De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten."— Transcript van de presentatie:

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2012-2013

2 www.agodi.be AgODi Doelstellingen Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

3 www.agodi.be AgODi Inhoud opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 I.Inleiding (Edison en Discimus) II.Algemene begrippen Edison III.Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen IV.Andere leerlingenzendingen V.Discimus VI.Tot slot

4 www.agodi.be AgODi I. Inleiding 1)Gebruik van leerlingengegevens door AgODi 2)Edison 3)Discimus 4)Softwareleveranciers opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

5 www.agodi.be AgODi Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole Doorgeven van gegevens aan Schooltoelage Kinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank Cijfergegevens voor beleidsondersteuning  Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

6 www.agodi.be AgODi Edison Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: WebEDISON helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

7 www.agodi.be AgODi Discimus Nieuw in schooljaar 2012-2013 Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

8 www.agodi.be AgODi Softwareleveranciers AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle zendingen. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

9 www.agodi.be AgODi II. Algemene begrippen Edison 1)Terugzendingen 2)Foutenrapporten 3)Overschrijven van zendingen 4)Inschrijvingsgegevens 5)Identificatienummer 6)Soorten leerlingenzendingen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

10 www.agodi.be AgODi Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending  belangrijk om deze op te volgen! Enkele uren na de zending: melding ontvangst Volgende dag: foutenrapport Bij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met leerlingenaantallen, leerlingenkenmerken of afwezigheidscodes van de eerste 3 schooldagen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

11 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten 3 soorten: 1.Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie, bijvoorbeeld over de leerlingenkenmerken 2.Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit. 3.Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

12 www.agodi.be AgODi Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! Opgelet, soms wel annulatie van vorige zending nodig opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

13 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsgegevens Zending 1-2-3 september Zending 1 oktober Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen Telling 1 februari (of 15 januari / 1 juni) genereren we zelf op basis van de in- en uitschrijvingen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

14 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsgegevens Op basis van deze in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

15

16 www.agodi.be AgODi Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40 opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

17 www.agodi.be AgODi Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht terugzendingen met identificatienummers opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

18 www.agodi.be AgODi Soorten zendingen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 eerste drie schooldagen - zending 1 oktober - GON-zending studiebewijzen stages voltijds engagement - in- en uitschrijvingen - problematische afwezigheden - tucht - onderwijs aan huis

19 www.agodi.be AgODi III. Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen 1)Zending 1 oktober 2)Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen 3)Identificatierecord 4)Inschrijvingsrecord 5)Foutenrapporten 6)Terugzendingen 7)Wijzigingen nadien opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

20 www.agodi.be AgODi Zending 1 oktober Voor elke leerling identificatierecord Identieke structuur voor alle niveaus inschrijvingsrecord Specifieke inschrijvingsgegevens voor een leerling uit SO opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

21 www.agodi.be AgODi Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen Bij uit- of inschrijving na 1 oktober worden pas verwerkt nadat de zending van 1 oktober correct is verwerkt Bij wijziging van administratieve groep, vestigingsplaats, type buitengewoon onderwijs en verblijfsregeling school stuurt late inschrijving in eigen school systeem AgODi maakt vroege uitschrijving zelf aan Tijdig insturen! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

22 www.agodi.be AgODi Identificatierecord opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Recordtype Versienummer Recordvolgnummer Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit

23 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsrecord Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

24 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsrecord Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Vestigingsplaats Huidige administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Inclusief onderwijs Spreiding lesprogramma opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling Statuut Verpleegkunde Hoofdstructuur vorige inschrijving Datum eerste inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking Beschikbaarheid bevraagde GOK- gegevens Spreektaal moeder spreektaal vader spreektaal broer/zus spreektaal vrienden opleidingsniveau moeder

25 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsrecord Tellingsdatum van de zending 1 oktober voor de zending van 1/10 datum uitschrijving of inschrijving uitschrijving is steeds de kalenderdag net voor de inschrijving of de dag dat de ouders komen uitschrijven opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

26 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsrecord Financierbaarheid 02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school 03 : regelmatige niet-financierbare leerling meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt wel studiebekrachtiging mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

27 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsrecord Hoofdstructuur vorige inschrijving enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden: "211"Gewoon lager onderwijs in een Vlaamse school "221"Buitengewoon lager onderwijs in een Vlaamse school "311"Voltijds gewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school "312"Deeltijds beroepssecundair onderwijs "321"Buitengewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school “801”lager onderwijs in de Franstalige gemeenschap “802”secundair onderwijs in de Franstalige gemeenschap "999"Andere (Buitenland, arbeidsmarkt, Syntra, enz.) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

