Competent projectleiden Marcel Seijner

ISBN: 978-90-01-70003-4

Inhoud en doelen 1/3 Oriënteren Competenties Achtergrond Aanleiding Projectdoel Stakeholders Business case Haalbaarheid

Inhoud en doelen 2/3 Voorbereiden Scope WBS-PBS Plannen Risicomanagement Organiseren

Inhoud en doelen 3/3 Organiseren Taken en verantwoordelijkheden Opstarten Sturen, monitoren en beheersen Communiceren en rapporteren Afronden

Wat is een project?

Project: Een geheel van activiteiten om in een tijdelijke projectorganisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken (NCB) Afvragen: Juiste transportmiddel Kan het de lading aan (haalbaarheid)? Hoeveel is de lading, waar naar toe, tussenstops? Kan het op tijd de eindbestemming bereiken? Wat kost het om naar de eindbestemming te reizen? Beschikbaarheid, locs, machinisten, wagons Welke risico’s kom men tegen op de reis? Het duurt even voordat de trein op gang is maar als de trein eenmaal rijdt dendert hij door. De weg is bekend, de lading is bekend, het einddoel is bekend. Om de klant gerust te stellen wordt regelmatig gerapporteerd dat hij op schema ligt, dat er geen lading is beschadigd. Bij de eindbestemming keurt de klant de lading en wordt de lading afgeleverd. Einde missie

Projectresultaat: een goed werkend product opleveren voorbeeld: machine, fabriek, tuin, schip, IT-systeem

Projectdoel: Opbrengst die de ingebruikname van het projectresultaat heeft (voor de organisatie, of een programma) = Organisatieresultaat

Doel projectleider: de juiste leveringsomvang (S), op tijd (T), binnen budget (G), met afgesproken kwaliteit (K) opleveren

Wanneer is een project een succes?

Shenhar and Dvir (2007)

Resultaat opleveren (testen, inbedrijfstellen, opleveren, dechargeren) (opleveringsfase) Realiseren (detail ontwerpen, uitvoeren, testen) (Realisatiefase) Go/ No Go (Initiatieffase) Doel Projectresultaat bepalen om doel te bereiken (Definitiefase) (gebruik en beheer) Doel bereiken Project Tijd 

Projectfasering initiatief definitie ontwerp voorbereiding realisatie testen nazorg

Customer requirements versus deliverable specifications

Stappenplan voor de projectleider

Stap 1. Geschikt als projectleider?

Stap 2. Achtergrond van je project verkennen: waarom?

Business case Motivatie, redenen Opties Voordelen / baten Risico’s Tijd en kosten Investeringsvoorstel

PRINCE2

Breng de stakeholders in kaart

+ - + Sterke tegenstander Sterke medestander Zwakke tegenstander Macht Zwakke tegenstander Zwakke medestander - + Houding

Kat-uit-de-boom-kijkers + meelopers bondgenoot Gelijkgerichtheid Kat-uit-de-boom-kijkers tegenstander tegenspeler - + Potentiële bijdrage

Projectkaart

Hoe stakeholders managen?

Stap 3. Scope: wat leveren? Producten maken! + Activiteiten doen!

Welke producten te leveren? Product Breakdown Structure

WBS relaties Supplier Management Plan Integration Strategy Consistency System Solution (architecture, products, support) Plans, Reviews Documentation Supplier Management Plan (make/buy decisions) Status Reporting Labor Months Cost Estimation Development Integration Strategy Project Schedule Organization Consistency Basis for C1 B1 B2 WBS PM TL1 T1 Member TL2 T2 Member Change Management

Stap 4. Structureren: Wat leveren? Wat doen? Hoelang? Wie? Hoe?

Voorbeeld activiteiten te doen Croissants bakken Eieren bakken Pan op vuur Sinaasappels persen Thee zetten Sinaasappels snijden Eieren in pan Sinaasappelsap inschenken Oven voorverwarmen Tafel dekken Boterhammen smeren Opdienen Croissant rollen Thee inschenken Eieren op boterhammen

Ontbijt Croissants Thee Gebakken ei Verse jus d’orange Aan tafel

Work Breakdown Structure 1. Croissants 1.1 Oven voorverwarmen 1.2 Croissant rollen 1.3 Croissants bakken 2. Koffie 2.1 Koffie zetten 2.2 Koffie inschenken 3. Gebakken ei 3.1 Pan op het vuur, boter in pan 3.2 Ei in pan en bakken 3.3 Boterham smeren 3.4 Ei op boterham 4. Verse jus d’orange 4.1 Sinaasappels snijden 4.2 Sinaasappels persen 4.3 Sinaasappelsap inschenken 5. Aan tafel 5.1 Tafel dekken 5.2 Opdienen

