De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Managing Succesfull Programmes Programma Management 12 januari 2005.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Managing Succesfull Programmes Programma Management 12 januari 2005."— Transcript van de presentatie:

1 Managing Succesfull Programmes Programma Management 12 januari 2005

2 1 Programma De veranderende omgeving van organisaties Relatie tussen projecten en programma’s –Logische verbanden, verschillen Standaard wijze van werken –Methode MSP Managing Succesfull Programmes –Referentiemodel & principes MSP fasering en producten

3 2 Inleiding Projectmanagement: manier van werken -bouw piramides -Romeinse wegennet Vanaf WO II wetenschappelijk aangepakt -technieken voor planning en projectbesturing -KPN kent PROBAAT en TeleTURN Vanaf 1980: people site of project management - skillmix - competenties en beïnvloeding Nu: concreet en tastbaar veranderresultaat in complexe en snel veranderende omgeving

4 3 Inleiding: verandering als context Omgevingsinvloeden, verandering heeft veelal (forse) gevolgen VeranderingImpact Economie Relatie met belanghebbenden Globalisering Cultuur Markten Samenwerkingsverbanden Verkoopkanalen Logistieke keten Politieke initiatieven Organisatiestructuur Concurrentiepositie Processen en Systemen Techn. ontwikkelingen Informatiebehoeften Kwaliteit procesTechniek Functies Verandering meestal strategisch: moeilijk vast te leggen

5 4 Inleiding: verandering als context Risico  Verlies grip  Aansluiting bij visie en strategie Wens  Effectief gebruik competenties en budget  Duidelijke rollen  Besturen en beheersen risico’s Programmamanagement: vertalen van strategische verandering naar meetbare criteria

6 5 Wat is een programma? Ondersteuning strategische verandering organisatie Samenhangend portfolio project en lijnactiviteiten Gerealiseerde baten en bijdragen Kenmerken –Aansluiting visie en strategie –Verankering bestaande organisatie –Niet strak vastgestelde doorlooptijd

7 6 Wat is Programma Management? Programmamanagement is een gecoördineerd managen van een portfolio van projecten die de organisatie veranderen om voordelen te behalen van strategische belang Niet Vaste tijdsduur Bepaald budget en kwaliteit Concreet en tastbaar HUIDIGE DOELEN Wel Strategische verandering Wat opleveren Wanneer succesvol TOEKOMSTIGE DOELEN

8 7 De omgeving van programmamanagement Interne of externe business omgeving (politiek, economisch, sociaal, technologisch) Strategie, policies, initiatieven en targets Programma’s Projecten en gerelateerde lijnactiviteiten Nieuwe of veranderde business organisatie, diensten en bekwaamheden Doelen bereikt en benefits gerealiseerd Beïnvloeden en creëren Definitie, scope and prioriteiten Initiëren, monitoren and samenhang Opleveren en implementeren

9 8 Programma Management - context

10 9 Programma Management - verbanden Operatioele omgeving A Vision Statement Blueprint Benefits projecten Programmamangement Produkten, diensten, trainingen, processen, methoden, vaardigheden gecoördineerde activiteiten Operatioele omgeving “A” performance indicatoren Visie, missie en strategie Operationele omgeving A Vision Statement Blueprint Benefits projecten Programmamanagement Produkten, diensten, trainingen, processen, methoden, vaardigheden gecoördineerde activiteiten Operationele omgeving “A” performance indicatoren Visie, missie en strategie

11 10 ProgrammaMulti-projectProject Waarom Bereiken van doelen. Sturen op samenhang (doelen, inspanningen, middelen) Sturen op middelen (mensen, middelen, energie, motivatie, support) Bereiken van vooraf overeengekomen resultaten. Sturing op tijd, geld en kwaliteit. Tijds- horizon Tijdelijk, stoppen wanneer mogelijk en noodzakelijk Oneindig in haar bedoeling Eindig, vooraf overeengekomen Besluit- vorming Op vooraf overeen- gekomen momenten, gebaseerd op programma plan Vaste momenten (cyclus van de per- manente organisatie is dominant) Per fase overgang, gebaseerd op beslis- documenten Relatie tussen programma en project (1)

