De federale functiecartografie en -taxonomie Presentatie infosessie MOD65sexies 11 april 2013 Lisa Lettens FOD P&O

Agenda De federale context De federale functietaxonomie Doelstelling Bouwstenen De nieuwe functiefamilies (en beroepscategorieën) Voorbeeldfuncties Timing en vervolgtraject Beschrijving van de diensten Selectiecriteria Gunningscriteria

Federale context

Portaal Belgische overheid: www.belgium.be Federale portaalsite: www.fedweb.belgium.be Federale cartografie: www.federalecartografie.be Reglementering: Functieweging: koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel Classificatieresultaten: koninklijk besluit van 20 december 2007 houdende de classificatie van de functies van niveau A

Niveau A Invoering van functieclassificatie: 5 klassen 17 vakrichtingen of expertisedomeinen Functiebeschrijvingen Centraal beheer door FOD P&O Niveaus B, C en D Aantal evenwaardige graden per niveau Functiefamilies Decentraal beheer door federale organisaties 5

De 12 rubrieken van een functiebeschrijving Rubriek 1 Identificatiegegevens van de functie Rubriek 2 Doel van de functie Rubriek 3 Resultaatgebieden (volgens prioriteit) Rubriek 4 Netwerkelementen Rubriek 5 Organogram Rubriek 6 Positionering Rubriek 7 Autonomie Rubriek 8 Impact Rubriek 9 Technische expertise Rubriek 10 Innovatie Rubriek 11 Generiek competentieprofiel Rubriek 12 Specifieke context van de functie 6

+    Postbeschrijving Functiebeschrijving Wat Waarom Hoe Waar Hoeveel …  Functie- profiel Competencie- profiel Functie- context + 7

De federale functietaxonomie Doelstellling Bouwstenen De federale functietaxonomie

Niveau B, C en D – Huidige situatie Geen functieclassificatie Aantal evenwaardige graden per niveau Functiefamilies (24 niveau B, 26 niveau C, 16 niveau D) Functiebeschrijvingen bij voorkeur volgens het model van 12 rubrieken Decentraal beheer door federale organisaties Geen publicatie, noch in een KB, noch op de federale cartografie

Doelstelling taxonomie Een duidelijk en gebruiksvriendelijk raamwerk dat de federale organisaties een houvast biedt bij het opmaken en toepassen van functiebeschrijvingen binnen de niveaus B, C en D volgens een methodologie die maximaal aansluit bij het niveau A

Bouwsteen functiefamilies De huidige functiefamilies : Werden geïntroduceerd in 2002 (niveaus B en C) en in 2005 (niveau D) Om inhoudelijke transparantie en coherentie te bieden binnen de veelheid aan functies die de federale overheid rijk is Kunnen als basis dienen voor het opmaken van concrete functiebeschrijvingen Bepalen de keuze voor de gecertificeerde opleiding Vertonen belangrijke tekortkomingen De huidige functiefamilies vertonen belangrijke tekortkomingen : Bij de opmaak ervan werden verschillende benaderingswijzen gevolgd: generiek versus specifiek Bijv. Dossierbeheer – Hondenverzorger proces versus expertisedomein Bijv. Controle – Meteorologie De koppeling van de gecertificeerde opleidingen aan functiefamilies creëert problemen De families bieden niet altijd de mogelijkheid om de specificiteit van bepaalde functies in rekening te brengen Bijv. Deskundige communicatie Bijv. Deskundige HRM De functiefamilies zijn niet altijd herkenbaar voor de federale personeelsleden of de stafdiensten P&O De mogelijkheid van discrepanties in de toepassing ervan tussen verschillende organisaties is reëel Er werd geen grondig kwaliteitsbeheer toegepast De beschrijvingen zijn in een aantal gevallen zeer bondig Bijv. Budgetbeheer in niveau B (1 RG) Niet bruikbaar als functiebeschrijving! De functiefamiliebeschrijvingen hebben een andere structuur dan de template van 12 rubrieken De families die voorkomen binnen verschillende niveaus vertonen niet altijd systematische verschillen in complexiteit en verantwoordelijk-heden naarmate het een hoger niveau betreft De link naar functieweging werd niet gelegd bij de opmaak …

