Structureren project Projectactiviteiten & producten gestructureerd en expliciet in beeld September 2015 Blok 1 - Project structureren

Overzicht van de cursus September 2015 Blok 1 - Project structureren

Analyseren projectopdracht Structureren project Analyseren projectopdracht September 2015 Blok 1 - Project structureren

Samenhang Scope – Projectstrategie - Projectplan Oefening 1 - ‘Scope’: Lees het scopeformulier van het project “Sluiscomplex Meppelerdiep” Benoem de problemen van de huidige situatie. Omschrijf de gewenste situatie. Benoem de doelstellingen van het project Vormen de doelstellingen en de gewenste situatie een match? Wat is het systeem beschouwd vanuit de projectopdracht? (System of Interest)? Welke ontwerpkeuzes lijken al gemaakt, en waar is nog vrijheid? Weet het projectteam nu wat ze als eerste moeten gaan doen? Laat de deelnemers in groepen aan de slag gaan met bijgaande vragen. De vragen worden in groepen van 4 uitgewerkt. In het cursusmateriaal zijn de case en de vragen opgenomen. September 2015 Blok 1 - Project structureren

Werkwijzer aanleg/onderhoud en de 7 deelprocessen Structureren project Werkwijzer aanleg/onderhoud en de 7 deelprocessen September 2015 Blok 1 - Project structureren

7 deelprocessen, de WWA en MIRT De 7 deelprocessen zijn de ordening van RWS voor het proces aanleg. Dit overzicht sluit aan op het MIRT-spelregelkader. September 2015 Blok 1 - Project structureren 6

Samenhang 7 deelprocessen Wat is de scope van het project? Doe een verkenning Leg project Sluiscomplex Meppelerdiep aan met een DBFM overeenkomst. Start met de voorbereiding bouw van tunnel Bereid MIRT-3 voor Zorg voor verbeterde doorstroming van de A3 in 2016 De scope gaat vaak maar over 1 van de deelprocessen, terwijl het project in alle 7 deelprocessen werk moet doen. September 2015 Blok 1 - Project structureren 7

Structureren project PBS, WBS, OBS Blok 1 - Project structureren September 2015 Blok 1 - Project structureren

Samenhang Producten (en activiteiten) Voorafgaand Product Breakdown Structure Activiteit Product Volgend Kenmerken, o.a.: - Verantwoordelijke - Doel - Inhoud - Kwaliteit - Houdbaarheid Vraag de groep: Wat is het hoofdproduct van een project? Het Project zelf, de oplossing van het probleem, het behalen van de doelstelling. Welke twee belangrijkste mijlpalen moet je daarvoor genomen hebben? Het Wettelijke besluit en de vergunningen Het Contract met de aannemer Welke producten moeten daarvoor worden gemaakt? Besluitvormingsdocumenten Vergunningaanvragen Contractdossier En daarvoor? Merk op dat er verschillende niveaus in de producten zijn: “Productenboom” - > PBS Merk op dat er verschillende niveaus in de activiteiten zijn: “Activiteitenboom” - > WBS September 2015 Blok 1 - Project structureren

Samenhang Activiteiten (en producten) IN UIT Begin Eind Work Breakdown Structure Hulpmiddelen Sturing Capaciteit Vraag de groep: Wat is het hoofdproduct van een project? Het Project zelf, de oplossing van het probleem, het behalen van de doelstelling. Welke twee belangrijkste mijlpalen moet je daarvoor genomen hebben? Het Wettelijke besluit en de vergunningen Het Contract met de aannemer Welke producten moeten daarvoor worden gemaakt? Besluitvormingsdocumenten Vergunningaanvragen Contractdossier En daarvoor? Merk op dat er verschillende niveaus in de producten zijn: “Productenboom” - > PBS Merk op dat er verschillende niveaus in de activiteiten zijn: “Activiteitenboom” - > WBS September 2015 Blok 1 - Project structureren

Breakdown Structure Project-opdracht Project-resultaat Projectproces Top-down structuur aanbrengen in processen, activiteiten en producten Benoem hoofdproces, - activiteit of -product Splits op in deelprocessen, -activiteiten of -producten … tot op een beheersbaar niveau Leg activiteiten vast in Werkpakket Beschrijvingen Benoem de relaties expliciet Zie document WWB-0028 “Opzetten van een WBS” Project-opdracht Project-resultaat Projectproces nivo 1 nivo 2 nivo 3 Afhankelijk van diepgang uitleg vorige sheets kan deze sheet ondersteunend zijn September 2015 Blok 1 - Project structureren

Regels van de Breakdown Structures (BS) De BS is altijd compleet  alle onderdelen zijn het totale product. Elk project elke projectfase heeft zijn eigen WBS, met zijn eigen diepgang. UITVOERING PLANUITWERKING VERKENNING B&O en/of RECONSTRUCTIE SLOOPFASE PLANSTUDIE REALISATIEFASE September 2015

