SAP - Consulteren 2 april 2014

Inhoudstafel Inleiding Beginnen met SAP Open posten opvragen Lijsten en printen Vragen?

1. Inleiding

Verschillende wetgevingen: Waarom? Verschillende wetgevingen: Gemeentedecreet (2005) Provinciedecreet (2005) OCMW decreet (2008) Besluit beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW's (2010) Geen/nauwelijks koppeling beleid-financiën

€ Nu: doelstellingen worden opgegeven, zonder te kijken naar de euro’s => direct kijken naar budgetten (minder “dromen”)

Vanuit één geïntegreerd systeem de beleidsvoering en de financiële vertaling en gevolgen ervan Plannen (meerjarenplan) Budgetteren (budget – kredietbewaking) Registreren (boekhouding) Rapporteren en evalueren (jaarrekening) Sterk gericht op: Input Output en effecten Meten

Nieuwe regels rond: Budget- en boekingssleutel Indeling budgetten Exploitatie – investeringen – andere Verbintenis- en transactiekredieten Kredietbewaking Financieel evenwicht Aantal boekhoudtechnische wijzigingen Boekhoudtechnische wijzigingen: vb: structuur balans, indeling patrimonium, dubieuze debiteuren, …

Veranderende systemen Om al die veranderingen aan te kunnen is het systeemlandschap ook veranderd.

Huidig landschap Het toekomstig landschap voor de budgethouders bestaat uit 8 verschillende systemen: - Gent2020 voor doelstellingen / activiteiten (aan welke doelstellingen werkt mijn dienst mee??) => herhalingsopleidingen voorzien op 19 maart of 26 maart 2014. Fimacs met daarin de facturen voor de verhuring => opleidingen zijn gegeven SCIFO in SAP voor het goedkeuren van de facturen => SRM winkelwagentje voor bestelaanvragen en materiaalaanvragen (bv 5 kg koffie nodig) Werkorderbeheer voor werkorders (mijn lamp is kapot, waar moet ik aanvragen om die te laten repareren?) => vervangingsproject loopt Belangrijk: dit zijn de functionaliteiten belangrijk voor de budgethouders die we vandaag bespreken: achter de schermen is er een geheel aan programmatuur en systemen verborgen die budgethouders meestal niet zullen zien maar de zaak wel doen draaien.

B B C BBC ……. lok aan het been voor politici ehendigheidsparcours voor secretarissen lok aan het been voor politici hinees voor burgers Of toch iets anders ?? Bron: De Standaard B B C

2. BEginnen met SAP

SAP Via Citrix naar: Aanmelden in: NFQ200 (testomgeving) NFP200 (productie-omgeving)

Gebruiker en paswoord ingeven: Enter Opgelet: 3x foutief inloggen => account geblokkeerd Oefening: Meld je aan in SAP met de logingegevens die je gekregen hebt.

Standaard menubalk Werkbalk Commandoveld Titelbalk Toepassingswerkbalk Statusbalk Links is een boomstructuur te zien met verschillende vertakkingen (het laagste niveau heet een transactie en dit heeft een transactiecode) Om de technische naam toe te voegen aan een transactie: Extra – Instellingen – Vlagje “Technische namen weergeven”

Belangrijkste Menubalk links: modus creëren transactie afbreken Commandoveld: de technische naam (transactiecode) - SAP werkt op basis van “transacties”, dit zijn eigenlijk technische codes waarmee je rechtstreeks naar de gewenste schermen gaat. Zo’n transactie geef je in in het commandoveld links bovenaan. Bv: fbl5n, fbl1n,…

Oefening Klik de boomstructuur open en zoek “Posten weergeven/wijzigen” voor debiteuren. Wat is de transactiecode? Geef in het commandoveld eens een transactiecode in, bv: Fbl5n Fbl1n Fd03 Fk03 Wat gebeurt er als je op het pijltje naar beneden klikt naast het commandoveld? Wat gebeurt er als je op het driehoekje naast het commandoveld klikt? Om de technische namen bij de transacties te krijgen: Extra – Instellingen – Technische namen weergeven – Groen pijltje

Oplossingen Posten weergeven debiteuren:

Hoeveel modi kan je maximaal openen in SAP? 6 Geef in het commandoveld eens een transactiecode in, bv: Fbl5n Fbl1n (enter) Wat gebeurt er als je op het pijltje naar beneden klikt naast het commandoveld? Je ziet gebruikte transactiecodes. Wat gebeurt er als je op het driehoekje naast het commandoveld klikt? Het commandoveld verdwijnt.

