De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Projectmatig werken.. Inhoud –Deel 1: Wat is een project? –Deel 2: Wie maakt een project? –Deel 3: Activiteitmanagement.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Projectmatig werken.. Inhoud –Deel 1: Wat is een project? –Deel 2: Wie maakt een project? –Deel 3: Activiteitmanagement."— Transcript van de presentatie:

1 Projectmatig werken.

2 Inhoud –Deel 1: Wat is een project? –Deel 2: Wie maakt een project? –Deel 3: Activiteitmanagement.

3 Inhoud (1). _ Deel 1: –Wat is een project? –Wat is projectmatig werken (PMW)? –Wie is betrokken? –Noodzakelijke voorwaarden _ Deel 2: –Wie maakt een projectopdracht? –Projectmatig werken is teamwork. –Leidinggeven aan een team. –PMW is op de eerste plaats energiemanagement.

4 Inhoud (2). _ Deel 3 –Projectmanagement is activiteitmanagement: _ projectvoorbereiding; _ het faseren; _ het projectplan; _ projectcommunicatie. –Basisprincipes voor het aanpakken van een project. –Conflicthantering bij PMW. –Het mislukken van een project.

5 Deel 1. _ 1. Wat is een project? _ 2. Wat is projectmatig werken (PMW)? _ 3. Wie is betrokken? _ 4. Noodzakelijke voorwaarden

6 Wat is een project? _ Een project is een _ tijdelijk en _ resultaatgericht _ samenwerkingsverband _ tussen mensen.

7 Projectmatig werken is teamwork. _ Projectmatig is bij uitstek TEAMWORK _ Waar mensen werken – samenkomen wordt er gemenst!!!

8 Drie wijzen van werken. _ Routinematig werken: _ Improviserend werken: _ Projectmatig werken: –heeft als voordeel dat men een meer resultaatgerichte aanpak of effectieve aanpak voorstaat.

9 Projectmatig werken is: _ Tijd-management _ Energie-management _ Resultaat-management

10 Projectmatig werken is zinvol als: _ Het gewenst resultaat veel nieuwe elementen of aspecten omvat; _ Mensen uit verschillende disciplines of vakgebieden dat resultaat samen dienen te bereiken; _ Men éénmalig een maximale prestatie dient te leveren; _ Historisch gegroeide taak- en verantwoordelijkheids verdeling geheel of gedeeltelijk worden vervangen door een tijdelijke structuur.

11 Soorten projecten: _ Objectgericht: bv. een gebouw; _ Procesgericht: bv. zorgpad, productieproces; _ Systeemgericht: bv. informatiesysteem; _ Structuurgericht: bv. organisatiestructuur; _ Gedragsgericht: bv. klantvriendelijk zijn.

12 Wat is projectmatig werken? _ Bij nieuwe activiteiten vertrekken we vanuit 3 doelstellingen: –1. Doelgerichtheid –2. Doelmatigheid –3. Aanpassingsvermogen bij kritieke momenten op het vlak van het nemen van beslissingen

13 Wie zijn betrokken? _ Opdrachtgever _ Projectleider _ Hierarchische verantwoordelijken _ Project teamlid _ Toeleverancier _ Toekomstige gebruiker

14 Motieven van de betrokkenen voor projectmatig werken: _ Opdrachtgever: –Betere mogelijkheden om te sturen van op afstand. _ Projectleider: –Meer resultaatgericht werken. _ Hiërarchische verantwoordelijken: –Beter zicht op wat medewerkers gaan doen. _ Project teamlid: –Meer in teamverband werken. _ Toeleverancier: –Duidelijker zicht op wat wanneer geleverd moet worden. _ Toekomstige gebruiker: –Eerder betrokken bij specificatie van het eindresultaat.

15 Mogelijke nadelen: _ 1. Je maakt je kwetsbaar. _ 2. Het is duur. _ 3. Het vraagt discipline en zorgvuldigheid. _ 4. Het vraagt veel van de projectleider. _ 5. Men doet het er niet even bij. _ 6. Men dient voldoende afstand te bewaren.

16 Noodzakelijke voorwaarden voor PMW. _ 1. Tijdsmanagement en planning. _ 2. De aanwezigheid van gemotiveerde teamleden. _ 3. De afdwingbaarheid van het project. _ 4. Slechts één projectleider als dirigent. _ 5. Het project dient belangrijk en dringend te zijn. _ 6. Het gezamenlijk belang gaat boven het eigen- of deelbelang.

