Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012.

Presentatie over: "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012."— Transcript van de presentatie:

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012

2 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 2 webEDISON

3 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 3 Overzicht programma webEDISON 1.situering binnen AgODi 2.elektronische communicatie 3.toegang 4.gebruik 5.help !

4 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 4  EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs  elektronisch sedert 1995  2008 : webEDISON  diensten van AgODi :  scholen : berekenen van omkadering en toelagen, …  personeel : uitbetaling wedde en vergoedingen, …  informatie nodig :  leerlingengegevens, inschrijvingen, …  personeel : opdrachten, dienstonderbrekingen, rekeningnr, …  tijdig en correct 1. situering webEDISON

5 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 5  informatiestroom  school  ministerie  ministerie  school 1. situering webEDISON webEDISON  webEDISON = elektronische postbode  beveiligd communicatiekanaal  bevat zelf geen gegevens over leerlingen of personeel

6 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 6 Informatie doorgeven en ontvangen : stap per stap.  1 ste stap : uw softwarepakket bvb : Broekx, Clockworks, Informat, Plato, Sola-R, Wisa, … 1.inbrengen informatie, rekening houden met reglementering ohoe ? zie uw softwareleverancier owat, wanneer ? zie de cursus over personeels- en leerlingenadministratie 2.aanmaken "zending" vanuit softwarepakket 2. elektronische communicatie ZENDING

7 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 7 ter informatie : voorbeeld van zendingsbestand  wordt direct op uw PC aangemaakt of moet afgehaald worden  moet in de juiste map staan zodat webEDISON het kan terugvinden (zie verder bij "mappenset") 2. elektronische communicatie

8 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 8 2 de stap : zending versturen  aanmelden bij webEDISON (zie verder)  versturen van klaarstaande zending - meerdere zendingen kunnen samen verstuurd worden - zendingen kunnen meerdere keren per dag verstuurd worden  resultaat : de zending staat klaar om verwerkt te worden  vóór 20u30 verstuurd : nog diezelfde nacht verwerkt ZENDING webEDISON 2. elektronische communicatie

9 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 9 3 de stap : nachtelijke verwerking  verwerken zendingen  opname informatie in de elektronische dossiers  klaarzetten terugzendingen  gebeurt automatisch ZENDING TERUG- ZENDING 2. elektronische communicatie

10 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 10 4 de stap : afhalen terugzendingen  aanmelden bij webEDISON  afhalen van klaarstaande terugzending - meerdere terugzendingen kunnen afgehaald worden - terugzendingen kunnen meerdere keren afgehaald worden  resultaat : de terugzendingen staan op uw PC of netwerk TERUG- ZENDING webEDISON 2. elektronische communicatie

11 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 11 5 de stap : verwerken terugzendingen  er zijn 2 soorten terugzendingen - gestructureerde : bestemd voor softwarepakket - leesbare : afdrukbaar  terugzendingen bevatten belangrijke informatie 2. elektronische communicatie

12 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 12

13 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 13 1.op internet, via webbrowser 2.alleen met elektronische identiteitskaart en/of federaal token 3.toegangsrechten vereist 3. toegang tot webEDISON

14 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 14  toegang op internet via uw webbrowser  internet explorer of firefox  adres : http://webedison.vlaanderen.behttp://webedison.vlaanderen.be 3.1 webbrowser

15 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 15 3. toegang tot webEDISON boodschapvenster zendingen (secretariaat) gebruikers (directeur)

16 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 16  toegang webEDISON: enkel met token of eID 3.2 eID - fed.token

17 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 17  toegang webEDISON: enkel met token of eID  beide zijn bruikbaar  reserve  geven ook toegang tot persoonlijke gegevens op andere websites (taxonweb, mutualiteit, …)  wees voorzichtig met doorgeven van wachtwoord, pincode, … 3.2 eID - token

18 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 18  toegangsrechten vereist  webEDISON is een beveiligde website  enkel toegankelijk met de juiste toegangsrechten  de directeur bepaalt zelf wie zendingen mag doen voor de school (is "Edisonbeheerder")  de directeur kan rechten verlengen en stopzetten  aanmelden bij "webIDM/gebruikersbeheer"  de toegangsrechten kunnen voor ten minste één dag tot maximaal 15 maand toegekend worden 3.3 toegangsrechten

19 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 19  mogelijke toegangsrechten  er zijn twee rechten voorzien : - personeelsadministratie - leerlingenadministratie  combinaties zijn mogelijk : - meerdere rechten binnen één school - rechten voor meerdere scholen 3.3 toegangsrechten

20 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 20  belang van toegangsrecht  toegang tot webEDISON  binnen webEDISON versturen zendingen / afhalen terugzendingen : −enkel voor de school waarvoor u rechten heeft −enkel het soort waarvoor u het recht heeft (personeel/leerlingen)  daarom : −waarschuwing bij het aanmelden als recht gaat vervallen −mogelijkheid om zelf rechten na te kijken −verwittiging directeurs via Schooldirect 3.3 toegangsrechten

