Workshop RIE Gemeenten Mariska Droog Martine van Dijk Namens A+O fonds Gemeenten

Inhoud Welkom Workshop + RIE Gemeenten Rollen en Rechten Modules Werkwijze Uitleg over het systeem inclusief oefeningen Uitvoering RIE Gemeenten Vervolg Vragen

2 Workshop RIE Gemeenten Doelstelling Deelnemers begrijpen na het volgen van de workshop de systematiek van de RIE Gemeenten Deelnemers kunnen starten met het voorbereiden van de eigen RIE

2 RIE Gemeenten Doel Het RIE-instrument met sectorspecifieke kennis voor de sector gemeenten Bevorderen van kennis van preventiemedewerker binnen sector gemeenten. Doelstelling Inventariseren en evalueren van arbeidsrisico’s Invullen van de maatregelen (Plan van Aanpak) Implementatie van de maatregelen

2 RIE Gemeenten RIE: een middel om te komen tot betere arbeidsomstandigheden RIE Gemeenten: een middel om RIE uit te voeren

2 RIE Gemeenten: documenten Op www.aeno.nl (en op welkomstpagina RIE Gemeenten) Tips en trucs Handleiding Suggesties voor verbetering: gezondwerk@aeno.nl

2 RIE Gemeenten: systeem I Digitaal instrument voor de Sector Gemeenten Gebouwd door Humatix Doe-het-zelf instrument; kan ook worden uitbesteed RIE zonder nadere inventarisaties RIE Gemeenten staat op de server van Humatix Veiligheid gegarandeerd door een https-verbinding

2 RIE Gemeenten: systeem II Geen enquête-systeem  Voor beleving medewerkers: Enquetemanager A+O fonds Gemeenten Arbomonitor Internetspiegel (www.internetspiegel.nl) Zie Tips en trucs Antwoordmogelijkheden: Ja, nee soms n.v.t. In de stap Inventariseren worden knelpunten automatisch herkend Wel knelpunt  Evalueren, Maatregelen etc.

Structuur Structuur Rollen Uitvoering (modules) Rapportage Plan van aanpak Maatregelen

2 Uitvoering RIE Gemeenten Alles zelf uitvoeren: inventariseren tot Plan van Aanpak tussenvorm Gezamenlijk binnen korte tijd RIE uitvoeren Zie ook 7 Uitvoering RIE Gemeenten

3 Rollen en rechten I Rollen worden toegekend binnen één inlogcode Intern (binnen de eigen organisatie) overleggen over het toekennen van rollen Landelijke rol: Sectorbeheerder  A+O fonds Gemeenten: Toekennen van inlogcodes Up to date houden van informatie Opmerkingen  doorgeven aan gezondwerk@aeno.nl Zie bijlage 3 Tips en trucs

3 Rollen en rechten II Gemeente Applicatiebeheerder (Rapporteur) Dienst 1 Dienst 2 Dienst 3 RIE-coördinator RIE-coördinator RIE-coördinator Afdeling A RIE-uitvoerder Taakuitvoerder (1 of meer) Maatregelverantwoordelijke (1 of meer) Afdeling B RIE-uitvoerder Idem Afdeling C RIE-uitvoerder Idem

4 Modules I RIE Gemeenten gebaseerd op: Risico’s Functies/afdelingen Zie bijlage 8 Tips en trucs 2 tips en trucs-documenten. 1 voor RIE gebaseerd op risico’s en 1 voor RIE gebaseerd op functies/afdelingen

4 Modules II Risico’s en Functies/afdelingen: Beleid: arbo- en verzuim-beleid Algemene modules: zoals BHV, keuring en onderhoud Risico’s: Modules zijn onderverdeeld naar risico’s. Splitsing binnen- en buitendienst. Gebouw Modules voor specifieke afdelingen/functies/lokaties Beleid PSA valt onder arbobeleid

5 Werkwijze I Stappenplan voor uitvoeren RIE (bijlage 6 Tips en trucs): Opdrachtverstrekking Opdrachtacceptatie Voorbereiding Informatieverzameling Toetsing Implementatie

5 Werkwijze II Richtlijn voor toetsing (bijlage 7 Tips en trucs): Gevalideerd instrument Toetsing door kerndeskundige Vooraf al afspraken gemaakt Opname prioritaire risico’s Toetsing op risicoklasse, tijdpad en plan van aanpak Bedrijfsbezoek indien dit is overeengekomen Arbodeskundigen geïnformeerd bij start RIE Gemeenten

Uitleg Gebaseerd op indeling risico’s Werkwijze is bij beide gelijk

Uitleg | Tabbladen in het Hoofdmenu Welkom Beheer RIE’s Knelpunten Maatregelen Rapporten Afhankelijk van de rol is een aantal tabbladen (on)zichtbaar

Uitleg | Tabblad Welkom (Hoofdmenu) Gegevens wijzigen: Gegevens gebruiker wijzigen Wachtwoord wijzigen Uitleg Documenten: Handleiding Tips en Trucs

Oefening 1: Inloggen in het systeem Log in met behulp van de ontvangen inlogcode Het e-mailadres is niet juist. Verander het e-mailadres in je eigen werk e-mailadres. Verander het wachtwoord. Vergeet dit wachtwoord niet! Let op: de oefeningen sluiten op elkaar aan.

