Gezamenlijk inkopen 19-11-2003 Inkoopsamenwerking gemeenten in West Brabant / Hoekse Waard

Inkoopbureau West-Brabant Introductie Inkoopbureau West-Brabant M.W.P. Vromans Senior Concern inkoper Ir. H.A. Jongenelen Concern inkoper

Kenmerken Gestart 1-1-2002 voor 10 gemeentes 1-1-2003 voor 14 en per 1-1-2004 voor 17 12 medewerkers Projectmatige inzet op: Aanbestedingstrajecten, Stedebouwkundige bureaus, architectselectie Accountantsdiensten, milieustraten, huisvuilinzameling Brandweerauto´s, gladheidbestrijdingsmiddelen Gemalen, rioleringspompen centrale inkoop- en (europese)aanbestedingskennis

Organisatieschema

Waarom inkoopsamenwerking? Continuïteit van professionele Inkoop binnen de organisatie Inkoopexpertise bij enkele gemeente in huis Massa is kassa, door schaalvoordelen Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper Veel startende inkopers “verdwalen” Verlaging van de inkoopkosten Verbetering van het inkoopproces, kenniscentrum Gebruik maken elkaars materiaal kennis

Waarom inkoopsamenwerking? Samenwerkingsverband moet zeer dicht tegen de afzonderlijke gemeente organisatie aanstaan. Voorstel om een Regionale Inkoop Regeling in het leven te roepen door en voor deelnemende gemeenten. Regionale Inkoop Regeling heeft een onafhankelijke status, ter waarborging van de integriteit.

Het inkoopproces in organisatieperspectief

Elementen uit de aanbestedingstrategie DOELSTELLING Strategische elementen gewenste opdrachtrelatie te onderscheiden percelen partijen per perceel timing in relatie tot marktcapaciteit Design-build-maintain-finance-operate onderdelen of in combinatie aanbesteden Bepalend zijn: inhoud pve verwachte risico´s marktsituatie stimulering innovativiteit toegankelijkheid kennis leveranciers onderlinge samenhang

Rol van inkoop bij specificeren Adviserend volgens het schema In de praktijk  Inkoop is het geweten …..is dat nodig…waarom…niet overdreven …..kan dat niet een beetje minder zijn er nog andere oplossingen mogelijk Functioneel,NIET geschreven naar merk type Koppeling met duurzaam inkopen

specificeren Bepalen wat de behoefte is gevolg in aanvragen naar de leverancier staat wat men wil niets meer en niets minder Specificatie verkeerd of niet goed  levering verkeerd produkt / dienst Goede specificatie dit kan leiden tot vele % besparing

Elementen offerteaanvraag de opgestelde specificatie overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of leverancier) een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren een verwijzing naar het van toepassing zijn van de algemene inkoopvoorwaarden een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen.

Elementen bij specificatie Milieu aspecten Wat wil je? Hoe ver wil je / wat mag het je kosten? Aspecten Uitsluitingsgrond / minimumeis Wijze van beoordelen Gunning

Een praktijkvoorbeeld

Aanbesteding Energie 2003 Samenwerking levert besparingen op Kwalitatief Verschillende disciplines (inkoop/milieu) Delen van kennis Kwantitatief Inkoopeffectiviteit: Massa is kassa

Doorlooptijd 2-4 Startbijeenkomst werkgroep 8 gemeentes 16-4 / 27-5 4 x bijeenkomst voor opstelling PVE Vaststellen procedure onderhands / europees Eisen opstellen voor leverancierselectie Doen we nog zaken zelf of besteden we uit? Eisen aan uitvoering, kwaliteit personeel etc. Kortom: wat willen we eigenlijk? Gunningcriteria (economisch aantrekkelijkste aanbieding) Kwaliteit van product Prijsbeoordeling (TCO) Betrouwbaarheid en continuïteit opdrachtnemer Ervaring en Kwaliteitssysteem

vervolg doorlooptijd 27-5 Aanbesteding 26-6 inleverdatum offerte 1-7 offertevergelijking door inkoop + projectgroep 3-7 presentatie aan volledige werkgroep 1-8 contractbespreking beoogd 14-8 afronding contractbespreking 1-9 opstellen advies en contract 10-9 tekenen contract door opdrachtnemer 12-9 Kick off bijeenkomst in Moerdijk.

Gezamenlijke inkooptrajecten

Inkoopresultaat gezamenlijke trajecten 2002 - 2003 Reïntegratie tr. 231.961 Welstandsbel. - 35.941 Kantoorartik. 229.461 Energie 146.974 WOZ 969.046 Abonnementen 7.056 Advertentie 42.901 Opleidingen 11.761 Totaal: GIT quote 16 % Arbo diensten WVG hulpmiddelen Energie Telefonie Drukwerk Textiel Bomen en Planten Strooizout Speeltoestellen Voertuigen Werkkleding Straatmeubilair Reinig. kolken/riolen Accountantsdiensten I-bas

Conclusies Goed opgesteld programma van eisen Voordeel zowel kwantitatief als kwalitatief Korte doorlooptijd door strakke coördinatie Tijdig gestart met aanbesteding waardoor werkzaamheden goed gepland kunnen worden

Kritische Succesfactoren: Commitment van bestuur, secretaris en managementteam. Gezamenlijk de schouders eronder (drive). Multifunctionele teams (geen hokjesgeest),projectmatige inkoop, lead-buyers. Expertise en betrokkenheid en vertrouwen. Tijd en Geld. Coöperatief gedrag in plaats van competatief gedrag. Juiste besturing van de inkoopsamenwerking.