SSC ICT TU Delft 10-06-2010 Peter van Schaik Directeur SSC ICT TU Delft

Agenda Agenda Introductie TU Delft Situatieschets Shared Service Center ICT CMM als leidraad voor evolutie SSC Vragen Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 2

Feiten www.tudelft.nl TU Delft Introductie Faculteiten: 8 Bachelor programma’s: 14 Master programma’s: 36 Totaal aantal studenten op de campus: 16.000 Internationale studenten: 1900 Wetenschappelijke staf: 2.600 Aantal PhD proefschriften per jaar: 250 Brandpunt??? Programma’s Multidisciplinair Onderzoek: Energie, Gezondheid, Infrastructuur, Milieu 7.000 client PC’s, 40.000 IP adresses 1000 Servers (KA), of which 150 Virtual 2 Datacenters (synchronous storage) 230 TB storage capacity 600 switches 900 Accesspoints Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 3 3

Shared Service Center ICT Introductie Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 4

ICT en de TU Delft Tot 31 december 2005 Introductie Ondersteuning Afdelingen Faculteiten Afdelingen Secties Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 5 5

Shared Service Center ICT Introductie SSC ICT Ondersteuning Afdelingen Faculteiten Afdelingen Secties Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 6

Uitdaging SSC ICT Introductie Centrale ondersteuning aan 7.000 medewerkers (onderzoek en onderwijs) Centrale ondersteuning aan 16.000 studenten Centrale ondersteuning van alle applicaties Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 7

Missie, Visie en Strategie SSC ICT Introductie Missie Het SSC ICT levert klantgerichte ICT diensten en producten aan alle onderdelen van de TU Delft en fungeert als centre of excellence (kenniscentrum ICT) voor hoogwaardige ICT diensten. Visie Het SSC ICT dient zich primair ondersteunend aan het primaire proces op te stellen. ICT is een facilitator voor vele innovatieve ontwikkelingen in onderwijs, onderzoek en kennisvalorisatie. Onze visie is dus dat we kunnen uitgroeien tot HET loket voor ICT diensten bij de TU zowel op het gebied van ICT-beleid, ICT-ontwikkeling en ICT-beheer. Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. Strategie de kern van de uitdaging bij ICT is “vertrouwen”. 8

Waarom een SSC Situatieschets Kostenreductie Kwaliteitsverbetering Synergie Voorbereiding voor outsourcing / insourcing / offshoring Verhoging strategische flexibiliteit voor BU Hogere transparantie / meer “in control” Medewerkersbehoefte en medewerkerstevredenheid Tbv BU om kerncompetenties verder te ontwikkellen Verlagen werkkapitaal Verhogen klanttevredenheid Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 9

Waarom een SSC Situatieschets TU Delft: Kostenreductie met behoud / verbetering van klanttevredenheid Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 10

Organisatorische inbedding Situatieschets SSC manager / directeur legt verantwoording af aan de BU waar het deel van uitmaakt de afnemende BU’s de COO de raad van bestuur de externe raad van commissarissen Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 11

Organisatorische inbedding Situatieschets TU Delft: Legt direct verantwoording af aan de raad van bestuur (CVB) Legt indirect verantwoording af aan de afnemende BU’s via het IM@C Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 12

Financiele governance Situatieschets Verrekening op basis van een allocatie (FTE; vierkante meter) Vast percentage van de omzet Vast percentage per periode Afname maal varierend tarief Werkelijke kosten + winstmarge Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 13

Financiele governance Situatieschets TU Delft: Vast percentage van de eerste geldstroom per periode Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 14

Type verantwoordingscenter Situatieschets Kostencenter Investeringscenter Winstcenter Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 15

Type verantwoordingscenter Situatieschets TU Delft: Kostencenter met investeringen op basis van een business case Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 16

Realisatie SSC ICT Situatieschets “Big Bang” Eerst volledig inrichten van een SSC alvorens het gaat opereren Eerst beschrijven van alle processen alvorens met een SSC te starten Eerst beschrijven van alle processen en realiseren ondersteunende tools alvorens met een SSC te starten Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 17

Realisatie SSC ICT Situatieschets TU Delft: Big Bang Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 18