WBS relaties Supplier Management Plan Integration Strategy Consistency System Solution (architecture, products, support) Plans, Reviews Documentation Supplier Management Plan (make/buy decisions) Status Reporting Labor Months Cost Estimation Development Integration Strategy Project Schedule Organization Consistency Basis for C1 B1 B2 WBS PM TL1 T1 Member TL2 T2 Member Change Management

Stap 5. Plannen: wanneer?

plannen

WBS 1. Croissants 1.1 Oven voorverwarmen 1.2 Croissant rollen 1.3 Croissants bakken 2. Thee 2.1 Thee zetten 2.2 Thee inschenken 3. Gebakken eieren 3.1 Pan op vuur 3.2 Eieren in pan 3.3 Eieren bakken 3.4 Boterhammen smeren 3.5 Eieren op boterhammen 4. Verse jus d’orange 4.1 Sinaasappels snijden 4.2 Sinaasappels persen 4.3 Sinaasappelsap inschenken 5. Aan tafel 5.1 Tafel dekken 5.2 Opdienen

Netwerkplanning Start Activiteit 1 Activiteit 2 einde Activiteit 3 45

Netwerkplanning Oven vvw Cr bakken Cr rollen opdienen Start einde T zetten T insch. pan oh v ei in pan Ei bakken ei o p bt bt smern Ss sn Ss ps Ss ins Tafel d.

Hoe lang duurt het project?

WBS 1. Croissants 1.1 Oven voorverwarmen 8 1.2 Croissant rollen 2 1.3 Croissants bakken 8 2. Thee 2.1 Thee zetten 10 2.2 Thee inschenken 1 3. Gebakken eieren 3.1 Pan op vuur 1 3.2 Eieren in pan 1 3.3 Eieren bakken 5 3.4 Boterhammen smeren 2 3.5 Eieren op boterhammen 1 4. Verse jus d’orange 4.1 Sinaasappels snijden 2 4.2 Sinaasappels persen 5 4.3 Sinaasappelsap inschenken 1 5. Aan tafel 5.1 Tafel dekken 5 5.2 Opdienen 2

Netwerkplanning Oven vvw Cr bakken Cr rollen opdienen Start einde T zetten T insch. pan oh v ei in pan Ei bakken ei o p bt bt smern Ss sn Ss ps Ss ins Tafel d.

Netwerkplanning Kritieke pad 8+8+2=18 Oven vvw Cr bakken 8 8 Cr rollen 2 opdienen 2 Start einde T zetten 10 T insch. 1 pan oh v 1 ei in pan 1 Ei bakken 5 ei o p bt 1 bt smern 2 Ss sn 2 Ss ps 5 Ss ins 1 Tafel d. 5

Netwerkplanning Kritieke pad 8+8+2=18 Oven vvw Cr bakken 8 8 Cr rollen 2 opdienen 2 Start einde T zetten 10 T insch. 1 Oven 8+8=16 pan oh v 1 ei in pan 1 Ei bakken 5 ei o p bt 1 Fornuis 1+1+5=7 Pers 5 bt smern 2 Human 2+1+1+1+1+2+2+5+1+5+1= 22 Ss sn 2 Ss ps 5 Ss ins 1 Tafel d. 5

Welke activiteit eerst?

activiteit VS DT VE LS Sp LE VS = Vroegste starttijd DT = Doorlooptijd VE = Vroegste eindtijd LS = Laatste starttijd Sp = Speling LE = Laatste eindtijd

1.1 1.3 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 3.3 5.2 einde start 3.5 3.4 4.1 4.2 4.3 5.1

1.1 8 8 1.3 2 1.2 10 1 2.1 2.2 1 1 5 2 3.1 3.2 3.3 5.2 einde 1 start 2 3.5 3.4 2 5 1 4.1 4.2 4.3 5 5.1

1.1 8 8 1.3 2 1.2 Kritieke pad 8+8+2=18 10 1 2.1 2.2 1 1 5 2 3.1 3.2 3.3 5.2 einde 1 start 2 3.5 3.4 2 5 1 4.1 4.2 4.3 5 5.1