Voorstel functiefamilies Grondige herziening van de functiefamilies : Procesmatige benadering Generieke aanpak Geconcretiseerd aan de hand van een aantal voorbeeldfuncties Procesmatige benadering : Startpunt zijn de processen waarin de functies betrokken zijn Sluit logisch aan bij een opbouw op basis van resultaatgebieden (in welke processen is de functiehouder betrokken en welke rol vervult hij daarin?) Voorbeeld: functiefamilie Dossierbeheer Generieke aanpak : Basis zijn zeer algemene functiefamilies Deze families lopen waar mogelijk door over de verschillende niveaus De verschillen tussen de niveaus worden samengevat in onderscheidende criteria Geconcretiseerd aan de hand van voorbeeldfuncties : Voorbeelden van typische functies Opgemaakt volgens de template van 10 (12) rubrieken Niet exhaustief !!

Bouwsteen beroepscategorieën Definitie : Een beroepscategorie groepeert functies die behoren tot een bepaald expertise- en kennisdomein (bijvoorbeeld fiscaliteit, personeel en organisatie, communicatie en informatie,…) Het uitgangspunt hierbij vormen de technische competenties die vereist zijn voor de functie Beroepscategorieën worden al gebruikt: Vakrichtingen in niveau A Basisberoepscategorieën voor de technische competenties Vakrichtingen in niveau A : 17 vakrichtingen Verband met gecertificeerde opleiding werd opgeheven in 2008 – geen reglementaire betekenis meer (benoeming in klasse i.p.v. vakklasse) Brengen structuur in de veelheid aan functies Basisberoepscategorieën voor de technische competenties : Technische competenties zijn onderverdeeld in 2 types: beroep ondersteuning Beroep : technische competenties die verband houden met de behandelde materies in een bepaald beroep of discipline 17 basisberoepscategorieën die aansluiten bij de vakrichtingen van niveau A

Bouwsteen beroepscategorieën Beroepscategorieën vormen een duidelijke structuur, waarvan de afbakeningen slechts in zeer uitzonderlijke gevallen discussies opleveren Beroepscategorieën dekken de volledige waaier aan activiteiten binnen de federale overheid af Beroepscategorieën uitbreiden naar alle niveaus Definities van beroepscategorieën herzien waar nodig (momenteel voornamelijk afgestemd op niveau A) Eindresultaat is vaktechnische benadering in combinatie met procesmatige benadering

Bouwsteen functieweging Definitie : Het meten van de toegevoegde waarde die functies bijdragen tot de realisatie van de organisatiedoelstellingen Het vergelijkenderwijs analyseren en waarderen van deze toegevoegde waarde op basis van goed onderbouwde en inzichtelijke criteria De functie wordt gewogen, niet de functiehouder Niveau A : analytische methode COMPAS 5+1 Huidig systeem voor niveau A vertoont belangrijke tekortkomingen : Zeer zware onderhoudsprocedure met uitgebreid inhoudelijk proces en publicatie als KB Onmogelijk voor federale organisaties om snel in te spelen op opportuniteiten Door het grote aantal functiebeschrijvingen wordt de federale cartografie onoverzichtelijk Het generieke karakter neemt af en de cartografie dreigt onbeheersbaar te worden Project loopbaan A – opmaak en weging van de functiebeschrijvingen - was zeer arbeidsintensief: Voor de federale organisaties Voor de FOD P&O Voor het wegingscomité Intensieve ondersteuning door externe consultant (Hudson) was noodzakelijk

Bouwsteen functieweging Structuur van 5 klassen binnen niveau A : Met het koninklijk besluit van 4 augustus 2004 werden deze klassen ingevoerd vanaf 1 december 2004 klasse minimum gewicht maximum gewicht % breedte A1 250 312 25% A2 313 385 23% A3 386 465 20% A4 466 560 A5 561 729 of hoger 30%

Bouwsteen functieweging Steekproef van 40 functies van niveaus B, C en D gewogen (FOD P&O en Hudson) Logische verdeling van functies over drie niveaus: minimum gewicht maximum gewicht % breedte 74 113 52,70 % 114 168 47,37 % 169 249 47,34 %

Voorstel functieweging Een raamwerk getoetst aan functieweging voor de niveaus B, C, D : Interne billijkheid wordt gewaarborgd door definitie van het onderscheid tussen de verschillende niveaus in termen van complexiteit en verantwoordelijkheden van functies Duidelijke loopbaanpaden met behulp van de onderscheidende criteria die de verschillen tussen functies van de niveaus B, C en D beschrijven Consistentie tussen enerzijds de aanpak voor de functies van niveau A en anderzijds de niveaus B, C en D wordt gewaarborgd