17 Samenvatting noodzakelijke voorwaarden: _ Voorwaarden: _ Duidelijk begin en einde, tijdsdruk. _ Een belangrijk resultaat dat als dringend wordt ervaren door gemotiveerde teamleden. _ Afdwingbare middelen en bereidheid tot samenwerking, sturing en beheersing vanuit één dirigent. _ Zo niet dan kan het volgende gebeuren: _ Hobbyisme, vrijblijvendheid, geen vooruitgang, tijdsverspilling. _ Vage resultaatomschrijving, project is eerder statusverhogende activiteit of werkverschaffer. _ Onderlinge strijd, trage en gefrusteerde onderhandelings- processen.

18 De start van het project. _ Het waarom kan zeer verschillend zijn: _ 2 centrale begrippen: –Vertrekken vanuit een probleemsituatie. –Vertrekken vanuit een doel of doelstelling.

19 Een probleem: _ Is een bestaande situatie die door bepaalde mensen onwenselijk wordt geacht, _ of een te verwachten situatie die als een mogelijke bedreiging wordt ervaren.

20 Een doel of doelstelling: _ Is een situatie die door bepaalde mensen als te bereiken of als wenselijk wordt gezien.

21 Deel 2. _ Wie maakt een projectopdracht? _ Projectmatig werken is teamwork. _ Leidinggeven aan een team. _ PMW is op de eerste plaats energiemanagement.

22 Wie maakt een projectopdracht? _ 3 actoren: _ De opdrachtgever. _ De projectleider. _ De projectmedewerkers.

23 De opdrachtgever. _ Is degene die het project “kan laten waar maken”; _ Keurt de projectopdracht goed; _ Beschermt het project tegen ingrepen van anderen; _ Is de enige bevoegde instantie van het project.

24 De projectleider. _ Is degene die het project “waar zal laten maken”; _ Hij/zij initieert, coördineert, animeert, coacht, dirigeert in operationele zin de inhoudelijke projectwerkzaamheden van zijn/haar projectmedewerkers; _ Is verantwoordelijk dat zijn/haar opdrachtgever volledig, juist en tijdig geïnformeerd wordt en is.

25 De projectmedewerkers. _ Zijn degenen die het project samen “waar maken”; _ Voeren de inhoudelijke werkzaamheden conform de met hen gemaakte afspraken uit; _ Staan onder de operationele leiding van de projectleider.

26 Noodzakelijke vaardigheden. _ 1. Projectvoorbereiding: –Analyseren. –Concretiseren. –Structureren. –Organiseren. –Creatief zijn. –Probleemverkennende gesprekken voeren. –Onderhandelen met opdrachtgevers – derden – toekomstige teamleden. –Creëren van commitment en samenwerking.

27 Noodzakelijke vaardigheden. _ 2. Besturing uitvoering: –Synthetiseren. –Problemen oplossen. –Beslissen. –Coördineren. –Delegeren. –Enthousiasmeren. –Raadplegen. –Instrueren. –Conflicten hanteren. –Rapporteren. –Doen doen.

28 Noodzakelijke vaardigheden. _ 3. Projectafsluiting: –Ananlyseren. –Organiseren. –Evalueren. –Afsluiten. –Rapporteren.

29 Mensen: project teamleden. _ Professionele mensen met een zekere ervaring. _ Onbekwame mensen. _ Vrijwilligers. _ Mensen die meedoen vanuit een visie van het doorbrengen van hun tijd – gezelligheid.

30 Mensen zijn mensen: _ Mensenkennis is een voorwaarde om aan PMW te kunnen doen: _ Mensenkennis heeft te maken met: –Willen – kunnen – passen –Gevers – nemers – volgers –Betrokkenheid / emoties –Motiveren versus disciplineren van mensen.

31 De factoren willen en kunnen: _ De factor “willen” duidt op: –Fierheid voor een prestatie. –Bereidheid om zich op te offeren. _ De factor “ kunnen” duidt op: –De verstandelijke aanleg. –De vaardigheid. –De ervaring.

32 Combinaties: willen en kunnen. _ Niet willen / niet kunnen: –Kunnen nooit lid zijn van een PMW team. _ Niet willen / wel kunnen: –Kunnen lid zijn van een team. –Vragen veel aandacht en energie. –Mogen niet gemotiveerd worden. –Kunnen enkel via discipline, duidelijke afspraken en opdrachten samenwerken in een PMW team. _ Willen maar nog niet kunnen: –Deze PMW projectmedewerkers krijgen iets meer tijd in het samenwerken. _ Willen en kunnen: –Dit zijn de ideale PMW teamleden.

