Infosessie boekhouding Juni 2010

Agenda Ontvangst en algemene inleiding Informatieve bestanden Themis boekhoudbestanden Vragen/antwoorden

I. Algemene inleiding Themis Begin van de productie Bestanden verspreid via Vera Doelstellingen van de sessie: De bestanden die ter beschikking gesteld worden begrijpen De linken tussen de bestanden begrijpen  Geen wijzigingen van de bestanden momenteel

I. Algemene inleiding Stap 1 : infosessies in alle provincies Stap 2 : enquête Stap 3 : werkgroep – september 2010  Groepen voor de personen die de Themis bestanden gebruiken (BRP, financiële diensten, …)  Groepen voor de personen van de personeelsdiensten  Verschillende behoeften Kandidaatstelling : vóór 31 juli

I. Algemene inleiding De bestanden die voortkomen uit Themis 2 categorieën van bestanden  Deze die onmiddellijk na de definitieve run ontstaan (zie productiekalender)  L4.BHCP XML  L4.BLLC XLS  L4.CNTL XML  L4.DIGI ZIP  L4.F CSV  TH.CTXX XLS  TH.PAYE XLS  TH.SBNN XLS

I. Algemene inleiding  L4.BHCP XML Afkomstig uit Themis Type van het bestand Formaat Datum aanmaak bestand Nummer van de juridische entiteit Volgnummer

I. Algemene inleiding L4.BHCP. … XML : Boekhoudbestand  Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run L4.BLLC…...XLS : Rapporteringsbestand  Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run L4.CNTL…..XML  Elke dag gepubliceerd na elke fictieve run en na de definitieve run L4.DIGI…...ZIP  Loonfiches van alle personeelsleden

I. Algemene inleiding L4.F274…..CSV  Aangifte bedrijfsvoorheffing TH.CTXX.….XLS  Bestand dat het geheel van de contentieux herneemt TH.PAYE…..XLS  Bestand dat de nettobedragen herneemt die te storten zijn aan de verschillende schuldeisers TH.SBNN…..XLS  Bestand dat de negatieve netto’s herneemt die bestaan in Themis

I. Algemene inleiding  Deze die na de definitieve run voorkomen en die omgevormd worden door het SSGPI

I. Algemene inleiding  TH.AAAA XML ‘Omgevormd’ bestand Type van bestand Formaat Datum aanmaak bestand Nummer van de juridische entiteit Volgnummer

I. Algemene inleiding TH.AAAA….xls Inhoudstafel

TH.ALLE – per thema AAAA is het bestand met een lijst van de toegevoegde bestanden en hun korte inhoud Dit bestand wordt zo genoemd omdat VERA bij het aanmaken van een zipbestand steeds de naam overneemt van het eerste bestand en dit in alfabetische volgorde (cfr eerste verzendingen -TH.BHCP.TOT ) We onderscheiden 2 thema’s : - Personeelsbeheer - Boekhoudkundige en controlebestanden

TH.ALLE – per thema Informatieve bestanden voor de personeelsdirecteur of zijn medewerkers 1.TH.ADRE Dit is het eerste bestand dat maandelijks wordt overgemaakt. Het bevat 3 adressen: woonplaats, briefwisselingsadres en betaaladres met het rekeningnummer.

TH.EMPL 2. TH.EMPL Dit is een update van de personeelsgegevens (identificatienr,rekeningnr, type personeel, contractueel/statutair, schaal-, graadanciënniteit, vrijwaring, enz. …)

TH.EMPL HIR & TER 3. TH.EMPL HIR =>een jaaroverzicht (sedert 1 januari 2010) van alle aanwervingen, heraanwervingen en gestatutariseerde personeelsleden 4. TH EMPL.TER Dit is een jaaroverzicht van alle beëindigde contracten, mobiliteit, pensioen, statutarisering = einde contractueel

TH.ALLE – per therma (Personeelsbeheer 2) 5. TH.GRAD Inventaris per « level » = niveau of kader van de graden zoals ze gekend zijn in Themis/Peoplesoft 6. TH.CNTL …FTE Aantal gepresteerde uren per betaalperiode met onderscheid tussen vooraf- en nabetaalden 1COMMISSAIRE DIVISIONNAIRE DE POLICE OCadre d'officiers2 2COMMISSAIRE DE POLICEOCadre d'officiers5 4INSPECTEUR PRINCIPAL DE POLICE MCadre moyen16 6INSPECTEUR DE POLICESCadre de base AGENT DE POLICEHCadre auxiliaire CONSEILLERANiveau A CONSULTANTBNiveau B CONSULTANT-ICTBNiveau B ASSISTANT SOCIALBNiveau B ASSISTANTCNiveau C AUXILIAIREDNiveau D OUVRIERDNiveau D OUVRIER QUALIFIEDNiveau D CHEF D'EQUIPEDNiveau D Count_Ctr Fulltime 38 HrsWeek 9, ,43830,438 ContractDivisionNNNNNNN

