Gent, 27/06/2016 Heidi Minner Philippe Rousseau Roel Loos INFOSESSIE PROJECTRAPPORTERIN G.

Presentatie over: "Gent, 27/06/2016 Heidi Minner Philippe Rousseau Roel Loos INFOSESSIE PROJECTRAPPORTERIN G."— Transcript van de presentatie:

1 Gent, 27/06/2016 Heidi Minner Philippe Rousseau Roel Loos INFOSESSIE PROJECTRAPPORTERIN G

2 EFRO.be Inhoud 1.EFRO E-loket 2.Toegang tot een project 3.Project in uitvoering 4.Projectrapportering 1.Inhoud 2.Praktisch 5.Opvolging rapporten 6.Communicatieverplichtingen

3 EFRO.be 1.EFRO E-loket

4 EFRO.be EFRO E-loket Vanzelfsprekend

5 EFRO.be Geen uitleg nodig!

6 EFRO.be U test deze stelling: feedback welkom !

7 EFRO.be Geen papier meer

8 EFRO.be 2.Toegang tot een project

9 EFRO.be Toegang tot een project Iemand is geregistreerd bij uw organisatie Gebruiker Niet in projectorganisatie van het project Opgenomen in projectorganisatie van het project Toegangsverantwoordelijke of mede- toegangsverantwoordelijke Toegang tot alle projecten Iemand is niet geregistreerd bij uw organisatie (bvb. Copromotor) Geen rol binnen uw organisatie Geen toegang

10 EFRO.be Copromotor heeft geen toegang tot uw project Mensen opnemen in uw organisatie als gebruiker: volledige toegang per project te organiseren Alternatief geen toegang maar wel alle of deel van de info delen: PDF exports van projectvoorstellen, projectdefinities en rapporten en kostenlijnenoverzichten en kostenoverzicht per rapport.

11 EFRO.be Personen toevoegen en verwijderen

12 EFRO.be 3.Project in uitvoering

13 EFRO.be Uw project is goedgekeurd en ‘in uitvoering’ - internettoepassing Zelfde manier van raadplegen als voor goedkeuren. Nieuwe elementen en mogelijkheden

14 EFRO.be

15 Project in uitvoering overzicht 5 of 6 tabbladen PROJECT 1.Project 2.Projectorganisatie 3.Bijlagen 4.Financieel overzicht 5.Betaalopdrachten 6.Personeel

16 EFRO.be

17 Project in uitvoering: tabblad ‘project’ Algemene projectgegevens Rapporten + status: hier kunt u rapporten aanmaken, bewerken, indienen en opvolgen. Contracten Projectdefinities: – de laatste goedgekeurde projectdefinitie = uw project – uw (definitief) goedgekeurde projectvoorstel = eerste goedgekeurde projectdefinitie Projectvoorstellen: de voorstellen die u indiende

18 EFRO.be Tabblad project; project in uitvoering boven

19 EFRO.be Tabblad project; project in uitvoering midden

20 EFRO.be Tabblad project; project in uitvoering onder

21 EFRO.be Project in uitvoering 6 tabbladen 1.Project 2.Projectorganisatie 3.Bijlagen 4.Financieel overzicht 5.Betaalopdrachten 6.Personeel

22 EFRO.be Project in uitvoering: tabblad ‘projectorganisatie’ Promotor: hier kunt u personen toewijzen aan het project als ‘Projectverantwoordelijke’, ‘Financieel verantwoordelijke’ of als ‘Medewerker’. Zo weten wij wie actief is bij u. ‘Gebruikers’ hebben enkel toegang als ze hier opgenomen zijn. Copromotor: hier staan copromotoren. Deze organisatie moet u gebruiken voor toewijzing van kosten bij rapportering. Projectorganisatie EFRO – EFRO: personen die actief zijn voor uw project – Dossierbehandelaar: de persoon die uw betalingsaanvraag zal behandelen –Inspecteur: een persoon die bij u ter plaatse controle zal uitvoeren

23 EFRO.be Project in uitvoering: projectorganisatie boven

24 EFRO.be Project in uitvoering: projectorganisatie onder

25 EFRO.be Project in uitvoering 6 tabbladen 1.Project 2.Projectorganisatie 3.Bijlagen 4.Financieel overzicht 5.Betaalopdrachten 6.Personeel