12 11 Programma mgtMulti-project mgtProject mgt Bedoeld Realiseren unieke doelen Optimaliseren sa- menhang projecten (middelen, relaties) Realiseren unieke resultaten Proces Programmeren, initiëren, controleren, aanpassen Plannen, informeren, monitoren Afbakenen, faseren, controleren Gereed Bereikte doelenProjecten zijn klaarResultaat is aanwezig Sturing Tijd, support, samen- hang, bijdrage aan Middelen en relatiesTijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie Relatie tussen programma en project (2)

13 12 Relatie tussen programma en project (3) Met een programma verander je de organisatie en bereik je strategische doelen –Programma: is gecoördineerde organisatie, aansturing en implementatie van portfolio van projecten en activiteiten die tezamen resultaten opleveren en benefits realiseren die van strategisch belang zijn Met een project haal je de verandering uit de organisatie –Project: managementomgeving die is gecreëerd met het doel om een of meer business producten op te leveren volgens een gespecificeerde business case

14 13 Waarom een methode? standaardisering –gemeenschappelijke manier van werken en begrippenkader beheersing –complexe omgevingen –(multi)projecten –coördinatie activiteiten –verandering lijnorganisatie –structuur, taal, cultuur en proces

15 14 Waarom een methode? Een methode is een goed instrument in de handen van competente mensen A fool with a tool remains a fool

16 15 Managing Successful Programmes Best practices, Office Government Commerce (OGC) Generieke leidraad strategische veranderingen Kenmerken Van visie naar precisie Sturen op visie, benefits, blue print Organisatorische model met gedefinieerde rollen en procesmodel met opleveringen Praktisch raamwerk, procesmodel Business zelf verantwoordelijk op basis van benefits Verbeteren prestatie en efficiency verandering Reduceren kosten verandering

17 16 Identify a programme Defining a programme Establishing a programme Closing a programme Managing the portfolio Delivery Benefits Running a programme in tranches Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Mandate Programme Plan Programme organization Programme Benefits Review Project reports Programme Plan Log Benefits Delivery Procedures Tools Standards Delivery BluePrint Project documentation MSP proces model

18 17 MSP biedt raamwerk voor beheersing complexiteit en risico’s Doel: het verwezenlijken van Vision Statement, Blueprint en Benefits Organisation & Leadership Benefits Management Stakeholder Management & Communications Issue Resolution & Risk management Quality management Business Case Management Programme Planning & Control Programma management MSP principles

19 18 MSP producten Programme mandate Programme brief Vision statement Benefit profile benefit management strategy Blueprint Business case communications plan Issue log issue resolution strategy programme plan Project portfolio quality management strategy resource management strategy Risk register risk management strategy Stake holder map stake holder strategy

20 19 Rollen MSP Overall leiderschap en verantwoordelijk, benoemd vanuit Sponsoring Group Sponsoring Group Senior Responsible Owner Programme Manager Business Change Manager Onderschrijven en bekrachtigen van de Business Case (TOTO) Dagelijks management, opleveren nieuwe mogelijkheden Verkrijgen van benefits uit de nieuwe mogelijkheden

21 20 Programma organisatie Senior Responsible Owner Programme Manager Business Change Manager Programme Office Delivering capability Embedding change Sponsoring Group

22 21 Identify a programme Defining a programme Governing a programme Closing a programme Managing the portfolio maanging Benefits Running a programme in tranches Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Mandate Programme Plan Programme organization Programme Benefits Review Project reports Programme Plan Log Benefits Delivery Procedures Tools Standards Delivery Bleu Print Project documentation Identify a Program

23 22 Doel Identify a program Structureer en formaliseer ideeën voor programma Identificeer wat moet worden bereikt en welke benefits dit oplevert voor de organisatie ( => klant) bewustwording management team rechtvaardiging start (wenselijk en haalbaar) koppeling visie, missie & strategie aan verandering