Kritieke pad 8+8+2=18 Oven 8+8=16 Fornuis 1+1+5=7 Pers 5 1.1 8 8 1.3 2 1.2 Kritieke pad 8+8+2=18 10 1 2.1 2.2 1 1 5 2 3.1 3.2 3.3 5.2 einde 1 start 2 1.2 Oven 8+8=16 Fornuis 1+1+5=7 3.4 Pers 5 Human 2+1+1+1+1+2+2+5+1+5+1= 22 2 5 1 4.1 4.2 4.3 5 5.1

1.1 8 8 8 8 16 8 1.3 2 2 8 16 1.2 6 6 8 10 10 10 1 11 2.1 2.2 5 5 15 15 5 16 1 1 1 1 2 2 5 7 16 2 18 18 18 3.1 3.2 3.3 5.2 einde 8 8 9 8 10 10 8 15 18 18 18 9 7 1 8 16 start 2 2 3.5 15 8 16 3.4 13 13 15 2 2 2 5 7 7 1 8 4.1 4.2 4.3 8 8 10 10 8 15 15 8 16 5 5 5.1 11 11 16

Plannen Relaties bepalen Tijd bepalen Kritieke pad bepalen Resources bepalen Versnellen

% gereedheid vaststellen!

Stap 6. Risico’s analyseren: wat als?

Risicomatrix Ernst Gevolgen Kans Personeel (VGW) Schade Milieu Reputatie Geen letsel of gezondheidschade Geen schade Geen effect Geen gevolgen 1 Licht letsel of verwonding EHBO Lichte schade €10K Licht effect Lichte gevolgen 2 Klein effect, paar dagen verzuim Kleine schade €10 -100K Klein effect Lokale onrust 3 Ernstig letsel en verzuim Lokale schade €100K- 1M Lokaal effect Regionale onrust 4 Zeer ernstig letsel, 1-3 doden Ernstige schade €1M-10M Ernstig effect Nationale onrust 5 Meerdere doden (>3) Zeer ernstige schade >€10M Zeer ernstig effect Inter-nationale onrust Kans Vrijwel uitgesloten Zeer onwaar-schijnlijk Onwaar-schijnlijk Komt voor Komt een aantal keren per jaar 0,001 x p/j 0,01 x p/j 0,1 x p/j 1 x p/j 10 x p/j V M H

Wat doe je met risico’s? Vermijden, verbannen van het risico of condities scheppen om het project te behoeden van de invloed Overdragen, de consequenties en de verantwoordelijkheid van het risico overdragen aan een derde partij Vermindering, reduceren van de kans cq. de consequenties van een ongunstig risico tot een acceptabel niveau Accepteren, besluit om het projectplan niet te veranderen en te accepteren dat er geen geschikte maatregelen zijn

Beschrijving risico Oorzaak en gevolg Kans en prioriteit Voorzorgsmaatregel Tegenmaatregelen Alternatief scenario Status

Stap 7. Organiseren: wie, wat, wanneer?

Stap 8. Opstarten: wie, wat, waar?

Stap 9. Bewaken, sturen en beheersen

NB behoefte en specificaties wijzigen!

Wat bewaken, sturen en beheersen?

S-kromme (Baseline) begrote kosten gepland activiteiten (Accrual) werkelijke kosten uitgevoerde activiteiten (Earned value) begrote kosten afgeleverd activiteiten B E>B voor op planning E<B achter op planning A>E meer kosten dan begroot Δ k A Cumulatieve kosten Δ t E tijd

73

Indicatoren

Projectduur 6 weken deelproject Uren budget Gepland na 3 weken Werkelijke halverwege A 80 40 20 B 100 50 C 60 30 D Hoe gaat het met het project?

Projectduur 6 weken deelproject Uren budget Gepland na 3 weken Werkelijke halverwege % gereed A 80 40 20 50% B 100 50 C 60 30 66% D 100% Hoe gaat het met het project?

Stap 10. Communiceren en rapporteren: hoe gaat het?

communiceren volgens RACI-model code verantwoordelijkheid omschrijving R Responsible (verantwoordelijk) Belast met de uitvoering van de werkzaamheden A Accountable (aansprakelijk) Eindverantwoordelijk voor de werkzaamheden C Consulted (adviserend) Degenen die verplicht moet worden geraadpleegd I Informed (geïnformeerd) Degenen die moet worden geïnformeerd over het resultaat

Voorbeeld RACI-model RACI Oprachtgever Gebruiker Leverancier Projectmanager Medewerker PvE A R C I Projectplan Ontwerp Realisatie accptatietest

81

82

Bewaken 83

Bewaken 84

Bewaken 85

Bewaken 86

Stap 11. Afronden en decharge aanvragen: is het klaar, is het overdraagbaar?

