Seminar Inkopers tegen Kanker - Contractmanagement Peter Streefkerk Utrecht, 30 mei 2012 30-5-2012.

Presentatie over: "Seminar Inkopers tegen Kanker - Contractmanagement Peter Streefkerk Utrecht, 30 mei 2012 30-5-2012."— Transcript van de presentatie:

1 Seminar Inkopers tegen Kanker - Contractmanagement Peter Streefkerk Utrecht, 30 mei 2012

2 Kwaliteitscirkel van Deming

3 Contractmanagementcirkel
Business Procurement Leveranciersmanagement Business Intelligence

4 Blok 1 Plan – Business

5 Waarom is contractmanagement
op dit moment ‘hot’ ?

6 Leveranciers managen ons in plaats van dat wij leveranciers managen
Heden Toekomst

7 Het nieuwe inkopen: inkoop business/organisatie gedreven of business/organisatie inkoop gedreven ?

8 Wat wil je managen ? Contracten (middel) Leveranciers (middel)
Risico’s leveranciers (output) Toegevoegde waarde leveranciers (output) Performance leveranciers (output) Risico business/organisatie (essentie) Toegevoegde waarde business/organisatie (essentie) Performance/organisatie (essentie) opbrengst maximalisatie kosten minimalisatie

9 Van strategie naar uitvoering
Niveau Strategisch Tactisch Operationeel Plan Strategie Business plan Business case Geld Budget organisatie Budget business Budget project Uitvoering Procurement plan Account plan Project plan

10 Welke voordelen heeft het managen van je contracten ?

11 Voordelen: Efficiëntie
Registreren in één contractmanagementsysteem verkleint kans op fouten en dubbelingen Inzicht krijgen in contractendatabase voor business units Zoeken kost minder tijd en vragen kunnen sneller beantwoord worden Opbouwen kennis en informatie Eenvoudiger overdragen / borgen kennis en informatie Standaardiseren contracten (= tijdswinst en minder fouten) Informatie beschikbaar hebben voor andere doeleinden (relatiebeheer) Resultaat: kwaliteitsverbetering deels vertaald in kostenverlaging Spreekt voor zich

12 Voordelen: Effectiviteit
Tijdig signaleren voorkomt: onnodige druk bij onderhandelingen betalen voor zaken die er niet (meer) zijn of prestaties die niet geleverd zijn vastzitten aan contracten langer dan noodzakelijk Combineren van contracten biedt mogelijkheden tot schaalvergroting en betere condities Beter uitnutten (raam)contracten Beter sturen op nakoming contractafspraken door leveranciers Resultaat: kostenbeheersing en -verlaging Spreekt voor zich

13 Voordelen: Compliancy
Beperken bedrijfsrisico’s Voldoen aan eisen Belastingdienst / Accountants inzake registratie lopende verplichtingen Voldoen aan de interne Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO / IC) voorwaarden Resultaat: minder risico’s lopen Spreekt voor zich

14 Blok 2 Do – Procurement

15 Procurement proces Processtap Vastlegging Accountmanagement
Specificatie Selectie Contractering Bestelling Bewaking Nazorg Account plan Projectplan Werkafspraken

16 Categoriseren en prioriteren klanten
Categoriseren: 20% van je interne klanten zorgt voor 80% van je inkoopvolume Prioriteren: 80% van je aandacht besteed je aan 20% van je interne klanten

17 Hoe houdt u uw leveranciers
scherp ? En u zelf ?

18 Service levels SLA’s Vaststellen Beoordelen Vastleggen Beïnvloeden
Contract-implemen-tatie Contract-intiatie Contract-beoordeling Contract-vorming Contract-uitvoering Contract-uitvoering Contract-uitvoering Vaststellen Beoordelen Vastleggen Implemen-teren Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg SLA’s Beïnvloeden

19 Check – Contractmanagement
Blok 3 Check – Contractmanagement

20 Definities Contractbeheer: eenduidig vastleggen, beheren en bewaken van getekende contracten en wijzigingen met als doel volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren Contractmanagement: systematisch en efficiënt besturen van contractcreatie tot en met contractuitvoering met als doel maximalisatie van de toegevoegde waarde en minimalisatie van risicoreductie leveranciersprestaties Leveranciersmanagement: coördineren, structuren en op elkaar laten aansluiten van organisatie- en leveranciers-prestaties met als doel een maximale toegevoegde waarde voor de eigen organisatie te creëren

21 Contractmanagement maturity model (CMMM ©)
Mate van professionalisering Ad hoc Basic Structured Integrated Optimized Tijd

22 Leveranciersmanagers
Relaties extern Klant Contractmanager Contracteigenaren Communicatie is essentieel bij leveranciersmanagement, dat komt omdat er meerdere partijen bij betrokken zijn die allemaal acteren in het speelveld richting leveranciers Inkopers Leveranciersmanagers Inkoopondersteuners Bestellers

23 Relaties intern business unit
HRM Finance Directie Logistiek Legal Procurement ICT R&D Facility Business Control

24 Relaties intern functie
Contract-eigenaar Besteller Gebruiker Jurist Expeditiemede-werker Contract-manager Inkoop-analist Inkoper Financieel mede-werker Budget-houder Intern trans-porteur

25 Act – Business Intelligence
Blok 4 Act – Business Intelligence

26 Business intelligence
Analyseren procurement gegevens: Crediteuren Contracten Budgetten Evalueren performance leverancier en eigen organisatie (lessons learned) Benchmarken (markt- en productonderzoek) Innoveren op gebied van markten, producten of processen (research & development) Plannen scenario’s

27 Van data naar informatie

28 En hoe nu verder ?

29 Implementatie contractmanagement: wie gaat de regie voeren?

30 Stappenplan contractmanagement
Besluitvorming Voorbereiding Implementatie Overdracht Analyse Projectplan Invoering Beheer Interne analyse Doelstellingen Beleid Gebruik Externe analyse Activiteiten Organisatie Onderhoud SWOT-analyse Capaciteit Procedures Evaluatie Advies Kosten Systeem Aanpassing Planning

31