Handleiding Online Groeidocument Kees Wamelink Jack Duivenvoorden 10 juni 2015

Inloggen Minimaal 8 tekens (hoofdletter, kleine letter, leesteken) Lukt het inloggen niet omdat bijv. de gegevens verlopen zijn of niet vindbaar, mail dan naar j.duivenvoorden@swv-db.nl.

Leerling aanmaken (stap 1 invoegen leerling) Je zit nu in je IB-omgeving. In dit voorbeeld is al 1 groeidocument aangemaakt. Om een nieuwe leerling toe te voegen klik op “Invoegen” (Leerling) of klik op de picto

Leerling aanmaken (stap 2a leerlinggegevens) Een nieuw venster verschijnt, waarin je de leerling-gegevens invult. Denk aan de schuifbalk rechts om de gegevens in te vullen die verschijnen als je naar beneden gaat.

Leerling aanmaken (stap 2b leerlinggegevens) Ieder groeidocument dient zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord te krijgen (dus niet gelijk aan jouw inloggegevens). Deze gebruikersnaam en wachtwoord zijn voor het beveiligen (versleutelen) van het document. Je vult ze eenmalig in en hoeft ze niet te onthouden.* Zelfverzonnen, unieke naam van dit groeidocument Minstens 8 tekens: hoofdletter, kleine letter, cijfer * Binnenkort verschijnt er een update waarin de gebruikersnaam en wachtwoord automatisch worden aangemaakt.

Leerling aanmaken (stap 2c leerlinggegevens) Status: kies standaard ACTIEF Taal: kies standaard voor NL Inlogpogingen: leeg laten Aangemaakt: datum BSN: van de leerling

Leerling aanmaken (stap 2d leerlinggegevens) kies eigen volgnummer van de leerling - optioneel “Gebruikers-overeenkomst geaccepteerd”: Kies standaard voor JA. van de leerling - optioneel van de leerling. optioneel

Leerling aanmaken (stap 3 Groep toewijzen) Op de onderste regel op het pijltje naast het invulvak klikken (bij “Niet in Groep”). De naam van je school verschijnt. Klik vervolgens op “Toevoegen”. De naam van je school verschijnt in het invulvak op de regel erboven (bij “In Groep”). Druk op OK.

Leerling aanmaken (stap 4 Rol toewijzen) Klik op menu “Functies en rollen”. Klik op de pijl naast het invulvak. Kies voor “Leerling”. Druk op OK.   Het GD voor de leerling is nu aangemaakt. De volgende stap is het koppelen van het invulformulier aan het GD.

Formulier GD koppelen aan leerling (1) In het scherm staat de naam van de leerling, waarvan het GD is aangemaakt. Nu moet nog het juiste invulformulier aan de leerling gekoppeld worden. Selecteer de leerling door in het vakje voor de naam te klikken. 

Formulier GD koppelen aan leerling (2) Schuif de balk onderaan naar rechts tot “BEKIJK GD” in beeld komt en klik daarop. Of klik op het menu BEKIJKEN (bovenaan) of op de knop  

Formulier GD koppelen aan leerling (3) Een nieuw venster verschijnt, met de vraag of je het groeidocument van de gekozen leerling wilt bekijken. Druk op OK.

Formulier GD koppelen aan leerling (4) Klik op het menu INVOEGEN en vervolgens op FORMULIER of klik op de knop Een nieuw venster verschijnt… …kies onder het tabblad GROEIDOCUMENT voor GROEIDOCUMENT. Klik op OK. Wil je direct starten met invullen, klik dan op OK EN INVULLEN.

Invullen groeidocument (1a) In dit voorbeeldscherm zijn verschillende groeidocumenten aangemaakt. Achter elk GD staan 3 opties:   INVULLEN: start of ga verder met het invullen van het GD INGEVULDE ANTWOORDEN: bekijk een overzicht van de ingevulde antwoorden in een eenvoudig schema wat uitgeprint kan worden INGEVULD FORMULIER: bekijk de ingevulde formulieren in de originele opmaak wat uitgeprint kan worden. Klik op de gewenste optie.

Invullen groeidocument (1b) Dezelfde opties zijn ook benaderbaar door gebruik van het menu bovenaan of de knoppen met de picto’s (selecteer eerst gewenste groeidocument door aan te vinken): Voor Invullen: Klik op menu BEWERKEN en dan op INVULLEN, of op knop Voor Ingevulde antwoorden: Klik op BEKIJKEN en dan op INGEVULDE ANTWOORDEN of op knop Voor ingevuld formulier: Klik op BEKIJKEN en dan op INGEVULD FORMULIER of op knop

Invullen groeidocument (2a keuze GD met OPP) Er zijn twee keuzes waarvoor het GD gebruikt kan worden. Voor een TLV is de optie “Groeidocument met OPP” nodig. In de inhoudsopgave worden de onderdelen A t/m F zichtbaar.