Business case gehaald?

Succesvol projectmanagement begint met goed voorbereiden…

…en kan pas succesvol eindigen door te meten en de te sturen

Projectplan Communicatieplan Kwaliteitsplan Veiligheidsplan Risicomanagement plan Projectstructurering Fasering Initieel project plan Projectcontrole plan Financieel plan Project start up Projectachtergrond. Uitleg van de context van het project en hoe de noodzaak tot het opzetten van een project is vastgelegd. Projectdefinitie. Uitleg van wat het project probeert te bereiken met daarin beschrijving van doelen, redenen voor het starten van het project, aanpak, scope, resultaten/eindproducten uitsluitingen,beperkingen, relaties met andere projecten, aannamen. projectorganisatiestructuur, met taken en verantwoordelijkheden. Overzicht benodigde resources. Inclusief uitleg welke competenties men verwacht van zowel medewerkers als projectleider per fase van het project. project Quality Plan. Legt vast hoe bewaakt gaat worden dat producten voldoen aan de vastgestelde kwaliteitseisen en de verwachtingen van de gebruikers. Hierin staan afspraken m.b.t. kwaliteit, b.v. materiaal, kleur, certificaten, etc. Project controls. Legt vast hoe het beheersen, bewaken en rapporteren van de projectvoortgang gaat plaatsvinden. Communicatieplan. Wie communiceert met wie, hoe, wanneer en waarover. Projectkaart cq krachtenveld analyse. Wie zijn de betrokkenen bij het project, wat is hun bedoeling, belang en bijdrage. WBS (PBS). Work Breakdown Structure. Project hierarchie, project verdeeld in deelprojecten en activiteiten. Initieel Project Plan. Wanneer worden activiteiten uitgevoerd en door wie. Gant-chart, balkenplanning en netwerkplanning met kritieke pad. Managementfases en Projectfasering en in welke fase het project zich bevindt

Communicatieplan Projectachtergrond. Uitleg van de context van het project en hoe de noodzaak tot het opzetten van een project is vastgelegd. Initiële Businesscase. De redenen voor het starten van het project Projectdoelen. Doel van de opdrachtgever en doel van het projectteam. Stakeholdersanalyse. Wie zijn de betrokkenen bij het project, wat is hun bedoeling, belang en bijdrage? Projectkaart. Schematische weergave van het resultaat van de stakeholdersanalyse. Communicatieschema. Wie communiceert met wie, hoe, wanneer en waarover? Haalbaarheid. Is de einddatum haalbaar, het budget toereikend, past het binnen de core-business en kennisniveau van projectleden, is er commitment bij directie, afdelingsleiders en medewerkers?

Kwaliteitsplan Kwaliteitseisen (verwachtingen, programma van eisen) Bewaking kwaliteit Kwaliteitsmeting, testrapporten en opleverrapporten Veiligheidsplan Veiligheidsrisicoanalyse

Risicomanagementplan Risicobeschrijving Oorzaak Gevolg Kans Prioriteit Beperken, voorkomen Tegenmaatregel Alternatief scenario Status

Projectstructurering Scope Resultaten/eindproducten, mijlpalen Work Breakdown Structure. Project verdeeld in deelprojecten en activiteiten Projectorganisatiestructuur, met taken en verantwoordelijkheden, input, throughput en output Overzicht benodigde resources. Inclusief uitleg welke competenties men verwacht van zowel medewerkers als projectleider per fase van het project

Fasering Managementfasering Projectfasering

Initieel Project Plan Balkenplanning, wanneer worden activiteiten uitgevoerd? Netwerkplanning met kritieke pad, in welke volgorde en door wie Deadlines, afgesproken leverdatum

Projectcontrolplan Beheersplan, sturende en regelende activiteiten om de projectscope binnen de levertijd, binnen het budget en binnen de geëiste kwaliteit op te leveren Rapportages, rapporteren van de projectvoortgang en oplevering. Format voor projectrapportages en opleverrapporten

Financieel plan Geldbeheersing, in- en uitgaande geldstromen bewaken Financieringsplan, bewaken dat inkomende geldstromen in evenwicht zijn met uitgaande geldstromen

Project Start Up Kick-off, met alle betrokkenen, belanghebbenden en projectmedewerkers in een bijeenkomst de aandachtspunten van het projectplan doornemen Mobiliseren van projectmedewerkers

ISBN: 978-90-01-70003-4 102