DIGITAALSTRIJD - WORKSHOP VOER DE JUISTE DISCUSSIES, BEGIN MET EEN TOPTAKEN- ANALYSE. 13 november 2014, congres de Taalstrijd Daphne Shinn

LET OP! Deze workshop gaf ik tijdens Congres De Taalstrijd op 13 november In deze verkorte versie van mijn slidedeck zijn de opdrachten en ‘antwoorden’ (voorbeelden van UMC Utrecht) niet opgenomen. Workshop volgen? Heb je interesse in de volledige workshop, uitgebreid met je eigen organisatie als tweede casus? Neem contact met me op Deze workshop gaf ik tijdens Congres De Taalstrijd op 13 november In deze verkorte versie van mijn slidedeck zijn de opdrachten en ‘antwoorden’ (voorbeelden van UMC Utrecht) niet opgenomen. Workshop volgen? Heb je interesse in de volledige workshop, uitgebreid met je eigen organisatie als tweede casus? Neem contact met me op

AGENDA WORKSHOP. Even voorstellen Introductie casus UMC Utrecht Korte uitleg toptakenanalyse Hoe zet je de taakidentificatiefase in om intern de juiste discussies te voeren? Oefeningen taakidentificatiefase Vragen tussendoor? Gewoon stellen!

EVEN VOORSTELLEN… Daphne Shinn Onlinecontentspecialist sinds 2007 Online adviseur bij Presenter sinds april 2014 Projecten o.a.: -Contentmanager Staples -Projectleider nieuwe website UMC Utrecht -Projectcoördinatie ‘responsive website’ VUmc -Contentmanager Reed Business Opleidingen -Projectleiding/webredactie nieuw intranet GGZ

CASUS: UMC UTRECHT (2013) Bij start van project nieuwe website: webpagina’s - 1 corporate sites, 250 subsites, tig externe websites decentrale ‘redacteuren’ (vooral inhoudsdeskundigen) - geen duidelijk strategie - geen gestructureerde periodieke evaluatie - beheer en regie versnipperd - techniek voldeed niet (meer) Bij start van project nieuwe website: webpagina’s - 1 corporate sites, 250 subsites, tig externe websites decentrale ‘redacteuren’ (vooral inhoudsdeskundigen) - geen duidelijk strategie - geen gestructureerde periodieke evaluatie - beheer en regie versnipperd - techniek voldeed niet (meer)

NODIG? FOCUS Voor welke doelgroepen was al die content gemaakt? Was de site überhaupt een belangrijk kanaal voor al die verschillende doelgroepen? REGIE (kaders, verantwoordelijkheden) FLEXIBILITEIT (techniek en redactie) FOCUS Voor welke doelgroepen was al die content gemaakt? Was de site überhaupt een belangrijk kanaal voor al die verschillende doelgroepen? REGIE (kaders, verantwoordelijkheden) FLEXIBILITEIT (techniek en redactie)

CONTENTSTRATEGIE Contentstrategie is een overkoepelende visie plus een praktisch plan, om content te maken (en onderhouden) die voldoet aan behoeften van klant én bijdraagt aan organisatiedoelstellingen Contentstrategie is een overkoepelende visie plus een praktisch plan, om content te maken (en onderhouden) die voldoet aan behoeften van klant én bijdraagt aan organisatiedoelstellingen

WAT WIL DE PATIËNT? Routebeschrijving naar het ziekenhuis? Een afspraak maken? Informatie over behandeling en behandelteam?

WAT WIL EEN UMC? Veel patiënten voor bepaalde specialisaties? Laten zien waar ze goed in zijn? Vertellen waarom wetenschappelijk onderzoek zo belangrijk is?

UITGANGSPUNT & VISIE De website is een dienstverlenend kanaal "Geef bezoekers – snel! - waar ze voor komen, en je creëert ruimte, een podium om te vertellen en te verbinden.” De website is een dienstverlenend kanaal "Geef bezoekers – snel! - waar ze voor komen, en je creëert ruimte, een podium om te vertellen en te verbinden.”

