De overheid en Vastgoed De vastgoedportefeuille van gemeenten

Gemeentelijk vastgoed Wat zijn de overeenkomsten tussen gemeentelijk vastgoed en Corporate Real Estate Mangement? Crem: “Het vakgebied dat zich bezig houdt met aankopen, plannen, beheren en afstoten van ondernemingsvastgoed met als doel een bijdrage te leveren aan het resultaat van de onderneming” Gemeentelijk vastgoed (public real estate management) draagt bij aan de primaire doelstelling van een gemeente

professionaliseren Vastgoed van gemeenten dient dus ook professioneel beheerd te worden: het beheren van vastgoed van uitvoerend tot strategisch niveau, waarbij de activiteiten op de juiste plaats in een organisatie zijn ondergebracht en deze plaatsvinden met voldoende kennis en aandacht volgens omschreven werkprotocollen die zorgen voor transparantie en gekoppeld zijn aan kwaliteitsnormen

professionaliseren • plaats in de organisatie • aanwezigheid kennis in de organisatie (en intenties tot verbetering) • duidelijke werkprotocollen • transparantie • aanwezigheid kwaliteitsnormering Organisatie vormen (les 1) * Beheer ondergebracht in diverse gemeentelijke diensten: decentralisatie * Beheer is geconcentreerd in vastgoeddienst * Beheer ondergebracht in één beheerorganisatie: centralisatie

beheervormen Decentralisatie: Werkzaamheden zoals beheer, verhuur, ontwikkeling en strategische aankopen worden ieder op een andere afdeling uitgevoerd en op de verschillende afdelingen worden er beslissingen genomen over hetzelfde object Voorwaarde: Goed informatiesysteem (iedereen beschikt over zelfde soort informatie) Anders langs elkaar heen werken, niet op de hoogte van elkaars beslissingen, verkeerde informatie etc.

beheervormen Voordeel deze beheersvorm: alle niveaus van de organisatie op de hoogte van beslissingen die genomen worden en veranderingen die doorgevoerd worden. Kennis wordt vanuit de werkvloer doorgevoerd naar het management. Er kunnen sneller besluiten genomen worden doordat de beslissingbevoegdheid op verschillende niveaus binnen de organisatie genomen mag worden. Door het hebben van verschillende niveaus op een afdeling komt elke afdeling in contact met de markt. Voordelen laatste twee punten ?? klantgericht

organogram

Beheer is geconcentreerd in vastgoeddienst uitvoerende werkzaamheden, de verkoop, de aankoop en strategische afwegingen op een afdeling georganiseerd. De afdeling bepaalt alleen beleid voor het gemeentelijk vastgoed en de daarbij behorende randvoorwaarden De andere beleidsafdelingen bepalen hun eigen beleid met betrekking tot hun afdeling Nadeel: De afdeling komt ten dienste te staan van de andere afdelingen, waarbij het vastgoed een beleidsondersteunende rol krijgt. De andere beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor de huurders/gebruikers.

organogram

beheer ondergebracht in één organisatie: centralisatie Professionaliseren = centraliseren van gemeentelijk vastgoed vanuit een bedrijfskundige,zakelijke manier naar de portefeuille en de vraag van de gebruikers kijken verantwoorden of de gemeentelijke gebouwen volgens de gestelde doelstellingen wordt ingezet Eigen begroting Voorwaarde: Nota grond – en Vastgoedbeleid (ook wel nota vastgoedbeheer en ontwikkeling) Politieke ambities van de stad en op welke wijze gaan deze Ambities bereikt zal gaan worden

voorbeelden Gemeente Den Helder Gemeente Schiedam De doelstelling van de Nota Grond- en Vastgoedbeleid is om een samenhangende visie op het grond- en vastgoedbeleid te geven. De gemeenteraad bepaalt met deze nota haar beleidskaders en stelt het College in staat om binnen deze kaders regisserend en ondernemend deel te nemen aan de ontwikkeling van de stad Gemeente Schiedam De ambitie van de gemeente is om beter inzicht te verkrijgen in de omvang en waarde van het vastgoed en een bewuste(re) afweging te maken of vastgoedobjecten in eigendom worden genomen of gehouden. Het exploiteren van vastgoed door de gemeente Schiedam is geen doel op zich: vastgoed is een sturingsmiddel om beleidsdoelen te kunnen realiseren. Gemeente Rotterdam (les 1)

Centralisatie vastgoedbeheer Maar hoe ga je dit nu vormgeven? 70% van grote gemeenten centralisatie Vastgoedactiviteiten, kleine gemeenten blijven achter maar professionelen vastgoedactiviteiten wel (85%)! 60% van de grote en middelgrote gemeenten inzicht in exacte omvang portefeuille, 30% niet. Maar gaan ze ook om een strategische wijze om met hun vastgoed?