24 23 Activiteiten Identify a program Onderzoek Programme Mandate Verkrijgen Programme Sponsorship Aanstellen Senior Responsible Owner (programmadirecteur) Maak een Programme Brief Stel Terms of Reference op Neem GO of NO GO-besluit

25 24 Input Identify a program PROGRAMME MANDATE INHOUD Resultaat Verbeteringen Relatie met bedrijfsstrategie OMSCHRIJVING welke nieuwe diensten, producten, doelen worden gerealiseerd welke veranderingen / verbeteringen in het bedrijfsproces zullen worden behaald door genoemde resultaten hoe sluit een programma aan bij de missie, strategie, visie van het bedrijf

26 25 Output Identify a program PROGRAMME BRIEF INHOUD Vision Statement Benefits Risks en Issues Geschatte kosten, opbrengsten, (en risks) OMSCHRIJVING Beschrijft einddoel en capabilities Beschrijving te bereiken bijdragen; prioriteit bepalen voor optimaal resultaat delen over verschillende organisaties Welke zijn nu te identificeren? Maak een zo goed mogelijke schatting als basis voor Business Case

27 26 Outline vision statement Doel: communicatie einddoel programma Eenvoudige illustratie van het benodigde resultaat – one liner –Veranderingen voor de organisatie door het programma –Beschrijft benefits: Efficiency, performance, effectiviteit, service, potentie, capaciteit –Beschrijf de rapportage van benefits aan de stakeholders –Planning van de te behalen benefits

28 27 Voorbeeld Vision Statement Bedrijf X wordt de erkende deskundige en betrouwbare leverancier van informatie, kennisproducten en diensten op het gebied van arbeid en inkomen –Kwaliteit verhogen –Bijdrage aan creëren beeld van constructieve, klantgerichte, deskundige en betrouwbare individuele dienstverlener –Gaat samen met beeld van constructieve, naar zijn leden luisterende, deskundige, betrouwbare en zo nodig strijdbare collectieve belangenbehartiger –Aansluiten bij behoeften en verwachtingen van leden –Producten en diensten vanuit de huidige organisatie –Gebruik van deskundigen en diensten uit collega organisaties –Taal van de werknemers uit de sectoren Adagium kennis is macht middels kennismanagement omvormen tot kennis delen is kracht

29 28 Vision without action is Daydreaming Action without vision is a Nightmare Japanese proverb

30 29 Identify a programme Defining a programme Governing a programme Closing a programme Managing the portfolio managing Benefits Running a programme in tranches Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Mandate Programme Plan Programme organization Programme Benefits Review Project reports Programme Plan Log Benefits Delivery Procedures Tools Standards Delivery Bleu Print Project documentation Defining a Program

31 30 Doel Defining a program Realiseren van complete beschrijving –Vision Statement, Blue Print en Benefits –Organisatie (rollen) en governance (besturing) –Veranderingen in de organisatie –Ontwikkelen van de strategies Quality, Stakeholders, Issues, Risks, Benefits, Resources, Planning en Control –Ontwikkelen van de plannen Resources, Benefits Realisation, Communications, Programme –Business Case

32 31 Activiteiten Defining a program Stel een team samen Ontwikkel Vision Statement, Blueprint en Benefits Profile Identificeer en analyseer stakeholders Ontwerp programma organisatie Ontwikkel projectportfolio en tranches, programma plan Maak communicatieplan en strategie Maak benefitsplan en strategie Beschrijf quality, risk en issue management strategie Ontwikkel Business Case

33 32 Output Defining a Programme Definition Doel: realiseren van complete beschrijving programma –Blue Print –Vision Statement –Programma Business Case –Benefits Profiles –Stakeholder map –Organisatie structuur –Project portfolio

34 33 Output Defining a Programme - Governance arrangements Benefit Management Strategie Risk en Issue Management Strategie Quality Management Strategie Stakeholder Management Strategie Issue Resolution Strategie Resource Management Strategie