Functieweging Een raamwerk getoetst aan functieweging voor de niveaus B, C, D : MAAR : Geen exhaustieve benadering zoals voor niveau A Er wijzigt niets aan de huidige loopbanen en beloning (+ wervingsvoorwaarden) Decentraal beheer van de functiebeschrijvingen voor de niveaus B, C en D Geen verandering van niveau voor personeels- leden op basis van resultaat

De federale functietaxonomie Generieke matrixstructuur met : op de ene as de processen (= herwerkte functiefamilies) op de andere de beroepscategorieën geïllustreerd met voorbeeldfuncties gekoppeld aan drie niveaus (B, C, D) Toetsen van dit geheel aan de functieweging zodat de gewichtsverschillen tussen de verschillende functies op logische wijze gekoppeld worden aan niveaus in functiegewicht.

De federale functietaxonomie

De federale functietaxonomie Drievoudige projectdoelstelling : Herzien en herstructureren van de functiefamilies volgens een consistente methodologie gebaseerd op een matrixstructuur van beroepscategorieën en processen Koppelen van deze matrix aan duidelijke voorbeeldfuncties die de matrixstructuur illustreren gekoppeld aan drie niveaus (B, C, D) Toetsen van dit geheel aan de functieweging zodat de gewichtsverschillen tussen de niveaus (B, C en D) zich weerspiegelen in de functiefamilies en de voorbeeldfuncties

De federale functietaxonomie De nieuwe functiefamilies (en beroepscategorieën) Voorbeeldfuncties Timing en vervolgtralect

Definitie functiefamilie Een functiefamilie groepeert en beschrijft een groep van functies die een gelijkaardig werkproces volgen De verschillende resultaatgebieden beschrijven de deelprocessen of stappen van het proces. De generieke en technische competenties noodzakelijk voor de uitoefening van de functies binnen de familie kunnen verschillen. In vergelijking met een functie is een functiefamilie ruimer en meer generiek

Proces van opmaak Fase 1 - opmaak van een eerste versie van de functietaxonomie vertrekkend van bestaand materiaal Fase 2 - verfijning van de eerste versie van de functietaxonomie binnen de interne werkgroep (Selor, OFO, CM, Communicatie) Fase 3 – verdere verfijning van de functietaxonomie binnen de externe werkgroeg (vertegenwoordigers van FOD’s, POD’s en para’s) Fase 4 – verdere verfijning van de functietaxonomie op basis van testfuncties  positief resultaat

De nieuwe functiefamilies produktbewerkers techniekers ondersteuners begeleiders bewakers veiligheid / hygiëne dossierbeheerders ontwerpers coördinatoren analisten

Bruikbaarheid functiefamilie Doelstelling: minstens 90% van de federale functies kunnen toegewezen worden aan de functiefamilies In de mate van het mogelijke gelden het doel en de resultaatgebieden voor elke functie binnen de functiefamilie De volledige functiebeschrijving dient als basis voor de toewijzing van een functie aan een functiefamilie (niet enkel de titel)

Beroepscategorieën De definities van de basisberoepscategorieën werden uitgebreid voor alle niveaus Startpunt = vakrichtingen van niveau A Getoetst aan de actuele lijst van technische competenties Eerste herziening (inhoudelijk) afgewerkt: basisversie beschikbaar Tweede herziening voorzien voor 2013  input werkgroepen technische competenties  volledige herziening formulering en structuur  inhoudelijke wijzigingen zo minimaal mogelijk

Onderscheidende criteria De onderscheidende criteria zijn gekoppeld aan de eigenheid van de functiefamilie  verschillen per functiefamilie  moeten samen met de familie gelezen worden De onderscheidende criteria zijn gekoppeld aan de functiezwaarte Hiërarchische logica : de definitie voor het onderliggend niveau is altijd inbegrepen in de niveaus erboven. De criteria zijn typisch en richtinggevend voor wat van een bepaald niveau verwacht wordt. Een functie kan in de realiteit echter criteria van twee niveaus combineren.

