Ombuds in de praktijk Toelichting bij ‘De taken van de examenombuds’

CONTEXT is belangrijk voor concrete uitvoering ombudstaken: grote versus kleine groepen 1e jaar vs. hogere jaren combinatie andere begeleidingsfuncties: o.a. monitoraat, studietrajectbegeleiding Katrien Hutsebaut Stafmedewerker onderwijs Examenombuds voor 3000 studenten Faculteit Sociale Wetenschappen Katrien Van Riet Monitoraat taal- en letterkunde & Japanologie Studietrajectbegeleider Examenombuds voor 633 studenten Katrien H leidt in

Voorbereiding 1. Documenten 2. Contacten 3. Ombudsoverleg onderwijs- & examenreglement facultaire aanvullingen nota: de taken van de examenombuds ombudsverslagen 2. Contacten voorgangers collega-ombudsen studentenadministratie voorzitter en secretaris examencommissie 3. Ombudsoverleg VR start H vult aan

Informatie verstrekken 1. Infosessies voor beginnende studenten contactgegevens van de ombuds uitleg functie en taken van de ombuds kaderen in algemene infosessies over monitoraat / aparte sessie info over tolerantieregels en leerkrediet rechten en plichten van de student oproep aan faciliteitenstudenten 2. Kennismaking met ombuds voor grote groepen 3. Website en communicatie via Toledo 4. Informatie voor docenten en surveillanten 5. Informatie tijdens deliberatie VR start H vult aan

Intermezzo: bereikbaarheid Spreekuur of continu beschikbaar Telefonisch (al dan niet privénummer) E-mail (geregelde controle noodzaak) Dringende kwesties VR start H vult aan

Examenrooster Opmaak examenrooster: verschillende actoren Vervroegde examenplanning Betrokkenheid ombuds? Mogelijke aandachtspunten Gelijkwaardige spreiding Gelijke duur H start VR vult aan

Verplaatsen van examens Artikel 114 OER Examens kunnen enkel om een zwaarwichtige reden verplaatst worden. De examenombudspersoon oordeelt daarover soeverein en treft in dat geval een nieuwe regeling. Hij beslist eveneens over de toewijzing van een examenmoment. soeverein beslissen – verantwoording versus duiding inschatting zwaarwichtigheid check reden indien mogelijk voordeel van de twijfel belang van goede registratie en communicatie H start VR vult aan

Opvang en begeleiding Buiten de strikte rol van bemiddelaar Maak hier ruimte voor Verwijs door indien nodig H start VR vult aan

Examenfaciliteiten & examenspreiding Examenfaciliteiten – artikel 134 OER Attest cel studeren met een functiebeperking Praktische regeling per examenperiode Belang van heldere communicatie Privacy Examenspreiding – artikel 122 OER Belang van tijdige communicatie Rol examenombuds VR start H vult aan

Beraadslaging Taken examencommissie Rol examenombuds Vaststellen examenresultaten Bindend studieadvies (alleen in juni en september) Geslaagd verklaren van studenten in een eindfase die voldoen aan de slaagcriteria + vaststellen graad van verdienste Bijzondere individuele omstandigheden Onregelmatigheden Rol examenombuds alleen tussenkomen indien echt nodig let op consequentie van de beslissingen let op correcte toepassing van examenreglement VR start H vult aan

Bekendmaking en bespreking resultaten Meeste faculteiten: enkel online Uitzonderlijk: op papier Nabespreking Individuele examens: docenten Resultaten algemeen: ombuds, studie(traject)begeleider (Niet-bindend) studieadvies H start VR vult aan

Klachten / Conflicten Indien mogelijk, voorkomen Indien nodig, bemiddelen samenwerking met voorzitter examencommissie luisterbereidheid inschatting draagwijdte klacht juiste afstand: te betrokken vs te afstandelijk vragen om klacht op papier te zetten andere partij horen voordeel van een officiële klacht? Indien formele klacht, let op examenreglement H start VR vult aan

Interne beroepsprocedure geen promotie, wel vermelden (zie ook studievoortgangsdossier) indien vragen over resultaten, eerst feedback bij de docent altijd aansturen op redelijke oplossing binnen de vijf kalenderdagen “bewarend beroep” indien docent niet bereikbaar respecteer strikt de te volgen procedures H start VR vult aan

Registratie H start VR vult aan

Zie bijlage 2 ‘De taken van de examenombuds’ Ombudsverslag Zie bijlage 2 ‘De taken van de examenombuds’ H start VR vult aan

Vragen? Bedenkingen?