To substitute or not to substitute: een kwestie van gezond verstand Lieve Van Geldre Departement Landbouw en Visserij

De strategie

Maar… theorie ≠ praktijk 10 stappen om de strategie om te zetten in de praktijk…

10 stappen tot

Stap 8: Restfractie papier digitaliseren Digitalisering van restfractie inkomende papieren flow –Kleinere gedecentraliseerde scaninstallaties: gericht op kleinere volumes –Papier komt niet meer toe op bureaus, pdf’en wel –Reclame, boeken, enz. worden niet gescand Efficiëntiewinsten –Chronologisch archiveren (personeel en plaats)

Stap 8:

Stap 9: Hoe gedigitaliseerde documenten verwerken… Werkstroom om taken te verdelen tussen medewerkers –Geen papier  geen fysieke visuele aanduiding van een taak, geen post-it, … –Kan worden toegewezen aan team of individuele medewerker –Gecentraliseerd, herbruikbaar over toepassingen Noodzaak… het werk moest gebeuren, ook nadat het document gedigitaliseerd was Opportuniteit –Werkopvolging, - prognose, -evaluatie, … (PTOW) –Procesoptimalisatie

Stap 9:

Stap 10: Hoe documenten opslaan en beheren… 1 gecentraliseerde opslagplaats voor dossiergebonden documenten –Hergebruik van documenten over ≠ dossiers en toepassingen –Inbouwbare (maar generieke en herbruikbare) component voor de toepassingen Efficiëntiewinsten: –Document 1 x opvragen –Snel terugvinden van informatie in 1 unieke opslagplaats

Stap 10: Digitaal dossier

Digitaal dossier: van document tot team… Toepassing & Team TaaktypeToepassingDocumenttype

Substitutie: waarom en randvoorwaarden Een stap verder in efficiëntiewinsten: digitaal document is juridisch evenwaardig  geen opzoekwerk bij audit Geen archiefbeheer en stockage ruimte meer nodig voor fysieke documenten Procesmatig: OK De stroom na inscannen is gedigitaliseerd dankzij configuratie, documenttypes en taken. Juridisch: ?

Substitutie: welke documenten? Digitaal dossier: heel scala aan documenttypes van verschillende dossiertypes Welke hieruit selecteren voor substitutie? Liefst: allemaal! Controledossiers Apart papierstroom bij inscannen want ingescand na verwerking Ingescand op dossierniveau Apart project voor inscannen in Iris Power Scan Generiek proces voor VO

Substitutie: welke documenten? Studie omtrent substitutie ism eIB en Jos Dumortier (2012) Doel: generieke procedure voor substitutie mogelijk? Juridisch aspect Aan de hand van specifieke cases 2 cases geselecteerd: De digitale bouwaanvraag van Ruimte Vlaanderen (Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed) Controleverslagen van Agentschap voor Landbouw en Visserij

Substitutie van controleverslagen Waarom controleren wij? Beheer van maatregelen inkomensondersteuning GLB van EU en Vlaams niveau Controle op subsidies, ter plaatse, Hoe controleren wij? Op papier: dossier wordt voorbereid op kantoor, documenten worden afgeprint en meegenomen. Controleverslag laten tekenen. Na controle: encoderen in de toepassing, eventueel notitities op document Na encoderen: dossier voorbereid voor scannen en ingescand Archief: in algemeen archief van digitaal dossier

Substitutie van controleverslagen Conclusies: Geen juridische bezwaren: risico op betwisting over echtheid onbestaande Burgerlijk Wetboek: origineel grotere waarde maar vnl van belang bij bewijs van verbintenissen en weinig relevant voor bewijs van feiten Vermijd papier: werk van bij aanvang digitaal

Stap 11: mobiel

En nu? Geen substitutie Omdat Controlerapporten niet langer afzonderlijk ingescand Controlerapporten beperkte fractie van totaal: winst ook beperkt Mobiel controleren Geïnteresseerd in besluit van het rapport! Juridische drempel naar omlaag in 3 stappen: decretale bepaling op Vlaams niveau BVR met basisvoorwaarden substitutie MB dat procedure tot substitutie per documenttype of dossiertype vastlegt