Wat is centralisatie Centralisatie heeft te maken met de plaats van taken, zeggenschap, budgetten en kennis in de gemeentelijke organisatie. Beslissingsbevoegdheid (zeggenschap, budgetten). Concentratie: bundeling van activiteiten (taken en kennis) Stappen voorafgaan aan centralisatie: Wat willen we met gemeentelijk vastgoed? Hoe kunnen we de vastgoedorganisatie inrichten?

organogram

Concentratie van vastgoed: voordelen vs. nadelen Kan zorgen voor forse versterking van vastgoed als instrument om stedelijke ontwikkelingen en maatschappelijke opgaven te sturen en beïnvloeden. Verhoogde doelmatigheid bij exploitatie en ontwikkeling van vastgoed en alle vastgoedkennis wordt geconcentreerd Maar wanneer nu de vastgoedorganisatie centraliseren?

Concentratie van vastgoed: voordelen vs. nadelen Dat ligt aan de visie van de gemeente (nota vastgoedbeheer en ontwikkeling van een stad) Wat wil de gemeente met haar vastgoed En op welke wijze kan de gemeente dit het beste vorm geven

Stappen voorafgaan aan centralisatie Waar streven we naar: Tevredenheid bij gebruikers Goede bouwkundige staat vastgoed Kosten overzichtelijk en zo laag mogelijk Vastgoedinvesteringen passen binnen politieke ambities Echter, moet je wel inzetten op alle facetten? Leidt dit niet tot juist het tegenovergestelde? Centralisatie kan (en zal) dus (moeten) leiden tot: Efficiëntere vastgoedportefeuille Lagere huisvestingslasten Hogere tevredenheid Grotere mate van flexibiliteit

Waar begin je? Visie op gemeentelijk vastgoed moet aansluiten bij doelstellingen van de gemeente. Nadenken over Centralisatie van zeggenschap Concentratie van activiteiten Positie vastgoedorganisatie Specificiteit van het vastgoed Combinatie strategische en operationele taken Waar beginnen als je als gemeente hun vastgoedorganisatie efficiënter wil inrichten: Stap 1: in kaart brengen huidige situatie Hoe zijn taken, zeggenschap, budgetten, kennis georganiseerd, waar bestaat portefeuille uit, knelpunten.

Waar begin je Stap 2: opstellen visie op gemeentelijk vastgoed (slide 6) Wat wil je bereiken als gemeente en hoe kan vastgoed daar een bijdrage aan leveren. Waar willen we naar toe met vastgoedorganisatie. Ook meewegen: toekomstige omgevingsfactoren, macro economische aspecten (werkgelegenheid, onderwijs etc) Pas als deze stappen zijn doorlopen kan de vastgoedorganisatie vorm worden gegeven maar hoe ga je dat dan doen?

Vormgeven organisatie Ligt helemaal aan waar je op wilt sturen: Op wijk : stedelijke vernieuwing, herontwikkeling Op aard vastgoed: musea, onderwijs Scheiding strategische taken en operationele taken Deconcentreren Overige voordelen centraliseren vastgoedorganisatie: Schaalvoordelen m.b.t. inkoop onderhoud Standaardisatie gebouwen en materialisatie Ruimtegebruik binnen gemeente zelf