35 34 Output Defining a Programme - Plans Benefit Realisation Plan Programme plan Communication plan

36 35 Principes benefits mangement Benfits Management –Zorgt ervoor dat de Benefits worden geïdentificeerd en gedefinieerd en worden verbonden met outcomes –Zorgt voor commitment en eigenaarschap –Managed de realisatie van de Benefits Fundamenteel voor het programma Identificatie door meten van verbetering Focus op realisatie, niet opleveren capability Continue, gaat door na einde van het programma

37 36 Blueprint De Blueprint verfijnt het Vision Statement in objectieve termen: –Processen –Organisatie –Tools / Technologie –Informatie P T O I

38 37 Blueprint P TI O productie klantafhandeling communicatie opbrengst gebouwen productie- middelen taken verantwoor- delijkheden bevoegdheden organogram productiekosten logistiek beheer workflow kennis Sturing markt technologie ICT

39 38 Benefit Management Strategy Desired outcomes Develop Benefits Management Strategy Plan for benefits realisation Quantify benefits and optimise the mix Benefits review Benefits realisation Identify and model benefits Look for additional benefit opportunities

40 39 Benefit mangement strategy Direct financieel Omzetverdeling synergie huisvesting hoeveelheid personeel Direct niet financieel Kwaliteitseisen nauwkeurigheid serviceniveaus responsetijden Indirect groter Imago cultuur perceptie dienstverlening moreel Relate to non-financial objectives Relate to financial objectives tangible

41 40 Benefit Profile Afgeleid van vision statement en blueprint Volgen oplevering en realisatie benefit Bestaat uit: –Beschrijving –Financiële bijdrage –Verandering van de business operatie staf –Afhankelijkheden met projecten / risks / benefits / programma’s –Project dat benefit realiseert –Wanneer gereed –Wie realisatie verantwoordelijkheid –Planning –KPI –Meetmethode

42 41 Voorbeeld Benefits Strategische doelstelling: Bedrijf X wordt een betrouwbare leverancier van informatie en kennisproducten en diensten in relatie met arbeid en inkomen Benefit Kwaliteitsverbetering bereikbaarheid en dienstverlening 1 loket bereikbaarheid toename x% afname zoekend telefoonverkeer x% binnen 24 uur antwoord x% directe afhandeling vragen bereikbaarheid x-x uur, x dagen per week klanttevredenheid x x% aansluiting van producten/diensten catalogus bij klantbehoefte Benefit Individuele dienstverlening tegen integrale kostprijs exploitatielast van max. x% exploitatiekosten x bezetting y aantal contactmomenten a, minuten b, medewerkers c, aanwezigheid d, werkplekken e, m2 f, kosten per periode g

43 42 Web-based customer information Web-based service information Web-based transactions Fewer queries Fewer phone calls, less mail Less dependence on staff More time for other tasks 24x7 availability Greater awareness Less advertising in papers One-stop info collection Standardisation of forms Better take- up of service Faster processing Reduced expenditure Customer satisfaction Increased effectiveness Better market image Better quality information Enablers Intermediate benefits End benefits Relatiemodel Benefits

44 43 Waarom stakeholder management? Verbetert samenwerking en commitment Voorziet in uitgangspunt voor communicatie Verbetert coördinatie en consistentie van informatie Management van verwachtingen Inschatting van cultuur, organisatie en omgevingsveranderingen Leidt tot beter risk en benefits management Geeft een bijdrage aan het maximaliseren van benefits Kosten communicatie meenemen

45 44 Stakeholder Management strategy Wie zijn de Stakeholders Wat zijn hun Belangen en behoeften aan informatiebehoefte koppelen (= stakeholder map) Communicatie vorm Stakeholder, wederzijdse verwachting, informatie behoefte, frequentie en communicatiestromen, beoogde resultaat, kosten, koppeling aan resultaat programma

46 45 Stakeholders Stake holder management aandeelhouders overheid top management Operationele staf Business gebieden audit vakbonden competitie Pers en media Leveranciers diensten klanten Leveranciers producten Programma en projectteam zakenpartners

