Een papierloos proces “verwerken aankoopfactuur” in OraFin Voorbeeld departement Bestuurszaken www.bestuurszaken.be
Boekhoudkundige processen binnen BZ: algemeen OraFin 2010: trigger voor hertekenen boekhoudkundige processen Belangrijkste doelstellingen: Papierloos Minimale doorlooptijden Tijdig betalen
Proces “verwerken aankoopfactuur”: wijzigingen Centrale ontvangst Onmiddellijke registratie in OraFin: Labelscanning Sinds 2013 voor leveranciers met KBO intelligente scanning (79%) Na registratie: digitale afhandeling
Proces “verwerken aankoopfactuur” bij DBZ: verloop 1. Centrale ontvangst postkamer facturatie (DFB) 2. Registratie d.m.v. intelligente scanning of labelscanning (DFB)
Proces “verwerken aankoopfactuur” bij DBZ: verloop (vervolg) 3. Matching met inkooporder én prestatieontvangstbevestiging Indien nodig: deblokkering (DBZ) 4. Goedkeuring budgethouder (DBZ) (tenzij factuurbedrag = inkooporderbedrag)
Proces “verwerken aankoopfactuur” bij DBZ: verloop (vervolg) 5. Goedkeuring boekhouder (boekhoudkantoor DFB) 6. Betaling na verstrijken betaaltermijn
Ons proces werkt niet zonder… Inkooporder: Standaard met 3-wegsafstemming Standaard op voorhand, ook voor kleine aankopen Vermelding nummer door leverancier op factuur
Ons proces werkt niet zonder… Prestatieontvangstbevestiging: Door dossierbehandelaar zelf Meteen na ontvangst en aanvaarding geleverde goederen/diensten
Ons proces werkt niet zonder… Budgethouder: Werkt digitaal Bij DBZ S-G en afdelingshoofden. Lastig?
“Door digitaal goed te keuren heb ik een beter zicht op de financiën van het departement dan ooit”
Ons proces werkt niet zonder… Kleine spontane of online aankopen: credit card Globale inkooporders voor nutsfacturen
Was het de moeite? Evolutie (laat)tijdige betalingen:
Besluit Grootste stap al gezet door afstappen van papier