Informatie –vergadering 15/01/2015 2014/HFB/OA/31136 Onderhoud en keuring van HVAC installaties in gebouwen van de Vlaamse overheid

Informatievergadering Het Facilitair Bedrijf Disclaimer : De huidige slides zijn enkel een samenvatting van de voornaamste clausules van het bestek met referentie 2014/HFB/OA/31136 en zijn dus onvolledig. Deze slides zijn dus geen contractueel document. Deze slides hebben enkel tot doel de kandidaat-inschrijver te wijzen op de voornaamste elementen om te komen tot een regelmatige inschrijving

Informatievergadering AFM Inhoud Voorwerp van de opdracht Aanbestedende overheid Gunningswijze Selectiecriteria Aandachtspunten bij inschrijving Aandachtspunten na toewijzing Vragen en antwoorden

Voorwerp van de opdracht Titel : Onderhoud en keuring van HVAC installaties in gebouwen van de Vlaamse overheid Percelen : 3 percelen, op geografische basis Plaats van uitvoering : het Vlaamse en Brusselse Hoofdstedelijke Gewest Raamcontract : Ja Duur van de overeenkomst : 4 jaar vanaf sluiting

Aanbestedende overheid – Leidend ambtenaar Agentschap Facilitair Bedrijf Bevoegdheid van de leidend ambtenaar : De leidend ambtenaar wordt aangeduid bij elke bestelling. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen;

Gunningswijze Gunningswijze : Openbare aanbesteding De opdracht zal per perceel worden gegund aan de laagste regelmatige inschrijver voor het desbetreffende perceel.

Selectiecriteria Selectiecriteria eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver minima waaraan de inschrijver (& het voorwerp van de offerte) dient te voldoen. Aan te tonen door toe te voegen documenten De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: Jaarlijkse omzet van min 300.000 euro over de laatste drie beschikbare boekjaren   De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: de jaarrekening (die zal worden opgevraagd via elektronische weg)

Selectiecriteria Selectiecriteria De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: Personeelbestand minstens 7 personen, Minstens 4 techniekers met nodige verplichte erkenningen om onderhoud, keuringen en audits uit te voeren op specifieke HVAC installaties. Nodige kwalificaties en getuigschriften worden toegevoegd.   De inschrijver toont dit aan door het voorleggen van: Drie relevante referenties van het technische onderhoud op HVAC installaties, minstens 15 verschillende locaties, met elke een minimale omvang van 50.000 euro (incl. BTW) op jaarbasis, in de periode 9/2012 tot 9/2014. De referenties dienen volgende punten te vermelden: Opdrachtgever Datum en duur contract Type HVAC installaties Plaats van uitvoering (min, 15-) Omvang (bedrag incl. BTW) Getuigschrift goede uitvoering

Gunningscriteria Gunningscriterium : Percelen: Totaalprijs deze opdracht is als volgt verdeeld in percelen, volgens geografische ligging: Het Bestuur heeft het recht één of meerdere percelen niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze.

Aandachtspunten bij inschrijving AANDACHTSPUNTEN VOOR EEN FORMEEL REGELMATIGE INSCHRIJVING - MEEST VOORKOMENDE FOUTEN DIE LEIDEN TOT ONREGELMATIGHEID : Digitale handtekening van persoon of personen die de inschrijver rechtsgeldig mogen verbinden Volledigheid : Alle documenten ! Vooral offerte EN inventaris Volledigheid van documenten Invullen van documenten RSZ status

Aandachtspunten bij inschrijving Indienen van de offerte : Elektronisch Slechts 1 inschrijving per kandidaat Tijdig indienen ! Elektronisch : elk document krijgt een timestamp Snelheid van opladen : uw eigen netwerk, het Internet, de omvang van de documenten, … Laad eerst de essentiële documenten op : offerteformulier, inventaris, documenten voor gunningscriteria & selectiecriteria, andere documenten

Aandachtspunten bij inschrijving Volledigheid : Alle stukken dienen bij de inschrijving aanwezig te zijn om de offerte te kunnen beoordelen : offertes moeten administratief en technisch conform zijn De overheid beschikt over beperkte mogelijkheden om ontbrekende stukken op te vragen RSZ de inschrijver dient in orde te zijn met de RSZ- verplichtingen

Aandachtspunten na toewijzing Borgstelling : dient tijdig te gebeuren Opvolgingsvergaderingen Clausules m.b.t. straffen en boetes Wijze van facturatie

Vragen en antwoorden: Bestek: 2.1.3 BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) Vraag: Welke documenten van eventuele onderaannemers dienen door de inschrijver toegevoegd te worden ? Antwoord: Voor deze onderaannemers of entiteiten moeten eveneens de toe te voegen documenten bedoeld onder 2.1.1. (UITSLUITING, RSZ- VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62, 63 EN 64 KB PLAATSING) toegevoegd worden aan de offerte. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie.

Vragen en antwoorden: Bestek: Artikel 1.3: Het preventief onderhoud op een decentraal verwarmingstoestel Vraag: Kan er een voorbeeld gegeven worden van een decentraal verwarmingstoestel? Antwoord: Hout-, gas- of mazoutkachel

Vragen en antwoorden: Bestek: Deel 3, Artikel 2 Keuringen en audits Vraag: Is er in dit dossier een extern keuringsbedrijf nodig? Antwoord: Een extern keuringsbedrijf wordt niet opgelegd, maar is wel toegelaten als onderaannemer (zie artikel 2.1.3), mits toevoeging van de vereiste documenten bij de offerte zoals bepaald onder 2.1 selectie.