47 46 Stakeholder map Strategic direction FinancialOperational changes Interface with customers Public safetyCompetitive position Stake holders  Business partner  Customer  Trade unions  Staff  Regulator bodies Press and media 

48 47 Waarom risk management? Informatie voor planning Voorkomen van ongewenste gebeurtenissen Minimaliseren van effecten van een niet gewenste gebeurtenis Maximaliseren van de kans dat benefits worden gehaald Reduceren van kosten, die gemoeid zijn met het afhandelen van issues

49 48 Risk identification checklist Strategic levels –Other programmes or Inter programme dependencies –Other initiatives in the organisation –Political pressure Programme level –Changing requirements and objectives –Programme definition –Management skills –Inter project dependencies Project level –Third party resources Operational level –Transfer of outputs to operations –Acceptability within business operations or to stakeholdes

50 49 Risk Management Risk ownership and allocation Define framework for risk management Identify risk Evaluation risk Plan appropriate mitigation actions Assess effectiveness Embed and renew Implement actions

51 50 Waarom Quality management? Kwaliteit van leiderschap en managementprocessen, inclusief betrouwbare informatie voor besluiten Kwaliteit van deliverables (in producttermen) Kwaliteit van meet-, controle- en beoordelingsactiviteiten Het gaat om –criteria, activiteiten, uitvoerenden en toepassing van standaarden –aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Definieert –Governance arrangements –Configuration Managament en change control –Quality assurance en reviews opleveringen (audits)

52 51 Strategies, policies and initiatives Changed or new business operations Programme Business Case Project Business Case Defines required outcomes Sets scope and objectives Delivery of outputs within time, cost, quality constraints Optimum mix of benefits, risks, costs, timescales for required outcomes = Outcomes delivered here Continued alignment? Programme and Project Business Cases

53 52 Input Programme Planning Programme plan Benefits Linked to projects Stakeholder needs Appropriate Information? Risk and assumption Responsible for action? Resources Capabiliy or skills? Projects Construction towards Benefits? Progress monitoring Identified milestones? Transition Cultural aspects? Timetable Dependencies and interfaces? Vision statement Clear understanding of target? Blueprint Ability to achieve

54 53 Activiteiten Programme Planning Definieer project portfolio –Overzicht projecten en activiteiten, gekoppeld aan benefits –Focus op vroege bijdragen (quick wins) –Blijf op inter projectniveau Definieer tranches –Groeperen op discipline, locatie, deliverables, resource allocatie, belasting Maak schema en prioritering mechanismen Review project verwachtingen Manage resources –Resources (geld, infrastructuur, informatie, partners) dmv planning, koppelen aan strategische doelstellingen Verdeel de risico’s Integreer het communicatieplan

55 54 Identify a programme Defining a programme Governing a programme Closing a programme Managing the portfolio managing Benefits Running a programme in tranches Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Mandate Programme Plan Programme organization Programme Benefits Review Project reports Programme Plan Log Benefits Delivery Procedures Tools Standards Delivery Bleu Print Project documentation Governing a Program

56 55 Doel Governing a Programme Implementeer Governance –Functies, verantwoordelijkheden, processen en procedures die definiëren HOE het programma is opgezet, gemanaged en bestuurd wordt Benoem alle personen voor de rollen in de programmaorganisatie Stel procedures, infrastructuur, support mechanismen in werking

57 56 Output Governing a Programme Ingericht Programme Office Hulpmiddelen en procedures Programmastandaarden, beleid en procedures Voortgangsrapportages Issue log en riks register Beslissingen: end of tranche reviews

58 57 Activiteiten Governing a Programme Programma treedt in werking –inrichten programma organisatie en programme office –fysieke programma omgeving opzetten –invullen programma rollen –lanceren vroege projecten –beschrijven processen en procedures (planning, tracking, reporting, accounting, issue en risk, configuration, communication) –beschrijf standaards –stel procedures in werking –meten op benefits –zet communicatie op