Invullen groeidocument (2b keuze alleen OPP) Wil je het GD alleen voor een OPP gebruiken, klik dan de optie “Alleen OPP”. Alleen de onderdelen A, C en E worden dan zichtbaar.

Invullen groeidocument (3: inhoudsopgave) Het eerste scherm van het GD is de inhoudsopgave. Elk onderdeel van het GD is hier met een link direct benaderbaar. Je kunt ook bladeren door het document door onderaan op VOLGENDE te klikken. Tevens heb je de keuze om tussentijds op te slaan en te printen.

Invullen deel A: Leerlinggegevens (1) Vul hier de NAW-gegevens van de leerling in. N.B. Het is de bedoeling dat er een koppeling komt met de administratiesystemen van de scholen, zodat deze gegevens ingeladen kunnen worden.

Invullen deel A: Leerlinggegevens (2)

Invullen deel B: aanmelding voor ondersteuningsteam (1) Voor het organiseren van een OT is het nodig om de verwachtingen van school en ouders ten aanzien van dit overleg helder te hebben. Tip: vul dit onderdeel samen met de ouders in als voorbereiding op het overleg.

Invullen deel B: aanmelding voor ondersteuningsteam (2) Wat zijn de vragen en verwachtingen dan de ouders? Wat is volgens de ouders het doel van de bespreking? Naar keuze kan dit ook door de leerling ingevuld worden.

Invullen deel B: aanmelding voor ondersteuningsteam (3) Bij deskundigen kunnen de namen van de betrokken Onderwijs-ondersteuners genoteerd worden. Verder beschrijving van de acties en de effecten hiervan.

Invullen deel B: aanmelding voor ondersteuningsteam (4) Klik relevante informatie aan. Bij psycho-diagnostisch onderzoek het instituut vermelden (bijv. OA, Curium, Virenze, Centrum Autisme). Klik de betrokken hulpverleners aan…..

Invullen deel B: aanmelding voor ondersteuningsteam (5) ….de onderwijsspecialist wordt aangevraagd via de routebegeleiders. De 2e Deskundige komt uit het SBO of SO en wordt betrokken via de onderwijsspecialist op moment dat een TLV wordt aangevraagd. Is er een JGT-er bij betrokken wordt die ook genoemd. Bij de gegevens is naam, emailadres en betrokkenheid (maand) voldoende.

Invullen deel C: overzicht (1) In onderdeel C beschrijf je de - stimulerende en belemmerende factoren, - het doel of de doelen voor dit onderdeel, - de onderwijsbehoeften van de leerling - de aanpak om de doelen te bereiken.

Invullen deel C: overzicht (2) Klik alleen de onderdelen aan die van belang zijn voor de leerling. Die onderdelen worden dan zichtbaar om in te vullen.

Invullen deel C: overzicht (3) Naast de leerlingkenmerken wordt ook gevraagd om dit in te vullen voor het onderwijs: Interactie leerkracht- leerling Interactie groep-leerling En de opvoeding: Ouders, gezin, vrije tijd. .

Invullen deel D: inzicht – verslagen OT (1) Op deze pagina komen de verslagen van de OT’s. Een OT is een bespreking met externe deskundigen (onderwijsondersteuners, JGT, OA, onderwijsspecialist, routebegeleider, enz.

Invullen deel D: inzicht – verslagen OT (2) Voor een TLV zijn in ieder geval de verslagen van de OT’s met de onderwijsspecialist nodig. Andere relevante gespreksverslagen kunnen ook als bijlage worden toegevoegd (zie toevoegen bestanden).

Invullen E: Uitzicht – OPP (1) In dit onderdeel van het OPP vul je de doelen in, in vaardigheidscores en functioneringsniveaus. Korte Termijn is eerstvolgende toetsmoment. Bij Lange Termijn denk je aan een jaar of eindmeting volgend schooljaar. Bij onderdelen als sociaal-emotionele ontwikkeling en werkhouding zijn kort omschreven doelen voldoende en kun je voor een uitgebreidere beschrijving verwijzen naar de doelen genoemd bij onderdeel C. Voor kleuters zijn de perioden van doelen stellen kort, omdat hun ontwikkeling nog zo kan fluctueren.

Invullen E: Uitzicht – OPP (2) Op dezelfde bladzijde kies je een uitstroombestemming en beschrijf je in de onderbouwing op basis van welke informatie die is vastgesteld. Vanaf groep 6 is een reële uitstroombestemming goed vast te stellen. Hoe jonger een leerling, hoe lastiger het is om over uitstroomniveaus te spreken. Voor kleuters is het nog geen optie. Wel kan in de onderbouwing een bepaalde ontwikkelingslijn aangegeven worden, zoals (beneden) gemiddeld en toegewezen op de intensieve instructiegroep.

