GDP Richtsnoer 2013: Implementatie-aspecten

Inhoud Inleiding Kwaliteitssysteem De rol van de Responsible Person Validatie en Kwalificatie Uitbestedingen 2

Inleiding GDP is ingrijpend veranderd; dit dwingt vergunninghouders eventueel om op basis van een grondige evaluatie aanpassingen door te voeren en/of nieuwe systemen te implementeren Verschillende soorten bedrijven vragen om verschillende implementatietrajecten. Als de ontwikkeling van de GDP in de richting van de GMP (inclusief ISO-elementen) als leidraad genomen wordt, zou men de volgende bedrijfstypes kunnen onderscheiden: 3

Inleiding Geneesmiddelfabrikanten Logistieke dienstverleners ervaring met de systeemelementen Logistieke dienstverleners Nauw contact/directe aansturing door geneesmiddelfabrikanten “Branche specifieke” Groothandelaren branche gerelateerde contacten/ervaring/kennis “Niet branche specifieke” Groothandelaren: handel in de vrij verkrijgbare geneesmiddelen

Inleiding Om doublures tijdens dit congres zoveel mogelijk te voorkomen is ervoor gekozen bij deze sessie de volgende 4 elementen te bespreken: Kwaliteitssysteem Rol van de Responsible Person Validatie en kwalificatie Uitbestedingen Vat deze sheets a.u.b vooral op als uitnodiging tot discussie en delen van inzichten en ervaringen

Kwaliteitssysteem In editie 1994 een korte verwijzing naar de CEN 29000 serie (=ISO 9000 serie) voor de algemene aspecten van een kwaliteitssysteem. Doel van kwaliteitssysteem omschreven in de inleiding. In hoofdstuk 1 van de editie 2013 worden naast de doelen, aandachtsgebieden (inclusief managen van uitbestedingen) en personele bezetting ook genoemd:

Kwaliteitssysteem In hoofdstuk 1 worden ook de volgende elementen genoemd: Change control Deviatie management Corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA) Management review (performance indicatoren) Risico management Kortom er is nu een expliciete focus op continue verbetering.

Kwaliteitssysteem Op zich is dit verre van nieuw. ISO-richtlijnen kennen dit al geruime tijd en ook de GMP heeft sinds de laatste wijziging van hoofdstuk 1 deze principes geïncorporeerd via ICH Q10. Bedrijven die een GMP kwaliteitssysteem hebben of ISO 9001, zullen dus weinig tot geen nieuwe elementen zien. Voorzover er bedrijven zijn die aan de GDP moeten voldoen en die geen ISO-systeem of GMP systeem hanteren, biedt de nieuwe GDP een handvat voor implementatie.

Kwaliteitssysteem Op basis van de in hoofdstuk 1 beschreven doelen van het kwaliteitssysteem en de hoofdstukken van de GDP kan het management van het bedrijf samen met de Responsible Person dit systeem organiseren en documenteren. Het risk management systeem (met verwijzing naar ICH Q9) kan daarbij gebruikt worden om bij opstart en naderhand bij review de prioriteiten, omvang en mate van detaillering van het systeem te bepalen.

Responsible Person(RP) Kwalificatie-eisen nagenoeg onveranderd: Opleiding Farmacie gewenst, niet vereist Ervaren competente medewerker met aantoonbare kennis van de GDP Echter: omvangrijkere taakbeschrijving (12 elementen) is expliciet in regelgeving beschreven

Responsible Person(RP) Fabrikanten: GMP-systeem; afdeling (QA) en gekwalificeerd personeel (o.a.QP(s)) aanwezig: uitvoeren van alle taakelementen zal normaliter geen extra implementatie vragen. Wel aandacht voor: Wie vervult formeel de rol van RP? Is deze rol voldoende zichtbaar voor magazijn personeel? Is GDP-training geregeld? Of kunnen we stellen dat GMP-training dit omvat?

Responsible Person(RP) Groothandelaren: Naast aandacht voor plek in organisatie en training is aandacht voor de uitbreiding van het takenpakket van de RP nodig. Zijn belangrijke aspecten daarin formeel geregeld zoals: Goedkeuren van uitbestedingen, Rol bij goedkeuren van toeleveranciers en klanten beslissing over retouren, recalls, afkeuringen en namaak geneesmiddelen

Responsible Person(RP) Logistieke dienstverleners: Implementatie-inspanning is afhankelijk van al gehanteerde kwaliteitssystemen en de samenwerking/aansturing door opdrachtgever(s) Herziening functie-omschrijving Plek in organisatie voor RP (voldoende autoriteit) Voldoende tijd voor functie-uitoefening RP (hoofdtaak of neventaak?) Training van RP

Responsible Person(RP) Groothandelaren vrij verkrijgbare geneesmiddelen: Herziening functie-omschrijving Plek in organisatie voor RP (voldoende autoriteit) Voldoende tijd voor functie-uitoefening RP (hoofdtaak of neventaak?) Training van RP

Responsible Person(RP) RP is op basis van in Nederland vereiste opleiding en ervaring niet gelijk te stellen aan een QP Functieomschrijving in GDP beschrijft echter verantwoordelijkheden voor RP die QP-waardig zijn zoals : “deciding on the final disposition of returned,rejected,recalled or falsified products” De rol van RP vraagt dus om een goed geregelde bevoegdheid, voldoende capaciteit en aandacht voor kennis en persoonlijke competenties.