Definitie voorbeeldfunctie Een voorbeeldfunctie is een functie die dient ter illustratie van een functiefamilie en een beroepscategorie en toegewezen is aan één van drie niveaus De voorbeeldfuncties worden opgemaakt door de federale organisaties Kwaliteitscontrole gebeurt door de FOD Personeel & Organisatie De voorbeeldfuncties worden gepubliceerd op de federale cartografie (mits akkoord organisatie)

Welke functies ? Functies die in aanmerking komen als voorbeeldfunctie : Typisch voor de betrokken organisatie Uitgeoefend door een voldoende groot aantal functiehouders Herkenbaar voor externen buiten de organisatie Daarnaast ook een aantal interdepartementale functies

Kwaliteitsvereisten ? Template van 11 rubrieken – lichtjes aangepast Inclusief generiek en technisch competentieprofiel (aparte timing) Duidelijk organogram Bondig, duidelijk en coherent Genderneutraal Functiebeschrijving in NL en FR (aparte timing voor vertaling) Kwaliteitscontrole door FOD P&O  functiebeschrijving  generiek en technisch competentieprofiel  vertaling

Timing project Fase 1 : Ontwerpversie functiefamilies  deadline juni 2011 Fase 2 : Verfijning functiefamilies en beroepscategorieën  deadline augustus 2012 Fase 3 : Verzamelen van de voorbeeldfuncties  deadline december 2013 Fase 4 : Toewijzen van de voorbeeldfuncties aan een functiefamilie, beroepscategorie en niveau  deadline juni 2014

Timing project Fase 5: communicatie van de federale functietaxonomie Fase 6 : Vervolgtraject  nog geen timing voorzien

Fase 4 : Toewijzen voorbeeldfuncties Toewijzing van de voorbeeldfuncties aan een functiefamilie, beroepscategorie en niveau Toetsing van de onderscheidende criteria via de weging (door de experts van de FOD P&O en Hudson) Eventueel verfijnen van de beschrijvingen van de functiefamilies, beroepscategorieën en onderscheidende criteria

Beschrijving van de diensten

Perceel 1: opmaken en gebruiken van functie(familie)beschrijvingen Ondersteuning m.b.t. de identificatie, de consistentie en de beschrijving van functies of functiefamilies. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij de visievorming rond en de conceptuele uitwerking (op maat van de betrokken organisatie) van inhoudelijke projecten rond de opmaak en het gebruik van functie(familie)beschrijvingen. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij de projectmatige aspecten van inhoudelijke projecten rond de opmaak en het gebruik van functie(familie)beschrijvingen. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij het uitwerken van instrumenten, specifieke processen of referentiemateriaal gerelateerd aan het proces van de opmaak en het gebruik van functie(familie)beschrijvingen.

Perceel 1: opmaken en gebruiken van functie(familie)beschrijvingen Deelname als externe deskundige aan vergaderingen voor de (in)formele validatie van nieuwe of gewijzigde loopbaan- of beloningssystemen (met als invalshoek de rol van functie(familie)beschrijvingen hierbij). Ondersteuning van federale organisaties bij het implementeren in hun eigen organisatie van instrumenten of procedures gerelateerd aan functie(familie)beschrijvingen. Activiteiten die specifiek gericht zijn op de kennisoverdracht (waaronder opleidingssessies) rond de opmaak en het gebruik van functie(familie (beschrijvingen).9 gedetailleerde beschrijvingen van de functiefamilies Alle diensten moeten in NL en FR uitgevoerd kunnen worden.

Perceel 2: weging en classificatie van functie(familie)beschrijvingen Ondersteuning m.b.t. het wegen en classificeren van functies van alle niveaus (A, B, C en D) en klassen, inclusief het management. Het kan hierbij eventueel gaan om generieke functie(familie)beschrijvingen. Deelname aan vergaderingen van wegingscomités en aan de voorbereidende werkzaamheden voor dergelijke wegingscomités. Het kan gaan om een wegingscomité voor de functies van de loopbaan van niveau A, voor de managementfuncties of een wegingscomité in elke andere context binnen de federale publieke sector. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij de visievorming rond en de conceptuele uitwerking (op maat van de betrokken organisatie) van inhoudelijke projecten rond de weging en classificatie van functie(familie)beschrijvingen.

