De Archiefregeling (2010)

Programma Algemeen (archief-)wettelijk kader Achtergrond van de nieuwe regeling De nieuwe regeling vergeleken met de oude regelingen en de toepassing ervan Algemene verschillen Hoofdstuk 2: duurzaamheid Hoofdstuk 3: geordende en toegankelijke staat Hoofdstuk 4, 5 en 6: bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Algemeen wettelijk kader: overheidsorganen Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995 en uitvoeringsregelingen Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Algemene Wet Bestuursrecht Wet Openbaarheid van Bestuur Wet Bestuurlijk Elektronisch Verkeer Overige informatiewetgeving of informatieregels in andere wetgeving

‘Gelaagdheid’ wetgeving Algemeen geldend: Archiefwet Archiefbesluit Ministeriële Regeling(en) Per orgaan: Archiefverordening (lagere overheden) Beheersregels (b.v. Besluit Informatiebeheer) algemeen specifiek

Hiërarchische opbouw: Archiefwet, Archiefbesluit, regelingen Art. 3 Archiefwet Art. 21 Archiefbesluit Art. 11 Art. 12 Art. 13 Regeling Regeling Regeling Duurzaamheid sept. 2001 G & T staat feb. 2002 Bouw & Inrichting sept. 2001 5

Bouw & Inrichting Artt 27-56 Hiërarchische opbouw: Archiefwet, Archiefbesluit, regelingen Art. 3 Archiefwet Art. 21 Archiefbesluit Art. 11 Art. 12 Art. 13 Archiefregeling Bouw & Inrichting Artt 27-56 Duurzaamheid Artt 3-15 G & T staat Artt 16-26 6

Bouw & Inrichting Artt 27-56 Hiërarchische opbouw: Archiefwet, Archiefbesluit, regelingen Art. 3 Archiefwet Art. 21 Hierover gaat de presentatie! Archiefbesluit Art. 11 Art. 12 Art. 13 Archiefregeling Bouw & Inrichting Artt 27-56 Duurzaamheid Artt 3-15 G & T staat Artt 16-26 7

Tabaksblat Sarbanes-Oxley Publieke vs. private sector ISO 15489-1 Alle (beleids)informatie Financiële informatie Overheid Particulier Wbp WOB Archiefwet Civiel recht Belastingwet Arch. Besluit 2:10 BW 52 Awr Regeling(en) Tabaksblat Sarbanes-Oxley 11 12 13 Ordeningsplicht = bijvoorbeeld DSP 8

Rechtsgeschiedenis regelingen Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (art. 11 AB) Vastgesteld in 2001 Geëvalueerd in 2006 Regeling geordende en toegankelijke staat (art. 12 AB) Vastgesteld in 2002 Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (art. 13 AB)

Belangrijkste aandachtspunten van de evaluaties Reikwijdte? (regelingen gelden niet voor vernietigbare archiefstukken) Bekendheid? (wie kennen de regelingen en kunnen er mee werken?) Actualiteit? (technische ontwikkelingen) Duidelijkheid? (onduidelijke formuleringen) Geen kwaliteitssysteem? (weinig toetsbaar)

Achtergronden en uitkomsten evaluaties Nut en noodzaak regelingen aanwezig, maar: Effectiviteit gering: te veel ‘erfgoedregelingen’ Slecht uitvoerbaar: te weinig bekend Onduidelijke formuleringen, gedateerd, te specifiek Handhaafbaarheid onvoldoende

Visienota ‘Informatie op orde’ Toenemende digitalisering Hoofd bieden aan hybride situaties: reactie op ‘Een dementerende overheid’ Uitgangspunten Digitaal werken Archivering geïntegreerd in werkproces Basismodel: records continuüm NEN-ISO 15489 als model voor informatiehuishouding, verder uitgewerkt in de Baseline

Programma ‘Informatie op orde’ Acht actielijnen Digitalisering Rijksoverheid en Baseline Audit, control en toezicht Samenwerking en kennis Versoepelen overgang papier naar digitaal Nieuwe aanpak voor selectie Bewerking papieren en digitaal archief Duurzaam beheer en behoud Herziening wet- en regelgeving

