De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten."— Transcript van de presentatie:

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2013-2014

2 www.agodi.be AgODi Doelstellingen Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

3 www.agodi.be AgODi Inhoud opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 I.Inleiding II.Discimus III.Edison IV.Tot slot

4 www.agodi.be AgODi I. Inleiding 1)Gebruik van leerlingengegevens door AgODi 2)Edison 3)Discimus 4)Softwareleveranciers opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

5 www.agodi.be AgODi Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole Doorgeven van gegevens aan Schooltoelage Kinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank Cijfergegevens voor beleidsondersteuning  Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

6 www.agodi.be AgODi Edison Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: WebEDISON opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

7 www.agodi.be AgODi Edison Idee: School voert informatie in in het softwarepakket Op vaste momenten aanmaak van een (groot) tekst-bestand Inloggen op server van Edison om dit te versturen Dag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

8 www.agodi.be AgODi Discimus Discimus = “Wij leren” Sinds schooljaar 2012-2013 (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

9 www.agodi.be AgODi Discimus Idee School voert informatie in in het softwarepakket Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

10 www.agodi.be AgODi Softwareleveranciers AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

11 www.agodi.be AgODi II. Discimus 1)Discimus Algemeen 2)Inschrijvingen 3)Afwezigheden 4)Leerlingenkenmerken 5)Identificatiegegevens (GRP) 6)Inschrijving (INS) 7)Inschrijvingsgegevens (INSADM) 8)Foutmeldingen 9)Wijzigingen nadien opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

12 www.agodi.be AgODi Discimus Algemeen Doel van het project Capaciteitsproblemen Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens? In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden Leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

13 www.agodi.be AgODi Discimus Algemeen Afgeschafte Edison-zendingen Eerste drie schooldagen 1 oktober In- en uitschrijvingen Problematische afwezigheid Voltijds engagement Wijziging leerlingenkenmerken Later? studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

14 www.agodi.be AgODi Inschrijvingen 3 niveaus opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

15 www.agodi.be AgODi Inschrijvingen Webservices CreëerGRP WijzigGRP AnnuleerGRP RaadpleegGRP CreëerINS WijzigINS AnnuleerINS RaadpleegINS CreëerINSADM WijzigINSADM AnnuleerINSADM RaadpleegINSADM opleiding schoolsecretariaten 2013-2014  Opvolging nodig!

16 www.agodi.be AgODi Inschrijvingen Dubbele inschrijvingen Sinds mei 2012 Overlap in InschrAdmgr Welke leerling, periode, andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

17 www.agodi.be AgODi Afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

18 www.agodi.be AgODi Afwezigheden Raadplegen Eigen school Over scholen heen (bvb Z- of B-codes) bij schoolwijziging opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

19 www.agodi.be AgODi Leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

20 www.agodi.be AgODi Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Zoek Leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen na inschrijving opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

21 www.agodi.be AgODi Identificatiegegevens (GRP) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit

22 www.agodi.be AgODi Identificatiegegevens (GRP) Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

23 www.agodi.be AgODi Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

24 www.agodi.be AgODi Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht Te importeren via web service RaadpleegPersoon of via terugzending opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

25 www.agodi.be AgODi Inschrijving (INS) nieuw veld “Inschrijvingsdatum” Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

26 www.agodi.be AgODi Inschrijvingsgegevens (INSADM) Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

27 www.agodi.be AgODi Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Sportstatuut Soort sport Inclusief onderwijs Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking Inschrijvingsgegevens (INSADM)

28 www.agodi.be AgODi Financierbaarheid 02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school 03 : regelmatige niet-financierbare leerling meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt wel studiebekrachtiging mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingsgegevens (INSADM)

29 www.agodi.be AgODi Begin- en einddatum Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging admgr of vpl: Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingsgegevens (INSADM)

30 www.agodi.be AgODi Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie Te wijzigen bij vroege uitschrijving Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school overleden geen info … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingsgegevens (INSADM)

31 www.agodi.be AgODi Informatie vorige inschrijving enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden: Normaal ingeschreven Onbekend Niet ingeschreven Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingsgegevens (INSADM)

32 www.agodi.be AgODi Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal en vestigingsplaats is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingsgegevens (INSADM)

33 www.agodi.be AgODi Vestigingsplaats Gebruik van Discimus_nr vpl (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edison_nr_vpl (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingsgegevens (INSADM)

34 www.agodi.be AgODi Te weinig taalvakken De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep Type buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen

35 www.agodi.be AgODi INSZ-nummer onjuist Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer Postcode vorm onjuist voor dit land Persoon heeft in WebEdison-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen

36 www.agodi.be AgODi Soms ook dingen als Er bestaat al een GeregistreerdPersoon voor deze ID_GRP Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS  Contacteer uw softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen

37 www.agodi.be AgODi Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam.  Het pakket dat boodschap probeert te versturen is niet gekoppeld aan uw school. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen

38 www.agodi.be AgODi Wijzigingen nadien Over situatie 1 oktober of 1 februari (meer dan een week na de betreffende teldag)  Contacteer uw verificateur (wijzigingen worden niet automatisch vanuit Discimus overgezet naar de aangemaakte telling.) Als bvb in- of uitschrijvingsdatum wijzigt, zonder impact op een teldag  Invoeren in Discimus, wordt mee verwerkt. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

