitale handtekening

36 Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 25, conversie, migratie of emulatie –Voorwaarden op grond waarvan conversie mogelijk is –Algemene zorgvuldigheidseis, niet hoe de conversie of migratie aan te pakken. –Bij niet voldoen: vervanging in de zin van art. 7 AW!

37 Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 26 – opslagformaten –Vervanging van art. 6 RGTS –Geen specifieke bestandsformaten –Eisen aan bestandsformaten Valideerbaar Gedocumenteerd Open standaard –Encryptie en compressie onder voorwaarden toegestaan

38 Hoofdstuk 4, 5 en 6 – Bouw en inrichting Aanpassing aan het bouwbesluit 2003 Andere opbouw dan Regeling Bouw en Inrichting Eisen geformuleerd als doelvoorschriften om bepaalde risico’s te vermijden

39 Hoofdstuk 4 Algemene voorschriften voor zowel archiefruimten als voor archiefbewaarplaatsen Algemene buitentoepassingstelling (art 27): biedt grotere mogelijkheid tot flexibiliteit Veiligheid Gunstig milieu en klimaat (art. 38) –Maar hier is de gelijkstelling niet terecht! Er volgt nog een reparatie

40 Hoofdstuk 5 Bijzondere voorschriften voor archiefruimten Veiligheid Milieu en klimaat Overige voorschriften De eisen kunnen iets minder streng zijn, vanwege de kortere verblijfsduur van de archiefbescheiden Geldt weer niet voor andere materialen dan papier

41 Hoofdstuk 6 Bijzondere voorschriften voor archiefbewaarplaatsen Veiligheid –Precieze aanduiding voor de constructieve eisen –Strengere eisen voor brandwerendheid Milieu en klimaat Overige eisen –Inbraakpreventie –Verbod op ramen

42 Hoofdstuk 7 Ontheffingen Onder omstandigheden kan ontheffing van bepalingen worden verleend door de toezichthouder op de zorg, dus dit is een bestuurlijke verantwoordelijkheid Aan de ontheffing kunnen voorwaarden worden verleend

43 Conclusies (1) De Regeling biedt: –Een handvat voor recordsmanagers –Een handvat voor archivarissen en inspecteurs: waar kunnen de zorgdragers aan gehouden worden bij de creatie van archieven –Een actualisatie voor opdrachtgevers bij de bouw van depotruimte, gerelateerd aan andere relevante wetgeving –Een actualisatie van voorschriften voor restaurateurs van papier, film en andere kwetsbare materialen.

44 Conclusies (2) De Regeling biedt niet: –Een modernisering van de archiefwet Dat is een apart traject dat vooralsnog niet wordt ingezet –Een handleiding voor perfect recordsmanagement Dat moet worden afgeleid uit NEN-ISO en andere normen –Een handleiding voor alle beheerskwesties bij een archiefinstelling Daarvoor is echte inhoudelijke expertise nodig op de verschillende deelaspecten.


Download ppt "De Archiefregeling (2010). Programma Algemeen (archief-)wettelijk kader Achtergrond van de nieuwe regeling De nieuwe regeling vergeleken met de oude regelingen."

Verwante presentaties


Ads door Google