Efficiënt vergaderen… Hoe beginnen we daaraan ?

Kostbare tips Bepaal vooraf hoe lang de vergadering mag duren en hou je hier ook aan ! Stel vooraf een agenda op : wat moet zeker besproken worden ? Alg. directeur : voorbereiding vergadering ligt vnl in jouw handen (zie verder )

Taak alg directeur ? Waarover gaat deze vergadering ? Werk met puntjes ‘to do’ Welke beslissingen moeten genomen worden ? Welke opdrachten moeten uitgevoerd worden ? Door wie ? Steeds namen noteren wie wat doet Tegen wanneer ? Kan iemand helpen ? Start volgende vergadering: overlopen: iedereen zijn taak gedaan ?

Nog voor de alg directeur Steeds zorgen dat iedereen plaats, datum en uur van de vergadering kent ! Ev. op moodle plaatsen, of op je eigen website Zorg voor een goed lokaal , tafels in U-vorm

Verloop vergadering Eerst : overlopen welke punten vandaag zullen besproken worden: deze kunnen reeds aangekondigd zijn op moodle of andere media Verslag vorige vergadering bespreken (op voorhand gekregen van adm.departement) : wie moest wat doen tegen vandaag Collega’s geven uitleg over wat ze gedaan hebben

Verloop vergadering : vervolg Respecteer volgorde vergadering: ga niet over tot een volgend punt tot een beslissing genomen is Neem duidelijke beslissingen,en laat ze noteren Vermijd te lange discussies : eventueel een punt laten opschorten voor verder onderzoek, of laat stemmen

Verloop verdagering (3) Elk agendapunt een afgemeten tijd geven Na die tijdspanne: beslissen ! Als je er echt niet uit komt : eventueel uitstellen tot volgende vergadering en dan ZEKER beslissen ! Probeer opdrachten en taken eerlijk te verdelen : iedereen helpt mee !

Speciaal voor administratief departement Voor de vergadering: kopie van vorige vergadering aan alg directeur Tijdens vergadering: nauwkeurig noteren, dit voorkomt discussies achteraf Probeer steeds zelfde lay out verslag te hanteren (zie voorbeeld) Bij toekennen van taken: naam noteren van verantwoordelijke + deadline

Voor alg directeur Laat deelnemers verslag uitbrengen van hun voorbije activiteiten Respect voor eenieders opninie Iedereen moet aan bod durven en kunnen komen Openheid voor nieuwe ideeën Positieve en constructieve sfeer Vermijd gebabbel onderling : durf stilte te vragen

Wat niet te doen ? Vermijd stoorzenders : muziek, bezoekers… Niet te veel vergaderen Tijdverlies , blijven palaveren over één punt Slechte voorbereiding , geen afgelijnde agenda Niet komen tot duidelijke beslissingen

Succes bij jullie vergaderingen !