28 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsrecord Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving enkel bij vroege uitschrijving wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school overleden geen info … opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

29 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten Oefeningen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

30 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten Voorbeeld opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

31 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten Andere voorbeelden fatale fouten Administratieve groep (admgr) niet ingericht Vestigingsplaatsnummer niet toegekend Telling niet open opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

32 www.agodi.be AgODi Fatale fouten: Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Schoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding  Nieuwe zending noodzakelijk! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten

33 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

34 www.agodi.be AgODi Waarschuwende fouten: Andere schrijfwijze van naam als er wel een identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Schoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding  Geen nieuwe zending nodig! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten

35 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

36 www.agodi.be AgODi Fouten vermijden? zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken teruggezonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten

37 www.agodi.be AgODi Informatieve boodschap Familienaam betrokken leerling verschijnt bij zending van late inschrijving of vroege uitschrijving. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten

38 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten Extra informatie, bvb over de leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

39 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

40 www.agodi.be AgODi Terugzendingen Na zending 1 oktober Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 ) Globaal overzicht van de leerlingenkenmerken per school Overzicht van de leerlingenkenmerken per leerling opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

41 www.agodi.be AgODi Terugzendingen Leerlingenkenmerken worden in twee vormen teruggestuurd Niet-gestructureerd: leesbare vorm Gestructureerd: zodat de software de kenmerken kan importeren in het systeem  Bekijk deze terugzendingen, ze geven waardevolle informatie! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

42 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

43 www.agodi.be AgODi Wijzigingen nadien Een nieuwe zending 1 oktober overschrijft volledig de vorige enkel in samenspraak met de verificateur Een nieuwe uit- of inschrijving overschrijft de vorige bij hetzelfde stamnummer en dezelfde geldigheidsdatum bij fout in geldigheidsdatum of stamnummer moet de vorige zending dus geannuleerd worden opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

44 www.agodi.be AgODi Wijzigingen nadien Bij fouten in identificatiegegevens (identificatienummer, naam, geboortedatum, …)  verwittig schoolbeheerteam om toekomstige fouten in zendingen te vermijden Bij foutieve gegevens over de inschrijvingsgegevens (financierbaarheid, godsdienstkeuze, …)  verwittig verificateur Uitzondering: aanvulling/wijziging leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

45 www.agodi.be AgODi IV. Andere leerlingenzendingen 1)Eerste drie schooldagen 2)GON-zending 3)Problematische Afwezigheid 4)Tucht 5)Onderwijs aan huis 6)Leerlingenstages 7)Studiebewijzen 8)Voltijds engagement opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

46 www.agodi.be AgODi Eerste drie schooldagen Doel? leerplichtcontrole Wanneer? uiterlijk de 13 de schooldag Welke gegevens? alle leerlingen die op minstens één van de drie eerste schooldagen zijn ingeschreven aanwezigheden (met code bij afwezigheid) op de eerste drie schooldagen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

47 www.agodi.be AgODi Eerste drie schooldagen Opgelet voor: na deze zending zijn de stamnummers in ons systeem gekoppeld aan de identificatiegegevens Terugzendingen foutenrapport + inhoudelijk rapport  bekijk dit kritisch! eventuele fouten hierin kunnen ervoor zorgen dat deleerlingen onnodig een waarschuwingsbrief krijgen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

48 www.agodi.be AgODi Eerste drie schooldagen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 voorbeeld terugzending

49 www.agodi.be AgODi GON-zending Doel? extra uren GON voor de school toekennen Wanneer? tussen 1 en 8 oktober Welke scholen? alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden Welke gegevens? identificatierecord van de leerlingen specifieke GON-informatie opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

50 www.agodi.be AgODi Problematische afwezigheid Doel? in kaart brengen van de problematiek studietoelage Wanneer? onmiddellijk nadat de leerling 30 halve dagen problematische afwezigheid heeft bereikt (B-code + F-code + K-code) Slechts 1 zending per leerling per schooljaar opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

51 www.agodi.be AgODi Problematische afwezigheid Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (datum 30 ste B-code, leerplichtverantwoordelijke, … ) zorgwekkend dossier opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