De opbouw van een Product Breakdown Structure Regels uit het document WWB-0028 “Opzetten van een WBS” Het eerste, bovenste niveau bevat maar 1 product: http://www.pmwiki.nl/kennis/WBS WBS is Work Breakdown Structure. het woord Work hierin betekent Het te verrichten werk, de deliverables dus. WBS geeft aan wat er geleverd moet worden, top-down in stukjes gebroken. Specifiek aan de WBS is, dat aangegeven wordt wie waarvoor verantwoordelijk is. PBS, WBS, CBS en OBS De Work Breakdown Structure is een van de manieren om een project en delen op te breken. Andere vormen zijn: PBS: Project Breakdown Structure, het opbreken van het projectresultaat in deelresultaten CBS; Cost Breakdown Structure: het opbreken van de kosten in kostensoorten OBS: Organisational Breakdown Structure: het opbreken van de organisatie in delen (bv. deelprojecten) WBS De WBS legt vast, welke activiteiten uitgevoerd moeten worden om tot het projectresultaat te komen en is daarmee de basis voor de tijdsplanning (netwerkdiagram). Vooral in de Angelsaksische literatuur wordt veel aandacht besteed aan de WBS. Men gebruikt min of meer standaard termen voor werk van een zekere omvang, waarvan de belangrijkste zijn: Workpackage (meestal toebedeeld aan een groep, duur enkele maanden); een workpackage kan gelijk zijn aan een deelproject, zoals in de PBS omschreven. Activity (persoonlijke opdracht, vraagt nog verdere uitwerking, duur enkele weken) Task (enkelvoudige opdracht, duur enkele dagen) Dit kan nog verder ingedeeld worden, maar dan denken we nauwelijks meer aan een project, meer aan een lijn, met z’n top-down hiërarchie. Het werk kan een zekere mate van detail breakdown vragen. In het bijzonder zullen activiteiten met een hoog risico verder gedetailleerd worden. Naast het maken van een tijdsplanning heeft de WBS ook een belangrijke functie in het toedelen van packages aan teamleden of subgroepen. In beide gevallen is het van essentieel belang, dat alle uit te voeren werkzaamheden in de WBS staan. Er mag niets tussen wal en schip vallen. Een methode om dat te bewerkstelligen is, meer te denken in categorieën dan in specifieke taken. Dus, ‘alle computers operationeel maken’ is beter dan een opsomming van alle programma’s die op de betrokken computers geïnstalleerd moeten worden (hoewel die lijst op zeker moment wel moet ontstaan). Definitie:  Een werkpakket (Work Package) is een deel van het projectresultaat dat toegewezen wordt aan een team of persoon. Na overeenkomst over de werkpakket wordt het werk geaccepteerd en kan met de werkzaamheden begonnen worden. Na afronding van de werkzaamheden wordt de gecompleteerde werkpakket ontvangen door de projectmanager. Het werkpakket bevat doorgaans De naam van degene aan wie het werkpakket is toegewezen, Werkpakketnaam of -titel, Overeenkomst m.b.t. inspanning, kosten, start- en einddatum, Acceptatiecriteria en beperkingen, Opleverafspraken, Rapportage, Back-up plan. September 2015 Blok 1 - Project structureren

structuur in activiteiten Voorbeeld WBS: structuur in activiteiten Je hebt de opdracht om een kinderfeestje te organiseren. September 2015 Blok 1 - Project structureren 14

structuur in activiteiten Voorbeeld WBS: structuur in activiteiten Je hebt de opdracht om een kinderfeestje te organiseren. September 2015 Blok 1 - Project structureren 15

structuur in activiteiten Voorbeeld WBS: structuur in activiteiten Je hebt de opdracht om een kinderfeestje te organiseren. September 2015 Blok 1 - Project structureren 16

WBS, werkpakket en -beschrijving WorkBreakdown Structure (WBS) Een hiërarchische opdeling van werkzaamheden in werkpakketten. Werkpakket, WP Een samenhangende hoeveelheid werkzaamheden die individueel behandelbaar is. Werkpakketbeschrijving De beschrijving van de beoogde werkzaamheden van het betreffende werkpakket. September 2015

Werkpakketbeschrijving Vastleggen in werkpakketbeschrijvingen Wat moet er gebeuren? (Kinderfeestje geven) Hoeveel tijd en geld kost ‘t? Welke input benodigd? Tot welke output leidt het? Wie is verantwoordelijk voor het werkpakket? Welke kwaliteitseisen worden aan de output gesteld? Werkwijzebeschrijving WWB-00029 “Opstellen van een werkpakketbeschrijving” (Werkwijzer Aanleg) Werkwijzebeschrijving WWB-00029M “Sjabloon werkpakketbeschrijving” (Werkwijzer Aanleg) Afhankelijk van diepgang uitleg vorige sheets kan deze sheet ondersteunend zijn September 2015 Blok 1 - Project structureren