Werkbalk

Modus: een of meerdere schermen 1 modus = 1 SAP-balkje in Windows een nieuwe modus openen: met de knop in de bovenste grijze werkbalk /o transactiecode met het menu via Systeem > Modus creëren links bovenaan op de menubalk op de knop

Favorieten toevoegen 1e manier: transactie selecteren en klikken op Favorieten > Toevoegen 2e manier: transactie selecteren en slepen naar map favorieten 3e manier: klik op de transactie met rechtermuisknop, dan toevoegen aan favorieten 4e manier: met knoppen op de toepassingswerkbalk

Knoppen voor favorieten Menubalk: knoppen voor favorieten

Oefening Voeg de volgende 4 transacties toe als favoriet: Fbl5n Fbl1n Fd03 Fk03

3. Open posten opvragen

Meldingen in SAP 4 soorten meldingen van het systeem: blauw: informatie, systeem deelt je iets mee, je kan gewoon verder gaan geel: waarschuwing, waarschuwt u na een ongewone bewerking, wel mogelijk om verder te gaan rood: fout, systeem kan de bewerking niet uitvoeren, je kan niet verder gaan zonder de fout te verbeteren groen: mededeling, systeem geeft informatie over uitgevoerde bewerking

Debiteur weergeven Gebruik transactie: FD03 Vul het debiteur nr in of gebruik de zoekfunctie

extra velden: zoekbegrip1/2 adresgegevens communicatiegegevens

Open posten: debiteur Gebruik de SAP transactie: FBL5N Selectie Debiteur (rekening gekend) Debiteurrekening gekend: vb: A1308 Bedrijfsnummer: OCMW Selectie van de posten Open posten Open op peildatum: vandaag Trucje: /n nieuwe transactie vanuit een transactie /o nieuwe modus met een nieuwe transactie vanuit een transactie Layout: /OSTANDAARD Debiteuren met open posten: A1308 De Wilde A000061811 Hoete Angela A101354 Van de Steene Luc A22247 Van Durme Oscar A20655 Özdemir Veli A107153 Diallo Amadou A170304 Verstraeten Flo

Soort posten: Lay-out Klik op doc nr: uniek nr. in SAP LAYOUT op het opvraagscherm instellen: /OSTANDAARD

Symbolen Groen: vereffende posten Rood: openstaande posten // : over tijd : vereffende posten : openstaande posten : over tijd

Open posten: crediteur Gebruik transactie FBL1N Werkwijze: analoog met het opzoeken van een debiteur. Tip: Per bedrag binnen SAP opzoeken: Zoek een crediteur op en toon de open posten

Open posten: grootboek Gebruik transactie FBL3N Werkwijze: analoog met het opzoeken van een debiteur en crediteur Tip: Opzoeken via grootboekrekening en kostenplaats: Vrije inperkingen Hoe kan ik vanuit SAP een rapport in excel voor een bepaalde KP en bepaalde rekeningen? FBL3N = grootboek (alles dat op een bepaalde rekening en kostenplaats geboekt is)

Historiek open posten: debiteur Gebruik de SAP transactie: FBL5N Selectie Debiteur (rekening gekend) Debiteurrekening gekend: vb: A15131 Bedrijfsnummer: OCMW Selectie van de posten Alle posten Boekingsdatum Hoe kan ik vanuit SAP een rapport in excel voor een bepaalde KP en bepaalde rekeningen? FBL3N = grootboek (alles dat op een bepaalde rekening en kostenplaats geboekt is)

Oefening Zoek de historiek open posten op voor Hoete Angela (allemaal) Diallo Amadou voor 2013 Bamelis Albertina van 1/1/2013 tot 30/06/2013 Tip: Gebruik * * tijdens het opzoeken van debiteuren Debiteuren met open posten: A1308 De Wilde A000061811 Hoete Angela A101354 Van de Steene Luc A22247 Van Durme Oscar A20655 Özdemir Veli A107153 Diallo Amadou A170304 Verstraeten Flo

Document uit de lijst bekijken Dubbelklik op een documentnummer Klik dan op voor weergave document

Weergave document Lijn1: totaal wat de debiteur moet betalen Andere lijnen: waarvoor hij moet betalen Kostenplaats: C990000

Document weergeven gebruik transactie FB03 document nr. gekend (vb. 1300200094) document nr. niet gekend: zoeken werkwijze is gelijklopend met opzoeken debiteur

