Het ePortfolio een meerwaarde? Roger Henssen Projectleider ePortfolio Team Leven Lang Leren

Wat was/is een Portfolio? het woord portfolio stamt af van "portare“ = dragen en "foglio“ = blad het komt uit de wereld van kunst & cultuur en betekent "draagmap voor grote tekeningen, schema's enzovoort“ De draagmap heeft de laatste jaren plaatsgemaakt voor een digitaal of elektronisch portfolio  het ePortfolio In Nederland vele verschijningsvormen en verschil in de gebruikte terminologie Ten aanzien van het gebruik van het ePortfolio kan worden geconstateerd dat in Nederland veel initiatieven en samenwerkingsverbanden actief zijn. Er komen vele verschijningsvormen van het ePortfolio voor en de gebruikte terminologie komt niet altijd overeen. De set van relevante gegevenselementen daarentegen komt op grote lijnen wel overeen (bron: Hensen, 2005 en Hensen, 2007).

Definitie ePortfolio (bron: Kennisnet ICT op school, 2007) Een ePortfolio of elektronisch portfolio is een verzameling van doelgericht bij elkaar gebrachte gegevens en documenten (bestanden), die wordt beheerd door het lerende en/of werkende individu. Het doel van het samenstellen van een ePortfolio is het tonen van de bereikte resultaten (en eventueel het leerproces) aan anderen. Deze definitie dekt een groot aantal van de in omloop zijnde definities af en zorgt ook voor de noodzakelijke afbakening. Bij het laatste zou eigenlijk toegevoegd moeten worden: Het structureel in kaart brengen van de eigen ontwikkeling

Doelstelling ePortfolio Ontwikkelings/reflectie portfolio Beoordelingsportfolio (assessment portfolio) Presentatieportfolio (CV of showcase) Het ontwikkelings/reflectie portfolio  doel is het documenteren van de professionele groei van de samensteller. Belang hiervan? Het leerproces wordt zichtbaar voor de omgeving en voor het individu zelf (= een bewustwordingsproces) Het beoordelings/assessment portfolio  op basis van het aanwezige materiaal kunnen uitspraken gedaan worden over bekwaamheden waaraan het individu voldoet Presentatieportfolio  hierin worden uitspraken aannemelijk gemaakt die het individu over zijn of haar eigen competenties/capaciteiten doet. Op basis van de definitie kunnen wij zeggen dat het ePortfolio bedoeld is voor het structureel vastleggen en tonen van werk- en leerresultaten en eventueel het leerproces aan zichzelf of aan anderen. Met het portfolio als tastbaar “bewijs” van het leren kan men meerdere doelstellingen ondersteunen. In de praktijk staan de bovengenoemde functies niet los van elkaar, maar wordt het portfolio voor meerdere functies (zowel procesgericht als productgericht) tegelijk ingezet. De laatste jaren evolueert het ePortfolio van presentatiegericht naar ontwikkelingsgericht.

Waar wordt het toegepast?

digitale ondersteuning van het leerproces In het onderwijs digitale ondersteuning van het leerproces veelal verweven in de Elektronische Leeromgeving (ELO) interne focus geen of beperkte uitwisseling In het onderwijsproces heeft het portfolio zijn nut bewezen. ePortfolio’s worden ingezet als digitale ondersteuning van het leerproces en het bedrijfsproces (opleidingsaanbod/ beoordeling/curriculum) van de onderwijsinstellingen. De portfolio functionaliteiten zijn veelal verweven in het totaal aan Elektronische Leeromgevingen (ELO’s). Helaas vindt er maar beperkte uitwisseling van gegevens plaats. Deelnemers vragen er niet om en ook het bedrijfsleven vraagt nog vrijwel niet actief om digitale dossiers. De urgentie wordt nog maar beperkt gevoeld. Het gros van de in het onderwijs gebruikte applicaties voldoet niet aan de Nederlandse norm.