TH.ALLE (Personeelsbeheer 3) 5. TH.CNTL ….TOTLCD Per functionele code en per betaalperiode wordt een lijst opgemaakt van het totaal van de Creditamounts per looncode met vermelding van het aantal begunstigden. 6. TH.CNTL …TOTSUP => supplementen Per personeelslid worden de looncodes 4XXX hernomen per betaalperiode met vermelding van het bruto of geïndexeerde maandbedrag, de periode (de berekeningsbasis aan 100%) (WageAmountOfUnits), het aantal dagen of het aantal eenheden van de geleverde prestaties en waar nodig het type van de geleverde prestatie (vb: 4163-Maaltijd Model 9bis, Mandaattype, …)

TH.ALLE – BHCP en CNTL TH.BHCP Dit is het vertaalde bestand xml L4.BHCP in Excel-formaat. Het is geformateerd en heeft enkele toegevoegde kolommen. TH.BHCP…TOT 3 tabbladen met een totaal van de debit en de creditAmounts - Economische Code zonder toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen - Economische Code met het toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen - Economische Code met het toevoegsel (suffix) + het detail van de algemene rekeningen => recuperatie netto negatieven 45281=> inhouding maaltijdcheques 45281=> inhoudingen geschillen

TH. ALLE – CNTL De controlebestanden bevatten in het eerste deel signaalgegevens en basisgegevens noodzakelijk voor de berekeningen en diverse aangiften. Per afwerkingscode (10,11…) en per betaalperiode wordt in het « tweede » deel de afrekening gemaakt van bruto tot netto met toevoeging van de patronale lasten, de berekening van de sociale toelage II. Ook enkele basisbedragen worden als informatie meegegeven. Zowel percentages, aantal prestaties (dagen en eenheden) en waar nodig codes worden opgegeven (4163 Maaltijden Model 9Bis – onder de rubriek percentages). De kolom « WageAmountparUnit » herneemt de 100% of de berekeningsbasis (BBSZ, BV, patronale lasten, …)

TH. ALLE – CNTL vervolg Op basis van dit bestand gebeuren verschillende extracties die in onderstaande bestanden worden overgemaakt De bestanden zijn resultaten van filters : 1)TH.CNTL…TOTLCD : 2) TH-CNTL….TOTSUP: 3)TH.CNTL….TOT FTE

Th.COST…. Dit bestand bevat 3 tabbladen met per tabblad het brutobedrag, de patronale last en de totale kost Cost.1 : Kost per niveau of kader Type van werknemer Contractueel of statutair Cost.2 : Kost per loonschaal Cost.3 : Kost per functionele code Kost per niveau of kader

Inhoud 1. Boekhoudbestand TH.BHCP TH.BHCP = TH.PAYE 2. Rapporteringsbestand L4.BLLC 3. Bestand TH.SBNN 4. Link tussen de 3 bestanden 5. L4.F274 – Bedrijfsvoorheffing Basis bedrijfsvoorheffing Bedrijfsvoorheffing 6. Controlebestand TH.CNTL

1. Boekhoudbestand TH.BHCP Doel? Interfacebestand bestemd voor het boekhoudpakket in de zone ter verwerking van de informatie uit de loonrun Komt steeds overeen met het controlebestand en het betaalbestand

1. Boekhoudbestand TH.BHCP Link tussen het boekhoudbestand en het betaalbestand Stap 1: Totaal maken van het bestand TH.PAYE: € ,37

1. Boekhoudbestand TH.BHCP Stap 2: bestand TH.BHCP: PaymentDebtCode 2

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

Stap 3: bestand TH.BHCP: inhoudingen

1. Boekhoudbestand TH.BHCP Stap 4: Totaal maken van de bekomen resultaten: , , ,37 Het bekomen resultaat is gelijk aan het totaal van het betaalbestand

1. Boekhoudbestand TH.BHCP Regularisatie en tegenboeking L4 berekent enkel het verschil Het loondossier Themis herneemt de tegenboeking niet 2 096,60 – 1 910,86 = 185,74 Berekening door L4 op basis van € 185,74 € Gegevens in geheugen bij L4 Berekening uitgevoerd in PS via Java

2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC Het rapporteringsbestand bevat 4 tabbladen: Globaal overzicht Dit rapport geeft minstens een lijn per begrotingsartikel (functionele code en economische code) Detail per looncode Bij dit rapport is er een bijkomend sleutelveld: de looncode Detail per persoon Berekening per persoon volgens economische code Detail over de inhoudingen Tabblad van de inhoudingen die gebeurd zijn per persoon

