Known Issues huidige koppelingen SAP-SLM > Blackboard

Known Issues op 17 nov (sheet 1 van 2) Groups: uitschrijven uit werkgroep (of ander Event) en NIET inschrijven in een andere werkgroep  Enrollment blijft in BB in de oude group staan. – Status fix: uitgaande bericht uit SAP-SLM moet worden aangepast. Ontwikkelaars bekijken of dit kan. Groups: Later extra aangemaakte events krijgen wel group in BB, maar niet dezelfde group-tools als de al bestaande groepen. – Status fix: in onderzoek om te kijken hoe dit opgelost kan worden. Technisch lastig!

Known Issues op 17 nov (sheet 2 van 2) Course-Enrollments: wijziging in moduleboeking nadat cijfer is gegeven (bijv. wijziging aantal studiepunten) leidt tot disablede enrollments in BB – Status fix: wordt nu gebouwd, gaat mee in release van december (waarschijnlijk) Ex-wachtlijstboekingen: komen niet goed door in BB en kunnen niet gehertriggerd worden – Status fix: wordt nu gebouwd, gaat mee in release van december (waarschijnlijk)

Wensen voor aanpassingen in de huidige koppelingen SAP-SLM > Blackboard

Wensen (sheet 1 van 2) 1. Coördinator en beoordelaars op moduleniveau meteen meesturen naar BB bij aanmaak nieuwe course – Voordeel: geen batch voor toevoegen docenten nodig – Nadeel: grote kans dat docenten in verkeerde course gaan werken (plus overzetten inhoud course kan alleen centraal gedaan worden) 2. Meeliften van ene module op andere module richting Blackboard

Wensen (sheet 2 van 2) 3. Groups: groepsindelingen onder regie van koppelingen. Bij self-enrollment overname van regie door BB (en docent) – Voordeel: mogelijkheid voor docent om in BB een andere indeling te maken – Nadeel: zeer verwarrend voor de studenten, want oude indeling blijft staan in persoonlijk rooster in VUnet

Jaarcyclus koppelingen SAP-BB Wat moet wanneer gebeuren?

(lege) courses User- accounts Lege groups Instructors in courses Course- enrollments (studenten) Group- enrollments (studenten) Aanbod- periodes aanvinken Evene- menten Roostering activiteiten Studenten tekenen in in VUnet

November (sheet 1 van 2) COURSES – Controle of alle courses voor het aankomende tweede semester in BB zitten, moet uiterlijk op 2 november gedaan zijn. Missende courses: “Extra geg. Module” bijwerken en “aanbodperiode- vinkje” controleren en corrigeren. Course komt dan alsnog automatisch BB binnen. Onterecht aangemaakte courses: “aanbodperiode-vinkje” checken en lijstje foute courses melden om te laten INSTRUCTORS – Rond 28 november worden alle instructors en alle evenementen voor het aankomende tweede semester nogmaals in bulk van Syllabus > SAP-SLM > Blackboard gestuurd. – Controle of alle instructors voor het aankomende tweede semester in de courses zitten, moet dus plaatsvinden op 29 en 30 november. (Per 1 december gaat de intekening op vakken en werkgroepen in VUnet open.)

November (sheet 2 van 2) GROUPS (EVENEMENTEN) – Controle “Extra Gegevens Evenementtype”: staat het kruisje aan bij de juiste evenementtypes onder de juiste modules (voor wat betreft semester 2)? Deze controle moet uiterlijk op 24 november gedaan worden. – Rond 28 november worden alle instructors en alle evenementen voor het aankomende tweede semester nogmaals in bulk van Syllabus naar SAP-SLM en daarna naar Blackboard gestuurd. – Controle of alle relevante courses voor het aankomende tweede semester lege groepen bevatten, moet dus plaatsvinden op 29 en 30 november. (Per 1 december gaat de intekening op vakken en werkgroepen in VUnet open.)

December STUDENTENACCOUNTS – Studenten die niet heringeschreven hebben, komen het einde van hun graceperiode tegen rond eind nov./begin december. Die accounts worden op disabled gezet in Blackboard. DOCENTENACCOUNTS – Doorlopende instroom. COURSES INSTRUCTORS – Docenten die niet meegeroosterd worden in het rooster voor het tweede semester, moeten handmatig (via een batch) aan de juiste course in Blackboard gekoppeld worden. GROUPS (EVENEMENTEN) COURSE-ENROLLMENTS – Intekening voor vakken van het tweede semester gaat 1 december van start. GROEPSLIDMAATSCHAPPEN (EVENEMENT-BOEKINGEN) – Intekening voor evenementen van vakken in het tweede semester gaat 1 december van start.