Bij arbeidsbemiddeling Ondersteunen van het intake- en bemiddelings-proces Betere en snellere matching Het UWV WERKbedrijf gebruikt de Werkm@p voor de digitale ondersteuning van haar intake- en begeleidingsproces. De Werkm@p kent een aantal functionaliteiten die vergelijkbaar zijn met de basis ePortfolio functionaliteiten. Aanvullend daarop zijn functionaliteiten ontwikkeld voor: sollicitatieactiviteiten, gegevens van het persoonlijke netwerk en het opslaan van documenten. In principe vormt de Werkm@p de digitale ondersteuning van het interne UWV bedrijfsproces. Het is jammer dat de werkmap niet voldoet aan de Nederlandse norm. Ook een groot aantal van de outplacementbureaus gebruikt een of andere vorm van ePortfolio en ook hiervan voldoet een groot aantal niet aan de Nederlandse norm.

In het bedrijfsleven Beoordeling, begeleiding en bewustere competentie-ontwikkeling van medewerkers (ontwikkelingsgericht) Matching van vraag (functieprofiel) en aanbod (mensprofiel) zowel intern als op de arbeidsmarkt Ondersteunen en versnellen EVC en EVP trajecten Outplacement Bedrijven die vanuit het Leven Lang Leren concept actief beleid hebben geformuleerd gericht op het begeleiden en ontwikkelen van medewerkers gebruiken het ePortfolio als instrument om deze ontwikkeling vast te leggen. Het is zowel een persoonlijk dossier als een vehikel voor bijvoorbeeld: de samenwerking tussen de medewerker, de manager en/of HR functionaris bij de functionerings-/beoordelingsgesprekken. en/of de samenwerking tussen de persoon, de werkgever en een opleidingsinstituut Matching. Het vinden van de juiste persoon voor een functie is voor ieder bedrijf een uitdaging. Hetzelfde geldt voor de persoon die op zoek is naar het juiste bedrijf en die ene perfect passende functie. Hoe beter de ervaringen, behaalde competenties, voorkeuren en interesses in het ePortfolio gespecificeerd zijn des te beter kunnen deze gebruikt worden voor die zoektocht. EVC. De ervaring leert dat een EVC kandidaat iets tussen de 40 en 80 uur nodig heeft om zijn portfolio te bouwen. Bij een goed ePortfolio hoeft hij alleen nog maar de aanwezige bewijsstukken te koppelen aan de gevraagde competenties. De tijdwinst ligt ergens tussen 37 en 77 uur. Bij outplacement moet een medewerker normaal gesproken zichzelf in kaart brengen. Over het algemeen gebeurt dat met behulp van een portfolio. De komende sheets gaan met name over de rol van HR in het bedrijfsleven

Strategie en de rol van HR Wat is de unieke kracht van de organisatie? Hoe zet ik deze kracht zo optimaal mogelijk in? Wanneer het gaat over strategie van een organisatie dan zijn twee vragen belangrijk: Wat de unieke kracht is van de organisatie en Hoe deze kracht optimaal kan worden ingezet. Veel organisaties zijn uniek door het gedrag van de medewerkers. Als voorbeelden: Een uniek serviceniveau leveren kan alleen als de medewerkers zich klantgericht gedragen. Een complex project op tijd en binnen budget afronden vraagt om resultaatgerichte, nauwkeurige en communicatieve projectmanagers. Kortom er zit een sterke mens en dus HR kant aan deze vragen. HR heeft dus en belangrijke rol in het beantwoorden van deze vragen. Kijkend naar HR zijn drie hoofditems te onderscheiden waar het ePortfolio een rol kan spelen, deze zijn:

HR onderwerpen Werving en Selectie Ontwikkeling Strategische personeelsplanning

Werving en selectie Moet snel en efficiënt (cost of hire) Quality of hire Wat je ziet is dat werving en selectie nog op te veel plekken wordt ervaren als een proces dat zo snel en efficiënt mogelijk moet verlopen. De nadruk ligt op ‘time to hire’, ‘cost of hire’, et cetera. Echter werving en selectie is het middel bij uitstek om de organisatie te versterken met uniek talent. Talent dat de strategie versterkt. ‘Quality of hire’ dus. De taak voor HR is het bepalen welke unieke kwaliteiten een organisatie nodig heeft. Eigenlijk zijn zij verantwoordelijk voor de antwoorden op simpele vragen als: -met welke eigenschappen wordt het geld verdiend in onze organisatie? -welke eigenschappen hebben we in huis? -welke eigenschappen hebben we in de toekomst nodig? -waar vinden we deze mensen en wat motiveert hun?

Ontwikkeling Weten wat iemand kan Weten wat iemand nog meer zou kunnen Als je weet wat een organisatie uniek maakt kunnen je de bijbehorende competenties heel gericht ontwikkelen. Ontwikkeling draait om een heldere ‘gap analysis’. Het verschil tussen wat iemand nu kan en wat iemand in de toekomst nog meer zou kunnen. Het verschil tussen iemands huidige niveau en iemands ‘plafond’. Het begint dus met inzicht in het potentieel van medewerkers afgezet tegen wat de organisatie wil. Je kijkt eigenlijk vooral naar de competenties die een organisatie uniek maken.

Strategische personeelsplanning Weten welke eigenschappen belangrijk zijn voor de organisatie Weten welke talent al “in huis” is Strategische personeelsplanning. Ook dit is een onderwerp dat een duidelijke relatie heeft met wat de organisatie uniek maakt. Als je weet welke eigenschappen voor de organisatie belangrijk zijn, kun je vervolgens kijken welke mensen in de organisatie daarvoor geschikt (te maken) zijn. In dat kader hoorde ik een paar weken gelden het volgende: Over een jaar of 5 gaan de “wijze grijzen” ons bedrijf verlaten en we weten niet hoe we dat moeten opvangen. Op mijn vraag of ze een idee hadden of er mensen in de organisatie aanwezig waren die dat gat konden opvangen was het antwoord: …………..oorverdovende stilte. Een organisatie die goed wil blijven presteren moet, zeker voor sleutelfuncties, tijdig talentvolle opvolgers klaar stomen voor het overnemen van deze functies. Daarbij moet je niet te veel kijken naar hun huidig presteren maar naar hun aanleg, potentie en de eisen voor de toekomst. Het zou zo maar kunnen dat de organisatie van de toekomst heel andere dingen van mensen vraagt.

Inzicht ePortfolio De overeenkomst tussen de laatste 3 slides is dat ze allemaal gaan over strategische onderwerpen. Eigenlijk komt het hierop neer: Als HR geen beeld heeft van de aanwezige talenten, niet weet wat er nog ontwikkeld kan worden en niet weet welke eigenschappen van belang zijn voor het succes kom je als organisatie niet ver. Wat heb je daarvoor nodig? Wat helpt bij het krijgen van dat inzicht? Het ePortfolio.

Onderdelen van het ePortfolio De gegevensstandaard Dit is een norm die gaat over de inhoud, structuur, (meta)data en de eisen aan de gegevens en documenten in een ePortfolio  de NEN 2035 Grafisch gezien ziet die er zo uit:

NEN 2035

Onderdelen van het ePortfolio De applicatie met de gewenste functionaliteiten. Het scherm waar je binnenkomt en je ding kunt doen. Eigenlijk de manier waarop je als gebruiker met het systeem communiceert. Elke applicatie bevat specifieke (standaard) functionaliteiten die op basis van de wensen van de gebruiker en/of de aanbieder zijn ontwikkeld.