59 58 Identify a programme Defining a programme Governing a programme Closing a programme Managing the portfolio Managing Benefits Running a programme in tranches Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Mandate Programme Plan Programme organization Programme Benefits Review Project reports Programme Plan Log Benefits Delivery Procedures Tools Standards Delivery Bleu Print Project documentation Managing Portfolio en Benefits a Program

60 59 Doel managing the portfolio Activiteiten voor coördinatie en managen van de project opleveringen Verkrijgen nieuwe mogelijkheden (uit de Blueprint) door oplevering resultaten, bijsturing en lessons learned

61 60 Activiteiten managing the portfolio Projecten starten Aansluiten projecten bij benefits realisatie, programmadoelen Monitoren voortgang Manage risks en issues Sluiten van projecten beleggen van lessons learned Input:Blueprint, Programme Plan, benefit profiles, realisation plan, issue logs en risk registers van de projecten, project progress reports Output: project briefs, opleveringen, end project reports, lessons learned, beslissing na tranche over voortgang

62 61 Doel managing benefits Volgen van benefits van identificatie tot realisatie Meet de benefits –Performance indicatoren –Balanced score card Plan en manage de transitie van oud naar nieuw Volg opleveringen van de projecten en de gereedheid van de organisatie “fit for purpose”

63 62 Activiteiten managing the benefits Zorgdragen voor benefits meting Verfijnen benefits profiles Monitor benefits Transitie management, ondersteun culturele en personele veranderingen Ondersteun benefit realisatie Meten benefits InputBenefit Profiles & Realisation Plan, Benefit Management Strategy, Programme Plan & Business Case, Bleu Print, Project progress reports Output: improvements in operations and achievements of outcomes

64 63 Benefits Management Welke verbetering? Waar zal het gebeuren? Wie is verant- woordelijk? Welke veran- dering is nodig? Wie zullen dit merken? Hoe en Wanneer kan de verandering worden gedaan? Is het kwan- tificeerbaar? Hoe meten we dit? Hebben we het bereikt? Toekomstige Benefits? Wie meten? Heeft de verandering plaatsgehad?

65 64 Verantwoordelijkheden Managing Benefits Senior Responsible Owner Overall verantwoordelijk voor de realisatie van de Benefits. Adviseert en stuurt, onderhoudt de Sponsoring Group, de Stakeholders en hun commitment Programme Manager Past de portfolio aan om het bereiken van de Benefits te optimaliseren. Voert Risk Mgt + Issue Resolution uit Business Change Manager Verantwoordelijk voor Benefits Management. Levert de projectresultaten af aan de operatie (transitiemanagement). Laat de operatie de Benefits realiseren. Verfijnt de Benefit Profiles Programme Office Meet en rapporteert de meetresultaten en vergelijkt deze met de Benefit Profiles en Realisation Plan

66 65 Identify a programme Defining a programme Governing a programme Closing a programme Managing the portfolio managing Benefits Running a programme in tranches Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Mandate Programme Plan Programme organization Programme Benefits Review Project reports Programme Plan Log Benefits Delivery Procedures Tools Standards Delivery Bleu Print Project documentation Closing a Program

67 66 Doel closing a programme Evaluatie op behalen einddoel Benefits en prestatie indicatoren gemeten en gerapporteerd, organisatie zet operatie voort Focus op einddoel Formele erkenning van portfolio en nieuwe mogelijkheden als gedefinieerd in de Blueprint Reviews gerealiseerde Benefits Identificatie noodzaak toekomstige Reviews van benefit realisaties

68 67 Activiteiten Closing a Programme bevestig afsluiten –Business case –Project beëindigen (feestje) –Overdracht naar lijnorganisatie programme review updaten en afronden documentatie ontmantel programma en project office organisatie informeer stakeholders Inputalle programme documentatie Output: bevestiging van programma einde, programme review, lessons learned en programme assessment


Download ppt "Managing Succesfull Programmes Programma Management 12 januari 2005."

Verwante presentaties


Ads door Google