21 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 21  verwittiging bij aanmelden in webEDISON  contacteer de directeur om het recht tijdig te verlengen  merk op : een recht kan verlengd worden vóór het vervalt 3.3 toegangsrechten

22 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 22  zelf nakijken van rechten  mijn profiel > mijn rechten −welk recht, voor welke school, begin- en einddatum −aanduiding (in het rood) van rechten die gaan vervallen −contacteer uw EDISON-beheerder indien rechten ontbreken of verlengd moeten worden 3. toegangsrechten

23 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 23 4 schermen : 1.overzicht zendingen 2.verzenden 3.fouten afmelden 4.terugzendingen afhalen 4. gebruik van webEDISON

24 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 24  Informatie over verstuurde zendingen :  status  verzonden op  instellingsnummer  referentienummer  verstuurd door  sorteren : klik op titel van kolom 4.1 overzicht zendingen

25 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 25  Status (ok) :  Geldig: de zending is zonet verstuurd en geldig bevonden door centraal systeem maar nog niet verwerkt.  In verwerking: inhoudelijke verwerking moet nog gebeuren en terugzendingen moeten nog worden aangemaakt.  Terugzendingen af te halen: voor deze zending zijn er terugzendingen die u nog niet heeft afgehaald.  Terugzendingen afgehaald: voor deze zending heeft u de terugzendingen al afgehaald. 4.1 overzicht zendingen

26 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 26  Status (niet ok):  Fout in zending: de zending is structureel ongeldig.  Afgemeld: er was een Fout in zending en u heeft deze fout afgemeld. De zending wordt NIET VERSTUURD. Er moet een nieuwe, correcte zending aangemaakt en verstuurd worden. 4.1 overzicht zendingen

27 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 27  referentienummer : aanklikken geeft meer info over de verwerking van de zending  verstuurd op …  verstuurd door …  terugzending beschikbaar op …  terugzending afgehaald op … door …  terugzending geplaatst in bestand … in map … 4.1 overzicht zendingen

28 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 28 voorbeeld historiek (klik op referentienummer) : 4.1 overzicht zendingen

29 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 29  gebruiker :  persoon die de zending verstuurd heeft  u ziet ook de zendingen van uw collega's met dezelfde rechten 4.1 overzicht zendingen

30 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 30 probleem : niets te zien in overzicht  het overzicht is leeg  toch hebt u zendingen verstuurd (bvb na vakantieperiode) 4.1 overzicht zendingen oplossing :  controleer uw rechten  pas de "zoekcriteria" aan

31 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 31 4.1 overzicht zendingen controleer uw rechten :  via "mijn profiel" > "mijn rechten"  misschien zijn deze ondertussen vervallen  vervallen rechten opnieuw toekennen : door directeur

32 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 32 4.1 overzicht zendingen zoekcriteria :  webEDISON bewaart alle zendingen 14 maand  u krijgt die niet allemaal te zien  de selectie gebeurt op basis van de "zoekcriteria"  bekijken en wijzigen : klik op "zoekcriteria"

33 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 33 4.1 overzicht zendingen mogelijke zoekcriteria :

34 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 34 4.1 overzicht zendingen  pas de zoekcriteria aan, bvb na kerstvakantie : −wijzig de periode naar afgelopen 4 weken −of kies voor meest recente 50 −of geef begin- en einddatum op druk op

35 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 35  versturen van zendingen  lijst van klaarstaande zendingen  volgens uw rechten  "alles verzenden" of "selectie verzenden" 4.2 verzenden

36 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 36  selecteren van zendingen  sorteren : klik op kolomtitel  "toon uitgebreide tabel" −instellingsnummer −soort zending 4.2 verzenden

37 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 37  na het verzenden  u komt in scherm "overzicht zendingen"  controleer de status : "in verwerking" = OK 4.2 verzenden

38 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 38 probleem : geen zendingen gevonden  in webEDISON ziet u geen zendingen  toch hebt u zo pas zendingen aangemaakt 4.2 verzenden oplossing :  controleer uw rechten −"mijn profiel" > "mijn rechten" −als u bv. enkel het recht "personeel" heeft, zal u geen zendingen voor leerlingen zien  bekijk de inhoud van de map voor zendingen −via "verkenner", staan daar zendingsbestanden ?  controleer de instelling van uw mappenset −juiste mappenset ingesteld ? −juiste "map voor zendingen" ?

