Toetsconferentie 11 november 2014 De toetsen op orde, nu nog de toetsorganisatie Els van Zijl Dienst Onderwijs en Onderzoek E.vanZijl@fontys.nl Waarom voor deze workshop gekozen?

Toetsorganisatorische vraagstukken Hoe kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende lokalen en surveillanten etc. zijn ingepland voor de schriftelijke toetsen? Waarom lukt het niet om voor een heel studiejaar vooruit een toetsrooster te maken? Naar wie moeten de klachten toe? … ‘Vraag is voorspelbaar, waarom is het dan zo moeilijk?’

Vergelijking Verschillen met andere sectoren: Onderwijs geven kan je niet vooruit doen (geen voorraad mogelijk) Student is onderdeel van het onderwijsproces (productieproces) Elke student doorloopt een andere leerroute/ elke student is anders (heterogeen, variatie in de vraag)

Speelveld Complexiteit Flexibiliteit Onzekerheid aantal verschillende toetsen/ toetsvormen keuze voor bepaalde toetsvorm (schriftelijke kennistoets versus stationsexamen) ingangseisen, bonuspunten, aanwezigheidsregistratie, … …. Flexibiliteit mate van vraaggerichtheid (individuele leerroute) toetsprogrammering (elk moment versus geprogrammeerd) Onzekerheid vraag van de student In een dynamische, complexe omgeving Complexiteit Onzekerheid Onderwijs geven kan je niet vooruit doen (geen voorraad mogelijk Prosumer

Toetsorganisatie Toetsorganisatie gaat over: rollen, taken en verantwoordelijkheden van actoren (de structuur: arbeidsdeling en coördinatie) inrichting van toetsprocessen (werkprocessen) incl. de logistieke organisatie Komt terug in criteria kosten en haalbaarheid (Baartman) Kwaliteitspiramide voor toetsen en beoordelen (Sluijsmans, Peeters, Jakobs & Weijzen, 2012); aanpassing, Jaspers & van Zijl, 2014)

Actoren Directeur Teammanagement Examencommissie Toetscommissie Opleidingscommissie Administratieve medewerkers Surveillanten Examinatoren Werkveldpartners Studenten …. Wat zijn hun taken, waar zijn ze verantwoordelijk voor en hoe werken ze samen?

Processen Op basis van de kwaliteitspiramide voor eigentijds toetsen en beoordelen zijn de volgende hoofdprocessen te onderscheiden: 1) het ontwerpen van het toetsbeleid 2) het ontwerpen van het toetsprogramma 3) het ontwerpen en afnemen van een toets en toetsopdrachten (toetscyclus). Ondersteunende processen: opstellen toetsrooster aanwijzen examinatoren verlenen van vrijstellingen afhandelen van fraudegevallen professionaliseren van examinatoren …. >> vele in elkaar grijpende cycli op strategisch, tactisch en operationeel niveau >> afstemming van de verschillende processen is cruciaal (keten).

Verantwoordelijkhedenmatrix Processen\ functionarissen directeur opleidingsmanagement curriculumcommissie docent examinator toetsdeskundige roosteraar …….. Strategisch niveau   Ontwerpen van toetsbeleid Tactisch niveau Ontwerpen toetsprogramma Opstellen toetsprocedures ……………..

Casuïstiek Roostering assessments Oude situatie: Student meldt zich aan Assessoren worden ingepland door bedrijfsbureau Lokaal gereserveerd door bedrijfsbureau Resultaat: Veel mailverkeer, veel tijd, lange doorlooptijd, .. Doelstelling: 80% efficiencywinst

Casuïstiek Roostering assessments Nieuwe situatie: Assessmentmomenten (dag, tijd, locatie) worden ingepland door bedrijfsbureau op basis van voorspelling Assessoren plannen zichzelf in (niet ingepland moment vervalt) Student schrijft zich in op dag, tijd, locatie Ondersteund met ICT-tool. Oplossingen Activiteiten ‘naar voren gehaald’ die onafhankelijk zijn van de vraag Minder overdrachtsmomenten

Casuïstiek Nakijken binnen 10 werkdagen Docent gaat op woensdag naar huis met een stapel verslagen onder zijn arm. Hij zucht: ‘” Ik weet dat ik dit niet maandag af kan hebben, ik heb een uur per verslag nodig en kan er maar een kwartier aan besteden”.

Organisatorische principes Twee oplossingsrichtingen: Reduceer complexiteit, flexibiliteit, onzekerheid Richt de processen (incl. systemen, informatiestromen) zo in dat ze het ‘aankunnen’. Verdeel de taken en verantwoordelijkheden (groepering van taken op basis van soort toets, soort activiteiten in ‘groepen’ en op functieniveau) Zorg voor coördinatie via standaardisatie, intervisie, coördinerende functie, autonome taken, etc. afgestemd op situationele factoren Stroomlijn de processen

Aantal oplossingen I Kies bij voorkeur oplossingen die de complexiteit reduceren (I) Minimaliseer onnatuurlijke variatie in het aanbod (I) Zorg voor goede informatievoorziening om onzekerheid te reduceren (I) II Zorg dat taken en verantwoordelijkheden helder zijn Haal activiteiten die onafhankelijk zijn van het ‘geval’ naar voren Groepeer bewust activiteiten Bouw speling in voor calamiteiten, onvoorspelbare situaties (buffers) Anticipeer op variatie in de vraag Zorg voor goede stuurinformatie o.b.v. indicatoren Bouw bewust voorraadpunten in (waar werk zich mag ‘ophopen’) Maar ook: Verminder aantal overdrachtsmomenten Vermijd overbodige activiteiten zoals overtypen Bouw alleen controles in op cruciale stappen Zorg voor betrouwbare input (bij onbetrouwbare input werkt toeleverend proces niet goed). Verbeter daar. Voorkom schaduwadministraties (geeft aan er iets niet op orde is)

Tips literatuur Bosman, J., Griep, J. & Schijff, R. (2011). M. Verbeteren & beheersen van processen, Kluwer Bakker, R., Hardjono, T. (2013). Horizontaal organiseren. Kluwer. Assen, van M., Notermans, R. Wigman, R. (2007). Operational excellence nieuwe stijl. Academic Services.

Dank voor de aandacht en succes!