33 Mate van bijdrage leveren aan een project. _ Gevers _ Volgers _ Nemers

34 Een “gever” is iemand die: _ een positieve invloed heeft op het team en het project; _ steeds opnieuw bouwt en de goede dingen ziet in het leveren van een bijdrage; _ de projectleider stimuleert en enthousiasmeert in moeilijke tijden en bij moeilijke beslissingen; _ de leden van het team positief helpt evolueren; _ dingen gedaan krijgt.

35 Een “volger” is een persoon: _ waarvoor het allemaal hetzelfde is; _ die geen leiding en initiatieven neemt ter verbetering; _ die steeds dient gestimuleerd te worden; _ die niet tijdig afwerkt en dingen laat aanmodderen. _ Kortom is iemand die energie kost!

36 Een “nemer” is iemand die: _ met plezier wanorde brengt in een team; _ dingen met opzet niet afwerkt; _ constant op de rem staat en verwarring brengt in het team d.m.v. fantaseren en roddelen; _ Kortom met zulke mensen kunnen we niet werken en kunnen we enkel uit het team verwijderen.

37 Leidinggeven aan een projectteam houdt in: _ Mensen doen doen. _ Mensen enthousiasmeren en inspireren = motiveren. _ Motiveren betekent mensen enthousiasmeren en energie geven. _ Gedrag vertaalt zich immers via emoties!

38 Verband tussen emoties en energie: _ Emoties zijn voor 90% basisoorzaak van het sturen en/of beïnvloeden van menselijk gedrag. _ Een emotie betekent aan de basis: –betrokkenheid met de omgeving of met iemand, onder de vorm van een bepaalde energie! _ Er is een bepaald verband tussen emoties en energie. _ We kunnen een soort van toonhoogte herkennen bij mensen. _ De hoogste vorm van emotie is integriteit! _ Er zijn positieve en negatieve emoties.

39 Positieve emoties. _ 1. Enthousiasme. _ 2. Interesse. _ 3. Tevredenheid. _ 4. Verveling – ongeïnteresseerd zijn. _ Deze emoties zijn analytische emoties.

40 Leidinggeven: _ =gedragsbeïnvloeding; _ =enthousiasmeren; _ vertrekt van: –uzelf als projectleider via: _ zelfbeheersing; _ zelfvertrouwen; _ zelfdiscipline. –anderen via: _ groepsdiscipline; _ teamgeest.

41 Basis van succes is: _ Proces-beheersing & omgevingsbeheersing: _ = dingen doen gebeuren _ = doen doen _ Een idee van A naar B omzetten: _ = keuzen maken _ = veranderings- en omgevingsbeheersing

42 Basis is: _ Hoeveelheid energie & werk in stukjes snijden en gaan sturen: _ = procesbeheersing _ Doel is: komen tot een systematische methode om lopende projecten uit te werken volgens een systematisch plan.

43 PMW heeft met tijdsmanagement te maken: _ Tijd is de duur van wat we doen. _ We leiden niet de tijd maar activiteit = actie = resultaat. _ Activiteit heeft te maken met energie. _ Energie kan: –gericht zijn; –geblokkeerd zijn; –versnipperd zijn. _ Energie die niet onder controle gehouden wordt gaat alle kanten op: –denk maar aan een minder goed geleide vergadering; –de tijd gaat voorbij maar er is geen “productie” dus geen “resultaat”.

44 PMW heeft op de eerste plaats te maken met het leidingnemen over energie. _ De tijd speelt een positieve rol. _ De projectleider coacht de energie van de deelnemende projectleden. _ De projectleider is: –leider; motivator; coach; volger; participant _ Energie kan vastlopen op tegengestelde krachten: –denk maar aan teamleden die hun eigen doel nastreven; –denk maar aan teamleden met een verborgen agenda.

45 De projectleider werkt als een investeerder: _ Hij houdt rekening met volgende feiten: –we leren het moeizaam verwerven af; –we leven in een instantmentaliteit; –we leren het af om verantwoordelijkheid te nemen voor onze eigen keuzen.

46 PMW is dan ook: _ 1. BESLISSEN wat je wil produceren. _ 2. Het echt WILLEN. _ 3. Het BEKOMEN ongeacht de omgevingsfactoren.

47 Tijdsverpillers: _ Niet willen. _ Nemen. _ Afwachtende houding. _ Verborgen agenda. _ Onbekwaamheid bij mensen. _ Te druk. _ Te laat zijn op de vergadering. _ Te laat zijn met uitwerken van opdrachten. _ Onderbroken worden in de planning. _ Beslissingen van de opdrachtgever.

48 PMW is Energiemanagement. _ 6 wetten determineren het energiepeil van mensen. _ Een wet heeft als voordeel dat we kunnen spreken van de hoogste vorm van beheersing.

