De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

©© PROJECTMATIG WERKEN. © Inleiding Aanleiding: Aanleiding:Behoefte aan sturing en stroomlijn d.m.v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen. Hoe:

Verwante presentaties


Presentatie over: "©© PROJECTMATIG WERKEN. © Inleiding Aanleiding: Aanleiding:Behoefte aan sturing en stroomlijn d.m.v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen. Hoe:"— Transcript van de presentatie:

1 ©© PROJECTMATIG WERKEN

2 © Inleiding Aanleiding: Aanleiding:Behoefte aan sturing en stroomlijn d.m.v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen. Hoe: Hoe:1. Type werkzaamheden 2. Principe projectmatig werken 3. Implementatie – BMC (Cultuur) 4. Investeren in eigen medewerkers

3 © Bakje in/uit Zeker Duidelijk Bekende Procedures Ad hoc Onzeker Vaag Nieuw Gaandeweg wordt resultaat bekend Regulier werk versus Projecten RoutineProcesma tig Bepaalde tijd / budget Teamwork Ingekaderd Eenmalig Doel- of resultaat gericht Toenemende voorspelbaarheid van resultaat en weg Projectma tig Typen werkzaamhedenEigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werken

4 © Vertaling in de Gemeente Weert Onderscheid in:  Integraal Werken Reguliere taken, wel relaties met andere afdelingen, maar geen aparte projectstructuur  Projectmatig Werken Alleen voor complexe Projecten, wordt aparte projectstructuur opgezet Complex: - Meervoudig / samengesteld -Afweging belangen / risico’s -Dynamisch Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

5 © BMC Kenmerken Integraal werken / adviseren door netwerken 95% van de taken wordt in de lijn afgedaan Taakvolwassen en taakverantwoordelijk Aangewezen “trekker” (interdisciplinair) voor samengestelde handelingen Principes van Projectmatig Werken toepassen Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

6 © Projectmatig werken Kenmerken Probleem, doel en taakstelling helder formuleren Gericht en planmatig werken naar resultaat  Activiteiten en middelen  Fasering  Besluiten Sturing op voortgang Rapportage op inhoud en proces (GOKIT) Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

7 © Projectorganisatie Kenmerken Buiten de lijn : PT = een tijdelijke afdeling Relatie opdrachtgever - opdrachtnemer Opdracht: taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid vooraf helder formuleren Desgewenst Stuurgroep en Klankbordgroep Voorwaarden Alleen voor complexe / samengestelde handelingen waarbij veel partijen en/of belangen zijn betrokken Deelprojecten (z.s.m.) in de lijn zetten = integraal werken Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

8 © In de praktijk Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

9 © Aansturing projecten  Formele bevoegdheden Gemeenteraad (Visie en beleid op hoofdlijnen) Burgemeester en Wethouders (bedrijfsvoering) Mandaat en sub-mandaat  directeur, afdelingshoofd en/of medewerker  Aansturing Opdrachtgever = directeur / afdelingshoofd Opdrachtnemer = Projectleider Bestuurlijk overleg c.q. Stuurgroep = altijd B&W (aangevuld met derden bij contractuele relatie) Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

10 © Matrix organisatie Integraal Projectmatig Werken Opdrachtgever:: MT / MT-lid Taakverantw.:Medewerker Medeverantw.: Afd.hfd / dir. Eindverantw.: Gem. secretaris Bestuurlijk verantw.: Port.houder Opdrachtgever.:MT / MT-lid Taakverantw.:Projectleider (voorz.) Medeverantw.: MT Eindverantw.:Gem. secretaris Bestuurlijk verantw.: Projectcollegelid Opdrachtgever::Afdelingshoofd Taakverantw.:Medewerker Medeverantw.: Afdelingshoofd Eindverantw.: Directeur Bestuurlijk verantw.: Port.houder Opdrachtgever :Afd.hfd / dir Taakverantw.: Projectleider Medeverantw.: Afd.hfd / Opdrachtgever Eindverantw. :Dir. / Opdrachtgever Bestuurlijk verantw.:Projectcollegelid Concern Sector Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

11 © Projectleider  Taak en rol Verantwoordelijk voor resultaat: inhoud en proces  GOKIT voor bedrijfsvoering en communicatie Leidt het Projecttam Rapporteert aan de opdrachtgever Adviesfunctie naar afdelingshoofd en directeur (geldt voor alle PT-leden) Door processturing werkdruk laag houden  Inhoud wordt geleverd door de lijnorganisatie Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

