Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. Credit Management en Shared services 4e Jaarcongres Creditmanagement - Noordwijkerhout Camiel Wels 18 april 2007

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 2 Tele Atlas  Camiel Wels  Senior Manager Finance & Controlling  27 maart afgestudeerd: Post-doctorale controllers opleiding (RC) Nivra Nyenrode  Onderwerp referaat: Met een gerust hart uitbesteden (Outsourcing in Control)  Tele Atlas  1984 ontstaan “Tele Atlas”  Digitaliseren van Geografische kaarten  2000 Beursnotering Neuer Markt (Frankfurt)  2000 Overname ETAK North America  2003 Overname GTD North America  Beursnotering Euronext november 2005  Midkap sinds maart 2007  Marktleider op het gebied van Personal Navigation

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 3 Tele Atlas Global Coverage Our Coverage Advantage 64 countries and growing Current coverage reflects availability of maps. For specific coverage and attribution detail, please see Tele Atlas Global Roadmap.

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 4 Inhoud  Shared Services versus Outsourcing van het debiteurenproces  Kostenbesparing, Kwaliteitsverbetering of processen efficiënter maken  Hoe houdt u het debiteurenproces beheersbaar?  Stellingen

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 5 Shared Services versus Outsourcing van het debiteurenproces  Verschillende “sourcing” mogelijkheden: Intern/Extern  Intern Sourcen: (insourcing, SSC)  Samenwerking (“Co-ships”)  Extern Sourcen: (Outsourcing, Spin-off)  Variabelen:  Eigendomsrechten  Complexiteit van de taak  Verschillende partijen/belangen  Mate van Beïnvloeding  Mate van Outsourcing  Een geïntegreerd model

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 6 Een geïntegreerd model

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 7 Shared Service Center: Kostenbesparing, Kwaliteitsverbetering of processen efficiënter maken  Definitie:  “Een resultaat verantwoordelijk samenwerkingsverband dat tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke specialisatie aan de afzonderlijke moederorganisaties op basis van een overeenkomst tegen een verrekenprijs” (Strikwerda)  Redenen waarom:  Kostenbesparing  Kwaliteitsverbetering  Processen efficiënter maken  Voordelen en nadelen  Transparantie  Flexibiliteit  Personeel  Costcenter of profitcenter?  Praktische voorbeelden  Gedeeltelijke outsourcing binnen een Shared Services omgeving

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 8 Hoe houdt u het debiteurenproces beheersbaar?  Beheersinstrumenten/controle maatregelen:  Contract/ Service Level Agreement (SLA)  KPI’s en Rapportering  Organisatorische en Specifieke controlemaatregelen  Communicatie/overleg  Kennis en vaardigheden  “Outsourcing cyclus”  Contract specifieke zaken  Transfer implementatietraject  Het meten van de uitbestede debiteurenportefeuille  Het managen van de uitbestede debituerenportefeuille  Het beëindigen van het samenwerkingsverband

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 9 Beheersinstrumenten en controlemaatregelen gespiegeld aan de mate van outsourcing in relatie tot de outsourcing cyclus (1) FASE IN DE OUTSOURCING CYCLUS BEHEERSINSTRUMENT/ CONTROLEMAATREGEL CONVENTIONAL OUTSOURCING COLLABORATIVE OUTSOURCING BUSINESS TRANSFORMATION OUTSOURCING 1. Contractspecifieke zaken Inkooptraject/leveranciersselectie, contract inclusief juridische vorm, SLA Vast inkooptraject/strikte leverancierselectie Formeel contract Formele en informele benadering Service levels Informele benadering Partnership in de vorm van bijv. Joint venture Het delen van risico Gezamenlijk doel en gezamenlijk eigendom ISO certificering en Algemene regelgeving en branche en beroepsorganisaties Belangrijk bij inkooptraject, zekerheid en betrouwbaarheid partner Zekerheid en betrouwbaarheid partner Termijn/duurzaamheidKorte tot middellange termijn. Met korte opzegtermijn Middellange tot lange termijn, langere opzegtermijn Lange duurzame relatie, ontbinding na wederzijds goedvinden 2. Transfer/implementatie traject Controlemaatregelen van organisatorische aard Standaardisatie Vaste procedures Harde normen Duidelijke vastlegging van verantwoordelijkheden Preventief karakter is erg belangrijk!! Overeengekomen output specificaties Richtlijnen Top Management Gedragsregels 3. Het meten van de uitbestede functie Key performance indicatorsDuidelijke meetbare maatstaven, harde meeteenheid, gedetailleerd Harde en softe meeteenheden, minder gedetailleerd en op hoger niveau Op hoog niveau bijvoorbeeld resultaat van de business Specifieke controlehandelingenControle op facturering Directe controle Detail controle en totaalcontrole Normcontrole Indirecte (resultaat) controle Steekproef en verbandscontrole Repressieve en correctieve maatregelen erg belangrijk!! Verwachtingscontrole Beleidscontrole Periodieke onafhankelijke audit

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 10 Beheersinstrumenten en controlemaatregelen gespiegeld aan de mate van outsourcing in relatie tot de outsourcing cyclus (2) FASE IN DE OUTSOURCING CYCLUS BEHEERSINSTRUMENT/ CONTROLEMAATREGEL CONVENTIONAL OUTSOURCING COLLABORATIVE OUTSOURCING BUSINESS TRANSFORMATION OUTSOURCING 4. Het managen van de uitbestede functie Management controlsQuality assurance Security management controls Continue evaluatie financiële toestand Controle op nakoming contractvoorwaarden en afspraken Operations management controls Verzekeren van de continue betrouwbaarheid van controls Top Management controls Vaststellen, handhaven en onderhouden van procedures voor bijv. calamiteitenbestrijding General controls & Application controls (diverse controle- maatregelen met betrekking tot het geautomatiseerde systeem) Duidelijk gedefinieerd Hoge mate van beveiliging Strikte fysieke toegangscontroles naar aard functie (boundary controls) Input & output datasources Batch controls Validatie van gegevensinvoer Specifieke autorisaties Gericht op interne beïnvloeding Toegangscontroles Outputcontrols Processing controls Communication controls Algemene autorisaties Gericht op interne en externe beïnvloeding Communication controls Gericht op interne en externe beïnvloeding Communicatie/overlegDirecte formele en informele communicatie Grote mate van samenwerking en communicatie Periodieke feedback door beide partijen op top management niveau Kennis en vaardighedenExpertise Gericht op efficiency inclusief de gebruikte geautomatiseerde systemen Expertise en focus van externe leverancier Training van medewerkers van uitbestede partij Expertise en kennis van beide partijen 5. Het beëindigen van de uitbestede functie Inkooptraject/leveranciers- electie, contract inclusief juridische vorm, SLA Vast inkooptraject/strikte leveranciersselectie Formeel contract Formele en informele benadering Service levels Informele benadering Partnership in de vorm van bijv. Joint venture Het delen van risico Gezamenlijk doel en gezamenlijk eigendom Termijn/duurzaamheidKorte tot middellange termijn. Met korte opzegtermijn Middellange tot lange termijn, langere opzegtermijn Lange duurzame relatie, ontbinding na wederzijds goedvinden

Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved. 11 Stellingen