Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Presentatie over: "Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten"— Transcript van de presentatie:

1 Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten
Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar

2 Doelstellingen Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi.

3 Inhoud Inleiding Discimus Edison Tot slot

4 I. Inleiding Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Edison Discimus
Softwareleveranciers

5 Gebruik van leerlingengegevens door AgODi
Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole Doorgeven van gegevens aan Schooltoelage Kinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank Cijfergegevens voor beleidsondersteuning  Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!

6 Edison Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: WebEDISON

7 Edison Idee: School voert informatie in in het softwarepakket
Op vaste momenten aanmaak van een (groot) tekst-bestand Inloggen op server van Edison om dit te versturen Dag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is

8 Discimus Discimus = “Wij leren”
Sinds schooljaar (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket

9 Discimus Idee School voert informatie in in het softwarepakket
Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt

10 Softwareleveranciers
AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens.

11 II. Discimus Discimus Algemeen Inschrijvingen Afwezigheden
Leerlingenkenmerken Identificatiegegevens (GRP) Inschrijving (INS) Inschrijvingsgegevens (INSADM) Foutmeldingen Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen” Studiebewijzen Foutmeldingen op studiebewijzen

12 Discimus Algemeen Doel van het project Capaciteitsproblemen
Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens? In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden Leerlingenkenmerken Studiebewijzen

13 Discimus Algemeen Afgeschafte Edison-zendingen Eerste drie schooldagen
1 oktober In- en uitschrijvingen Problematische afwezigheid Voltijds engagement Wijziging leerlingenkenmerken Studiebewijzen Later? GON/ION , onderwijs aan huis, tucht, …

14 Inschrijvingen

15 Inschrijvingen  Opvolging nodig! Webservices CreëerGRP CreëerINSADM
WijzigGRP WijzigINSADM AnnuleerGRP AnnuleerINSADM RaadpleegGRP RaadpleegINSADM CreëerINS WijzigINS AnnuleerINS RaadpleegINS  Opvolging nodig!

16 Inschrijvingen Dubbele inschrijvingen Overlap in InschrAdmgr
Welke leerling, periode, andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan

17 Afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode
Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan

18 Afwezigheden Raadplegen Eigen school
Over scholen heen (Z-, B- en C-codes) bij schoolwijziging

19 Leerlingenkenmerken

20 Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier
Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Zoek Leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen na inschrijving

21 Identificatiegegevens (GRP)
Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit

22 Identificatiegegevens (GRP)
Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!

23 Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer
zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40

24 Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht Te importeren via web service RaadpleegPersoon

25 Inschrijving (INS) veld “Inschrijvingsdatum”
Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school

26 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering

27 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Individueel aangepast curriculum Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Type buitengewoon onderwijs Verblijfsregeling Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking

28 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Financierbaarheid 02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school 03 : regelmatige niet-financierbare leerling meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt wel studiebekrachtiging mogelijk

29 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Begin- en einddatum Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging admgr of vpl: Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie

30 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie Te wijzigen bij vroege uitschrijving Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school overleden geen info …

31 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Informatie vorige inschrijving enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden: Normaal ingeschreven Onbekend Niet ingeschreven Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO

32 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type BuO is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam.

33 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Vestigingsplaats Gebruik van Discimus_nr_vpl (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edison_nr_vpl (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket

34 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Nieuw veld vanaf Enkel in te vullen voor OKAN-leerlingen (SO en DBSO) Moet “ja” zijn als een afwijking op de toelatingsvoorwaarden (vb. leeftijd) nodig is voor de leerling Individueel aangepast curriculum Vroeger veld voor ION (enkel type 2) Nu uitgebreid naar alle leerlingen met een verslag BuO die het gewone curriculum niet volgen

35 Foutmeldingen Te weinig taalvakken
De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep Type buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm

36 Foutmeldingen INSZ-nummer onjuist
Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer Postcode vorm onjuist voor dit land Persoon heeft in WebEdison-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx

37 Foutmeldingen Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam. Het pakket dat boodschap probeert te versturen is niet gekoppeld aan uw school.

38 Foutmeldingen Soms ook dingen als
Er bestaat al een GeregistreerdPersoon voor deze ID_GRP Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS  Contacteer uw softwarepakket

39 Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen”
Op Mijn Onderwijs

40 Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen”
Nu aangemaakt op initiatief van verificateur Binnenkort: zelf rapport aan te vragen via Mijn Onderwijs Of als pakket het toelaat: via het pakket Interessant in het begin van het schooljaar, maar ook na verificatie!

41 Pauze

42 Studiebewijzen Nieuw in Discimus vanaf schooljaar 2016-2017 Doel?
studieverloop van leerling in kaart brengen verificatie van toelatingsvoorwaarden leer- en ervaringsdatabank Scholen info geven over behaalde studiebewijzen van ingeschreven leerlingen Wanneer? Op eender welk moment van het schooljaar

43 Studiebewijzen Geldigheidsdatum 30/06/2017
31/01/2017 mogelijk voor HBO/Se-n-Se andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan Geeft meer informatie dan WebEdison-zending : Clausuleringen bij B-attesten Getuigschriften basisonderwijs

44 Studiebewijzen Voor elke leerling een afzonderlijke melding met daarin alle tot dan toe behaalde studiebewijzen van dat schooljaar. Elke nieuwe melding voor dezelfde leerling overschrijft de vorige.