52 www.agodi.be AgODi Tucht Doel? in kaart brengen van de problematiek indien nodig specifieke maatregelen Wanneer? onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school ! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar ! dit staat los van uitschrijving met reden tucht Welke gegevens? identificatierecord van de leerling + specifieke informatie opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

53 www.agodi.be AgODi Onderwijs aan huis Doel? toekennen van extra uren OAH Wanneer? bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH bij verlenging van OAH Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

54 www.agodi.be AgODi Onderwijs aan huis Wat bij correctie van de zending? Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige  verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending  vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

55 www.agodi.be AgODi Onderwijs aan huis Wat bij wijzigingen gedurende de periode? wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep  corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt  nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

56 www.agodi.be AgODi Leerlingenstages Doel? beleidsinformatie Wanneer? tussen 15 en 31 mei Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

57 www.agodi.be AgODi Leerlingenstages Welke scholen? Voltijds gewoon SO KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO OV1: enkel stages met productief karakter OV2: leerlingen uit tweede fase OV3: leerlingen uit kwalificatiefase OV4: leerlingen uit 3 de graad KSO, BSO, TSO opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

58 www.agodi.be AgODi Studiebewijzen Doel? studieverloop van leerling in kaart brengen verificatie van toelatingsvoorwaarden leer- en ervaringsdatabank Wanneer? Op eender welk moment van het schooljaar Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … ) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

59 www.agodi.be AgODi Studiebewijzen Geldigheidsdatum 30/06/2013 31/01/2013 mogelijk voor HBO/Se-n-Se andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan  meerdere zendingen voor één leerling mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

60 www.agodi.be AgODi Studiebewijzen Welke leerlingen opnemen? alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behalen eventueel “nog geen beslissing” lijst met anomalieën: te bekijken! Latere aanvullingen nieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorige aanvulling na uitgestelde beslissing?  steeds in samenspraak met verificateur! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

61 www.agodi.be AgODi Voltijds engagement Doel? in kaart brengen van voltijds engagement in het DBSO Wanneer? telkens na een tellingsmoment bij uitschrijving van een leerling Tellingsmomenten vrijdag voor kerstvakantie vrijdag voor paasvakantie 30 juni opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

62 www.agodi.be AgODi Voltijds engagement Welke gegevens? aantal M- en K-codes van de leerling sinds het begin van het schooljaar ook de codes die de leerling eventueel in een andere school behaalde! Opgelet! het aantal M- en K-codes kan enkel stijgen juiste tellingsdatum gebruiken opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

63 www.agodi.be AgODi V. Discimus 1)Discimus Algemeen 2)Discimus Inschrijvingen 3)Discimus Afwezigheden opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

64 www.agodi.be AgODi Discimus Algemeen Doel van het project Capaciteitsproblemen Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens? In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden  Basis- en secundair onderwijs opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

65 www.agodi.be AgODi Discimus Algemeen Relatie school – softwareleverancier Melden aan schoolbeheerteam Meerdere mogelijk Planning 2013-2014: afschaffen eerste leerlingenzendingen Later: studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, … opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

66 www.agodi.be AgODi Discimus Inschrijvingen 3 niveaus opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

67 www.agodi.be AgODi Discimus Inschrijvingen Webservices CreëerGRP WijzigGRP AnnuleerGRP RaadpleegGRP CreëerINS WijzigINS AnnuleerINS RaadpleegINS CreëerINSADM WijzigINSADM AnnuleerINSADM RaadpleegINSADM opleiding schoolsecretariaten 2012-2013  Opvolging nodig!

68 www.agodi.be AgODi Discimus Inschrijvingen Dubbele inschrijvingen Sinds mei 2012 Overlap in InschrAdmgr Welke leerling, periode, andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

69 www.agodi.be AgODi Discimus Afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Raadplegen Eigen school Over scholen heen (bvb Z- of B-codes) Start in 2012-2013 (test-jaar) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

70 www.agodi.be AgODi VI. Tot slot Identificatienummer Terugzendingen Samenwerken voor kwaliteit opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 School Softwareleverancier AgODi

71 www.agodi.be AgODi VI. Tot slot omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01 http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/ contactgegevens verificatie en dossierbeheerder http://www.agodi.be  Adressen en contactgegevens invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/ http://ond.vlaanderen.be/edison/ Schooldirect: http://www.schooldirect.be/http://www.schooldirect.be/ opleiding schoolsecretariaten 2012-2013


Download ppt "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten."

Verwante presentaties


Ads door Google