De regeling eindelijk vastgesteld en in werking Augustus 2008: conceptregeling verzonden voor commentaar; September 2008: commentaar verzameld Mei 2009: tekst met verwerkt commentaar gereed voor ter visie legging bij de Europese Commissie Augustus 2009: ter visie legging 6 januari 2010: publicatie in de Staatscourant In werkingtreding: 1 april 2010 Toelichting: http://www.archief.nl/nieuwe-archiefregeling Publicatie in de Staatscourant: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2010-70.html

Hoe is de regeling bedoeld? Erfgoedregeling? Zie de artikelen 11, 12 en 13 AB Informatiehuishouding en bedrijfsvoering? Zie de algemene zorgplicht in artikel 3 AW Artikel 11 1.De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. 2.Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden. Artikel 12 Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen. Artikel 13 1.De zorgdrager is verplicht zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zodanig te situeren, te bouwen en in te richten alsmede bij verbouwing en verandering van inrichting zodanige maatregelen te treffen dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen. 2.De zorgdrager beveiligt zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen op toereikende wijze tegen brand, inbraak en wateroverlast. 3.De zorgdrager is verplicht in zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen het klimaat zodanig te beheersen en de lucht zodanig te zuiveren dat het natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van archiefbescheiden worden beperkt. 4.Bij ministeriële regeling worden in overeenstemming met de Minister voor Wonen, Wijken en Integratie nadere regels gesteld omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats.

Vergelijking oud en nieuw Soorten voorschriften: Van middel-voorschriften naar Prestatie-eisen

Algemene verschillen Vermijden van specifieke product-eisen in de eigenlijke tekst Uitwerkingen in de toelichting Normen in de bijlage Product-omschrijvingen volgens ICN in de bijlage

Resultaat van de vernieuwing Langere houdbaarheid regeling Algemenere geldigheid Bruikbaarheid voor het gehele recordsmanagement Bruikbaar in alle dimensies van het records continuüm

Hoofdstuk 1 Art. 1 - Begripsbepalingen Opmerkelijk: voor archiveringssysteem wordt geen verklaring meer gegeven Art. 2 – Gelijkstelling technische producteisen en particuliere normen

Wat is nieuw: duurzaamheid, hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot: Papier Toners en inkten Omslagen Dozen Zijn aangepast, maar niet wezenlijk veranderd

Vergelijking hoofdstuk 2 Artikel 3 – gelijkstelling andere categorieën materialen Gebruik van andere materialen toegestaan, maar: onder voorwaarden! Naar voren gehaald als algemene optie, maar gelijk aan art. 9 van de Regeling Duurzaamheid

De dragers Artikel 4 - papier – ongewijzigd Artikel 5 – schrijf- en printmaterialen - ongewijzigd Artikel 6 – microfilm, vrijwel ongewijzigd, een lid vervallen omdat een gekopieerde microfilm niet als archiefbescheid geldt Artikel 7 – zwart-witfilm – update op basis van nieuwe kennis Artikel 8 – kleurenfilm – geen echte duurzaamheidsstandaard beschikbaar

Mappen, omslagen, dozen, etiketten en overige materialen Aanpassing van artikel 4 van de Regeling Duurzaamheid: Art. 9 – omslagen en mappen – redactionele aanpassing Art. 10 – archiefdozen – redactionele aanpassing Art. 11 – etiketten - uitbreiding en preciezering

Overige bepalingen Art. 12 – overige materialen – nieuw: wat mag er allemaal niet met archiefbescheiden in aanraking komen Art. 13 – voorkoming chemische reacties – nieuw in deze expliciete vorm

Overzetting en bijzondere dragers Artikel 14 – tijdige overzetting op nieuwe dragers – geldt expliciet voor kwetsbare analoge documenten, waarvoor nog geen oplossing is gevonden Artikel 15 – bewaring optische en elektromagnetische gegevensdragers

Verdwenen… Art. 7, regeling Duurzaamheid – kwaliteitseis voor optische schijven Art. 15, concept Archiefregeling 2008 – kwaliteitseisen voor dragers van digitale informatie

Oplossing in de Regeling Artikel 14. Tijdige overzetting op nieuwe dragers (al wordt alleen expliciet over analoge informatie gesproken) Vervanging van de drager: Bij dreigende veroudering Bij dreigend in onbruik raken van de drager Bij dreigend in onbruik raken van programmatuur (maar dat staat alleen in de toelichting)