Rol van de SSC manager/directeur Situatieschets Dienstverlener Vooral dienstverlener en beperkt ondernemer Goede balans tussen dienstverlener en ondernemer Vooral ondernemer en beperkt dienstverlener Ondernemer Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 19

Rol van de SSC manager/directeur Situatieschets TU Delft: Vooral dienstverlener en beperkt ondernemer Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 20

Cultuur SSC ICT Situatieschets Een op een gelijk aan concernidentiteit en normen en waarden Beperkte ruimte binnen het SSC aanwezig voor eigen identiteit Concerncultuur creeert basisprincipes; invulling door SSC Voldoende ruimte voor het ontwikkelen van een eigen identiteit Volledig eigen identiteit, normen en waarden Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 21

Cultuur SSC ICT Situatieschets TU Delft: Er is een beperkte ruimte aanwezig voor het creeren van een eigen identiteit Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 22

Procesverbetering SSC ICT Situatieschets Tijdige en correcte uitvoering van het werk wordt bewaakt Opgemerkte fouten leiden tot verbeteringen van en in de processen Prestatiemetingen worden in alle processen toegepast Er is een systeem dat risico’s tijdig aantoont voordat problemen hiervan escaleren Structureel evalueren en verbeteren van processen maakt deel uit van de bedrijfsvoering Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 23

Procesverbetering SSC ICT Situatieschets TU Delft: Daar waar het mogelijk is (men eraan toe is) worden processverbeteringen toegepast Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 24

Succesbeleving Situatieschets Er is geen besef van en communicatie rondom het succes Enkel een ‘gevoel’ in zachte factoren dat het SSC een succes is en dit wordt informeel gecommuniceerd Er zijn harde cijfers over het SSC bekend en gecommuniceerd Kostenbesparingen en toegevoegde waarde van het SSC worden in cijfers uitgedrukt en gerapporteerd Kostenbesparingen en toegevoegde waarde worden zowel in zachte, kwalitatieve factoren als harde, kwantitatieve factoren weergegeven Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 25

Succesbeleving Situatieschets TU Delft: Gevoel in zachte factoren dat het SSC een succes is Wij kunnen nu de resultaten onderbouwen met harde cijfers en gaan deze communiceren. Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 26

Situatieschets SSC ICT Kostenreductie met behoud / verbetering van klanttevredenheid Legt direct verantwoording af aan de raad van bestuur (CVB) Legt indirect verantwoording af aan de afnemende BU’s via het IM@C Vast percentage van de eerste geldstroom per periode Kostencenter met investeringen op basis van een business case Big Bang Vooral dienstverlener en beperkt ondernemer Er is een beperkte ruimte aanwezig voor het creeren van een eigen identiteit Daar waar het mogelijk is (men eraan toe is) worden processverbeteringen toegepast Gevoel in zachte factoren dat het SSC een succes is Wij kunnen nu de resultaten onderbouwen met harde cijfers en gaan deze communiceren. Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 27

Capability Maturity Matrix CMM – SSC ICT Waarde georiënteerd Service georiënteerd Proactief Reactief Chaotisch Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 28

Definities voor niveaus 1 tot 3 CMM – SSC ICT Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 29

Definities voor niveaus 4 tot 5 CMM – SSC ICT Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 30

CMM volgens Gartner CMM – SSC ICT Deltawerken 1954-1978 Tool leverage Operational Process Engineering Service Delivery Process Engineering Service and Account Management Manage IT as a Business Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 31

Evolutie SSC volgens CMM CMM – SSC ICT Waarde georiënteerd 1-1-2012 1-1-2009 1-8-2007 Service georiënteerd Proactief 1-1-2006 Reactief Chaotisch Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 32 32

Dank voor uw aandacht Vragen Vragen Deltawerken 1954-1978 Deltadienst: bevorderde gerichte kennisontwikkeling en innovatie die direct werd toegepast. Samenwerking tussen Deltadienst, kennisinstituten, ir buro’s en universiteiten. Opnieuw: integraal beleid/beheer reeds toegepast, nu met aandacht voor natuurlijke systeem. 33