12 © Projectteam  Rol en taak Is de motor van het project Verantwoordelijk voor de integrale plankwaliteit Bevat deskundigheid en capaciteit om alert en precies te reageren op wensen van de opdrachtgever  Teamleden Hebben mandaat van de lijnorganisatie en houden verbinding tussen project en afdeling Krijgen (per fase) opdrachten van de projectleider  Voorwaarde Er worden geen belangrijke beslissingen genomen zonder advies van het projectteam Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

13 © De “Project” omgeving Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden Verantwoordelijk heden Extern krachtenveld Intern krachtenveld Taken Bevoegdheden De opdracht Projectleider /Medewerker

14 © Het principe van “Projectmatig Werken” Doel:het kunnen beheersen van risico’s in projecten Hoe?Faseren (Projectfasering) Beheersen (GOKIT CSR) Beslissen Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

15 © Tijd 100 % 0 % 50 % 25 % 75 % Beheers- baarheid Keuze- vrijheid Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Resultaat Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

16 © PMW = SMART S pecifiek M eetbaar A cceptabel R ealistisch T ijdgebonden Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

17 © Faseren Voorb e- reidin gs fase Reali- satie Fase Beheer s Fase 356 Alternatiev e Realisatie- mogelijkhe den vallen af Initiati ef Fase Pro- gram ma fase Ontwe rp Fase IdeeWatHoe make n DoenInstan d houde n 124 Resul- taat Op- lossin g Uitwer -king Materi a- liserin g Onder -houd Projec t Alternatieve projecten vallen af Alternatieve eisen vallen af Alternatieve gebruiks- en onderhoudsmogelijk heden vallen af Alternatie ve oplossing en vallen af Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

18 © Beheersen: GOKIT CSR Kwaliteit Geld Organisatie Tijd Informatie en Communicatie Contracten Scope Risico’s Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

19 © Beslissen Initiati ef Fase Progra m. Fase Ontwer p Fase Voorber eid. Fase Realis atie Fase Beheer s Fase FASEREN: BESLISSEN: Projectresultaat Projectweg Beheersaspecten BEHEERSEN Geld Organisatie Kwaliteit Informatie Tijd Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

20 © Implementatie PMW Cultuurverandering / Cultuurcode Strakke en intensieve aansturing Maximale benutting van interne capaciteit Minimale vermenging van het werk voor projecten en overige werkzaamheden Punt van aandacht: betrokkenheid van bestuur, managementteam en lijn Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

21 © Cultuurcode 1 t/m5  Ik communiceer open, eerlijk en met respect voor en met vertrouwen in de ander  Ik houd mij aan afspraken en spreek anderen er op aan wanneer zij hun afspraken niet nakomen  Ik signaleer kansen en handel ernaar  Ik begin (liever) vanuit mijzelf dan dat ik passief afwacht  Ik wordt niet gehinderd door negatieve ervaringen Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

22 © Cultuurcode 6 t/m 10  Ik beschouw collega’s en burgers als gewaardeerde klanten en behandel hen zoals ik zelf behandeld wil worden  Ik draag bij aan het gezamenlijk resultaat van de gemeente Weert, ook al strookt het niet altijd met mijn persoonlijke inzichten  Bovenstaande waardeer ik ook bij mijn collega’s  Bovenstaande zorgt er voor dat ik met enthousiasme, plezier en gepaste trots bij de gemeente werk  Ik ken mijn verantwoordelijkheden en durf beslissingen te nemen op basis van afgewogen risico’s Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

23 © Cultuurverandering  Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd in functiebeschrijvingen  Project- en dus resultaat-verantwoordelijk inhoud proces (GOKIT)  Budgetverantwoordelijkheid Projectbegroting / afrekening Opdracht / fiatteren binnen goedgekeurde (project)begroting Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

24 © Ontwikkeling medewerkers  Ontwikkelen visie  Beschrijven gewenste competenties  Ontwikkelen Competenties: Kennis Vaardigheden Gedrag  Functioneren Coachen, volgen en beoordelen Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

25 © Concern training PMW(april 2002) Dualisme en mandatering(mei 2002) Budgethouders(juni 2002) Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

26 ©© PROJECTMATIG WERKEN

27 © Maatschappelijke context Maatschappelijke ontwikkelingen Onderlinge relaties, wederzijdse afhankelijkheid en dynamiek nemen toe Overheidstaak is verwerven met partijen in haar omgeving