Documentsoorten Omdat het veld toewijzing hetzelde is horen deze bij elkaar. vb. factuur (doc.soort 3J) met daarop carenties (9N) en betalingen (7A).

volledige lijst in bijlage enkele voorbeelden: volledige lijst in bijlage Documentsoort TO-BE Omschrijving Oud journaal AS-IS 1A Bestelde aankopen ANK1 1B Werken in uitvoering ANK2 1C Sociale dienstverlening ANK3 1D Nutsvoorzieningen ANK4 1E Doorlopende aankopen ANK5 ANK7 1F Elektronische facturatie ANK6 1 aankoopfacturen 2 creditnota’s 3 verkoopfacturen 5 creditnota’s 7 betalingen 8 kas 9 diverse

Open posten: crediteur Gebruik transactie FBL1N Werkwijze: analoog met het opzoeken van een debiteur. Zoek een crediteur op en toon de open posten

PAUZE

4. Lijsten en printen

Lijsten bewerken Filter instellen: venster verschijnt

Geef waarden in waarop je wil filteren + enter Selecteer de kolomnaam waarop je wil filteren en klik op -> klik op enter Geef waarden in waarop je wil filteren + enter Filter weer uitschakelen: verwijder de kolomnamen links met de knop Sorteren kan oplopend en aflopend op basis van de bovenstaande knoppen. Eerst op kolom klikken en dan pas op de knop.

Layout wijzigen Klik op : het uitzicht van de lijst aanpassen Eerste tabblad: weergegeven kolommen wijzigen bep. kolommen naar links of rechts brengen met en links: kolommen die weergegeven moeten worden rechts: niet-weergegeven kolommen volgorde weergegeven kolommen wijzigen met

derde tabblad: de filter, zie boven Tabblad “Sorteren”: Bepalen: op welke kolommen lijst gesorteerd wordt welke subtotalen je wil zien afbeelding: lijst gesorteerd op open/vereffende posten daarbinnen nog eens op documentdatum en dan boekingsdatum. Je kan dit ook volgens wens aanpassen. derde tabblad: de filter, zie boven vierde tabblad: enkele andere instellingen

Naar Excel Verschillende manieren: Rechtermuisknop: spreadsheet – bestand opslaan – openen In sommige lijsten: knop voor download naar Excel

Knop niet beschikbaar : via menu: “Lijst” dan: “exporteren” voor Excel, kies “Spreadsheet” Volgende scherm: laat bolletje staan bij “Excel” Bestand opslaan Automatisch geopend in Excel

Schermafdruk: klik op kies schermafdruk Printen: klik op naam van de standaard ingestelde printer aantal exemplaren pagina’s bevestigen: klik op Schermafdruk: klik op kies schermafdruk

5. vragen en/of Feedback?

Support Opleidingsmateriaal en handleiding: http://groep.gent.be/ Paswoord wijzigen: aanmelden: klik niet op enter maar wel op ‘nieuw paswoord’ 2 x nieuw paswoord klik op overnemen Paswoord vergeten of account geblokkeerd: Digipolis (tel. 09/266.09.99) : paswoord “resetten”

Bestelbon kan bekijken (bij de goedkeuring van facturen, moet ik minstens de bestelbon kunnen zien; normaal gezien binnen SAP moet men ook details van de levering kunnen zien) - zonder dat ik toegang tot SRM heb. => 3 way match controle gebeurt automatisch! ANK1 wordt niet door de budgethouders goedgekeurd, ANK2 (projectleider OCMW bouwproject)

Verschillende factuurnummers (binnen SAP) zal hebben en dat bij de goedkeuring kan men het boekingsnummer niet zien (alleen registratienummer) SAP werkt met verschillende modules die elk hun nummering hebben (BB nummer – nummer GO – Fidoc – MM nummer – FM-nummer) Hoe kan men de scanning van een factuur zien (ik bedoel de pdf-versie) - via het boekingsnummer van die factuur. => Fb03 – links bovenaan knopje - bijlagelijst

Ik stel ook voor, dat op die opleiding wij ook informatie krijgen over een aantal handige functies binnen SAP (zoals MIR4 bijvoorbeeld enz.) Zelf ook niet allen gekend => er zijn 1000den transacties in SAP Concrete behoefte => sturen naar financiën (wij zoeken het uit) Bekijken via boom? Financiële administratie – financiële boekhouding – als het niet opent (geen toegang)