2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC Tabblad « Detail inhoudingen » L4.BLLC

2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC Tabblad « Detail inhoudingen » L4.BLLC Maaltijdcheques L4.BLLCTH.BHCP 390,51 – 340,11 = 50,40 24, ,76 = 50,40

3. Bestand TH.SBNN Herneemt het geheel van de netto- negatieven Iedere schuld begint met een letter C….  Schuld die geconverteerd is uit de CDVU P…  Manueel aangemaakte schulden L…  schulden gecreëerd uit Themis in geval van een negatieve regularisatie

3. Bestand TH.SBNN

Dit komt overeen met de code 2 in de kolom PaymentDebtCode in het boekhoudbestand (het boekhoudbestand herneemt wel enkel de netto- negatieven van de lopende maand)

4. Link tussen de drie bestanden Boekhoudbestand, rapporteringsbestand en bestand TH.SBNN Alle algemene rekeningen van het boekhoudbestand zijn hernomen in het rapporteringsbestand Het rapporteringsbestand herneemt de inhoudingen

4. Link tussen de drie bestanden ,13 TH.BHCP L4.BLLC (detail inhoudingen) +964,79= ,92

4. Link tussen de drie bestanden L4.BLLC (Globaal) , ,79 = ,92

4. Link tussen de drie bestanden Boekhoudbestand TH.BHCP versus rapporteringsbestand L4.BLLC Stap 1: Eerst maken we het totaal van de algemene rekening en 45511

4. Link tussen de drie bestanden Stap 2: Om te kunnen nagaan of het totaal van het rapporteringsbestand overeenkomt met het boekhoudbestand, hebben we tevens de negatieve netto’s nodig:

4. Link tussen de drie bestanden Stap 3: De bekomen resultaten optellen: Totaal rapporteringsbestand: ,92 Totaal negatieve netto’s: 116, ,37 Het totaal van het rapporteringsbestand is gelijk aan het totaal van het boekhoudbestand en het bestand TH.PAYE.

4. Link tussen de drie bestanden Maaltijdcheques TH.PAYE

4. Link tussen de drie bestanden Maaltijdcheques L4.BLLC TH.SBNN , , ,79 = ,70

4. Link tussen de drie bestanden Maaltijdcheques Totaal TH.PAYE ,30 Totaal L4.BLLC en TH.SBNN ,20 Verschil50,40

4. Link tussen de drie bestanden Maaltijdcheques 24, ,76 = 50,40

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Het is mogelijk dat er 3 bestanden aangemaakt worden: De wedde van de na vervallen termijn betaalden en de wedde van de voorafbetaalden (L4.F274.n°Jur zone.datum CSV) De onregelmatige prestaties (L4.F274.n°Jur zone.datum CSV) Bestanden uit de CDVU (zonenummer_datum_FinProf- datum aangifte datumW.xls)

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Bestanden L4.F274 Gebaseerd op het afwerkingsnummer (ComputationID/Afwerkingssleutel) Onderscheid tussen: De wedde van de na vervallen termijn betaalden ( ) Van de voorafbetaalden ( ) Onregelmatige prestaties van de na vervallen termijn betaalden ( ) Onregelmatige prestaties van de voorafbetaalden ( )

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP Basis bedrijfsvoorheffing L4.F274 vermeldt de basis bedrijfsvoorheffing van de na vervallen termijn betaalden en van de voorafbetaalden L4.BLLC  Economische codes 11101, en  LOON + H/S + NAT – – L4.BHCP  Economische codes 11101, en  LOON + H/S + NAT – –

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP L4.274 herneemt de basis BV voor de na vervallen termijn betaalden en de voorafbetaalden WeddeOnregelmatige prestaties , ,02 = ,25

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP L4.BLLC Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – LOON + HS + NAT = Basis BV , , , , , ,87 = ,25

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP Economische codes 11101, en  LOON + HS + NAT – – – LOON : ,48 HS : 651,38 NAT : 132, : , : 1 080, : ,87 Basis BV: ,25

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP Bedrijfsvoorheffing L4.F274 vermeldt de BV van de na vervallen termijn betaalden en van de voorafbetaalden L4.BLLC  Totaal van de algemene rekening L4.BHCP  Totaal van de algemene rekening 45301

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP L4.274 herneemt de bedrijfsvoorheffing voor de na vervallen termijn betaalden en de voorafbetaalden Onregelmatige prestaties Wedde , ,23 = ,47

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP Bedrijfsvoorheffing L4.BLLC  Totaal algemene rekening 45301

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP Bedrijfsvoorheffing TH.BHCP  Totaal algemene rekening 45301

6. Controlebestand TH.CNTL Detailniveau per werknemer Bijvoorbeeld: Weddecomplement vrijwillige vierdagenweek Weekendprestaties Weddebijslag mandaat ….