Nadelen/knelpunten Waar komen budgetten en zeggenschap te liggen Hoe komen we tegemoet aan gemeentelijke Doelstellingen (mate van centralisatie hier op afstemmen)

centralisatie Knelpunten: Samenhang stadsvisie en vastgoedstrategie Financiële kaders, verantwoording gemeenteraad Informatie voor besluitvorming niet tijdig, onvolledig of niet juist (berekende expl.kosten vs. Werkelijke expl.kosten: huurder komt niet rond met de subisdie, pand blijft leeg achter en niet te verhuren) Er blijven valkuilen maar er zijn ook manieren om deze zo veel mogelijk te voorkomen (artikel centralisatie vastgoedbeheer, alleen centraliseren leidt niet tot strategisch handelen)

Kennisniveau van gemeenten Werkzaamheden/ competenties verder operationaliseren. In Een onderzoek van De Kort (2007) is voor het competentiemodel van Joroff (1993) een verdere vertaalslag gemaakt naar het kennisniveau van gemeenten.

Taken/werkzaamheden vastgoedmanagement

Vertaalslag naar gemeenten: Uitvoerder: uitvoerende werkzaamheden. opstellen meerjaren onderhoudsplan, opstellen jaarplan, contractonderhoud, verwerken facturen, toezicht op uitvoerende werkzaamheden, demarcatie, klachten- en calamiteitenonderhoud uitvoeren gepland onderhoud, invullen en bijhouden beheersprogramma, renovatieprojecten, bijhouden en uitvoeren (wijzigingen in) wet- en regelgeving

Controller In deze trede ligt het uitgangspunt voornamelijk op financiële aspecten. Er wordt gekeken waar er kostenverlaging doorgevoerd kan worden. Niet mogelijk kostenbeheersing. Handelaar optimale afstemming tussen het aanbod en de vraag van het vastgoed, een perfect aansluitende vastgoedportefeuille op de wensen. de beleidsdoelstellingen centraal staan in de afstemming. benodigde gegevens die de handelaar gebruikt voor een ideaal afgestemde vastgoedportefeuille worden aangereikt door de uitvoerder en de controller

Ondernemer Een goede vastgoedportefeuille kan alleen gecreëerd worden als de gemeentelijke visie bekend is Een ondernemer is continu bezig met de gestelde doelstellingen te behalen. Door de vastgoedportefeuille aan te passen op de analyse van kansen, risico’s en bedreigingen is het voor een ondernemer mogelijk de gemeentelijke doelstellingen te behalen. Er zal dus veel overleg moeten zijn tussen de ondernemer en de handelaar.

Strateeg Een strateeg zal een koppeling maken tussen het ondernemingsbeleid en het vastgoedbeleid. Hoe nu deze concreet vertalen binnen organisatie ten einde vastgoedbeheer te proffessionaliseren? Checklist:

De adviesgroepen Binnenlands Bestuur en Vastgoed van PriceWaterhouseCoopers: Uniforme waardering vastgoed o.b.v. gebruiks – of marktwaarde Huur/verhuurrelatie met gebruikers Huur o.b.v. kostprijs of marktprijs Afscheiding binnen de begroting en administratie

beginselen Ad. 1 Uniforme waardering vastgoed o.b.v. gebruiks – of marktwaarde Maakt gemeentebalans transparanter Kan eenvoudig een exploitatieopzet maken Uniforme periodieke herwaardering Commissie BVV

beginselen Ad. 2 huur/verhuurrelaties met gebruikers Uniforme contracten, opstellen-/ verlengen contracten Ad. 3 huur o.b.v. kostprijs of marktprijs Gebaseerd op een meerjaren exploitatiebegroting Concurrentievervalsing/ verkapte subsidie Ad. 4 Afscheiding binnen de begroting en administratie Afdeling vastgoedbeheer dient zichzelf te financieren uit huuropbrengsten en transacties. Eigen balans en Resultatenrekening. Zelf opbouwen van onderhoudsreserves. Afroming bedrijfsresultaat voorbehouden aan bestuur van Gemeente en herverdeelt over overige sectoren.

literatuurlijst MRE scripties: Het professionaliseren van gemeentelijk vastgoed- Manon Van Dinter- Kuiten Beheermonitor GemeentelijkVastgoed – Patrick de Kort Gemeentelijk strategisch vastgoedmanagement – W.F. van den Bergh Artikelen site: Centralisatie als wondermiddel Onderzoek professioneel gemeentelijk vastgoed- Twynstra gudde routeboekje voor gemeentelijk, dynamisch vastgoedbeheer – www.icambv.nl