26 EFRO.be Project in uitvoering: tabblad bijlagen Bijlagen: u kunt hier projectbijlagen raadplegen, u kunt zelf niets toevoegen

27 EFRO.be Project in uitvoering: bijlagen

28 EFRO.be Project in uitvoering 6 tabbladen 1.Project 2.Projectorganisatie 3.Bijlagen 4.Financieel overzicht 5.Betaalopdrachten 6.Personeel

29 EFRO.be Project in uitvoering: ‘financieel overzicht’ Totaaloverzicht project Totaaloverzicht project per kostenrubriek Totaaloverzicht project per rapport

30 EFRO.be Project in uitvoering: financieel overzicht

31 EFRO.be Project in uitvoering 6 tabbladen 1.Project 2.Projectorganisatie 3.Bijlagen 4.Financieel overzicht 5.Betaalopdrachten 6.Personeel

32 EFRO.be Project in uitvoering: tabblad ‘betaalopdrachten’ Betaalopdrachten: hier kunt u zien of: –Is de steun definitief toegekend (=goedgekeurd) –Op welke dag is de betaling gebeurd –U kunt uitbetaling ook opvolgen via tabblad financieel overzicht

33 EFRO.be Project in uitvoering: betalingsopdrachten

34 EFRO.be Project in uitvoering: betaaldatum

35 EFRO.be Project in uitvoering 6 tabbladen 1.Project 2.Projectorganisatie 3.Bijlagen 4.Financieel overzicht 5.Betaalopdrachten 6.Personeel

36 EFRO.be Tabblad ‘personeel’ Werkrelaties: Toevoegen Bewerken Werkrelaties gebruikt u bij personeelskosten.

37 EFRO.be Tabblad personeel

38 EFRO.be Tabblad personeel

39 EFRO.be Tabblad personeel Een bijlage per vraag

40 EFRO.be Koppeling mogelijk: anders niet bruikbaar bij personeelskosten Minimum ingevuld: velden met sterretje. – Voornaam – Naam – startdatum werkrelatie – Werkgever – Standaarduurtarief – bijlage arbeidsovereenkomst – bijlage berekeningsbasis standaarduurtarief – nieuwe aanwerving

41 EFRO.be Soms verplicht Als de werkrelatie een einddatum heeft (=tot), moet u hiervoor een reden opgeven.

42 EFRO.be Werkrelaties wijzigen wie wijzigt? WerkrelatieNieuw Hangt niet aan ingediende kostenlijn U wijzigt naar wensBestaand Nog niet ingediende kostenlijn(en) U wijzigt naar wensIngediende kostenlijn Niet meer bewerken: info naar dossierbehandelaar voor aanvulling

43 EFRO.be

44 PREVIEW (30/7/2016 ): tabblad ‘Projectpostbus’ Hier kunt u documenten elektronisch aan ons bezorgen als dit niet past in een rapport. 1.Het rapport staat niet open voor u Bijkomende inlichtingen gevraagd door dossierbehandelaar, inspecteur, auditor, EC, … 2.Er staat wel een rapport open voor u, maar document staat volstrekt los van een rapport. Zoals bij een officiële vraag tot projectwijziging NIET VOOR GEWONE RAPPORTERING !! – bewijsstukken tabblad.

45 EFRO.be Demo projectpostbus Meer dan één bestand tegelijk opladen. – Maximaal 100 bijlagen per keer – Maximaal 20MB per individueel bestand Na opladen ook nog indienen. Bij voorkeur A4 PDF voor de lange termijn en voor de leesbaarheid Dit komt ook bij andere plekken waar bijlagen staan. Timing helaas nog niet duidelijk.

46 EFRO.be

47 Project in uitvoering binnenkort 6 of 7 tabbladen 1.Project 2.Projectorganisatie 3.Bijlagen 4.Financieel overzicht 5.Betaalopdrachten 6.Personeel 7.Projectpostbus

48 EFRO.be 4.1 Projectrapportering Inhoud

49 EFRO.be Algemeen Alle gidsen, templates, … op www.efro.bewww.efro.be Indienen rapport door promotor via E-loket Bewijsstukken & aanvraag EFRO-betaling op hetzelfde moment via E-loket of post Betalingsbewijzen via steekproef Aangeven wie de uitgave gemaakt heeft (promotor/copromotor) Duidelijke projectboekhouding Bewaartermijn: einde jaar betaling saldo + 10j