Januari STUDENTENACCOUNTS – Studenten die in februari gaan starten met master en van wie de inschrijving rondgekomen is, krijgen een actief VU-net-id-account in Blackboard. COURSES INSTRUCTORS – Docenten die niet meegeroosterd worden in het rooster voor het tweede semester, moeten handmatig (via een batch) aan de juiste course in Blackboard gekoppeld worden. GROUPS (EVENEMENTEN) COURSE-ENROLLMENTS – Intekening voor vakken van periode 4 heeft een deadline van rond 8 januari. – Voor de vakken van periode 5 en 6 kan in januari ingetekend worden. GROEPSLIDMAATSCHAPPEN (EVENEMENT-BOEKINGEN) – Intekening voor evenementen onder de vakken van periode 4 heeft een deadline van rond 8 januari. – Voor evenementen onder de vakken van periode 5 en 6 kan in januari ingetekend worden.

Februari COURSES – In februari moeten alle NIEUWE vakken voor het nieuwe studiejaar aangelegd worden in de academische structuur Let op het vullen van de “Extra gegevens module”! Let op het vullen van de “Extra gegevens evenement-type”! – In februari moeten alle vakken een aanbodperiode gekoppeld krijgen voor het komende studiejaar. Op basis daarvan worden alle courses voor komend studiejaar reeds in Blackboard aangemaakt. Probeer fouten te vermijden: als een module later aan een andere aanbodperiode wordt gekoppeld, dan is het effect in Blackboard dat je twee courses hebt, waarvan er maar 1 correct is! INSTRUCTORS EN LEGE GROUPS – De courses voor het nieuwe studiejaar hebben nog geen instructors. Deze komen pas vanuit de roostering in Syllabus mee. Idem voor de lege groups.

Maart STUDENTENACCOUNTS DOCENTENACCOUNTS – Doorlopende instroom. COURSES – In februari zijn alle NIEUWE vakken voor het nieuwe studiejaar aangelegd in de academische structuur Let op het vullen van de “Extra gegevens module”! Let op het vullen van de “Extra gegevens evenement-type”! – In februari hebben alle vakken een aanbodperiode gekoppeld gekregen voor het komende studiejaar. Op basis daarvan werden alle courses voor komend studiejaar reeds in Blackboard aangemaakt. Probeer fouten te vermijden: als een module later aan een andere aanbodperiode wordt gekoppeld, dan is het effect in Blackboard dat je twee courses hebt, waarvan er maar 1 correct is! – Controle of alle courses Blackboard binnengekomen zijn kan dus plaatsvinden in maart voor het hele komende studiejaar. INSTRUCTORS – De courses voor het nieuwe studiejaar hebben nog geen instructors. Deze komen pas vanuit de roostering in Syllabus mee. GROUPS (EVENEMENTEN) – De courses voor het nieuwe studiejaar hebben nog geen (lege) groups. Deze komen pas vanuit de roostering in Syllabus mee. COURSE-ENROLLMENTS – Intekening voor vakken van periode 5 heeft een deadline van rond 4 maart. Hiervoor kan dus nog ingetekend worden in het eerste stukje van maart. – Voor de vakken van periode 6 kan heel maart nog ingetekend worden. GROEPSLIDMAATSCHAPPEN (EVENEMENT-BOEKINGEN) – Intekening voor vakken van periode 5 heeft een deadline van rond 4 maart. Hiervoor kan dus nog ingetekend worden in het eerste stukje van maart. – Voor de vakken van periode 6 kan heel maart nog ingetekend worden.

April en Mei STUDENTENACCOUNTS DOCENTENACCOUNTS – Doorlopende instroom. COURSES – In februari zijn alle NIEUWE vakken voor het nieuwe studiejaar aangelegd in de academische structuur Let op het vullen van de “Extra gegevens module”! Let op het vullen van de “Extra gegevens evenement-type”! – In februari hebben alle vakken een aanbodperiode gekoppeld gekregen voor het komende studiejaar. Op basis daarvan werden alle courses voor komend studiejaar reeds in Blackboard aangemaakt. Probeer fouten te vermijden: als een module later aan een andere aanbodperiode wordt gekoppeld, dan is het effect in Blackboard dat je twee courses hebt, waarvan er maar 1 correct is! – Controle of alle courses Blackboard binnengekomen zijn kan dus plaatsvinden in maart, april of mei voor het hele komende studiejaar. INSTRUCTORS – De courses voor het nieuwe studiejaar hebben nog geen instructors. Deze komen pas vanuit de roostering in Syllabus mee. GROUPS (EVENEMENTEN) – De courses voor het nieuwe studiejaar hebben nog geen (lege) groups. Deze komen pas vanuit de roostering in Syllabus mee. COURSE-ENROLLMENTS – Intekening voor vakken van periode 6 heeft een deadline van rond 6 mei. Hiervoor kan dus nog ingetekend worden in de maand april en deels in mei. GROEPSLIDMAATSCHAPPEN (EVENEMENT-BOEKINGEN) – Intekening voor evenementen onder de vakken van periode 6 heeft een deadline van rond 6 mei. Hiervoor kan dus nog ingetekend worden in de maand april en deels in mei.