Uitleg | Tabblad Beheer (Hoofdmenu) I Beheren van gegevens; 4 subtabbladen Structuur Weergeven van de structuur waarop de RIE wordt gebaseerd Let op: Hier geen modules kiezen Gebruikers Gebruikers beheren (aanmaken en rollen toekennen)

Uitleg | Tabblad Beheer (Hoofdmenu) II Beheren van gegevens; 4 subtabbladen: Instellingen Aanpassen maatregelherinnering Importeren logo organisatie Aanpassen kleuren E-mailsjablonen Mogelijkheid om teksten van standaard- e-mails aan te passen

Oefening 2: Structuur van de RIE weergeven Zet de structuur van onderstaande gemeente in de RIE Gemeenten Gemeente Werf Afdeling Groen Afdeling Grijs Gemeentehuis Afdeling Burgerzaken

Let op: hier geen modules vermelden! Resultaat oefening 2 Let op: hier geen modules vermelden!

Oefening 3: Gebruikers aanmaken / rollen toekennen Maak 2 nieuwe gebruikers aan: Mies en Daan Geef aan Mies rol van RIE-uitvoerder Geef aan Daan de rol van RIE-coördinator Geef beiden je eigen e-mailadres

Resultaat oefening 3 I

Resultaat oefening 3 II

Uitleg | Tabblad Overzicht RIE’s (Hoofdmenu) I Filter RIE’s

Oefening 4: Nieuwe RIE openen Open een nieuwe RIE. Noem deze RIE: RIE jaartal. Koppel deze RIE aan Afdeling Groen

Resultaat oefening 4

Uitleg | Tabbladen van het RIE-proces Status Voorbereiden Inventariseren Evalueren Maatregelen Rapporten Afhankelijk van de rol is een aantal tabbladen (on)zichtbaar

Uitleg | Tabblad Status I Hoe ver is deze RIE gevorderd Onderverdeling naar submodules (subitems), indien aanwezig Welke modules zijn gedelegeerd aan taakuitvoerders Let op: ‘Afgerond’ betekent alle stappen van het RIE- proces afgerond, niet maatregelen uitgevoerd

Uitleg | Tabblad Voorbereiden I Belangrijkste tabblad; 4 subtabbladen: Algemeen Algemene gegevens (komen op het voorblad van elk rapport) Kengetallen Eén keer invullen (in overleg) Samenstellen Modules kiezen Taken Taken toewijzen

Oefening 5: Samenstellen RIE Stel de volgende RIE samen: Afdeling groen, met daarin de modules: Buitendienst - Algemene voorzieningen Buitendienst - Veiligheid Buitendienst - Fysieke belasting Buitendienst - Fysische factoren Buitendienst - Gevaarlijke stoffen Buitendienst - Biologische agentia

Resultaat oefening 5

Oefening 6: Taken toewijzen Wijs aan Mies de volgende modules toe: Buitendienst - Gevaarlijke stoffen Buitendienst - Biologische agentia Wijs aan Daan de volgende module toe: Buitendienst - Algemene voorzieningen Verstuur beiden een mail

Resultaat oefening 6 I

Resultaat oefening 6 II

Uitleg | Tabblad Inventariseren Per vraag: met toelichting met mogelijkheid tot plaatsen van opmerkingen onbepaald betekent: nog niet ingevuld Als lijst zonder toelichting Insteek goed werkgeverschap, dus geen verwijzing naar wetteksten

Oefening 7: Inventariseren functie/afdeling Waar gaat submodule 5 van module 17 over? Hoeveel vragen heeft deze submodule? b Beantwoord van deze module vragen 1 en 3 met nee vraag 2 met ja Wat gebeurt er in het overzicht als je op verder klikt?

Resultaat oefening 7a en 7b Let op: module 17 en submodule 5 zijn rood-gekleurd omdat er een knelpunt is opgetreden.