50 EFRO.be Begeleidingscomité Rol: advies en begeleiding bij uitvoering EFRO- project. Samenstelling:  Promotor (projectverantwoordelijke en financieel verantwoordelijke)  Alle copromotoren  EFRO-contactpunt  Centraal programmasecretariaat Brussel (facultatief)  Managementautoriteit (facultatief)  Certificeringsautoriteit (facultatief) Frequentie: start, halfweg, einde, eventueel ad hoc

51 EFRO.be Begeleidingscomité Taken: –voortgang & uitvoering van het EFRO-project bewaken –promotor sensibiliseren voor de correcte naleving van de communautaire regels –De promotor (en copromotoren) bijstaan bij de technisch- administratieve, inhoudelijke en financiële follow-up (EFRO-contract, projectadministratie, indicatoren, rapportageverplichtingen, termijnen, subsidiabele uitgaven, controletraject, projectwijzigingen, E-loket, …). –Grote wijzigingen helpen voorbereiden die aan de Managementautoriteit dienen te worden voorgelegd voor goedkeuring

52 EFRO.be Begeleidingscomité Taken: –Kleine wijzigingen in de uitvoering van het EFRO- project goedkeuren: verschuivingen tussen kostenposten voor niet meer dan 25% van het oorspronkelijke totale budget; bijsturen van acties (incl. communicatieacties); bijsturen van indicatoren (en andere meetbare resultaten); wijzigen van uitvoeringstermijnen voor zover deze de 3 maand na de voorziene einddatum niet overschrijden; wijzigen van de voorziene functies in de rubriek personeel

53 EFRO.be Algemeen 10%-regel: –op aanvaarde uitgaven –10% flexibiliteit op goedgekeurde rubriektotalen –rubriektotalen zelf blijven ongewijzigd –niet op rubrieken personeel en overhead –door dossierbehandelaar –bv. werking: 100 voorzien => 110 aanvaarden

54 EFRO.be Algemeen 25%-regel: –aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen –tot 25% van totale projectkost –binnen oorspronkelijk budget –alle rubrieken –door Begeleidingscomité –10%-regel blijft mogelijk –grotere wijzigingen => Managementautoriteit

55 EFRO.be 10%-regel: nieuwe toepassing Doel: subsidiabele uitgaven maximaliseren 10%-regel => geen compensatie meer tussen rubrieken, totaal + 10% 2007-20132014-2020 Goedgekeurd100 Ingediend120 80 Subsidiabel120 80 Aanvaard10011080 Gecertificeerd10011080 EFRO40 32 EFRO-%40%36,36%40%

56 EFRO.be 10%-regel: nieuwe toepassing Aanvaarde uitgaven ≤ goedgekeurde uitgaven: 10%-regel toepassen, niet op personeel en overhead Geen compensatie op andere rubrieken nodig EFRO-steun = 40% Aanvaarde uitgaven > goedgekeurde uitgaven: 10-% regel blijven toepassen EFRO-steun beperken tot goedgekeurd bedrag Globaal toegekend EFRO-% daalt

57 EFRO.be Kosten → subsidiebedrag Mogelijke subsidie = ingediend bedrag ter subsidiëring * EFRO % ! Niet meer dan toegekend totaalbedrag subsidie ! Enkel betaalde uitgaven zijn subsidiabel Praktische gids subsidiabiliteit & projectuitvoering op www.efro.bewww.efro.be

58 EFRO.be Overhead Goedgekeurd overhead % op personeel Maximaal 15% op projectniveau Forfaitaire overhead => geen bewijsstukken Onderliggende wetgeving blijft van toepassing Per rapport E-loket: automatische aanmaak en indiening vanaf 30/7/2016, nu nog vakje voor bedrag.

