© L.A.F.M. Kerklaan HCG 1 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Het managen van de juridische bibliotheek Het kwaliteitshandboek als praktisch instrument om processen en kwaliteit vorm te geven en te bewaken Workshop ontwikkeld voor ‘Het Overleg’ Mr. L.A.F.M. Kerklaan Holland Consulting Group 16 november 2001

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 2 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Programma 16 november Introductie: Opstellen Kwaliteitshandboek Sessie 1: beschrijven primaire proces Pauze Nabespreken sessie Sessie 2: beschrijven secundaire processen Thee Nabespreken sessie Alle openstaande vragen, Hoe zelf verder? Afsluiting

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 3 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Wat willen we vandaag bereiken? Opzet en structuur van het eigen kwaliteitshandboek zijn gereed Plaats van alle te beschrijven processen binnen het boek helder Kernpunten per te beschrijven proces zijn geïnventariseerd Je weet hoe je verder moet en wat je nog moet doen

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 4 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Stijl van werken in workshop Snel aan de slag; veel zelfwerkzaamheid In kleine groepjes inventariseren wat je zelf moet gaan vastleggen Binnen een duidelijk sjabloon Zelf tempo in de gaten houden Kernproblemen plenair bespreken Fun makes it run!

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 5 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Introductie: wat is het nut van een kwaliteitshandboek voor de bibliotheek?

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 6 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Wat is een kwaliteitshandboek? Een document waarin het kwaliteitssysteem van de bibliotheek vastligt. Collectiebeleid Bibliotheek-organisatie Primaire proces van informatievoorziening Wijze van toetsing en rapportering Hoe veranderingen en verbeteringen tot stand komen

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 7 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Primaire proces Informatie- voorziening Acquisitie Storage and Retrieval Ter beschikking stellen Collectie- beleid contacten leveranciers inkoop vakliteratuur langs gaan bij gebruikers titelbeschrijven systematiseren catalogusbouw Kantoor- beleid

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 8 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Functies kwaliteitshandboek Biedt een verzameling een professionele standaarden voor bibliotheekmedewerkers Zo maak je duidelijk wat er moet gebeuren aan je eigen medewerkers Impliciete kennis wordt expliciet; handig bij wisselingen personeel Je hoeft niet steeds aan het DB hoeft uit te leggen wat je doet Het geeft body, helpt om je te profileren

© L.A.F.M. Kerklaan HCG 9 16 november 2001Juridisch bibliothecarissen Rol van het handboek (1) Beoordeling in bibliotheek team Verbeter- doelstellingen Verwachtingen van klanten bibliotheekproces realisatie metingen bibliothecaris Budget Tevreden- heid Budget verbruik Handboek beschrijft processen Aanpassingen in handboek

© L.A.F.M. Kerklaan HCG november 2001Juridisch bibliothecarissen Beschrijven van processen binnen een stuctuur vult het handboek Informatie- voorziening Intern: know how (model- len, adviezen) Extern: wet, jurisprudentie, literatuur Processen om te: verzamelen opslaan ontsluiten ter beschik- stellen Processen als fu nctionering gesprekken klachten- behandeling klanttevreden- heid onder- zoek Processen als evaluatie meetings met eigen team; met kan- toorleiding Proces bijstel- len collectie- beleid Optimalisatieprocessen - verbeterende maatregelen - opleiding en trainingsplan meting beoordeling doelrealisatie

© L.A.F.M. Kerklaan HCG november 2001Juridisch bibliothecarissen De juiste route Eerst het systeem goed op orde ( taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden helder d.m.v. goede procedures) Dan gaan werken met verbeter- doelstellingen op basis van tevredenheidsonderzoeken en jaarlijkse audits

© L.A.F.M. Kerklaan HCG november 2001Juridisch bibliothecarissen Beleid Besturing & Organisatie Operationele Procedures Beheer Overzichten van Formulieren Werkinstructies Kwaliteitsregistraties Deel 0 Deel 1 Deel 2 Deel 3 Deel 4 Kwaliteitshandboek Structuur klassiek kwaliteitssysteem (bron: Dreu de H, Het managementinstrument ISO 9000, 2001) Inhoudsopgave