vergaderen

Tips voor de voorbereiding .Lees op tijd de notulen en de agenda 2.Realiseer je bij ieder agendapunt wat er van je verwacht wordt Vragen stellen? Vragen beantwoorden? Argumenten geven voor je eigen standpunt? Een beslissing nemen? 3.Neem de bijlagen bij de agenda door 4. Maak per agendapunt voor jezelf duidelijk wat je wilt zeggen 5. Wil je iets bespreken dat niet op de agenda staat: overleg van te voren met de voorzitter

Tijdens de vergadering Houd je aan de structuur van de voorzitter: als een agendapunt is afgesloten dan komt het niet opnieuw weer ter sprake Als je al je argumenten hebt kunnen vertellen maar de rest van de groep is het niet met je eens: leg je neer bij de besluitvorming De rondvraag is voor korte verduidelijkende vragen en mededelingen. Langere vraagstukken agendeer je voor de volgende keer

Luisteren, samenvatten en doorvragen Luisteren (beeldvorming): waar gaat het over? Wat zegt iemand letterlijk Actieve houding Aantekeningen maken Emoties Samenvatten (oordeelsvorming): wat is de rode draad? Checken of je het goed hebt begrepen Doorvragen (oordeelsvorming) Vaagheden: wat bedoel je precies? Aannames: waar blijkt dat uit? Moeten: wat gebeurt er als je het niet doet?

En dan de aanpak: BOB Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming Strakke leiding voorzitter: geen discussie, maar vragen Probleemherkenning Informatie op een rij Samenvatting voorzitter Oordeelsvorming Losse leiding voorzitter Inventariseren van oplossingen/meningen Beoordelen van oplossingen door discussie Regelmatige samenvatting door voorzitter Besluitvorming Strakke leiding voorzitter Keuze maken uit oplossingen Voorstel ter stemming brengen Draagvlak organiseren

De 10 gouden regels voor goed vergaderen Vergaderen is een middel, geen doel, om tot standpunten, afspraken of acties te komen Vergader zo effectief en efficiënt mogelijk Bereid het agendaonderwerp voor Vergader niet te saai of te formeel Gebruik BOB: beeldvorming (wat is het vraagstuk), oordeelsvorming (wat vinden we ervan), besluitvorming (wat gaan we doen) Houd een volgorde aan: niet alles door elkaar LSD: Luisteren, samenvatten en doorvragen om elkaars doelen helder te krijgen Voorzitter: knopen doorhakken Eenmaal genomen besluit is een besluit Houd je aan de agenda

De agenda

Waar voldoet een agenda aan? Duidelijke structuur: onderwerpen die bij elkaar horen zijn geclusterd Duidelijke status: B, O, of B? is het een brainstorm, of moet er een besluit worden genomen? Wie is de verantwoordelijk behandelaar (bijv. DB geeft inleiding, er is een gast, werkgroep heeft voorbereid) Tijdspad: hoe lang voor ieder onderwerp? Extra onderwerpen: nee, tenzij….., altijd aan het eind van de vergadering als er nog tijd is

Goede notulen bevatten in ieder geval: Onderwerp: waar gaat het over? Welk doel dient de bespreking? Wat zijn de concrete afspraken? Wie doet wat, wanneer en met welk doel? Hoe wordt teruggekoppeld?

De voorzitter en de secretaris

Wie???? Opdracht: Wat moet een goede een secretaris kunnen? Wat moet een goede voorzitter kunnen?