39 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 39 4.2 verzenden mappenset :  klik op "mappen instellen"  elke mappenset bevat 2 mappen : - map voor zendingen - map voor terugzendingen  in de "map voor zendingen" - zoekt webEDISON de zendingen - moet het softwarepakket de zendingen plaatsen

40 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 40 4.2 verzenden mappenset :  meerdere mappensets zijn mogelijk  mappensets kunnen interessant zijn indien u in meerdere scholen werkt : bvb mappenset "school1" : c:/edison.win/tosend … mappenset "school2" : n:/zendingen/ …

41 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 41 probleem : vreemd bestand  er staat een vreemd bestand tussen de zendingen (foto, filmpje, pdf-document, …)  wordt in het rood aangeduid  is waarschijnlijk per vergissing in map voor zendingen geplaatst (bv. via download) 4.2 verzenden oplossing :  ga via verkenner naar de map met zendingen  verwijder of verplaats het bestand

42 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 42  lijst van de foutieve zendingen  meer informatie over fout : klik op referentienummer  maak een correcte zending aan  verstuur de correcte zending  afmelden − afmelden = verwijderen "herinnering" − fout wordt niet vanzelf opgelost 4.3 fouten afmelden

43 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 43  lijst van de beschikbare terugzendingen  volgens uw rechten & de zoekcriteria  status "af te halen" en "afgehaald"  "alles afhalen" of "selectie afhalen" (alles = alles op het scherm) 4.4 terugzendingen afhalen

44 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 44  selectie van terugzendingen  sorteren : klik op kolomtitel  zoekcriteria − status (bvb "af te halen") − periode (bvb oktober vorig schooljaar) − instellingsnummer 4.4 terugzendingen afhalen

45 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 45 vb. 1 : alle nog niet afgehaalde terugzendingen sedert 1 januari in de zoekcriteria : status : "Terugzendingen af te halen" periode van : 01/01/2012 druk op "zoek" druk op "alles afhalen" 4.4 terugzendingen afhalen

46 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 46 vb. 2 : alle terugzendingen voor leerlingen van oktober 2011 in de zoekcriteria : status : "Alle statussen" soort : "I&L. ADM" periode van : 01/10/2011 tot en met : 31/10/2011 4.4 terugzendingen afhalen

47 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 47 waar zullen de terugzendingen terecht komen ? bij afhalen komen de terugzendingen terecht in −"map voor terugzendingen" van de ingestelde mappenset  wijzig indien nodig vóór het afhalen −submappen "instnr/gestruct" : bedoeld voor softwarepakketten "instnr/leesbaar" : leesbare en afdrukbare tekst  worden indien nodig automatisch aangemaakt –bestandnaam : 1 e letter : P (personeel) of L (leerlingen) 2 e letter : L (leesbaar) of S (gestructureerd) vb: PL001234567.txt is leesbare terugz. personeel 4.4 terugzendingen afhalen

48 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 48 voorbeeld : −terugzending voor instellingsnummer 000002 −map voor terugzendingen : "c:/edison.win/receive" 4.4 terugzendingen afhalen

49 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 49 na afhalen : −gestructureerde terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/gestruct" −leesbare terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/leesbaar" 4.4 terugzendingen afhalen

50 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 50  merk op : −het is mogelijk om terugzendingen voor verschillende scholen af te halen, die komen automatisch in de bijhorende submap terecht −terugzendingen kunnen meerdere malen afgehaald worden  belangrijk −terugzendingen bevatten belangrijke informatie, zowel voor personeel als voor leerlingen 4.4 terugzendingen afhalen

51 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 51 waar staan de afgehaalde terugzendingen ? klik op het referentienummer van de afgehaalde tz Terugzending (refnr=…, instelling=…, (bestandsnaam=001811008.txt) afgehaald door gebruiker "…" op locatie "c:/edison.win/receive/000018/leesbaar/". 4.4 terugzendingen afhalen

52 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 52

53 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 53 1.online handleiding & veel voorkomende vragen 2.boodschappenvenster & handige links 3.EDISON-helpdesk 5. help !

54 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 54 1. online handleiding & veel voorkomende vragen  pagina's in webEDISON met : −Stap voor stap uitleg −schermafdrukken −links  worden regelmatig aangevuld en actueel gehouden  opzoeken via google 5. help !

55 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 55  online handleiding : 5.1 online handleiding

56 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 56  rechtstreekse link naar handleiding in webEDISON 5.1 online handleiding

57 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 57  veel voorkomende vragen −technische onderwerpen (bv. Java) −vragen over eID en token 5.1 veel voorkomende vragen

58 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 58  veel voorkomende vragen −gebruik van webEDISON : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, … −foutmeldingen 5.1 veel voorkomende vragen

59 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 59  veel voorkomende vragen Stap voor stap uitleg, schermafdrukken, links, … 5.1 veel voorkomende vragen

60 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 60  opzoeken via google bvb : webEDISON gebruiken op een nieuwe computer 5.1 veel voorkomende vragen

61 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 61 2. boodschappenvenster  tips, aankondiging werkzaamheden, …  handige links 5. help !

62 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 62 3. EDISON-helpdesk 5. help !

63 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 63  bereikbaar tijdens kantooruren (8u - 17u) −02 / 553 90 90 −helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be  niet voor : −inhoudelijke vragen over dossiers personeel en leerlingen −betekenis van foutmeldingen in terugzendingen −gebruik van uw softwarepakket −…  voor alles wat met de communicatie zelf te maken heeft −het gebruik van webEDISON : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, fouten afmelden, instellen van mappensets en zoekcriteria, … −assistentie bij beheer van toegangsrechten −technische problemen met webEDISON −… 5.3 EDISON-helpdesk

64 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 64

65 www.agodi.be AgODi Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 65 bedankt voor uw aandacht