59 EFRO.be Personeel Standaarduurtarief (SUT): bruto maandloon x 1,2% Enkel werkelijke projectprestaties, geen verlof, ziekte, algemene opleidingen, … Ondertekende tijdsregistratie incl. projectkilometers: model op www.efro.bewww.efro.be Minimale personeelsinzet nodig Loonfiche januari of eerste maand in dienst Arbeidsovereenkomst

60 EFRO.be Personeel: overuren Overuren op maandbasis Overuren enkel subsidiabel indien betaalde of gecompenseerde overuren Keuze al dan niet indiening Bewijslast promotor! Managementautoriteit beslist Risicofactor bij audits

61 EFRO.be PROJECTNUMMER:ARBEIDSREGIME:uur/week WERKGEVER:0,00uur/dag NAAM PERSONEELSLID: NAAM LEIDINGGEVENDE: DUIDELIJKE OMSCHRIJVING EFRO-ACTIVITEITWERKPAKKETUREN EFROREISWEGKM EFRO 1/01/16Nieuwjaarsdag 2/01/16 3/01/16 4/01/16 5/01/16 6/01/16 7/01/16 8/01/16 9/01/16 10/01/16 11/01/16 12/01/16 13/01/16 14/01/16 15/01/16 16/01/16 17/01/16 18/01/16 19/01/16 20/01/16 21/01/16 22/01/16 23/01/16 24/01/16 25/01/16 26/01/16 27/01/16 28/01/16 29/01/16 30/01/16 31/01/16 0,00 uren gepresteerd Toelichting: 0,00 uren volgens arbeidsovereenkomst 0,00 overuren €/u (SUT max. 100€/u) nvtpersoneelskost met overuren € 0,00personeelskost zonder overuren 0 km gereden €/km (kilometervergoeding Vlaamse overheid) € - verplaatsingskost Datum & handtekening personeelslid:Datum & handtekening leidinggevende:

62 EFRO.be Inkomsten Netto-inkomstenTotale subsidiabele kosten Bij indieningBij rapportering Tijdens uitvoering ≤ 50.000€ / / > 50.000€Aftrekken geraamde inkomsten tijdens projectperiode Aftrekken werkelijke inkomsten tijdens projectperiode Na voltooiing ≤ 1.000.000€Aftrekken geraamde netto-inkomsten tijdens referentieperiode van 10 jaar Pro rata per rapport volgens geraamd inkomsten% > 1.000.000€ Funding gap methode OF vast netto- inkomsten% Pro rata aftrek per rapport volgens geraamd/vast inkomsten%

63 EFRO.be Inkomsten Project met inkomsten -inkomstenlijn aanmaken in elk rapport -zelf invullen of door dossierbehandelaar Inkomsten tijdens project: => effectieve inkomsten aftrekken –Meerdere inkomsten ev. samenvoegen in één lijn (toelichting/berekening) –Bewijsstukken inkomsten

64 EFRO.be Inkomsten Inkomsten na projectuitvoering => pro rata per rapport –Inkomsten per rapport = inkomsten % * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport –Inkomsten %= vast inkomsten % = geraamde netto-inkomsten / totale kost = (1-funding gap ratio)*100 Eventuele inkomsten tijdens project eveneens aftrekken!

65 EFRO.be Inkomsten: voorbeeld Investeringsproject met funding gap 0,80 –Kosten gerapporteerd in rapport 1: 400.000€ –Inkomsten%: (1 - 0,80) x 100 = 20% –Inkomsten rapport 1= 400.000 x 20% = 80.000€ –Subsidie rapport 1 400.000 – 80.000 = 320.000 x 40% = 128.000€

66 EFRO.be Inkomsten: monitoring Bij elke partner, elk projectonderdeel, elke vorm van inkomst Vast inkomsten %: geen monitoring nodig Funding gap meldingsplicht: - nieuwe vormen van inkomsten - wijziging tariefpolitiek Funding gap geen meldingsplicht: - zuivere marktomstandigheden

67 EFRO.be Overheidsopdrachten Grondige controle op: Toepassingsgebied => speel op zeker Gevolgde procedure => grondige schriftelijke documentatie/motivatie (in het bijzonder bij uitzonderingsgevallen) Realisatie => bewaak overeenstemming gunning-realisatie

68 EFRO.be Staatssteun Toelichting staatssteun & template ‘de minimis’ op www.efro.bewww.efro.be Promotor verzamelt vooraf ‘de minimis verklaringen’ en bezorgt deze i.k.v. rapporteringen

69 EFRO.be Inhoudelijke rapportering Uitleg indicatoren via Worddoc. in E-loket Inhoudelijke rapportering steeds cumulatief in te vullen (bedragen, indicatoren) Verplichte bijlage met toelichting Opvolging indicatoren via Begeleidingscomité en inhoudelijke dossierbehandelaar (valideert)

70 EFRO.be Controlestructuur INTERN –Managementautoriteit (Agentschap Innoveren & Ondernemen) Controle op stukken (ent. Europa Economie) Controle ter plaatse (afd. Inspectie) => 1 ste lijns-controles –Certificeringsautoriteit (Agentschap Innoveren & Ondernemen) EXTERN Auditautoriteit (Inspectie van Financiën) => 2 de lijns-controles Europese Commissie, Rekenhof, …

71 EFRO.be Nieuw: tussentijdse controle ter plaatse Risicoanalyse bij projectgoedkeuring Koppeling risico-indeling aan looptijd project en indiening rapporten => tussentijdse controle ter plaatse Controletijdstip, in principe: –Werkingsprojecten: na behandeling 1 ste rapport –Investeringsprojecten: na behandeling 2 de rapport tenzij omvangrijk 1 ste rapport

72 EFRO.be Nieuw: tussentijdse controle ter plaatse Doorlooptijd inspectie: max. 90 dagen => indiening nieuwe rapporten mogelijk Systeemcontrole eerder dan louter financiële controle (beschrijvend verslag) Gericht op bijsturen van promotor Enkel bij promotor, maar aanwezigheid copromotoren is wenselijk (ook contactpunten) Eindcontrole blijft mogelijk, echter focus op tussentijdse controles

73 EFRO.be Valkuilen Gebrek aan communicatie binnen project Zwakke interne controlestructuur Geen/onjuiste inschatting van impact van projectwijzigingen Enkel EFRO-uitgaven (controlespoor) => niet ‘beperken tot’, resultaten, link EFRO Gesplitste facturatie versus verdeelsleutel Overheidsopdrachten BTW wijzigingen ex post

74 EFRO.be 4.2 Projectrapportering Praktisch

75 EFRO.be Waarom? Waar? Hoe? Wanneer? Wat? Hulp nodig? Rapporteren over uw project

76 EFRO.be Waarom rapporteren over uw project? Om het Agentschap Innoveren en Ondernemen te helpen zelf te rapporteren naar de Europese Commissie Om subsidie te kunnen ontvangen. U ontvangt subsidie op basis van bewezen, gecontroleerde, betaalde kosten. In uw rapport geeft u aan op basis van welke kosten u een subsidiedeel wenst te ontvangen.

77 EFRO.be Waar rapporteren over uw project? Internet Wat: inhoudelijke rapportering + kostencijfers + elektronische bijlagen Waar: www.efro.be of http://efro.vlaanderen.bewww.efro.be http://efro.vlaanderen.be Op papier: bij voorkeur niet Waar: Agentschap Innoveren en Ondernemen t.a.v. Werner Van den Stockt Entiteit EFRO Koning Albert II-Laan 35 bus 12 1030 Brussel

78 EFRO.be Kan pas als project definitief goedgekeurd en contract geregistreerd! Hoe rapporteren? Aanmelden in E-loket Nieuw rapport aanmaken of bestaand rapport wijzigen Project openen Antwoorden geven op het tabblad rapportering Kostenlijnen toevoegen op het tabblad kosten Voeg kosten toe type personeelskost Voeg kostenlijnen toe type factuur Voeg inkomstenlijnen toe indien nodig Antwoorden en bijlagen toevoegen op tabblad indicatoren Bijlagen toevoegen op tabblad bewijsstukken Voeg kostenlijnen toe type overhead indien van toepassing (tot 30/07/2016) Bewerk werkrelaties in tabblad personeel van het project Selecteer werkrelaties voor de personeelskostenlijn en vul aantal uren in Rapport bewaren

79 EFRO.be Zijn alle voor E-loket verplichte elementen aanwezig? Rapport is ingediend Foutboodschap Ja Nee Klik op knop ‘indienen eindrapport’ of ‘indienen voortgangsrapport’ Aanmelden in E-loket Project openen Rapport in status ‘in opmaak’ dat niet in wijzigmodus is Verklaring ondertekenen Rapport indienen

80 EFRO.be Tabblad project; project in uitvoering boven

81 EFRO.be Tabblad project; project in uitvoering midden

82 EFRO.be Tabblad project; project in uitvoering onder

83 EFRO.be Rapport toevoegen – stap 1

84 EFRO.be Rapport toevoegen – stap 2

85 EFRO.be Rapport toevoegen – nieuw leeg rapport

86 EFRO.be Rapport bewerken – bestaand rapport in opmaak

87 EFRO.be Wanneer rapporteren over uw project? Rapporteringsperiodes Om de 4 maanden Exacte datums worden afgesproken en kunnen eventueel gewijzigd worden indien gewenst Data zijn altijd te raadplegen op internet, in uw project Ook na afloop van het project wordt er nog medewerking verwacht!

88 EFRO.be Wat rapporteren over uw project? Hoe ziet het er concreet uit: 1.Inhoudelijk algemeen 2.Inhoudelijk indicatoren 3.Financieel - kostenlijnen 4.Bewijsstukken

89 EFRO.be Wat rapporteren over uw project? inhoudelijk algemeen TIP: als uw project ‘in uitvoering’ is, maakt u al een eerste rapport aan. Op die manier kunt u zelf zien welke vragen u zal beantwoorden. De verplichte vragen moet u steeds invullen, de andere vragen enkel bij eindrapportage.

90 EFRO.be Rapportage bovenaan

91 EFRO.be Rapportage bovenaan Enkel inhoudelijke bijlagen

92 EFRO.be Rapportage onderaan

93 EFRO.be Wat rapporteren over uw project? Indicatoren (2)

94 Wat rapporteren over uw project? Internetdeel – Indicatoren (2) Getallen en bijlage met uitleg over getallen

95 EFRO.be Wat rapporteren over uw project? Internetdeel – Kosten (3) Kostenlijnen: –Factuurkostenlijnen en gelijkaardig –Overheadkostenlijnen –Personeelskostenlijnen –Inkomstenlijnen

96 EFRO.be Kostenlijn – toevoegen via groene ‘+’

97 EFRO.be Kosten – toevoegen factuur of gelijkaardig

98 EFRO.be Kosten – toevoegen factuur of gelijkaardig

99 EFRO.be Speciaal geval: kilometerkosten in werkingskosten (voorlopig)

100 EFRO.be Kosten – toevoegen personeelskost

101 EFRO.be Kosten – toevoegen overheadkost Vanaf 30/7/2016: automatisch. U maakt geen overheadkostenlijnen meer aan – berekening automatisch.

102 EFRO.be Kosten – toevoegen inkomsten Werkingsprojecten: echte inkomsten tijdens de uitvoering van het project Investeringsprojecten: geschatte toekomstige inkomsten over een referentieperiode of funding gap. U dient steeds bedrag te berekenen als percentage van de ingediende kosten van het rapport. U vindt gegevens in projectdefinitie

103 EFRO.be Kosten – een aantal lijnen voorbeeld - boven

104 EFRO.be Kosten – een aantal lijnen voorbeeld - boven

105 EFRO.be Wat rapporteren over uw project? Online bewijsstukken (4) Kopies van facturen Tijdsregistraties Stukken in verband met naleving overheidsopdrachtenwetgeving Bewijzen communicatieverplichtingen …

106 EFRO.be Wat rapporteren over uw project? Online bewijsstukken (4) Vergeet het aanvraagformulier niet bij te voegen online bij de bewijsstukken. Het aanvraagformuier vindt u op de website http://www.efro.be. Bevat vooral info over overheidsopdrachten. http://www.efro.be Bij kosten: de bewijsstukken die bij één kostenlijn horen zinvolle naam geven. De nummers van de kostenlijnen worden toegewezen door de internettoepassing. U kunt ook intern boekingsnummer in de naam gebruiken of ander schema. Als u het begrijpt, zullen wij het ook begrijpen. Max 20 MB per bestand, voorlopig nog één per één.

107 EFRO.be

108 Hulp nodig? In uw project op het tabblad projectorganisatie – Projectbegeleider – Dossierbehandelaar Contactinformatie: –Inhoudelijke projectbegeleider: meestal contactpunt –Technische vragen: efrosupport@vlaanderen.be ofefrosupport@vlaanderen.be 02 553 37 30

109 EFRO.be Project in uitvoering: projectorganisatie

110 EFRO.be 5.Opvolging rapporten

111 EFRO.be Opvolging rapporten 1.Dossierbehandelaar in projectorganisatie 2.Statussen 3.Herwerken 4.Correctie van vergissingen: u bent iets vergeten en ontdekt dit zelf 5.Kostenlijnenoverzicht (project en per rapport) 6.Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet aanvaard 7.Opvolgen betaling

112 EFRO.be Opvolging rapporten 1.Dossierbehandelaar in Project – tabblad Projectorganisatie in project 02/553.37.30

113 EFRO.be Opvolging rapporten 2.Opvolgen behandeling - statussen – Rapportversie in opmaak – Rapportversie ingediend – Rapportversie in beslissing (= in behandeling) – Rapportversie te herwerken – Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief) – Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

114 EFRO.be Opvolging rapporten 2.Opvolgen behandeling - statussen – Rapport ingediend – Rapport in beslissing (= in behandeling) – Rapport te herwerken – Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief) – Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

115 EFRO.be Opvolging rapporten 3.Herwerken = dossierbehandelaar stuurt rapport terug voor verbetering of aanvulling Redenen: inkomsten ontbreken, vakantiegeld/eindejaarspremie niet op een aparte lijn, fouten met BTW, … In uw projectscherm. 30/07/2016 – automatisch nieuwe versie in opmaak.

116 EFRO.be Opvolging rapporten Open het rapport en klik op ‘herwerken’

117 EFRO.be Opvolging rapporten Open het rapport en klik op ‘herwerken’

118 EFRO.be Opvolging rapporten Nieuwe rapportversie die u aanpast en indient

119 EFRO.be Opvolging rapporten 4.Correctie van vergissingen die u zelf ontdekt na indiening. – Neem contact op met actieve dossierbehandelaar: Hij/zij houdt er rekening mee Hij/zij laat u rapport herwerken

120 EFRO.be Opvolging rapporten 5.‘Kostenlijnenoverzicht’ en ‘Kostenoverzicht per rapportbeoordeling’ Op tabblad ‘Project’, aan de rechterkant in groene vak Ook al voor u een rapport indient

121 EFRO.be Opvolging rapporten

122 EFRO.be Kostenlijnenoverzicht Ingediend bedrag ter subsidiëring Aanvaarde kost Opmerking = uitleg Steun voor kostenlijn en totale steun over alle rapporten Status van de kostenlijn

123 EFRO.be Kostenoverzicht per rapportbeoordeling Ingediende en aanvaarde kost Opmerking = uitlegSteun per kostenlijn en totale steun voor dit rapport Rapportnummer Promotor of copromotor

124 EFRO.be Opvolging rapporten 6.Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet aanvaard Reden terug te vinden in kostenlijnenoverzicht of bij iedere kostenlijn afzonderlijk Oplossing = bewijsstukken toevoegen bij volgend rapport. Dossierbehandelaar kan oude lijn opnieuw behandelen op basis van de nieuwe informatie. Duidelijk vermelden.

125 EFRO.be Opvolging rapporten 7.Opvolgen betaling Tabblad financieel overzicht / Tabblad betaalopdrachten

126 EFRO.be Opvolging rapporten

127 EFRO.be Opvolging rapporten

128 EFRO.be Allerlei De toekomst: – Toevoegen bijlagen in groep komt ook naar bewijsstukken. Misschien nog op 30/7/2016. – Kilometerkosten moeten nu nog apart in factuurkostenlijn (werkingskosten – factuurkostenlijn) – wordt aangepast. Misschien tegen 30/7/2016. – Importeren van kostenlijnen wordt geactiveerd: u prepareert een bestand en daarmee voert u kostenlijnen toe. Misschien versie 1 tegen 30/7/2016.

129 EFRO.be Warme oproep: geen papieren bewijsstukken, geen bestanden per e-mail Via bewijsstukken tabblad in rapport Als dat niet mogelijk is: projectpostbus Veel voordelen: U weet wat u aangeleverd hebt, wij weten wat u aangeleverd hebt. Uw opvolger weet wat aangeleverd is. We mogen alles maar één keer vragen, als u levert via rapportering en projectpostbus. Betrouwbaar: mail komt soms niet aan. In E-loket kunt u zien wat aangekomen is en zelf controleren wat er aangekomen is.

130 EFRO.be Hulp nodig? Klik op help In uw project op het tabblad projectorganisatie – Projectbegeleider – Dossierbehandelaar Contactinformatie: –Inhoudelijke projectbegeleider: meestal contactpunt –Technische vragen: efrosupport@vlaanderen.be ofefrosupport@vlaanderen.be 02 553 37 30

131 EFRO.be Geen papier meer