Vergelijking hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat Artikel 16 – ‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’ Nieuw artikel In de toelichting: Verwijzing naar NEN-ISO 15489-1:2001 Verwijzing naar NEN 2082:2008 Verder dan erfgoed

Vergelijking hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat Artikel 16: Nieuw artikel In de toelichting: Verwijzing naar NEN-ISO 15489-1:2001 Verwijzing naar NEN 2082:2008 Verder dan erfgoed

Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 17 – art. 2 RGTS Bepalen van context 17 a, b en c – redactioneel aangepast 17 d – beheeractiviteiten 17 e – programmatuur

Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 18 Algemene eis voor het hebben van een ordeningssysteem Geen eisen voor de specifieke vorm van het ordeningssysteem Ordeningssysteem ten tijde van het ontstaan blijft geldig

Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 19 – metagegevens Verwijzing naar NEN 23081:2006 Er moet een metadataschema zijn gebaseerd op deze norm Context, technische gegevens, beheer etc. worden aan het archief gekoppeld – op alle aggregatieniveaus

Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 20 – toegankelijke staat Eis aan het archiveringssysteem of record keeping system Maak stukken zichtbaar Geen aanduiding op grond waarvan, zoals in RGTS art. 4 Geen bepaling omtrent het autorisatieschema

Vergelijking hoofdstuk 3 Bijzondere voorschriften voor digitale archiefbescheiden Artikel 21-26 Opnieuw: prestatievoorschriften in plaats van middelvoorschriften

Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 23-24 Aanvulling op artikel 18: de technische metadata Eisen aan een digitale handtekening

Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 25, conversie, migratie of emulatie Voorwaarden op grond waarvan conversie mogelijk is Algemene zorgvuldigheidseis, niet hoe de conversie of migratie aan te pakken. Bij niet voldoen: vervanging in de zin van art. 7 AW!

Vergelijking hoofdstuk 3 Artikel 26 – opslagformaten Vervanging van art. 6 RGTS Geen specifieke bestandsformaten Eisen aan bestandsformaten Valideerbaar Gedocumenteerd Open standaard Encryptie en compressie onder voorwaarden toegestaan

Hoofdstuk 4, 5 en 6 – Bouw en inrichting Aanpassing aan het bouwbesluit 2003 Andere opbouw dan Regeling Bouw en Inrichting Eisen geformuleerd als doelvoorschriften om bepaalde risico’s te vermijden

Hoofdstuk 4 Algemene voorschriften voor zowel archiefruimten als voor archiefbewaarplaatsen Algemene buitentoepassingstelling (art 27): biedt grotere mogelijkheid tot flexibiliteit Veiligheid Gunstig milieu en klimaat (art. 38) Maar hier is de gelijkstelling niet terecht! Er volgt nog een reparatie

Hoofdstuk 5 Bijzondere voorschriften voor archiefruimten Veiligheid Milieu en klimaat Overige voorschriften De eisen kunnen iets minder streng zijn, vanwege de kortere verblijfsduur van de archiefbescheiden Geldt weer niet voor andere materialen dan papier

Hoofdstuk 6 Bijzondere voorschriften voor archiefbewaarplaatsen Veiligheid Precieze aanduiding voor de constructieve eisen Strengere eisen voor brandwerendheid Milieu en klimaat Overige eisen Inbraakpreventie Verbod op ramen

Hoofdstuk 7 Ontheffingen Onder omstandigheden kan ontheffing van bepalingen worden verleend door de toezichthouder op de zorg, dus dit is een bestuurlijke verantwoordelijkheid Aan de ontheffing kunnen voorwaarden worden verleend

Conclusies (1) De Regeling biedt: Een handvat voor recordsmanagers Een handvat voor archivarissen en inspecteurs: waar kunnen de zorgdragers aan gehouden worden bij de creatie van archieven Een actualisatie voor opdrachtgevers bij de bouw van depotruimte, gerelateerd aan andere relevante wetgeving Een actualisatie van voorschriften voor restaurateurs van papier, film en andere kwetsbare materialen.

Conclusies (2) De Regeling biedt niet: Een modernisering van de archiefwet Dat is een apart traject dat vooralsnog niet wordt ingezet Een handleiding voor perfect recordsmanagement Dat moet worden afgeleid uit NEN-ISO 15489 en andere normen Een handleiding voor alle beheerskwesties bij een archiefinstelling Daarvoor is echte inhoudelijke expertise nodig op de verschillende deelaspecten.