Van hiërarchie naar tijd input De WBS is een middel om na te gaan of alle werkzaamheden zijn benoemd (check of de 100% regel geldt). De flowchart maakt inzichtelijk hoe werkpakketten aan elkaar kunnen worden geknoopt (let op de input-output relaties). De planning die je op deze manier maakt is dus volledig en haalbaar. tijd output input September 2015 Blok 1 - Project structureren 19

clusteren op discipline Van WBS naar OBS Maak de verantwoordelijkheden inzichtelijk hiërarchie We misten er nog ééntje, namelijk de OBS, ofwel Organisatie Breakdown Structure. Op basis van werkpakketten met doorlooptijden en capaciteitsinschattingen kun je een organisatiestructuur opbouwen. Dit kán ook op basis van producten, maar dan maak je de stap van de werkpakketten impliciet. Je benoemt bijvoorbeeld hoeveel tijd het schrijven van een hoofdstuk in een rapport kost, en wie dat maakt. Maak het bij voorkeur expliciet, want in de eerste sheets zagen we dat je processen / activiteiten, en bij producten heel verschillende aspecten benoemt !! clusteren op discipline September 2015 Blok 1 - Project structureren

RWS of uitbesteden? Kerntaken? hiërarchie clusteren op discipline September 2015 Blok 1 - Project structureren

Verdeling werkpakketten RWS - ingenieursdiensten Onder rode lijn = deel project dat wordt uitbesteed. Boven blauwe lijn = mate van detail uitvraag. Rode lijn zo hoog mogelijk leggen: zo integraal mogelijke opdracht. Blauwe lijn zo hoog mogelijk leggen: zo globaal mogelijke omschrijving. De lijnen worden in risicosessies bepaald. Work Breakdown Structure Technische team levert bijdrage aan bijlage a: PvE. Bio en anderen produceren andere bijlagen, met input van technisch team Bijvoorbeeld: EMVI criteria moeten corresponderen met inhoud PvE (dus niet SE als EMVI, terwijl het al vereist is in het PvE) Deze uitbestedingen vallen onder het raamcontract Ingenieursdiensten WP Rijkswaterstaat WP marktpartij September 2015 Blok 1 - Project structureren 22

Voorbeeld Werkpakket 4.3.3.1 A9 Alkm-Uitg (O)TB/MER-fase Opstellen OTB Projectnaam A9 Alkm-Uitg (O)TB/MER-fase Nummer titel versie WP verantwoordelijke prijs 4.3.3.1 Opstellen OTB 0.1 Jacqueline … Startdatum einddatum Doel onderdeel 15-3-09 1-6-09 OTB die de Minister wil tekenen WP’s Input Van Resultaten verkeers-/milieu- en veiligheidsonderzoeken MER Ontwerp Resultaten overleg DGP Vakspecialisten Grietje Marc Ed Activiteiten Omschrijving Week Capaciteit Verwerken resultaten onderzoeken Verwerken ontwerp Verwerken MER Verwerken resultaten overleg DGP Opstellen overige teksten Maken van OTB-plantekeningen ? Output naar Te ondertekenen OTB DGP Kwaliteitseisen Voldoen aan Wet en Regelgeving Voldoen aan interne kwaliteitseisen V&W Maart 2014

Oefening 2: maak een werkpakketbeschrijving Case: Sluiscomplex Meppelerdiep (SCM) Gebruik werkwijzebeschrijving 0029 en het sjabloon 0029M Stel in 40 min een werkwijzebeschrijving op van: Groep 1: ophalen klanteisen Groep 2: opstellen systeemspecificatie Groep 3: honoreren klanteisen en terugmelden aan stakeholders Groep 4: inventariseren stakeholders September 2015 Blok 1 - Project structureren

Tijd, capaciteit, flowchart, accepteren opdracht Structureren project Tijd, capaciteit, flowchart, accepteren opdracht September 2015 Blok 1 - Project structureren

Tijd, capaciteit, projectplan en acceptatie opdracht Hoe krijg je inzicht in de benodigde (doorloop)tijd van een project? Welke capaciteit is nodig? En wanneer? Welke informatie is nodig voor het projectplan - deelprojectplan? Waar kan de aangebrachte structuur (denk aan WBS, PBS, OBS en flowchart) bij helpen in je project? Aan de hand van deze 4 vragen inzicht bij de Deelnemers verkrijgen over nut en noodzaak van het structureren van het project en het eigen werk. September 2015 Blok 1 - Project structureren

Cursus Stappenplan Systems Engineering Flashback September 2015 Blok 1 - Project structureren

Hoe RWS de Leidraad SE heeft vertaald… September 2015 Blok 1 - Project structureren

September 2015

Vaststellen klantvraag Stakeholderanalyse KES Structureren project Ontwikkelen systeem SBS Systeem- contextdiagram FBS Kruistabel SYS WBS PBS OBS Scope Uitwerken vraagspecificatie Vraagspecificatie September 2015 Blok 1 - Project structureren

niet-SMART SMART RBA´s Basisspecificaties RAMS N&R September 2015 Blok 1 - Project structureren