2. Applicatie Elke applicatie wordt ingericht op basis van de wensen van de gebruiker

Onderdelen van het ePortfolio 3. Aanvullende inhoud zoals: (psychologische) testen, vacaturebank (intern en/of extern) matchingmodule competentiematcher functieprofielen of kwalificaties 360°feedback kwaliteitsregister taalportfolio testimonials nieuws webshop et cetera………… Dat kan van alles zijn:

Totaal

De 10 geboden van het ePortfolio Het individu is eigenaar van het ePortfolio Het individu kiest voor de “bewijsvoeringsmethode” in zijn/haar ePortfolio Organisaties waarin gewerkt/geleerd wordt stellen zich als ketenpartner richting individu en richting elkaar op. Een ePortfolio moet het gebruik in meerdere domeinen ondersteunen Een ePortfolio moet kunnen verwijzen naar bronnen buiten zichzelf (is een virtueel dossier) 1. Een individu heeft de zeggenschap (alle rechten) over de inhoud van zijn ePortfolio, tenzij hierover nadere afspraken zijn gemaakt. 2. Een ePortfolio mag zowel gegevens en documenten bevatten die het individu zelf heeft gecreëerd als door externe (overheids)partijen gecertificeerde kopieën van gegevens en documenten waarvan de authentieke bron bij die partijen berust. 3. Organisaties, waarin geleerd, gewerkt en/of voor het leren en werken bemiddeld wordt, stellen zich als (zakelijke) ketenpartner van het individu en van overige organisaties op. 4. Een ePortfolio moet bruikbaar zijn in alle situaties waarin een individu kan leren, dus zowel informeel / non-formeel, in het onderwijs, in de arbeidsbemiddeling of bij een werkgever. 5. Het ePortfolio bevat zelf gegevens en documenten, maar moet ook, via metadata (dit zijn in principe ook gegevens), kunnen verwijzen naar gegevens en documenten die elders zijn opgeslagen.

ePortfolio’s zijn exporteerbaar en importeerbaar Uitwisseling van ePortfolio's geschiedt op basis van de NEN 2035 Een ketenpartner moet alle door het individu aangeboden informatie van het ePortfolio opslaan en beschikbaar houden Ketenpartners borgen de vertrouwelijkheid en integriteit Ketenpartners houden zich aan eventuele (wettelijke) bewaartermijnen   6. ePortfolio's moeten via een digitaal medium verplaatst of gekopieerd kunnen worden, waarbij uitwisseling over organisatie- en systeemgrenzen heen, mogelijk moet zijn 7. Uitwisseling vindt plaats door (tijdelijke) opslag en export en import van ePortfolio’s in een standaardformaat (informatiestandaard). 8. Bij het exporteren van een ePortfolio moet alle zowel gebruikte als ongebruikte informatie die in eerste instantie geïmporteerd is en niet gewijzigd is, ook weer met de dataset mee naar ‘buiten' geëxporteerd worden. 9. De organisaties in de keten die ePortfolio's hosten voor het individu, nemen afdoende maatregelen om ePortfolio's te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, beschadiging of verlies, zowel bij opslag als transport. 10. De organisaties in de keten die ePortfolio's hosten voor het individu, houden zich bij de opslag van persoonsgebonden gegevens aan de wettelijke voorschriften en eventuele bewaartermijnen (minimaal en maximaal) die daarvoor staan.