49 De wetten die van toepassing zijn op het energiepeil. _ 1. De wet van Parkinson. _ 2. De wet van Pareto. _ 3. De wet van de korste afstand. _ 4. De wet van de kritiek. _ 5. De wet van de pauze en variatie. _ 6. De wet van het focussen op een doel.

50 1. De wet van Parkinson. _ Energie – activiteit breidt zich uit in functie van de beschikbare tijd. _ Deze wet is van het meest van toepassing bij PMW onder de vorm van: –te lange vergaderingen; –niet halen van te voorzichtig opgelegde deadlines. _ We kunnen deze wet slechts aanpakken door zeer bewust om te gaan met de tijd en het maken van een stricte tijdsplanning.

51 Hoe omgaan met de tijd? (1) _ A. Door het stellen van deadlines aan Uzelf als projectleider. _ B. Door het stellen van deadlines aan de projectteamleden.

52 Hoe omgaan met de tijd? (2) _ afspraken maken: –Beginuur, einduur, afwezigheden, tijdstip, te laat komen… _ vertrouwelijkheid van informatie; _ opmaken van een rapport; _ tussentijds mekaar aanspreken; _ neen durven zeggen; _ …

53 2. Wet van Pareto. _ Definieer sleutelgebieden in de aanpak van verandering = 20/80% regel. _ Veel discipline op weinig dingen. _ Opportunistisch en flexibel zijn op veel dingen. _ Welke zijn de sleuteltaken van de projectleider?

54 3. Wet van de kortste afstand. _ Starten _ Doorgaan _ Afwerken _ Anticiperen _ Volgen _ Achtervolgd worden _ Doen _ Doorgeven _ Dumpen

55 4. Wet van de kritiek. _ Spreek zo weinig mogelijk met mensen over het project. _ Leg negatieve mensen het zwijgen op. _ Verbreek zo mogelijk het contact met negatieve mensen.

56 5. Wet van het focussen op een doel. _ Stel het doel helder en visualiseer het resultaat. _ Herhaal dit gestelde doel regelmatig in de groep. _ Verwachtingen helpen het doel te bereiken ondanks de tegenstand.

57 6. Wet van de variatie en de pauze. _ Regelmatig rechtstaan en een pauze inlassen. _ Regelmatig veranderen van locatie. _ Regelmatig veranderen van tijdstip. _ Regelmatig veranderen van deelaspecten.

58 Deel 3. _ Projectmanagement is activiteitmanagement: –projectvoorbereiding; –het faseren; –het projectplan; –projectcommunicatie. _ Basisprincipes voor het aanpakken van een project. _ Conflicthantering bij PMW. _ Het mislukken van een project.

59 Projectmanagement is energiemanagement en vervolgens activiteitenmanagement. _ a. projectvoorbereiding; _ b. het faseren; _ c. het projectplan; _ d. projectcommunicatie.

60 a. Projectvoorbereiding. _ Doel = –Duidelijkheid krijgen –Duidelijkheid geven _ Door middel van 7 W vragen.

61 7 W vragen. _ Waarom wil de opdrachtgever het project? _ Wat moet het resultaat zijn? _ Op welke wijze moeten we het resultaat behalen? _ Met wie gaan we dit doen? _ Welke middelen gaan we gebruiken om het project te laten slagen? _ Waar moet het project plaatsvinden? _ Wanneer worden de tussenresultaten opgeleverd worden? _ Wanneer moet het project afgerond zijn?

62 b. Het faseren van projecten. _ Voordelen: –uitvoering wordt beheersbaar en inzichtelijk; –maakt duidelijk op welke momenten beslissingen nodig zijn. _ 3 stappen!

63 3 stappen. _ 1. Verticale fasering. _ 2. Horizontale fasering. _ 3. Resultatenmatrix.

64 1. Verticale fasering: _ Opdelen van het project in logische groeperingen van activiteiten. _ Inventariseren van alle projectactiviteiten en bundelen in logische eenheden. _ Een tijdsdimensie aan toevoegen.

65 Methode Work Breakdown Structure (WBS). _ Fasen zijn: _ Aandachtsgebieden met deelresultaten. _ Taken = een bundeling van samenhangende activiteiten. _ Deeltaken. _ Werkpakketten. _ Deelpakketten. _ Activiteiten = datgene wat iemand op een bepaald moment moet doen.