UITDAGINGEN Vraag: Waarvoor komen bezoekers naar de website van UMC Utrecht? Met welk doel? Nodig: bewijsvoering, kwantitatief onderzoek Vraag: hoe maken we gebruik van de aanwezige expertise? Nodig: methode waarmee je op efficiënte wijze (veel) inhoudsdeskundigen en stakeholders kunt betrekken

TOPTAKENANALYSE WAT Meten met welk doel bezoekers naar je website komen. HOE Online enquete: respondenten kiezen de 5 belangrijkste taken/onderwerpen uit een ‘shortlist’ WAT Meten met welk doel bezoekers naar je website komen. HOE Online enquete: respondenten kiezen de 5 belangrijkste taken/onderwerpen uit een ‘shortlist’

RESULTATEN TOPTAKENANALYSE … vertellen je met welke 5 tot 10 taken we 25-30% van onze websitebezoekers ‘bedienen’. En dan? Optimaliseren qua vindbaarheid, inhoud en ervaring. Afbeelding uit Resultaten Toptakenonderzoek UMC Utrecht, 2013, Sabel OnlineSabel Online

STAPPEN 1)Doelgroepen bepalen 1)Focusgroepen 2)Taakidentificatie-fase: - Longlist taken samenstellen - Inventariseren, samenvoegen, formulering optimaliseren - Shortlist taken selecteren 4) Toptaken bepalen middels online enquête 5) Analyse resultaten 1)Doelgroepen bepalen 1)Focusgroepen 2)Taakidentificatie-fase: - Longlist taken samenstellen - Inventariseren, samenvoegen, formulering optimaliseren - Shortlist taken selecteren 4) Toptaken bepalen middels online enquête 5) Analyse resultaten

VOORDELEN METHODE 1)Kanaalniveau 1)Meten is weten; toptakenanalyse zegt meer dan statistieken 3) Mogelijkheid veel (interne) stakeholders te betrekken. 4) Toptaken kunnen verderop in het traject worden gebruikt voor gebruikerstests, én na implementatie voor meetmomenten/analyses nieuwe website 1)Kanaalniveau 1)Meten is weten; toptakenanalyse zegt meer dan statistieken 3) Mogelijkheid veel (interne) stakeholders te betrekken. 4) Toptaken kunnen verderop in het traject worden gebruikt voor gebruikerstests, én na implementatie voor meetmomenten/analyses nieuwe website

LONGLIST.

LONGLIST SAMENSTELLEN Longlist taken samenstellen met behulp van: - evt. basislonglist vergelijkbare organisatie(s) - analyses en statistieken van je eigen website - websites concurrenten - uit eerder uitgevoerd onderzoek - input collega’s (inhoudsdeskundigen, balie/klantenservice) Longlist taken samenstellen met behulp van: - evt. basislonglist vergelijkbare organisatie(s) - analyses en statistieken van je eigen website - websites concurrenten - uit eerder uitgevoerd onderzoek - input collega’s (inhoudsdeskundigen, balie/klantenservice)

GEVRAAGD: INPUT LONGLIST Aan 20 communicatiemedewerkers & 400 decentrale redacteuren UMC Utrecht… Eerst presentatie met uitleg en achtergrond: waarom doen we dit? Daarna uitvraag: - Wat vinden ‘jouw’ externe doelgroepen belangrijk op onze website(s)? - Wat willen wij (de organisatie) daarnaast onder de aandacht brengen? - Vul tabel in (taak, doelgroep, notities) Aan 20 communicatiemedewerkers & 400 decentrale redacteuren UMC Utrecht… Eerst presentatie met uitleg en achtergrond: waarom doen we dit? Daarna uitvraag: - Wat vinden ‘jouw’ externe doelgroepen belangrijk op onze website(s)? - Wat willen wij (de organisatie) daarnaast onder de aandacht brengen? - Vul tabel in (taak, doelgroep, notities)

RESULTAAT ‘UITVRAAG’ - 42 ingeleverde excel-documenten, circa 600 taken - in elke lijst minimaal 1 nieuwe taak of nieuw inzicht - ‘Verborgen taken’ specifieke doelgroepen/externe sites Maar ook: - ‘Toptaken’ werd een begrip - Interesse naar resultaten - Wensen (intern) ‘verpakt’ als taken - 42 ingeleverde excel-documenten, circa 600 taken - in elke lijst minimaal 1 nieuwe taak of nieuw inzicht - ‘Verborgen taken’ specifieke doelgroepen/externe sites Maar ook: - ‘Toptaken’ werd een begrip - Interesse naar resultaten - Wensen (intern) ‘verpakt’ als taken

NET ZO BELANGRIJK… Aanknopingspunten voor GESPREKKEN Verduidelijking, extra uitleg, wederzijds begrip Aanknopingspunten voor GESPREKKEN Verduidelijking, extra uitleg, wederzijds begrip

SHORTLIST.