Bedrijf het maken van goed functie- of competentieprofiel de medewerker faciliteren bij het werken aan de competenties eerlijke en duidelijke feedback aan medewerker geven budgetruimte, dit is niet altijd geld, denk ook aan stages of delegeren van werkzaamheden medewerker is bewuster van zijn kunnen Werken met een ePortfolio helpt het individu bij het werkend leren en om wat je elders leert, in je werk te gebruiken. Voor een bedrijf natuurlijk pure winst. Een medewerker die in zijn vrije tijd voorzitter van grote voetbal club is, vertrouw je meer toe dan de medewerker die naast zijn werk verder niets doet. Er zit wel een addertje onder het gras. Een ePortfolio maakt een medewerker bewuster van wat hij kan. Als dat zich vertaalt in de wens om naast de huidige taken, andere taken aan te pakken, kan dat problemen opleveren. Bedrijven, zeker de kleinere, hebben lang niet altijd de mogelijkheid om een takenpakket uit te breiden. Evenmin hebben ze voldoende doorstroming in het personeelsbestand om direct die nieuwe ambities te honoreren. Dat betekent dat de verbeterde employability zich zal vertalen in meer vertrekkende medewerkers. Als het bedrijf erin slaagt om die medewerkers op een goed, plezierige manier te laten gaan is die extra doorstroom niet schadelijk. Integendeel, een bedrijf waar medewerkers de kans krijgen zich zo te ontwikkelen dat ze ook elders op de arbeidsmarkt meer waard worden is een aantrekkelijke werkgever. Een optie om hier mee om te gaan is het samenwerken met collega-bedrijven.

Medewerker maken ePortfolio is zeker voor mensen die al langer werken geen kleinigheid eenmaal gevuld kost het weinig tijd, het kost wel discipline het maakt trots en bewuster van het eigen kunnen beter “tailor made“ solliciteren snellere doorloop bij een EVC of EVP procedure

Landelijke Stakeholders Van der Zalm heeft in zijn “Whitepaper architectuuraspecten ePortfolio” Kennisnet 2007 de stakeholders als volgt in kaart gebracht. Hij gebruikt voor de plaatsbepaling van stakeholders een indeling in 4 niveaus of ´schillen´, waarbij het individu centraal staat: Suwi keten: Wet Structuur Uitvoeringsorganisaties werk en Inkomen.

1. De kern: het individu, Hij of zij gebruikt het ePortfolio om het leren zichtbaar te maken voor anderen, waardoor hij of zij vooruitkomt in de persoonlijke en/of maatschappelijke ontwikkeling. Dit ePortfolio is beschikbaar in elke omgeving waarin geleerd wordt. 2. De eerste schil: inrichters en professionals. Organisaties waarin ePortfolio als begeleidings- en beoordelingsinstrument gebruikt wordt en hun medewerkers. Dit zijn onderwijsinstellingen, werkgevers, het UWV en uitzend- of outplacementbureaus. 3. Tweede schil: coördinatoren. Organisaties die de effectiviteit van de stakeholders in de tweede schil versterken. Individuen hebben hier in principe niet direct mee te maken. Hierin vinden we vooral branche-, beroeps- en koepelorganisaties, maar ook de ministeries vallen binnen deze schil. Derde schil: faciliterende partijen. Partijen die in samenwerking met stakeholders in de tweede schil (op basis van projecten) en met stakeholders in de derde schil (op basis van regelmatige afstemming) zorgen dat afspraken over syntax en semantiek bij ePortfolio’s het veld als geheel versterken. Zij werken daarmee standaardiserend.

Meerwaarde of niet? Om nu en in de toekomst te overleven en te kunnen concurreren, moet je als organisatie kunnen blijven beschikken over voldoende mensen, met de juiste kennis en vaardigheden, op het juiste tijdstip. Door de krimp van de beroepsbevolking komt er meer druk te staan op de inzetbaarheid van mensen en de beste ‘job to person’ match. Om deze match te kunnen blijven maken en schommelingen op de arbeidsmarkt te kunnen opvangen zijn organisaties gebaat bij meer inzicht in de gevraagde competenties. Dit in relatie tot behaalde en te ontwikkelen competenties van hun (potentiële) medewerkers. Het ePortfolio helpt hierbij.