39 www.agodi.be AgODi III. Edison 1)Inleiding 2)Terugzendingen 3)Overschrijven van zendingen 4)GON-zending 5)Tucht 6)Onderwijs aan huis 7)Leerlingenstages 8)Studiebewijzen 9)Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

40 www.agodi.be AgODi Inleiding opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

41 www.agodi.be AgODi Inleiding 04000100000203424931100130004417.09.2 01330.06.2014NTC4 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

42 www.agodi.be AgODi Inleiding Softwarepakket maakt deze tekst- bestanden klaar Versturen naar AgODi via server van WebEDISON  aparte login via identiteitskaart of token nodig.  Helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

43 www.agodi.be AgODi Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending  belangrijk om deze op te volgen! Enkele uren na de zending: melding ontvangst Volgende dag: foutenrapport Bij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met de verzonden gegevens (bvb. studiebewijzen) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

44 www.agodi.be AgODi Terugzendingen Leesbare vorm: Of om in pakket te importeren: opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

45 www.agodi.be AgODi Terugzendingen Voorbeeld overzichtsrapport: opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

46 www.agodi.be AgODi Terugzendingen 3 soorten: 1.Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie 2.Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit.  geen nieuwe zending nodig 3.Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

47 www.agodi.be AgODi Terugzendingen Extra terugzending bij aanmaak telling en na verificatie: Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 ) (Deze “terugzending” volgt dus niet op een zending!) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

48 www.agodi.be AgODi Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

49 www.agodi.be AgODi GON-zending Doel? extra uren GON voor de school toekennen Wanneer? tussen 1 en 8 oktober Welke scholen? alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden Welke gegevens? identificatie van de leerlingen specifieke GON-informatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

50 www.agodi.be AgODi GON-zending Principe van overschrijven van zendingen: 2 oktober: Zending met 99 leerlingen 3 oktober: Zending met 1 leerling  Resultaat: slechts 1 leerling in de databank! Correct: 3 oktober: Zending met 100 leerlingen! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 99 GON-leerlingen op 1-10-2013 1 GON-leerling op 1-10-2013 100 GON-leerlingen op 1-10-2013

51 www.agodi.be AgODi Tucht Doel? in kaart brengen van de problematiek indien nodig specifieke maatregelen Wanneer? onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school ! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar ! dit staat los van uitschrijving met reden tucht Welke gegevens? identificatie van de leerling + specifieke informatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

52 www.agodi.be AgODi Onderwijs aan huis Doel? toekennen van extra uren OAH Wanneer? bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH bij verlenging van OAH Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

53 www.agodi.be AgODi Onderwijs aan huis Wat bij correctie van de zending? Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige  verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending  vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november

54 www.agodi.be AgODi Onderwijs aan huis Wat bij wijzigingen gedurende de periode? wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep  corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt  nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 oktober Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december

55 www.agodi.be AgODi Leerlingenstages Doel? beleidsinformatie Wanneer? tussen 15 en 31 mei Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

56 www.agodi.be AgODi Leerlingenstages Welke scholen? Voltijds gewoon SO KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO OV1: enkel stages met productief karakter OV2: leerlingen uit tweede fase OV3: leerlingen uit kwalificatiefase OV4: leerlingen uit 3 de graad KSO, BSO, TSO opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

57 www.agodi.be AgODi Studiebewijzen Doel? studieverloop van leerling in kaart brengen verificatie van toelatingsvoorwaarden leer- en ervaringsdatabank Wanneer? Op eender welk moment van het schooljaar Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … ) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

58 www.agodi.be AgODi Studiebewijzen Geldigheidsdatum 30/06/2014 31/01/2014 mogelijk voor HBO/Se-n-Se andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan  meerdere zendingen voor één leerling mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

59 www.agodi.be AgODi Studiebewijzen Welke leerlingen opnemen? alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behalen eventueel “nog geen beslissing” lijst met anomalieën: te bekijken! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

60 www.agodi.be AgODi Studiebewijzen Latere aanvullingen nieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorige volledig! aanvulling na uitgestelde beslissing?  steeds in samenspraak met verificateur! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

61 www.agodi.be AgODi Fatale fout bij Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutenrapporten

62 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

63 www.agodi.be AgODi Fouten vermijden? zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken gevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutenrapporten

64 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

65 www.agodi.be AgODi Foutenrapporten Voorbeeld opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

66 www.agodi.be AgODi IV. Tot slot Identificatienummer Foutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison) Samenwerken voor kwaliteit opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 School Softwareleverancier AgODi

67 www.agodi.be AgODi IV. Tot slot omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01 http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/ contactgegevens verificatie en dossierbeheerder http://www.agodi.be  Adressen en contactgegevens invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/ http://ond.vlaanderen.be/edison/ Schooldirect: http://www.schooldirect.be/http://www.schooldirect.be/ opleiding schoolsecretariaten 2013-2014


Download ppt "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten."

Verwante presentaties


Ads door Google