Invullen deel F: Samenvatting / arrangement (1) Bij dit onderdeel wordt het in het OT afgesproken arrangement geselecteerd. Waar nodig staat er een korte beschrijving. Het gaat om: een TLV S(B)O inzet kindondersteuning inzet schoolondersteuning inzet thuisondersteuning Tevens staat erbij wie het afgesproken arrangement gaat uitvoeren.

Invullen deel F: Samenvatting / arrangement (2)

Invullen GD laatste blad Twee keuzes: “Tussentijds opslaan” betekent dat het GD actief blijft en bewerkbaar. “GD definitief afsluiten” betekent dat het GD inactief wordt en alleen nog voor de IB-er leesbaar, maar niet meer bewerkbaar.   N.B. In het menu BEHEER op de IB-pagina kan de IB-er het definitief gesloten GD nog open stellen, zodat die weer bewerkbaar wordt.

Koppelen van documenten / bestanden aan GD (1) 1. Klik links onderin het scherm op MIJN DOCUMENTEN. Links verschijnt een menustructuur en rechts een vak met gekoppelde bestanden.

Koppelen van documenten / bestanden aan GD (2) Bij andere onderdelen van de menustructuur voeg je op dezelfde wijze de bijbe-horende bestanden in, zoals - Toestemmingsverklaring - OPP-trap - Toelaatbaarheidsverklaring - Gesprek met leerling. 2. Klik op DOCS VANUIT GD. Een nieuw venster verschijnt met de mogelijkheid om te bladeren in de bestanden op je computer. Kies het benodigde bestand en druk op OK. Het bestand verschijnt in de lijst met ingevoegde bestanden.

Koppelen van documenten / bestanden aan GD (3) N.B.: De lijst met toegevoegde bestanden is direct vanuit het GD benaderbaar. Bij het invullen staat op elke pagina linksboven de link “Klik hier voor de map met bestanden”. 3. Wil je een bestand verwijderen, dan selecteer je het bedoelde bestand en druk op BEWERKEN en vervolgens op VERWIJDEREN. Of op de knop   .

(Tussentijds) opslaan en afsluiten Op elk gewenst moment kun je stoppen met het invullen en bewerken van het GD. Klik op TUSSENTIJDS OPSLAAN. Klik op BESTAND en vervolgens op AFSLUITEN. Op dat moment ga je uit het GD van de leerling en keer je terug naar de pagina van de IB-er. Je kunt dan uitloggen, om op een later tijdstip verder te werken aan het GD. Voor inloggen en GD openen, zie onderdeel 1 en 2 van deze handleiding.

Deellink naar betrokkenen sturen (1) 1. Je zit op de pagina van de leerling. Selecteer het bedoelde GD. Klik op INVOEGEN en dan op DEELLINK. Of klik op de knop Een nieuw venster verschijnt voor het aanmaken van de deellink.

Deellink naar betrokkenen sturen (2) . …bij TYPE LINK bepaal je of de ontvanger het GD alleen kan lezen, of dat de ontvanger ook mag invullen/bewerken.   Wil je op een later tijdstip verzenden, druk je op OK. Wil je meteen verzenden, dan druk je op OK EN VERZENDEN. 2. Bepaal de begin- en einddatum van het GD. Als de einddatum verloopt is het GD alleen nog maar bereikbaar voor de IB-er. Bij AAN vul je het emailadres van de ontvanger in. Voor elke ontvanger moet je een aparte deellink aanmaken in verband met de veiligheid. Bij OPMERKING je bijv. vermelden “deellink” met de naam van de leerling. Bij TOEGANGSCODE staan de twee opties automatisch aangevinkt en is een unieke pincode ingevuld…

Beheer deellink (1) Voor het beheer van het GD ga je in het scherm van de leerling naar het menu EXTRA. Daaronder vind je een aantal mogelijkheden om ingevulde gegevens te wijzigen, zoals de gegevens van de leerling. De meeste opties zul je niet gebruiken, maar wel de optie DEELLINKBEHEER.

Beheer deellink (2) Klik op de knop DEELLINKBEHEER en een nieuw venster verschijnt. Selecteer het gewenste groeidocument en klik vervolgens op “Wijzigen”. Een nieuw venster verschijnt, waarin de gegevens aangepast kunnen worden, zoals de periode van toegang (einddatum) en het type link (Invullink of Alleen Lezen Link). Druk op OK om op te slaan, of OK EN VERZENDEN om direct de betrokken persoon per email op de hoogte te brengen. .

voor nadere informatie en vragen: Routebegeleiders: Jack Duivenvoorden j.duivenvoorden@swv-db.nl Kees Wamelink k.wamelink@swv-db.nl Helpdesk Parantion voor technische vragen: support@parantion.nl Instructiefilms Groeidocument: Voor IB-ers (opstellen en beheren): https://www.youtube.com/watch?v=qmnFQKceuVQ&list=UUD--QTjIQYqR96HmTgRwpZA Voor overige gebruikers (ouders en externen): https://www.youtube.com/watch?v=lQIsDCha5TU