SHORTLISTING-SESSIE Eerst: Een-op-een gesprekken specifieke doelgroepen Daarna: marathon-shortlistingsessie: - Kernteam + experts (Sabel online) hele dag aanwezig - Sessies per onderwerp/doelgroep - Interne experts ‘op afroep’ voor discussies ‘over silo’s heen’ Doel: shortlisten naar 60 – 80 taken Eerst: Een-op-een gesprekken specifieke doelgroepen Daarna: marathon-shortlistingsessie: - Kernteam + experts (Sabel online) hele dag aanwezig - Sessies per onderwerp/doelgroep - Interne experts ‘op afroep’ voor discussies ‘over silo’s heen’ Doel: shortlisten naar 60 – 80 taken

UITDAGINGEN Vragen tijdens shortlisting-sessie: - Welke taken splitsen we om duidelijkere resultaten te krijgen? - Moeten sommige taken twee keer voorkomen in de lijst om ze (qua taalgebruik) herkenbaar te houden voor de verschillende doelgroepen? - Taken en onderwerpen die je vanwege capaciteit op de (web)redactie eigenlijk niet aan kunt bieden, vraag je die toch uit? Vragen tijdens shortlisting-sessie: - Welke taken splitsen we om duidelijkere resultaten te krijgen? - Moeten sommige taken twee keer voorkomen in de lijst om ze (qua taalgebruik) herkenbaar te houden voor de verschillende doelgroepen? - Taken en onderwerpen die je vanwege capaciteit op de (web)redactie eigenlijk niet aan kunt bieden, vraag je die toch uit?

VOORDELEN SHORTLIST Tijdens een shortlisting(sessies) kun je: - samen knopen doorhakken (of laten doorhakken) - ‘gedwongen’ grote groep stakeholders bij elkaar brengen - brede discussies voeren, draagvlak voor beslissingen creëren Tijdens een shortlisting(sessies) kun je: - samen knopen doorhakken (of laten doorhakken) - ‘gedwongen’ grote groep stakeholders bij elkaar brengen - brede discussies voeren, draagvlak voor beslissingen creëren

aandoeningen ziekten ziektes

‘CONCLUSIES’ 1) Toptakenanalyse legt fundament voor: - Focus voor contentstrategie, met klant centraal - Samenwerking tussen verschillende afdelingen tijdens en na project - Gebruikerstest tijdens en na project 2) Niet alleen het resultaat van een onderzoek/methode is belangrijk, het traject zelf ook! 3) Betrek inhoudsdeskundigen: gebruik expertise, luister, ga in gesprek! 1) Toptakenanalyse legt fundament voor: - Focus voor contentstrategie, met klant centraal - Samenwerking tussen verschillende afdelingen tijdens en na project - Gebruikerstest tijdens en na project 2) Niet alleen het resultaat van een onderzoek/methode is belangrijk, het traject zelf ook! 3) Betrek inhoudsdeskundigen: gebruik expertise, luister, ga in gesprek!

NOG VRAGEN? Deze workshop gaf ik tijdens Congres De Taalstrijd op 13 november In deze verkorte versie van mijn slidedeck zijn de opdrachten en ‘antwoorden’ (voorbeelden van UMC Utrecht) niet opgenomen. Workshop volgen? Of heb je interesse in de volledige workshop, uitgebreid met je eigen organisatie als tweede casus? Neem contact met me op Deze workshop gaf ik tijdens Congres De Taalstrijd op 13 november In deze verkorte versie van mijn slidedeck zijn de opdrachten en ‘antwoorden’ (voorbeelden van UMC Utrecht) niet opgenomen. Workshop volgen? Of heb je interesse in de volledige workshop, uitgebreid met je eigen organisatie als tweede casus? Neem contact met me op