45 Studiebewijzen Veldjes per studiebewijs Administratieve groep
Uitreikingsdatum Soort bewijs Uitgestelde beslissing (J/N) Eventueel: clausulering Eventueel: Instellingsnummer gezamenlijk diploma bij HBO verpleegkunde

46 Studiebewijzen Soort bewijs A-attest, B-attest, C-attest
Getuigschrift 1e graad, … Diploma SO Certificaat Getuigschrift bedrijfsbeheer Attest verworven competenties DBSO, verworven bekwaamheden IAC, regelmatige lesbijwoning OKAN, … Getuigschrift OV1, OV2, …

47 Studiebewijzen Clausulering bij B-attest:
Voor een of meerdere onderwijsvormen Voor onderwijsvorm(en) behalve voor administratieve groepen Voor administratieve groepen

48 Studiebewijzen Uitstel deliberatie tot het einde van de graad
Attest van regelmatige lesbijwoning – uitstel deliberatie tot het einde van de graad Attest van regelmatige lesbijwoning – overgaan met tekorten Jaar nadien bij C- of B-attest mogelijkheid tot uitreiken studiebewijs voor 1e jaar van de graad Of bij schoolwisseling op datum 30/06 vorig schooljaar…

49 Studiebewijzen Leerling moet regelmatig ingeschreven zijn in de administratieve groep Behalve bij het modulair onderwijs: mogelijk om certificaten te behalen uit verschillende administratieve groepen Raadplegen van studiebewijzen: Nu: wat heeft de eigen school geregistreerd? Later: wat heeft de leerling behaald in de vorige school?

50 Foutmeldingen op studiebewijzen
Vrije leerlingen kunnen geen studiebewijs behalen In het 1e leerjaar A mag men enkel clausuleren voor vaststaande combinaties van administratieve groepen De uitreikingsdatum van dit studiebewijs moet 30 juni zijn Uitreikingsdatum ligt te ver in de toekomst Een diploma SO mag slechts eenmaal per schooljaar en leerling worden uitgereikt Niet elke combinatie van studiebewijzen is toegestaan Vb A-attest in 2e jaar, zonder getuigschrift 1e graad

51 III. Edison Inleiding Terugzendingen Overschrijven van zendingen
GON-zending Tucht Onderwijs aan huis Leerlingenstages Foutenrapporten

52 Inleiding

53 Inleiding NTC4

54 Inleiding Softwarepakket maakt deze tekst-bestanden klaar
Versturen naar AgODi via server van WebEDISON  aparte login via identiteitskaart of token nodig.  Helpdesk Edison:

55 Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending
belangrijk om deze op te volgen! Enkele uren na de zending: melding ontvangst Volgende dag: foutenrapport

56 Terugzendingen

57 Terugzendingen Eventueel met bijkomende informatie
3 soorten: Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit.  geen nieuwe zending nodig Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren!

58 Overschrijven van zendingen
Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending!

59 GON/ION-zending Doel? extra uren GON voor de school toekennen
In kaart brengen van alle leerlingen die GON/ION krijgen Wanneer? tussen 1 en 8 oktober Welke scholen? alle BuSO-scholen die GON en/of ION-leerlingen begeleiden Welke gegevens? identificatie van de leerlingen specifieke GON/ION-informatie

60 GON/ION-zending Principe van overschrijven van zendingen:
2 oktober: Zending met 99 leerlingen 3 oktober: Zending met 1 leerling Resultaat: slechts 1 leerling in de databank! Correct: 3 oktober: Zending met 100 leerlingen! 1 GON-leerling op 99 GON-leerlingen op 100 GON-leerlingen op

61 Definitieve uitsluiting wegens tucht
Doel? in kaart brengen van de problematiek indien nodig specifieke maatregelen Wanneer? onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school ! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar ! dit staat los van uitschrijving met reden tucht Welke gegevens? identificatie van de leerling + specifieke informatie

62 Onderwijs aan huis Doel? toekennen van extra uren OAH Wanneer?
bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH bij verlenging van OAH Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)

63 Onderwijs aan huis Wat bij correctie van de zending?
Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 december

64 Onderwijs aan huis Wat bij wijzigingen gedurende de periode?
wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens Zending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 oktober Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december

65 Leerlingenstages Doel? beleidsinformatie Wanneer?
tussen 15 mei en 31 augustus Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal

66 Leerlingenstages KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se
Welke scholen? Voltijds gewoon SO KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO OV1: enkel stages met productief karakter OV2: leerlingen uit tweede fase OV3: leerlingen uit kwalificatiefase OV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO, TSO

67 Foutenrapporten Fatale fout bij
Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding

68 Foutenrapporten

69 Foutenrapporten Fouten vermijden?
zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken gevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware

70

71 IV. Tot slot School AgODi Softwareleverancier Identificatienummer
Foutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison) Samenwerken voor kwaliteit School AgODi Softwareleverancier

72 IV. Tot slot  Adressen en contactgegevens
omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01 contactgegevens verificatie en dossierbeheerder  Adressen en contactgegevens invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen Schooldirect: