HR business partner netwerk 28 april 2016. Agenda HR BP netwerk 28/04 1. Welkom 2. Korte terug- en vooruitblik: 1. Ervaringen en leerpunten HR netwerkmodel.

Presentatie over: "HR business partner netwerk 28 april 2016. Agenda HR BP netwerk 28/04 1. Welkom 2. Korte terug- en vooruitblik: 1. Ervaringen en leerpunten HR netwerkmodel."— Transcript van de presentatie:

1 HR business partner netwerk 28 april 2016

2 Agenda HR BP netwerk 28/04 1. Welkom 2. Korte terug- en vooruitblik: 1. Ervaringen en leerpunten HR netwerkmodel in de praktijk 2. Strategische werkgroepen HR BP 3. Nota besparingen en stand van zaken security, rapportering, data- uitwisseling 4. Intervisie m.b.t. dé HR vraag waar je van wakker ligt 5. Personeelspeiling 2018: naar een vernieuwde benadering 6. Lunch

3 Wim Verheyen sprak tijdens de paasvakantie met verschillende Leidend Ambtenaren. Conclusie: het HR Netwerkmodel wordt door vele LA als een (zeer) positieve stap ervaren, maar dit model moet zich nog een beetje innestelen. -> Wij maakten een vertaling naar uitdagingen concrete leerpunten

4 Terugblik Sept en okt 2015: MaCo’s over HR netwerk- model Okt 2015: Aanduiding HR BP’s 08/12/2015: Kick- off HR BP netwerk 05/02/2016: Mededeling VR over HR netwerkmodel 19/02/2016: Kick-off strategische werkgroepen tijdens tweede HR BP netwerk

5 Vooruitblik Mei-Juni 2016: nota strategisch HR platform Najaar 2016: start strategisch HR platform 8 & 9 dec 2016: Evaluatie eerste jaar van het HR netwerkmodel; AgO OP 2017

6 Uitdagingen 1. Strategisch HR platform met sterk mandaat oprichten Mee de strategische HR-lijnen uittekenen (korte termijn, concrete dossiers uit de werkgroepen), Met max. 3 voorzitters uit het VZC en max. 3 HR BPs van de VO; met max. 4 externe senior HR profielen, Duidelijke verantwoordelijkheid in HR beslissingen.

7 Ervaringen HR netwerkmodel in de praktijk Strategisch HR platform

8 Uitdagingen 2. Mandaat strategische HR BP werkgroepen binnen het globale HR BP netwerk verduidelijken en versterken Bevoorrechte partners op basis van expertise en interesse i.p.v. vertegenwoordiging (BD of organisatie), Nemen het thema voor voltallige HR BP netwerk op: co-creatie, praktijkinput, maar ook advisering naar VZC, Al dan niet op basis van verzamelde feedback bij alle HR BPs. In nauwe samenwerking met specialistennetwerken en/of projectgroepen waaraan brede deelname mogelijk is; zie ook volgende uitdaging.

9 Uitdagingen 3. Specialisten nauwer betrekken bij de werkgroepen HR BP Specialistennetwerken: informeren over implementatie van beleid, en ad hoc samenwerking rond topics, Projectgroepen: co-creatie en praktijkinput, structurele samenwerking rond projecten, Brede deelname over werkgroepen heen is mogelijk.

10 Ervaringen HR netwerkmodel in de praktijk 7 strategische werkgroepen HRBP Specialisten- netwerken of projectgroepen

11 Uitdagingen 4. Juiste positionering globale HR BP netwerk Netwerking, kennisdeling, inspiratie, Netwerk, d.w.z. vaste leden – de HR BPs – die samen een team vormen Geïnformeerd worden over de werkzaamheden in de verschillende HR BP werkgroepen, Belangrijke doelstelling in bijdrage aan VO-brede HR-beleid: integratie tussen de werkzaamheden in de werkgroepen.

12 Uitdagingen 5. Dilemma van VO-brede kijk en entiteitskijk benoemen en juist hanteren Wat beste is voor VO, is dat niet altijd voor eigen entiteit (en omgekeerd) Transparantie en open communicatie

13 Leerpunten uit de praktijk Leden VZC meenemen in (verder uitwerken) nieuwe model Oprichting, mandaat en deelname aan strategisch HR platform. Afspraken, heldere wederzijdse verwachtingen. Communicatie naar HR BP: Vanuit VZC: zelf door AgO in handen nemen (= afgesproken met VZC) Traject van elke nota helder schetsen Doelstelling van elke samenkomst helder schetsen (informeren versus consulteren versus co-creëren; verwachtingenmanagement). Communicatie naar HR specialisten o.a. uitnodigingen specialistennetwerken In samenspraak met HR BP, dus deze in CC Planning werkgroepen, netwerken, nieuwsbrieven zoveel mogelijk (nog meer en beter) afstemmen op samenkomsten VZC Basecamp = veel informatie, hoeveelheid of structuur verbeteren.

14 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

15 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

16 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

17 Werkgroep In–, door- en uitstroom Terugblik: Voordien: projectgroep mobiliteit Multidisciplinair overlegorgaan (complexe individuele cases te deblokkeren) Eerste samenkomst: Overlopen projecten en rollen bepalen (trekken versus meewerken) Visie Knelpunten Vernieuwde procedures ikv loopbaanbeleid Omzendbrief Arbeidsmarktcommunicatie (intern + extern) Uitstroom (zie volgende slide)

18 Uitzendarbeid Instroom kansengroepen verhogen Evaluatie selectieprocedure topkader Vooruitblik: Visie – oefening in – door- en uitstroom Knelpunten in – door- en uitstroomprocedures identificeren Hoe loopt de samenwerking? Werken in kleine subprojectgroepen Werkgroep In–, door- en uitstroom

19 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

20 Werkgroep Welzijn Terugblik: Eerste samenkomst: Actieplan werkgerelateerde stress & burn-out: 10 bouwstenen overlopen en welzijnsacties entiteiten hieraan gekoppeld (beschikbaar via verslag) Uitbouw degelijke website welzijn: doel, doelgroepen, kernboodschappen, … besproken Raamcontract met aanbod infosessies- sensibiliseringssessies-opleidingssessies, en beperkt advies voor en na: offerte besproken ngl. doelgroepen, inhoud, gunningscriteria Toolbox aanwezigheidsbeleid: suggesties naar inhoud, tools, goede voorbeelden.

21 Werkgroep Welzijn Terugblik: Tweede samenkomst: Huis van Werkvermogen als beeld en kader (waarbinnen cijfers Vlaamse overheid, onderzoek burn-out en acties actieplan gekaderd worden); en als gespreksinstrument. Goed voorbeeld uit één organisatie Samen vertalen voor de eigen organisatie Raamcontract ziektecontrole Rapporteringsbehoeften m.b.t. welzijn (voor vertaling in Vlimpers rapportenshop, en in bestek Personeelpunt)

22 Werkgroep Welzijn Vooruitblik: Actieplan: goedkeuring minister Homans en communicatie Lancering website en toolbox Voor de zomervakantie GDPB: Vernieuwd aanbod GDPB (o.a. presentatie over burn-out voor medewerkers en leidinggevenden; risico-analyse voor de Vlaamse overheid) Afstemmen welzijns-stakeholders: juni Diversiteit, 10 jaar integriteit en ethisch leiderschap (link met welzijn) Uitwisseling goede praktijken en interessante opleidingen (vb. opleidingslab talent en burn-out).

23 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

24 Werkgroep Talent & Ontwikkeling Vooruitblik: Mee - ontwerpen van een onderdeel van talent-event van 28.10; Consulteren rond proces ‘Aanbieden van opleiding’: via HR- specialistennetwerk, waar ook HRBP’s met rol vormingsverantwoordelijke welkom zijn ! Rapporteringsbehoeften m.b.t. leren & ontwikkelen, talent in kaart brengen (voor vertaling in Vlimpers rapportenshop, en in bestek Personeelpunt) Consulteren rond proces ‘talentbesprekingen’

25 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

26 Werkgroep Loopbaan & Beloning Terugblik: Eerste samenkomst: Overzicht cijfergegevens monitoring fucla; samenstelling beroepscommissie; Bespreking standpunt VC op conceptnota L&B Brainstorm VO-brede communicatie L&B (MW en LG) Bespreking optimalisatietraject functieclassificatie via x-aantal verbeterclusters; en ontwikkeling functiefamilie topkader Tweede samenkomst: Bespreking nota rationalisatie verlofregeling; focus op feedback MaCo’s en standpuntbepaling rond compensatie i.k.v. invoer “zorgkrediet” Bespreking nota optimalisatietraject functieclassificatie en prestatiemanagement (plan van aanpak, oproep trekkers) Aftoetsen finale VO-brede communicatie L&B (MW en LG) – uiteindelijk on hold gezet tot na informatiesessie leidend ambtenaren.

27 Werkgroep Loopbaan & Beloning Vooruitblik: Prestatiemanagement: principes, doelstellingen, must-haves, rollen, hoog niveau proces Rapporteringsbehoeften m.b.t. L&B (voor vertaling in Vlimpers rapportenshop, en in bestek Personeelpunt). Opvolging optimalisatietraject – verbeterclusters instrument fufa (kernteam maakt deel uit van de werkgroep Loopbaan & Beloning). Hoe loopt de samenwerking? Voor optimalisatietraject – verbeterclusters – met trekkers (en medewerkers) per cluster die deel uitmaken van een kernteam.

28 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

29 Werkgroep Leiderschap Terugblik: Eerste & tweede samenkomst: Wat vinden de HRBP’s of entiteiten belangrijke projecten/ aandachtpunten/… in het thema leiderschap? Vb. nieuwe visie op leiderschap en governance versus hiërarchisch instrumentarium. Rol van werkgroep expliciteren De verschillende projecten inhoudelijk doorspreken a.d.h.v. een “pitch”: PITCH 1: Managementgroep PITCH 2: Ethisch leiderschap PITCH 3: Seminarie middenkader PITCH 4: FIO PITCH 5: Vervolg Aanlooptraject middenkader

30 Werkgroep Leiderschap Terugblik: Derde samenkomst: Inventaris van rapporteringsbehoeften van de entiteiten i.v.m. leiderschap Vooruitblik Project ethisch leiderschap (en de inbedding in een nieuwe visie op leiderschap, cfr. media-aandacht Dinobusters en Vlaamse Ombudsman) Hoe loopt de samenwerking? Soms zoekende naar rolverdeling en participatie. Mag zeker geen eenrichtingsverkeer zijn.

31 Carrousel van de werkgroepen Personeels administratie Koen Vanheule In-, door- en uitstroom Karolien Laroy Welzijn Marijke Bosteels Organisatie ontwikkeling Ward Dejaegher Talent en ontwikkeling Vicky Deschuttere Loopbaan-en beloning Liesje Deschryver Leiderschap Rita Steyaert

32 Werkgroep Organisatieontwikkeling Terugblik: Eerste samenkomst: Aanzet planning HRBP-werkgroepen OO opgemaakt op basis van de cruciale momenten in de verschillende OO- projecten. Tweede samenkomst: Toelichting Groenboek bestuur en korte uitwisseling Algemene toelichting rapporteringsbehoeften OO, aankondiging aanpak komende weken.

33 Werkgroep Organisatieontwikkeling Vooruitblik: Rapporteringsbehoeften OO in kaart brengen Algemene werkwijze arbeidsplaatsbeheer/profielbeheer op grote lijnen afstemmen De bevraging ikv evaluatie PTOW afstemmen Acties mbt behoeftebepaling raamcontracten OO (bijvoorbeeld: IAO) Verder planning concretiseren in overleg met HREC Acties mbt PEP Acties rond verandermanagement, BHM, projectmanagement Acties mbt organisatiecultuur

34 Generieke besparingen 2014-2019 Toelichting en stand van zaken Gijs Martens

35 Context (1) Belang van dit thema: Grote impact op HR-beleid in deze regeerperiode Belangrijke kennis bij invulling HRBP-rol Opmaak, beheer en opvolging HR budget Inzicht opbouw loonkredieten en in bijdrage personeelsfactor aan organisatieprocessen Maar nog steeds veel onduidelijkheid: Andere doelstelling & toepassingsgebied dan 2009-2014 => Gedeeltelijk andere aanpak Sinds start generieke besparingen 2014-2019: veel besprekingen in technische werkgroep ‘besparingen’ => hoge mate van techniciteit Stroom aan nota’s op Voorzitterscollege => onduidelijkheid wat op dit moment geldt Ook politiek draagvlak nodig => extra doorlooptijd

36 Context (2) Opbouwtraject recentelijk afgesloten: Finale validatie op kernVR-VC-overleg op 16/03/17: “ De kernministers gaan akkoord om het gestelde besparingsobjectief, toepassingsgebied en de verdeelsleutel tijdens deze legislatuur niet meer te wijzigen.” In deze presentatie: ‘definitieve’ versie Na traject van 1,5 jaar: In 3 fasen verlopen: Opbouw besparingstraject: okt 2014 - feb 2015 Opbouw opvolging besparingstraject: mrt - juli 2015 Politieke validatie (incl. 1 ste stavaza): aug. 2015–mrt 2016 Verdere toelichting: zie bijlage bij deze presentatie

37 Meting (1) Presentatie: toelichting over meting en opvolging Verdere details in nota & bijlages kernVR-VC: Evolutie personeelsomvang Realisatiegraad generieke besparingen Twee basispijlers: Toepassingsgebied Rapporteringsdefinitie Toepassingsgebied: Evolutie personeelsomvang: Entiteiten ‘uitvoerende macht’ in consolidatiekring Vl. begroting Ong. 39.000 personeelsleden Generieke besparingen: DVO min aantal uitgesloten diensten en entiteiten Ong. 17.600 personeelsleden

38 Meting (2) Welke entiteiten precies in welk toepassingsgebied? Cfr. bijlage 2 van nota kernVR-VC Lijst van entiteiten van Vlaamse Deelstaatoverheid Aanduiding wel of niet in toepassingsgebied besparingen Opgelet: ≠ toepassingsgebied kerntakenplannen (DVO) ! Rapporteringsdefinities: Meting personeelsomvang adhv 3 statistieken: Personeelsaantal (in aantal personeelsleden) Personeelsbeschikbaarheid (in bruto VTE) Personeelsaanwezigheid (in netto VTE) Gevalideerd door CAG (06/2010) en SOBO (12/2014) Verdere toelichting: Bijlage 2 van nota kernVR-VC-overleg Uitgebreid op: https://overheid.vlaanderen.be/rapporteringsdefinities https://overheid.vlaanderen.be/rapporteringsdefinities

39 Meting (3) Resultaten: Website personeelsbestand: Vanaf 2006, telkens op 31/12 of over geheel kalenderjaar Over alle 3 statistieken + onderlinge verhoudingen (!) Telkens zoals gemeten op elk tijdstip Zie http://overheid.vlaanderen.be/bedrijfsinformatie/personeelsbestand-nieuw http://overheid.vlaanderen.be/bedrijfsinformatie/personeelsbestand-nieuw Rapportering aan Vlaamse Regering: Enkel personeelsaantal over lopende regeerperiode (2014-2019) Consistente vergelijkingsbasis vanaf 30/06/14 dr retroactieve bijtelling van: Personeel 6 de Staatshervorming Entiteiten tgv wijzigingen tgv jaarlijkse lijstactualisatie NBB Zie nota kernVR-VC-overleg & bijlage 4

40 Meting (4) http://overheid.vlaanderen.be/bedrijfsinformatie/personeelsbestand-nieuw

41 Meting (5)

42 Opvolging besparingen (1) Essentieel: Verdeling: Personeel: op basis van Bijdrage van VDAB en De Lijn voor het aantal te weinig bespaarde personeelsleden in vorige besparingsronde (67) Resultaten ah einde van besparingsronde 2009-2014 (30%) Rest: lineair (= op basis van personeelsomvang op 30/06/2014) Budgettair: louter lineair (= op basis van ESR11-bedrag bij BO2014)  Besparingsnorm voor elk BD ‘in koppen & in geld’ Opvolging: = vergelijking van besparingsnorm met recente stand van zaken Halfjaarlijks en op beleidsdomein-niveau In functie van correct blijvende verdeling: nood aan ‘verrekening’ van alle wijzigingen met impact op besparingsdoelgroep

43 Opvolging besparingen (2) Startpositie = besparingsnormen op 30/06/2014 Liggen vast bij nota VR 17/07/2015

44 Opvolging besparingen (3) Verrekeningen ifv correcte opvolging: Nav organisatiewijzigingen (bv. fusies) Structurele aanpassing tabellen na inwerkingtreding Nav personeelsbewegingen: Op basis van effect van personeelsbeweging op totale perso- neelsomvang van besparingsdoelgroep => 3 ‘types’ Type 1: Interne personeelsverschuivingen binnen doelgroep => Totaal pers.aantal & -budget besparingsdoelgroep blijft gelijk

45 Opvolging besparingen (4) Mogelijkheid om adhv ‘overeenkomst’ tussen betrokken entiteiten afwijkende verrekeningsregeling af te spreken Variant: type 4 (herplaatsing) Zelfde verrekeningswijze voor personeelsaantal maar budgettaire bedragen conform VPS Aan te raden: via overeenkomst Type 2: Personeelsbewegingen van buiten naar binnen doelgroep => netto-aangroei van personeelsaantal & -budget

46 Opvolging besparingen (5) Type 3: NA AANPASSING IN JANUARI 2016 Personeelsbewegingen van binnen naar buiten doelgroep => netto-daling van personeelsaantal & -budget

47 Opvolging besparingen (6) Resultaten: stand van zaken op 31/12/2015 Totale besparingsdoelgroep: 17.603 -> 17.543 (tgv. type 3) Na verrekeningen: 16.677 personeelsleden op 31/12/2015 => Na 1,5 jaar 873 personeelsleden bespaard (45% doel) Analoog budgettaire besparingen van 2015 & 2016: 45,9% Voor verder detail: Zie bijlage 1 (overzicht verrekeningen) Zie bijlage 3 (overzicht resultaten per BD) Toelichting VC aan kernministers (zie bijlage 5) : Verloop van besparingstraject is niet rechtlijnig: Niet-lineair in entiteiten (tegelijk ook essentiële aanwervingen) Niet hetzelfde tussen entiteiten tgv verschillende demografie Hangt samen met afbouw taken ikv kerntakenplannen Besparingen wegen wel degelijk op dienstverlening => nood aan ander personeelsbeleid maar wel nodige ruimte

48 Opvolging besparingen (7)

49 Vooruitblik Nieuwe halfjaarlijkse stand van zaken Rondvraag voor ‘te verrekenen dossiers’ (eind mei) Technische werkgroep voor bespreking verrekeningen Dataverzameling personeelsaantallen Samenbrengen aantallen & verrekeningen in overzichtstabellen Opmaak terugkoppeling & bijlages ifv validatie door VC Opmaak budgettaire besparingstabel BO2017 (half juli) Opmaak terugkoppeling kernVR-VC (eind oktober) Traject daarna: Voorziene opstart begin december 2016 Voorziene terugkoppeling aan kernVR-VC van febr 2017

50 Vragen ? Contacteer vertegenwoordiger van uw BD in technische werkgroep: Contacteer ons: Veerle De Bock (veerle.debock@kb.vlaanderen.be)veerle.debock@kb.vlaanderen.be Gijs Martens (gijs.martens@kb.vlaanderen.be)gijs.martens@kb.vlaanderen.be

51 BIJLAGE

52 Traject (1) Fase 1: opbouw besparingstraject Opdrachtbrief min Homans op 1/10/2014 aan CAG (nu VZC): Tegen eind 2019: -1.950 personeelsleden en -101,5 miljoen € op loonkredieten Toepassingsgebied, startdatum, eenheid Modaliteiten (monitoring, geen naakte ontslagen, …) Eerste volledig uitgewerkt voorstel vanuit DBZ op (1 ste ) VZC van 11/2014: Niet aanvaard mbt ritme & verdeling obv pensioenen Oprichting technische werkgroep (met 1 afgev. per BD) Besprekingen afwisselend in technische werkgroep en Voorzitterscolleges (december & januari 2015)

53 Traject (2) Terugkoppeling kernVR-VZC-overleg: Engagement VZC maar ook verantwoordelijkheid van elke LA Ruimte voor autonomie & solidariteit binnen BD Link tussen generieke besparingen en kerntakenplan, MOD- rationalisaties, 6 de staatshervorming, … Nood aan actief ‘herplaatsingsmanagement’ (Ago/VDAB) Vraag aan kernVR: Hoewel budgettair jaarlijks, personeelsbesparing tegen eind 2019 te halen? Akkoord mits halfjaarlijkse opvolging personeelsbesparing Verankering hoofdlijnen: Toepassingsgebied, startposities, verrekeningsregels, opvolging Cfr. nota VR 17/07/2015 mbt ‘generieke besparingen en KTP’

54 Traject (3) Fase 2: opbouw opvolging van besparingstraject Hoe rekening houden met wijzigingen? Zowel organisatiewijzigingen als personeelsbewegingen Uitwerking verrekeningsregels in technische werkgroep Validatie op VZC van april 2015 Opstart halfjaarlijkse opvolging: In kaart brengen alle wijzigingen vanaf 30/06/2014 (mei 2015) Afstemming verrekeningen in technische werkgroep (juni 2015) Terugkoppeling aan VC (begin juli 2015) Aanlevering (half juli 2015): Verdeling budgettaire besparing voor BO2016 aan Dep FB Ontwerpmededeling aan kab BZ opvolging personeelsbesparing

55 Traject (4) Fase 3: finalisatie Politieke afstemming: Nav twee knelpunten (rekenregel type 3; VDAB/De Lijn) Brief min Homans & begrotingsakkoord bij nota VR (dec 2015): aanpassing rekenregel type 3 Voorstel tot aanpassing rekenregel type 3: Bespreking op technische werkgroep (jan 16) Validatie op VZC (20/01/2016) Actualisatie halfjaarlijkse opvolging op 31/12/2015: Validatie op VZC (18/02/2016) Validatie op kernVR-VZC-overleg van 16/03: “De kernministers gaan akkoord om het gestelde besparings- objectief, toepassingsgebied en de verdeelsleutel tijdens deze legislatuur niet meer te wijzigen.”

56 Security, rapportering en data- uitwisseling Stand van zaken Gijs Martens, Luk Verschooren

57 Context HRBP-netwerk van 19/02: Voorstel van generieke aanpak mbt: Security & toegangsbeheer Rapportering Gebruik personeelsdata in eigen randsystemen Zodat enkel HRBP’s & HR-specialisten Toegang hebben tot individuele gegevens Op hun behoeften afgestemde generieke rapportering en opzoeken, nakijken en vragen hierover stellen Deze presentatie: Stand van zaken op dit moment ? Voorziene stappen (incl timing) in volgende maanden

58 HRBP-netwerk 19/02: Problematiek: Geen overzicht wie welke Vlimpers-data gebruikt Daarom dringende nood aan betere governance Uitwerking ikv informatieveiligheid Ter voorbereiding van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG = GDPR) Transparantie Proportionaliteit Finaliteit 360° vertrouwen Security & toegangsbeheer (1)

59 Security & toegangsbeheer (2) HRBP-netwerk 19/02: Geïntegreerd toegangsbeheer over Vlimpers, Schakel en Cognos Uniform over & gealigneerd op functionele behoeften bij alle entiteiten Enkel data waarvoor gerechtigd Stand van zaken: HRBP’s hebben reeds (initiële) toegang in Vlimpers en Cognos. Toegang voor HR specialisten in Cognos deze week afgerond Staat los van APARTE SECURITY zoals leidinggevende, doublure ea Volgende stappen Toegang obv ‘HR in de entiteit dossier’ finaliseren voor HR BPs en specialisten in Vlimpers als Cognos. HR in de entiteit dossier, welke toegang?

60 - Persoons- en functiegeg.- National. en arbeidshand. - Salarissen en afwezigheden - Organisatieontwikkeling - Medische controle (ziekte)- Bedrijfseigend. en telewerk - Veiligheid en gezondheid- Talent Ploeg (metadata en - Contactpers. in noodgevalprocesinfo) en Leren - Aparte security voor Leren (bv werkstromen) - Vacaturemarkt - Klachten, tucht, gezinsleden - PLOEG: inhoud evaluatie consulteren APARTE SECURITY Security & toegangsbeheer (3)

61 Security & toegangsbeheer (4) Toewijzing van de security in Vlimpers voor HR specialisten volgt obv aangevraagde toegang in ‘aanvraagsjabloon’ Aanvraagsjabloon moet voor elke HR BP en HR specialist ingediend worden! (ook voor diegene die reeds toegang gekregen hebben) Procedure aanvraag voor HR BP en specialisten Invullen sjabloon -> - voor DCPA: ‘online contactformulier’ -> AgO - voor niet-DCPA: Flamingo (enkel deel rapportering wordt uitgevoerd, security in Vlimpers door entiteit zelf) -> AgO

62 Security & toegangsbeheer (5) Sjabloon HR in de entiteit wordt geïntegreerd in in-uit-doorstroom documentatie voor dossieropvolging van DCPA. Timing ntb. Voorlopig losstaand sjabloon indienen voor HR in de entiteit Betrokkenheid leidend ambtenaar en veiligheidsconsulent van entiteit garanderen AgO zorgt voor update lijst HR in de entiteit en communiceert via Vlimpers portaal Uit diensten en wijzigingen van functie niet uit het oog verliezen Timing Medio mei (in navolging van communicatie) kunnen de aanvraagsjablonen ingediend worden Ook voor HR BPs (of specialisten) die reeds toegang hebben!

63 Rapportering (1) HRBP-netwerk van 19/02: Huidige werkwijze met enkel ‘ad hoc’ entiteits- rapportering niet houdbaar Voorstel van aanpak: In elke HRBP-clusterwerkgroep Bepaling rapporteringsbehoeften Ondersteund door beleidsanalisten Na opmaak entiteitsrapporten: feedback en validatie Na validatie: in rapportenshop Versnelde opstart van aparte werkgroep mbt weddebudget- rapportering wegens grote vraag

64 Rapportering (2) Stand van zaken: Behoeftebepaling in clusterwerkgroepen gestart 2 sessies reeds plaatsgevonden (leiderschap; welzijn) Weddebudgetrapportering: Reeds enkele proefentiteiten Eerste werkgroep plaatsgevonden op 21/04 Start controle op randvoorwaarden (bv. aanrekencodes juist ?) Nadien stapsgewijze opbouw Extra toegangen tot Cognos (niet tot Vlimpers) Betrokken HRBP verwittigd Verder verloop: Cluster-werkgroepen: Verdere uitklaring behoeften Opstart opmaak rapporten Weddebudgetrapportering: tweede werkgroep op 17/05

65 Rapportering (3) Rapportenshop Zie https://vobip-bi.vonet.be/cognos10-login/cgi- bin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/main.xts&sta rtwel=yes https://vobip-bi.vonet.be/cognos10-login/cgi- bin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/main.xts&sta rtwel=yes Rapporten ingedeeld volgens HRBP- werkgroepen 100-tal rapporten beschikbaar Documentatie per rapport in excel Infosessie op vr. nm. 20/05 (uitnodiging volgt)

66 Gebruik personeelsdata in eigen randsystemen (1) HRBP-netwerk 19/02: Problematiek: Geen overzicht wie welke Vlimpers-data gebruikt Daarom dringende nood aan betere governance Trajectvoorstel ism Ag Info Vl Enkel voor Vlimpers-entiteiten Voor data over eigen entiteit (anders analyse & machtiging) Stand van zaken: Technische en proces-afspraken met Ag Info Vl HRBP-nieuwsflits van 8 april: ‘Welke Vlimpers-data zijn nodig voor de eigen databanken van je entiteit ?’ Tegen 27 april aan Luk Verschooren te bezorgen: Indien data nodig, welke Vlimpers-data precies ? Totnogtoe weinig antwoorden ontvangen ….

67 Gebruik personeelsdata in eigen randsystemen (2) Infosessie op 26/05/2016 ism Ag Info Vl Uitnodiging volgt Aanwezigheid IT collega’s gewenst Volledige automatisatie opnieuw mogelijk Topics: Formele aanvraagprocedure: aan wie wat bezorgen ? Welk type data (uit standaardset vs toe te voegen)? Hoe data verkrijgen (XML vs ETL) ? Aanvraagperiode: “First come first serve” Tegen ten laatste 1/07/2017 Operationeel tegen ten laatste 01/10/2017

68 Ten slotte HRBP-netwerk van 19/02: Eén datum van inwerkingtreding voor 3 thema’s Na inwerkingtreding: Overige toegangen buiten doelgroep afgesloten Andere rapporten buiten rapportenshop afgesloten Eerst voor DCPA-entiteiten Ten laatste najaar 2017 Nuancering : Vanaf nu tot 1/10/2017: verder werken (in kaart brengen, documenteren, toevoegen/uitbouwen, af- sluiting niet meer relevante toegangen, etc.) Voorziene datum beëindiging werkzaamhdn: 1/10/2017 (finalisatie op orde zetten toegangen; afsluiting rapporten buiten rapportenshop)

69

70 Intervisie HR-vraag

71 Intervisie Neem 5 min de tijd om dé HR-vraag waar je nog mee zit en die je graag aan een collega zou voorleggen, voor jezelf te formuleren. Neem plaats op stoelen tegenover elkaar. In 8 min: Rij één: stelt de vraag Rij twee: luistert actief, stelt bijvragen, reflecteert, adviseert Schuif 1x door. In de volgende 8 min: Rij één: stelt de (doorontwikkelde) vraag Rij twee: luistert actief, stelt bijvragen, reflecteert, adviseert Wissel van opdracht (rij twee stelt de vraag, rij één luistert en adviseert), en schuif ook nu 1x door.

72 De Personeelspeiling Naar een vernieuwde benadering Maxime Loose

73 What happened previously? https://www.youtube.com/watch?v=0C5UQbWzwg8

74 Een evidence Based aanpak

75 Waarom evidence based? Scherlock Holmes, 2009 It's a matter of professional integrity! No girl wants to marry a doctor who can't tell if a man's dead or not !

76 Waarom evidence based? We laten ons leiden door evidence en innovatie We ontwikkelen, realiseren, monitoren en evalueren het HR beleid van de Vlaamse overheid

77 Mededeling aan het Voorzitterscollege (8/10/2015): Belangrijk en gewaardeerd instrument voor organisatieontwikkeling Accentverschuiving naar een ondersteuning van het HR- beleid van de Vlaamse overheid We ontwikkelen de Personeelspeiling verder als een ‘instrument van de Vlaamse overheid’ conform de doelstellingen uit het Regeerakkoord en de Beleidsnota Bestuurszaken 2016: Beperkte inhoudelijke wijzigingen, maatregelen tav responsgraad en toegankelijkheid, online rapportering en bijkomende beleidsanalyses 2018 – 2020: Wijzigingstraject in samenwerking met academische wereld en andere partners zoals Informatie Vlaanderen

78 Doelstelling herpositionering Een Personeelspeiling die: Input levert om de effecten van het HR-beleid van de Vlaamse overheid op te volgen Entiteiten input levert om hun organisatieontwikkeling op te volgen Stabiel blijft doorheen de tijd Evidence based is Beschouwd wordt als een gedragen instrument Efficiënt beheerd kan worden

79 Evidence Based?

80 Aanpak in de praktijk The importance of a well-defined construct cannot be overstated as the validity of what is being measured will rest largely on its definition and content domain ( Netemeyer, Bearden & Sharma, 2003)  Opbouwen van een beleidskader dat stevige gefundeerd is binnen de praktijk, beleid en wetenschap.  Verhoogt de duurzaamheid en stabiliteit van de Personeelspeiling  Verhoogt de validiteit van de Personeelspeiling

81 Het ontstaan van het beleidskader Vanuit een evidence-based methodiek:  Economische en maatschappelijke trends  Inzichten vanuit de academische literatuur  Beleidsvisie binnen de Vlaamse Overheid  Gesprekken met HR-expertisecentrum binnen AgO

82 Het resultaat

83 Kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening Welzijn Motivatie Prestatie Inzetbaar- heid Welzijn Werk-privé balans Diversiteit Het Nieuwe Werken Leiderschap Het resultaat

84 Doelstelling van het HR-beleid Het HR-beleid van de Vlaamse overheid draagt bij aan:  Een resultaat- en klantgerichte Vlaamse overheid  Een slanke Vlaamse overheid, die betere resultaten levert met minder maar doelgericht ingezette middelen  Kwaliteitsvolle dienstverlening (Regeerakkoord Vlaamse regering 2014-2019) Door een focus op  Prestaties,  Motivatie,  en het welzijn van medewerkers Via activerende, duurzame en inclusieve loopbanen  Als effect van modern HR-beleid

85 Kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening Welzijn Motivatie Prestatie De beoogde uitkomsten van het HR-beleid

86 Kwaliteitsvolle dienstverlening Prestatie: Job performantie: Mate waarin je acties en gedragingen stelt die bijdragen aan het bredere doel van de organisatie (Rotundo & Sackett, 2002) In- en extra-rol gedrag Motivatie: Betrokkenheid bij de organisatie (organisational commitment) Verloopintentie Intrinsieke motivatie Welzijn Algemene job tevredenheid

87 Activerende, inclusieve en duurzame loopbanen Duurzame loopbanen Inzetbaar- heid Welzijn Activerende loopbanen Het Nieuwe Werken Leiderschap Inclusieve loopbanen Werk-privé balans Diversiteit

88 Duurzame loopbanen Een duurzame loopbaan is een loopbaan waarin werknemers inzetbaar en productief alsook fit en gelukkig blijven doorheen de tijd (De Hauw & Greenhaus, 2015) Creëert een gevoel van zekerheid Door het ontwikkelen van een blijvende inzetbaarheid (Forrier & Sels, 2003; Fugate et al., 2004; Van der Heijde & Van der Heijden, 2006) Creëert een gevoel van welzijn Door het versterken van het fysieke en het mentale welzijn (De Hauw & Greenhaus, 2015; Greenhaus & Kossek, 2014)

89 Duurzame loopbanen Inzetbaar- heid Welzijn Kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening Welzijn Motivatie Prestatie Talent: - Inzetten op talent - Voortdurende ontwikkeling - Versterken talent In-, door-, uitstroom - Verbeteren interne & externe mobiliteit - Creeëren loopbaankans en Welzijn - Versterken Welzijn

90 Inclusieve loopbanen Een inclusieve loopbaan is een loopbaan die op een succesvolle manier geïntegreerd wordt in het bredere persoonlijk leven van de werknemer en waarin elk individu betrokken wordt en het potentieel van elk individu benut wordt (Avery, 2011; Greenhaus & Kossek, 2014). Creëert aandacht voor werk-privé balans Creëert aandacht voor diversiteit

91 Vragen?

92 Inclusieve loopbanen Werk-privé balans Diversiteit Kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening Welzijn Motivatie Prestatie Organisatie ontwikkeling - Creëren van een flexibele organisatie Loopbaan & beloning - Uniforme arbeids- voorwaarden Welzijn - Diversiteits- plannen en - ambtenaren - Integreren kennis over diversiteit in HR-praktijk - Communicatie, sensibilisering

93 Activerende loopbanen Een activerende loopbaan is een loopbaan die je in staat stelt om volop gebruikt te maken van alle bronnen (technologie, autonomie, enz.) die je heden ten dage ter beschikking worden gesteld om zo effectief en vooral ook efficiënt mogelijk aan de slag te gaan. Creëert aandacht voor nieuwe manieren van werken Creëert aandacht voor leiderschap

94 Vragen?

95 Activerende loopbanen Het Nieuwe Werken Leiderschap Kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening Welzijn Motivatie Prestatie 3 Loopbaan & beloning - Focus op prestatie & beloning - Aanbieden flexibele arbeids- voorwaarden Organisatie ontwikkeling - Innovatieve & flexibele organisatie - PTOW - Zelfsturende teams Leiderschap - Leider/manager ondernemer/ coach - Waarde- gedreven leiderschap - Coaching

96 Kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening Welzijn Motivatie Prestatie Inzetbaar- heid Welzijn Werk-privé balans Diversiteit Het Nieuwe Werken Leiderschap Het resultaat

97 Vragen?

98 Hoe willen we dat nu meten?

99 Personeelspeiling 2018-2020 ingebed in een breder dataverzamelingssysteem Personeels- peiling als vaste barometer Peilen naar opinies Diagnose HR-beleid Vo Meten specifieke HR- aspecten Diagnose HR-beleid Entiteiten

100 Personeelspeiling in de toekomst Breder dataverzamelingssysteem  Personeelspeiling als barometer  Bereiken we de beoogde effecten van HR-beleid?  Wat is de stand van zaken in mijn organisatie wat betreft effecten HR-beleid?  Kan leiden tot nood aan diepgaander onderzoek  Verdere diagnose  HR-beleid Vo  Mogelijkheden: verdieping via een eigen Vo-panel, gerichte bevragingen focusgroepen, …  HR-beleid entiteit  Mogelijkheden: aanbieden scans of (toegang tot) andere methodieken voor verdere diagnose vanuit AgO, ….

101 Personeelspeiling in de toekomst Breder dataverzamelingssysteem  Opiniepeilingen  Een proces voorzien om te peilen naar meningen van het personeel  Vb. via panel  Zoals tevredenheid over aspecten HR-beleid, wensen naar de toekomst, …  Specifieke aspecten HR-beleid  Een proces voorzien voor het in kaart brengen van specifieke aspecten binnen het HR-beleid  Vb. integriteit, waarden, loopbaan & beloning, …

102 Personeelspeiling 2016

103 Start veldwerk Personeelspeiling 2016: 24 mei Record aantal deelnemers: 22.800 Stijging 10% aangeschrevenen Online rapportering: Opleidingssessies september Rapportering over de resultaten Personeelspeiling Vo HR BP netwerk november

104 Vragen?

105 Agenda volgende HR BP netwerken

106 24 juni 8u30-13u30 Werkgroep Leiderschap Werkgroep Welzijn Verschillende werkgroepen: Entiteitsrapporten; Processen Personeelpunt (mogelijk apart in de namiddag) 8 september 8u30-13u30 Werkgroep In-, door-, uitstroom Werkgroep Personeelsadministratie 28 oktober 8u30-13u30 Werkgroep Talent (+ talentevent in de namiddag) Werkgroep Organisatieontwikkeling 8 en 9 december Werkgroep Loopbaan & Beloning Alle andere werkgroepen Grondige evaluatie eerste jaar van het HR netwerkmodel

107