Juni (sheet 1 van 2) COURSES – Controle of alle courses voor het aankomende eerste semester in BB zitten, moet uiterlijk op 2 juni gedaan zijn. Missende courses: “Extra geg. Module” bijwerken en “aanbodperiode-vinkje” controleren en corrigeren. Course komt dan alsnog automatisch BB binnen. Onterecht aangemaakte courses: “aanbodperiode-vinkje” corrigeren en lijstje foutieve courses melden bij om te laten INSTRUCTORS – Rond 27 juni worden alle instructors en alle evenementen voor het aankomende eerste semester nogmaals in bulk van Syllabus naar SAP- SLM en daarna naar Blackboard gestuurd. – Controle of alle instructors voor het aankomende eerste semester aan de courses gekoppeld zijn, moet dus plaatsvinden op 28, 29 en 30 juni. (Per juli gaat de intekening op vakken en werkgroepen in VUnet open.)

Juni (sheet 2 van 2) GROUPS (EVENEMENTEN) – Controle “Extra Gegevens Evenementtype”: staat het kruisje aan bij de juiste evenementtypes onder de juiste modules (voor wat betreft het aankomende eerste semester)? Deze controle moet uiterlijk op 24 juni gedaan worden. – Rond 27 juni worden alle instructors en alle evenementen voor het aankomende eerste semester nogmaals in bulk van Syllabus naar SAP-SLM en daarna naar Blackboard gestuurd. – Controle of alle relevante courses voor het aankomende eerste semester lege groepen bevatten, moet dus plaatsvinden op 28, 29 en 30 juni. (Per juli gaat de intekening op vakken en werkgroepen in VUnet open.) COURSE-ENROLLMENTS – In juni kan in VUnet niet ingetekend worden op vakken. – (Intekening voor vakken van eerste semester gaat in juli van start.) GROEPSLIDMAATSCHAPPEN (EVENEMENT-BOEKINGEN) – In juni kan in VUnet niet ingetekend worden op evenementen die bij vakken horen. – (Intekening voor evenementen van vakken in het eerste semester gaat in juli van start.)

Juli en Augustus STUDENTENACCOUNTS – Als inschrijving rond is voor komend studiejaar, dan wordt het account ook al geactiveerd in Blackboard. DOCENTENACCOUNTS – Doorlopende instroom. COURSES INSTRUCTORS – Docenten die niet meegeroosterd worden in het rooster voor het aankomende eerste semester, moeten handmatig (via een batch) aan de juiste course in Blackboard gekoppeld worden. GROUPS (EVENEMENTEN) COURSE-ENROLLMENTS – Intekening voor vakken van het aankomende eerste semester gaat in juli van start en loopt door tot in september. GROEPSLIDMAATSCHAPPEN (EVENEMENT-BOEKINGEN) – Intekening voor evenementen van vakken in het eerste semester gaat in juli van start en loopt door tot in september.

September en Oktober STUDENTENACCOUNTS – Studenten die in september starten met een opleiding en van wie de inschrijving rondgekomen is, krijgen een actief VU-net-id-account in Blackboard. DOCENTENACCOUNTS – Doorlopende instroom. COURSE-ENROLLMENTS – Intekening voor vakken van periode 1 heeft een deadline die nog doorloopt tot in september. – Dus in het eerste deel van september kan nog ingetekend worden op de vakken die in periode 1 starten. – Deadline voor intekenen voor vakken van periode 2 ligt rond 2 oktober. – Voor de vakken van periode 3 kan heel september en heel oktober nog ingetekend worden. GROEPSLIDMAATSCHAPPEN (EVENEMENT-BOEKINGEN) – Intekening voor de evenementen onder de vakken van periode 1 heeft een deadline die nog doorloopt tot in september. Dus in het eerste deel van september kan nog ingetekend worden op de evenementen onder de vakken die in periode 1 starten. – Deadline voor intekenen voor evenementen onder de vakken van periode 2 ligt rond 2 oktober. – Voor de evenementen onder de vakken van periode 3 kan heel september en heel oktober nog ingetekend worden.