Perceel 2: weging en classificatie van functie(familie)beschrijvingen Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij de projectmatige aspecten van inhoudelijke projecten rond functieweging en –classificatie.. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij het uitwerken van instrumenten, specifieke processen (zoals bijv. een beroepsprocedure) of referentie-materiaal gerelateerd aan het proces van de weging en classificatie van functie(familie)beschrijvingen. Deelname als externe deskundige aan vergaderingen voor de (in)formele validatie van wegings- of classificatieresultaten, voor het uitwerken van voorstellen van klassebreedte en andere wegingstechnische werkzaamheden..

Perceel 2: weging en classificatie van functie(familie)beschrijvingen Deelname als externe deskundige aan vergaderingen voor de (in)formele validatie van nieuwe of gewijzigde loopbaan- of beloningssystemen (met als invalshoek de rol van functieweging en -classificatie hierbij). Activiteiten die specifiek gericht zijn op de kennisoverdracht (waaronder opleidingssessies) rond de functiewegingsmethodiek, de gebruikte instrumenten en het totale proces van functieclassificatie. Alle diensten moeten in NL en FR uitgevoerd kunnen worden.

Wegingsmethodiek Koninklijk Besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel (artikel 20ter en bijlage 5) Bijgevoegd aan de presentatie

Selectiecriteria

Perceel 1: Selectiecriteria (technische bekwaamheid) Personeel van de inschrijver: 4 specialisten met grondige kennis van en ervaring met het werken met functiebeschrijvingen en functiefamiliebeschrijvingen  waarvan minstens 2 FR en 2 NL  waarvan minstens 1 ervaring met projecten in overheidscontext Lijst van personeel met ervaring en talenkennis is noodzakelijk

Perceel 1: Selectiecriteria (technische bekwaamheid) Referenties aan diensten van de inschrijver:  Ervaring met het opmaken en gebruiken van functie-beschrijvingen  Ervaring met opleidingen functiebeschrijvingen  Ervaring met het opmaken van generieke modellen voor functiebeschrijvingen  Ervaring met projecten binnen overheidscontext Voor elk van de types diensten, moeten 3 voorbeelden voorgelegd worden.

Perceel 2: Selectiecriteria (technische bekwaamheid) Personeel van de inschrijver: 4 specialisten met grondige kennis van en ervaring met ervaring met functieweging en -classificatie  waarvan minstens 2 FR en 2 NL  waarvan minstens 1 ervaring met projecten in overheidscontext Lijst van personeel met ervaring en talenkennis is noodzakelijk

Perceel 2: Selectiecriteria (technische bekwaamheid) Referenties aan diensten van de inschrijver:  Ervaring met het wegen en classificeren van functiebeschrijvingen  Ervaring met opleidingen functieweging en –classificatie  Ervaring met het wegen van managementfuncties  Ervaring met projecten binnen overheidscontext Voor elk van de types diensten, moeten 3 voorbeelden voorgelegd worden.

Gunningscriteria

Perceel 1: Gunningscriteria Prijs (40%) Plan voor de het gesystematiseerd gebruik van de functiebeschrijvingen niveau A bij werving (30%)  gefaseerd plan om de functiebeschrijvingen van niveau A bruikbaar te maken in de specifieke context van werving Plan voor het generieker maken van de federale functiecartografie voor niveau A (30%)  gefaseerd plan voor het generiek maken van de functiebeschrijvingen voor niveau A zoals ze zich momenteel op de federale cartografie bevinden

Perceel 2: Gunningscriteria Prijs (40%) Kwaliteit van de wegingsmethodiek (20%)  mate van aansluiting bij de informatie in het KB van 7 augustus 1939  analytisch karakter en de universele toepasbaarheid  gedetailleerde en duidelijke omschrijving van de verschillende criteria  logische opbouw van de scores  aanwezigheid van interne controles

Perceel 2: Gunningscriteria Kwaliteit van de toepassing van de wegingsmethodiek (20%)  vastgesteld aan de hand van een test waarbij 2 functies gewogen worden (met argumentatie)  geëvalueerd door een interne commissie binnen de FOD P&O Plan voor het ontwikkelen van een geautomatiseerd indelingsinstrument (20%)  gefaseerd plan voor het automatiseren van de toewijzing van een specifieke functie aan een bepaald niveau van een functiefamilie op basis van een evaluatie van deze onderscheidende criteria

In bijlage Voorbeeldfunctiebeschrijving niveau A Reglementering wegingsmethodiek 9 gedetailleerde beschrijvingen van de functiefamilies 17 inhoudelijk aangepaste versies van de beroepscategorieën Template voorbeeldfuncties NL en FR