66 2. Horizontale fasering: _ Deze fasering verloopt als een horizontale lijn van een tijdsas, met de verschillende stappen die achter elkaar in de tijd gezet worden. _ > <

67 3. Resultatenmatrix. _ Deze matrix maakt een combinatie van de verticale en de horizontale fasering. _ Horizontaal staat de gekozen fasering, vertikaal staan de gekozen aandachtsgebieden.

68 c. Het projectplan. _ 1. Inleiding. _ 2. Uitgangssituatie. _ 3. Projectresultaat. _ 4. Projectfasering. _ 5. Projectkader. _ 6. Projectplanning.

69 d. Projectcommunicatie. _ 1. Met de opdrachtgever: een stuurgroepoverleg om de 4 weken. _ 2. Met de projectgroep: éénmaal per 2 weken. _ 3. Met de werkgroep: éénmaal per week.

70 Rapportagestructuren. _ Voortgangsrapporten: –Interne –Externe _ Overlegverslagen. _ Steeds schriftelijk.

71 Indeling Voortgangsrapportage. _ 1. Projectfasering: stand van zaken. _ 2. Conclusies en beslispunten: –algemene stand van zaken; –problemen en knelpunten; –beslispunten; –de te ondernemen stappen. _ 3. Verdere projectplanning: –normen en afspraken; –planning activiteiten; –planning capaciteit.

72 Basisprincipes voor het aanpakken van een project. _ 1. Faseren – structureren _ 2. Beheersen _ 3. Beslissen

73 1. Faseren: 6 fasen. _ a. Initiatieffase: Idee? _ b. Definitiefase: Wat? _ c. Ontwerpfase: Hoe? _ d. Voorbereidingsfase _ e. Realisatiefase _ f. Nazorgfase

74 a. Initiatieffase: _ Het waarom van een project wordt beargumenteerd. _ Het na te streven doel / resultaat of op te lossen probleem wordt aangegeven.

75 b. Definitiefase: _ Bestaat uit het zo concreet en éénduidig mogelijk formuleren van het gewenste RESULTAAT. _ Het formuleren van de te stellen eisen en wensen aan het eindresultaat is de centrale opgave in deze fase.

76 c. Ontwerpfase: _ Centraal staat de taak om oplossingen te vinden in termen van het uiteindelijke projectresultaat. _ Tevens komen aan de orde: –Het rapport –Een concreet draaiboek –Een plan van aanpak van de realisatie- en nazorgfase

77 d. Voorbereidingsfase. _ Men regelt hier het gebruik van alle soorten hulpmiddelen, materialen en voorschriften. _ Alles wordt nog eens netjes op een rij gezet vooraleer te starten.

78 e. Realisatiefase: _ Centraal staat het maken, invoeren, implementeren en uitvoeren van het projectresultaat.

79 f. Nazorgfase: _ Men gaat hier het projectresultaat in zijn toepassing opvolgen, maximaliseren door storingen, klachten en onderhoud te minimaliseren, kortom BEHEERSEN.

80 De beheerscyclus. _ 1. project in werkelijkheid; _ 2. opvolgen ( stand van zaken: actuele stand van het project); _ 3. vergelijken; _ 4. bijsturen of herplannen; _ 5. stoppen.

81 Conflicthantering bij PMW: 7 gouden regels. _ 1. Vorm een duidelijk beeld van het door u waargenomen conflict. _ 2. Onderzoek nauwkeurig uw rol als teamleider: moet u het conflict al dan niet oplossen? _ 3. Voer geen individuele gesprekken, maar laat beide betrokkenen bij u komen voor een gesprek onder zes ogen. _ 4. Bevorder en eis dat er over het conflict gepraat wordt en tot een oplossing gekomen worden.

82 Conflicthantering bij PMW: 7 gouden regels. _ 5. Begeleid het gesprek waarbij u als teamleider een neutrale houding aanneemt. _ 6. Beëndig de bijeenkomst nooit zonder dat er een resultaat bereikt is. _ 7. Onderstreep dat de bijlegging van het conflict een zaak van de betrokken projectmedewerkers is en dat zij voor het welslagen verantwoordelijk zijn.

83 Oorzaken voor het mislukken van een project. _ Onbekwame teamleden. _ Onduidelijke doelen. _ Veranderingen tijdens het trajectplan. _ Ruzie en conflicten. _ Te veel of te weinig controle. _ Tijdsgebrek. _ Onduidelijke medewerking van de opdrachtgever(s). _ Ongepaste afwezigheden van de voornaamste teamleden.

84 Onze website:


Download ppt "Projectmatig werken.. Inhoud –Deel 1: Wat is een project? –Deel 2: Wie maakt een project? –Deel 3: Activiteitmanagement."

Verwante presentaties


Ads door Google