Stappen invoering/implementatie Waarom waarvoor? Draagvlak creëren Voorbereiden implementatie Uitrol ePortfolio Daadwerkelijk gebruik Monitoren Waarom/waarvoor Denk aan: • Aanwezige competenties van mensen in kaart brengen. • Ontwikkelmogelijkheden identificeren (met ondersteunende testen) • Ontwikkelmogelijkheden stimuleren (met opdrachten gericht op loopbaanontwikkeling, re-integratie, van werk-naar-werk, et cetera). • Bewustzijn vergroten (empowerment, zelfvertrouwen). • Vraag en aanbod naar competenties met elkaar matchen (binnen teamproject, op de regionale arbeidsmarkt of in een sector). • Professionaliteit van de matching of bemiddeling verhogen. Draagvlak Zorg ervoor dat het ePortfolio aansluit op de kaders vanuit HR of het ‘grotere plaatje’. • Betrek personeelsvertegenwoordiging of OR bij gedachtenvorming; ga uit van de meerwaarde voor organisatie en werknemer. • Bespreek de invoering met direct leidinggevenden (wat vraagt het, wat levert het op) en liefst met enkele werknemers of gebruikers. • Stel iemand aan die verantwoordelijk is voor de implementatie. • Reserveer draagvlak voor eigen uren en budget voor inkoop (systeem en tests). • Werk een stappenplan uit met go/no-go momenten. Voorbereiden Selecteer een ePortfolio leverancier die goed past bij de gekozen doelstelling en aanpak. • Let bij de keuze niet alleen op prijs, maar ook op de mogelijkheden tot: - Ondersteuning bij de invoering en voorlichting. - Aanpassen van testmateriaal of beroepentabellen en -omschrijvingen in het ePortfolio aan de eigen regio of sector. - Koppeling van data naar relevante vacaturebanken of HR-systemen. - Benodigde deskundigheid van (externe) begeleiders of HR-medewerkers op het terrein waarvoor het ePortfolio wordt ingezet. - Gebruiksvriendelijkheid van het ePortfolio en mogelijkheid of de gebruiker zelf zijn ‘showcase’ kan inrichten. Uitrol • Trainen van de betrokkenen met het systeem (denk aan HR-medewerkers, lijnchefs, loopbaanbegeleiders of trajectadviseurs, arbeidsbemiddelaars). • Regelen van het beheer (rechten en rollen, wie heeft toegang tot wat, routing van informatie, workflows). • Vraagbaak en support voor gebruikers inrichten: wie kunt u bellen met een vraag? • Inpassen van het ePortfolio in de HR- of werkprocessen van het bedrijf, mobiliteits- of loopbaancentrum of bemiddelingsinstantie. • Voorlichtingsbijeenkomsten voor gebruikers, zoals leidinggevenden, OR waarin de uitgewerkte visie, doelen, aanpak en werkprocessen worden getoond. • Uitvoeren van pilot- of testfase, voordat de bredere uitrol plaatsvindt. Gebruik Kick-off bijeenkomsten voor gebruikers, met praktische hulp en uitleg over hoe het ePortfolio te vullen (toetsen aan de praktijk). Intervisiebijeenkomsten met leidinggevenden en HR (in bedrijven) of intermediairs en begeleiders (mobiliteitscentra) over ervaringen in de praktijk; hoe houden we de trein op de rit? Positieve ervaringen delen via het personeelsblad, Intranet of via communicatiekanalen van het regionale of sectorale samenwerkingsverband (website, nieuwsbrief, events) Stel vast wanneer en op welke wijze u de ervaringen van gebruikers gaat meten en wat u met de uitkomsten gaat doen. Betrek gebruikers bij de opzet van deze evaluatie. Monitoring Rapportages over het gebruik (frequentie bezoek en mate van bijhouden van het ePortfolio). • Tevredenheidsonderzoek onder primaire gebruikers (bemiddelaars, begeleiders, werknemers, te bemiddelen werkzoekenden en leidinggevenden). • Resultaatmetingen (bij gebruik als loopbaaninstrument of bemiddeling van werk-naar-werk). • De financiële en niet-materiële kosten en baten in beeld brengen, zoals toegenomen loopbaanbewustzijn, kwaliteit bemiddeling, et cetera). • Inventarisatie van gewenste aanpassingen van het ePortfolio en verbetering gebruiksmogelijkheden.

Vragen