Samen sterk in verandering Eerste Hulp bij Fusie Siegfried Debruyne (OCMW Gent) en Jonas Vincken (AgO)

Agenda Eerste Hulp Bij Fusie Naar een nieuw organisatiemodel Leidende principes Aanpak en programmastructuur Jonas “Zet je allemaal in een halve cirkel, van minst naar verst gevorderd in de fusie” Voorstellingsrondje: wie ben je + hoe ver sta je toelichten 9u20-9u30

Wat doe je om je fusie te laten mislukken? Jonas 9u30-9u40: Eerst in kleine groepjes brainstormen, per drie bvb Dan plenair terugkoppelen, op flip Eerste Hulp Bij Fusie = Uitvoering van een fusie is moeilijk, theorie is echter niet complex. Verwijzen naar Kotter en wie meer theoretische achtergrond wil mag hier altijd om vragen, kunnen we voor zorgen. Vandaag zeer praktijkgerichte focus aan de hand van case Gent Plus.

NAAR EEN NIEUW ORGANISATIEMODEL

Nieuw organisatiemodel Waarom? Moderne, flexibele stadsorganisatie opzetten Efficiëntie stimuleren: Bundelen activiteiten Verhogen klantgerichtheid Stimuleren flexibiliteit Bestaande samenwerkingen bestendigen Financiële situatie respecteren Integraal werken over de verschillende beleidsdomeinen

LEIDENDE PRINCIPES

Leidende principes Wat? Uitgangspunten en afspraken in het goed samenwerken met elkaar Wanneer? Beide organisaties/entiteiten bepalen dit samen bij het begin van het traject “Af te toetsen” bij elke stap in het proces Afspraken = elkaar kunnen aanspreken indien men ertegen zondigt Vaak zijn leidende principes gelinkt aan de (gezamenlijke) visie, missie en strategie maar evenzeer ook aan de werkwijze en omgangsvormen in de samenwerking Toelichting (Siegfried): 5’

LEIDENDE PRINCIPES in de praktijk oefening (Jonas): 10’ + 5’ terugkoppeling In kleine groepjes: Denk eens na welke leidende principes je ziet in jouw fusie? (10u00)

Leidende principes (voorbeeld) Leidend principe Vertaling Ambitie Link met relevante strategische doelstellingen Transparantie/openheid/respect Duidelijkheid van verantwoordelijkheden Duidelijkheid over het (beslissings)proces Wij-gevoel/samen Gemeenschappelijk doel en woordgebruik Politieke onafhankelijkheid Geen rolverwarring in besluitvorming Regie op de uitvoering Verantwoordelijkheid als ambtenaar opnemen Zorg voor onze medewerkers Uitlegbaarheid beslissingen naar medewerkers LEAN-principes hanteren Wat gaat er nu beter? (bv betere besluitvorming, kostenbesparing, minder bureaucratie…) Pragmatische benadering (de "lichtheidstoets") Toelichting 5’

Blauwdruk

Grondgebonden materie Ondersteuning OCMW-Raad CBS Kabinetten en fracties OCMW-voorzitter Burgemeester OCMW-secretaris Stadssecretaris Financieel beheerder OCMW Gent Financieel beheerder Stad Gent Strategisch coördinator Persoonsgebonden materie Grondgebonden materie Ondersteuning Publiekszaken Samenleven & welzijn Duurzame stedelijke ontwikkeling & ondernemen Facility Management Onderwijs, opvoeding & jeugd Stadsvernieuwing & openbaar domein Human Resources Vrije tijd Financiën Ouderenzorg Uitleg over 3 pijlers Hergroeperen van dienstverlening en ondersteunende diensten in 3 pijlers Namen van de pijlers en thema’s zijn nog niet definitief. Het zijn nog werktitels Er wordt gezocht naar een zo logisch en efficiënt mogelijk samenbrengen van de verschillende werkingen in een organogram. Toelichting 5’ (10u10) Bedrijfsvoering Sociale dienstverlening

Wanneer? September 2013: september: beslissing blauwdruk November 2013: opstart programmabureau 2014: definitieve goedkeuring blauwdruk en bepalen van prioritaire domeinen quick wins 2015-2016-2017-2018: op kruissnelheid 2019: finalisatie (einde legislatuur)

AANPAK

Wat is er gebeurd sinds de beslissing? Opzetten programmastructuur ter coördinatie van het geheel Duidelijke roldefinitie Inventaris en aanpak van bestaande en nieuwe projecten: ev. samen doen sporen Bijhouden planningsoverzicht, ook voor de deelprojecten Communicatieplan: Gent Plus

(voorbeeld) Pijler ondersteuning Departementen Bedrijfsvoering & Publiekszaken Facility Management Mensen (HR) & Middelen (Financiën)

PROGRAMMASTRUCTUUR & - ORGANISATIE

Transversale trajecten CBS / GR VB / Raad Kernteam Transversale Werking HerHuisvesting Communicatie & Change Finance CC HH TW FIN Transversale trajecten Gemeenschappelijk Managementteam Sponsoren Dep.hoofden Support team PMO (programmaorganisatie) FIN TW HH CC HR Masterprjct manager Masterprjct manager Masterprjct manager VC VC VC Masterprojectteam Persoonsgebonden materie Masterprojectteam Grondgebonden materie Masterprojectteam Ondersteuning P P P P P P P P P

Roldefinitie programmaorganisatie (PMO) PMO Lead (PMO) Focus: top-down Taken: PMO-ownership, de reorganisatie/fusie aandrijven, de baten van het programma opleveren PMO manager(PMO) Focus: top-down Taken: het programma draaiende houden, coördineren vd rapportage, risico’s en issues, bewaken vd strategische alignering Communicatie Focus: top-down Taken: de ‘organisaties’ op de hoogte brengen van, klaarstomen en goesting doen krijgen voor de reorganisatie Verandercoach Focus: bottom-up Taken: ‘medewerkers’ op de hoogte brengen van, geruststellen, klaarstomen en goesting doen krijgen voor de reorganisatie Master project mgrs Focus: bottom-up Taken: beheer van de projectportfolio en oplevering projecten Toelichting blauwdruk + aanpak: 10’ (10u20)

PROGRAMMAORGANISATIE VERTALEN NAAR EIGEN PRAKTIJK Wat is het doel van de fusie? Wat zijn de grote projecten bij de fusie? Hoe organiseer je dit, houdt je dit samen? Welke rollen heb je hierbij nodig? Opdracht (Jonas): Aankondigen, 10’ nadenken (alleen of in groep) 10’ uitwisselen waar men op vastloopt, vragen

Projectnaam Neutrale projectnaam om alle personeelsleden te bereiken Herkenbaarheid van de boodschappen Positieve benadering, weg van associaties met ‘reorganisatie’

‘Gent’ als gemeenschappelijke deler voor iedereen We doen het voor Gent en de Gentenaars Nadruk ligt op samenwerken Verder verwijst naar toekomst (tijdsdimensie) en naar meerwaarde (kwaliteitsdimensie) Nadruk op tijdelijke karakter Geheel is meer dan de som van de delen Creatie van meerwaarde Linken en netwerken (cfr. Google+)

Vragen? Meer info of begeleiding bij een verandertraject? agoadviseert@bz.vlaanderen.be