28 © OVERHEID Democratisch en politiek bestuur verantwoordelijk voor regie:  Ontwerp (Aanpak en eisen)  Bouw (Bestek en uitvoering)  Exploitatie (Beheer en onderhoud)  Financiering Competitie: Geen dus weinig prikkels voor optimalisatie, creativiteit en innovatie. PRIVATE MARKTPARTIJ Aannemer / projectontwikkelaar Ontwerp (Aanpak en eisen) Bouw (Bestek en uitvoering) Exploitatie (Beheer en onderhoud) Zoekt zelf financier. Competitie : sterke prikkels voor optimalisatie en creativiteit Competitie gering, dan weinig prikkels voor innovatie. PROJECTLEIDER is bruggenbouwer, facilitator kenner van het krachtenveld Oriëntatie (markt en gebruikers) Plan van aanpak Programma van eisen Bestek en realisatie Exploitatie Financiering Competitie georganiseerd dus veel prikkels voor optimalisatie, creativiteit en innovatie. GEBRUIKER Afnemer, klant: Inbreng in PvA en PvE door: Marktonderzoek Optimale prijs/kwaliteit verhouding Adequaat beheer en onderhoud. Competitie: geen. Wordt geprikkeld tot creativiteit en innovatie middels prijs/kwaliteit. BELANGHEBBENDEN Maatschappelijke organisatie, aktiegroep Marktonderzoek bij alle gebruikers Wil wezenlijke inbreng PvA en PvE. Optimale exploitatie(kosten) Competitie: geen Worden geprikkeld tot creativiteit en innovatie door (levens)overtuiging.

29 © Ontwikkeling in partnerschap  Consument- meer betrokkenheid en inbreng  Belanghebbenden- inhoudelijke bijdrage en betrokkenheid  Marktpartijen- risicodragend participeren - marktverbreding en samenwerking  Overheid- van risico dragen naar risico spreiden - van alwetend naar regievoerend  Projectleider- is afhankelijk EN onafhankelijk van partijen - Regisseur, werkt aan draagvlak en consensus

30 © Netwerken Een innovatieve organisatie is constant in beweging  Ontwikkeling, interactie en intensieve samenwerking is de sleutel (Effectief gedrag) Virtuele netwerken: informatie delen Overheid kan sturend vermogen vergroten door gebruik te maken van netwerkachtige structuren waarbij:  het belang van de projectorganisatie wordt erkend,  teamleden niet structureel, maar adhoc en bilateraal bij een project worden betrokken.

31 © Beleidsproces  mensen en technologie, die planmatig worden ingezet om successen te behalen en risico’s te mijden (beheersen)  Het beleidsproces kan worden onderverdeeld in: Strategische processen (visie en missie) Tactische bedrijfsvoering (doelen en projecten) Operationele zaken(uitvoering en producten) Integraal en Projectmatig werken

32 © Uitgangspunten vragen en ontwikkelingen Ruimte voor flexibele invulling van organisatorische principes Open en interactief planproces, Partners vooraf betrekken Zorgvuldigheid Besturen is ondernemen, daadkrachtig ergens voor staan en terdege communiceren over de resultaten

33 © Organisatie-structuur  Sector SO  Afdeling OmgevingsBE LEID  Afdeling  Planrealisatie  Afdeling Bouw-  en Milieuzaken  Sector SB  Afdeling Inrichting Openbare Ruimte  Afdeling Onderhoud Openbare Ruimte  Afdeling Stadstoezicht en Gebruik Initiatieffase Programmafase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatiefase Voorbereidingsfase Realisatiefase (administratief) Voorbereidingsfase Realisatiefase (uitvoering) Exploitatiefase

34 © De Afdeling Planrealisatie Taken / Werkzaamheden  Alle coordinatie- en ontwikkelingsactiviteiten  Stadsvernieuwing, revitalisering en uitbreidingsplannen voor woningbouw en bedrijven Projecten die  veel capaciteit vergen van de organisatie  groot financieel belang voor concern vertegenwoordigen

35 © De Afdeling Planrealisatie  Formatie: Afdelingshoofd Projectleiders Grondbedrijf Geo-informatie  Ondersteunende functies: Projectteamleden (Medewerkers afdelingen OMB, MBZ, IOR, enz.) (Externen: inhuren capaciteit) Communicatie en informatie

36 © De Afdeling Planrealisatie  Verbeterpunten  Integraal werken  Projectteams  Projectbeheersing  Inzicht in proces / fasering  Kansen, risico’s  Kosten en baten  Marktpositie van het project


Download ppt "©© PROJECTMATIG WERKEN. © Inleiding Aanleiding: Aanleiding:Behoefte aan sturing en stroomlijn d.m.v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen. Hoe:"

Verwante presentaties


Ads door Google