Validatie en Kwalificatie In nieuwe GDP wordt in 1.1 (principle of quality management), 3.3.1 Computerised systems en 3.3.2 Qualification and Validation het begrip validatie vermeld.(In 1994 versie komt dit niet voor) Definitie van validatie in GDP: Action of proving that any procedure, process, equipment, material, activity or system actually leads to the expected results (see also Qualification). (Defined in Eudralex Volume 4 Glossary to the GMP guidelines)

Validatie en Kwalificatie Qualification: Action of proving that any equipment works correctly and actually leads to the expected results De gehanteerde begrippen zijn dus expliciet GMP/GDP-begrippen. (ISO vereist alleen validatie van processen als output niet geverifieerd kan worden via monitoring of meting) Voor Geneesmiddelfabrikanten is validatie een van de hoofdelementen van het kwaliteitssysteem en deze GDP versie komt voor hun dan ook niet met nieuwe eisen.

Validatie en Kwalificatie Logistieke dienstverleners die nauw samenwerken met hun farmaceutische opdrachtgevers zullen deze eisen ook al kennen. Voor zover dat niet het geval is zullen zij net als groothandelaren die nu voor het eerst formeel met deze eisen geconfronteerd worden een systeem moeten opzetten. De ontwikkelingen binnen de farmaceutische wereld op het gebied van validatie hebben op dit moment nog maar ten dele hun weerslag gevonden in de tekst van de EU GMP.

Validatie en Kwalificatie Toch zouden annex 11 (Computerised Systems) en annex 15 (Qualification and Validation) al hulp kunnen bieden bij opzet van validatie en kwalificatiesysteem: Beschrijf in een Validatie Master Plan (VMP) welke processen, systemen en apparatuur gevalideerd/gekwalificeerd moeten worden. Leg daarbij op basis van een risico-analyse de prioritering en omvang van de uit te voeren validatie/kwalificatie vast. Regel in VMP wie dit wanneer moet uitvoeren. Documenteer de validatiestudies in protocollen (met eisen) en leg resultaten vast in rapporten. Archiveer deze documenten samen met de gegenereerde ruwe data zolang als systeem/apparatuur gebruikt wordt.

Validatie en Kwalificatie Bij wijzigingen in gevalideerde/gekwalificeerde processen/systemen/apparaten (Change Control!) moet beoordeeld worden of hervalidatie noodzakelijk is. Periodieke hervalidatie van computersystemen wordt in EU GMP annex 11 voorgeschreven. Maar ook andere systemen zoals temperature mapping van opslagruimtes vragen om periodieke herhaling. Risico analyse kan helpen een frequentie daarvoor vast te leggen. Het lifecycle principe hanteren voor (computer)apparatuur: van ontwerp/aanschaf tot verwijderen uit bedrijf.

Uitbestedingen Het op grotere schaal uitbesteden van GMP/GDP gereguleerde activiteiten heeft geleid tot aanscherping van de regelgeving. Hoofdstuk 7 van de EU GMP is recentelijk herzien en uitgebreid van “Contract Manufacturing and Analysis” naar “Outsourced Activities” GDP versie 1994 vermeldt het begrip uitbesteding niet. De aanpassingen in de nieuwe GDP zal mogelijk dan ook als consequentie hebben dat een aantal ondernemingen dit element in hun kwaliteitssysteem moeten opnemen

Uitbestedingen In hoofdstuk 1 Quality Management is het managen van de uitbestedingen opgenomen: Vooraf beoordelen van geschiktheid van eventueel uitbesteedadres en status van de vergunning (indien vereist) van de “contract acceptor”. Vastleggen van verantwoordelijkheden en communicatieproces tussen de contractpartners. Monitoring van de performance van de contractant en identificatie en implementatie op gezette tijden van alle noodzakelijke verbeteracties

Uitbestedingen In hoofdstuk 7 GDP worden dan nog eens de verantwoordelijkheden van opdrachtgever en opdrachtnemer beschreven inclusief: Noodzaak voor contract Meldingsplicht van uitbesteding door oorspronkelijke “contract acceptor” en goedkeur daarvan op basis van een audit door Opdrachtgever of oorspronkelijke opdrachtnemer.

Uitbestedingen Implementatie van uitbesteden: Inventarisatie van uitbestede activiteiten Opstellen van contracten waarin o.a. verantwoordelijkheden (kruisjeskaart), communicatieproces (lijst van contactpersonen?), audits en “subcontracting” geregeld zijn. Uitbestedingsprocedure opstellen Audits Regelen; wie, frequentie, duur.

Uitbestedingen In GDP staat bij verantwoordelijkheden RP: “approving any subcontracted activities which may impact on GDP” Approval door RP van contracting wordt niet genoemd(?) Vraag lijkt me wel gewettigd of uitvoeren van audits een competentie van de RP zou moeten zijn GDP (7.2): “Audits should be permitted at any time”. Desondanks lijken me goede afspraken daaromtrent in het contract van wezenlijk belang voor een goede samenwerking.