Uitleg | Tabblad Evalueren I Standaard-risicoklasse is bepaald door deskundigen Risicoklasse kan aangepast worden, hoeft niet Bij aanpassing risicoklasse: reden vermelden  verplicht

Risicoklasse Zie Tips en trucs Fine en Kinney: Risicoklasse= B*E*W Gebaseerd op Blootstelling (B) Effect (E) Waarschijnlijkheid (W)

Oefening 8: Evalueren Ga naar tabblad Evalueren en evalueer de vraag/vragen die een knelpunt hebben opgeleverd. Welke vragen zijn dit? Verander bij een vraag de risicoklasse

Resultaat oefening 8a

Resultaat oefening 8b

Uitleg | Tabblad Maatregelen I Suggesties voor maatregelen gemaakt door deskundigen Maatregel vermelden of suggestie (deels) overnemen (Maatregel)Verantwoordelijke Budget Startdatum Streefdatum: verwachte einddatum Einddatum: pas invullen als maatregel is uitgevoerd Status Opmerking

Uitleg | Tabblad Maatregelen II Maatregelverantwoordelijke wordt niet geïnformeerd door het systeem Meerdere maatregelen per knelpunt mogelijk Overleggen met OR over het Plan van Aanpak

Oefening 9: Maatregelen Ga naar tabblad Maatregelen. Voor welke knelpunt(en) moet je maatregelen bedenken? Kies voor de maatregelsuggestie dit knelpunt. Vul bij dit zelfde knelpunt een eigen maatregel helemaal in, compleet met een journaal-item.

Resultaat oefening 9a

Resultaat oefening 9b I

Resultaat oefening 9b II

Resultaat oefening 9c

Oefening 10: Status Kijk naar het statusoverzicht. Is submodule 5 van module 17 klaar? Nu blijkt dat het antwoord op vraag 2 van module 17, submodule 5 verkeerd is beantwoord. Het moet toch nee zijn. Verander dit. Kijk naar het statusoverzicht. Is submodule 5 klaar? Zo nee, wat moet er nog gebeuren?

Resultaat oefening 10a

Resultaat oefening 10b

Uitleg | Tabblad Rapporten I Word  Categorieën Selectie mogelijk bij elk rapport Overzicht van alle knelpunten van één categorie Categorieën zijn bepaald door deskundigen Excel  Kolommen Allerlei selecties mogelijk bij elk rapport

Oefening 11 : Rapporten Genereer een vragenlijst

Resultaat oefening 11

Uitleg | Tabblad Knelpunten I Overzicht van alle knelpunten van alle RIE’s Filteren en zoeken mogelijk

Oefening 12: Knelpunten Kijk bij de Knelpuntenmanager of de ingevoerde knelpunten er bij staan. Maak een selectie met de Knelpuntenmanager (filteren)

Resultaat oefening 12a+b

Uitleg | Tabblad Maatregelen Overzicht van alle maatregelen van alle RIE’s Filteren en zoeken mogelijk

Oefening 13: Maatregelen Kijk bij de Maatregelenmanager of de ingevoerde maatregel er bij staat. Maak een selectie met de Maatregelenmanager (filteren)

Resultaat oefening 13a+b

Uitleg | Tabblad Rapporten I Filter en zoeken Meerdere rapporten mogelijk: Overzichtrapport per geselecteerde, geaggregeerde risicoscores: Hoogste risicoklasse per module Risicopercentage over alle stellingen Risicopercentage over de beantwoorde stellingen Excell bestand met alle vragen en antwoorden

Uitleg | Tabblad Rapporten II Managementtool Voor de rol Rapporteur Overzichtsrapportage: stoplichtmodel Selectie mogelijk: één of meer RIE’s

Oefening 14: Rapporten Genereer een Excelbestand met daarin alle vragen en antwoorden.

Resultaat oefening 14

7 Uitvoering RIE Gemeenten Alles zelf uitvoeren: inventariseren tot Plan van Aanpak tussenvorm Gezamenlijk binnen korte tijd RIE uitvoeren

7 Uitvoering RIE Gemeenten: alles zelf doen Zelf inventariseren, evalueren, PvA invullen Voordeel Je hebt alles zelf in de hand Wordt gedaan door arbodeskundige Nadelen: Kost veel tijd Weinig draagkracht

7 Uitvoering RIE Gemeenten: gezamenlijk I Samenstellen werkgroep voor opstellen van RIE. Vertegenwoordiging van ieder te onderscheiden groep: zoals afdelingen Vertegenwoordigers kennen het werkveld goed. Aantal deelnemers: 5 tot 10 personen.

7 Uitvoering RIE Gemeenten: gezamenlijk II Werkgroep ontvangt vragenlijst. In één bijeenkomst wordt RIE en PvA opgesteld. De RIE en PvA worden als concept gemaild. Bij goedkeuring gepresenteerd in het verantwoordelijk MT.

8 Vervolg Evaluatie workshop: graag invullen Workshop Plan van Aanpak in combinatie met Workshop Enquetemanager Nieuwe versies Technisch  aanpassingen in alle RIE’s Inhoudelijk  alleen voor nieuwe RIE’s

Tips Zorg voor logische naamgeving Vragen/opmerkingen/nieuwe ideeën Martine van Dijk 070 - 763 00 22, gezondwerk@aeno.nl

9 Vragen