EFRO Doelstelling 2 Projectafsluiting

Inhoud Verlengingsaanvraag Eindrapportering Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 Controlestructuur Timing controles Behandeling eindrapport door EEE Controle ter plaatse Communicatie Verplichtingen na projecteinde

Verlengingsaanvraag Maximaal 1 jaar via CVT Voorwaarden: –Schriftelijke aanvraag (ondertekende brief) –Tijdige aanvraag (vóór einde lopende projectperiode) –Gemotiveerde aanvraag –Binnen voorzien totaalbudget Maximaal 3 maanden via Begeleidingscomité Voorwaarden: idem

Eindrapport: wanneer? Project inhoudelijk & financieel afgerond Voorzien rapporteringsschema of eerder Maximaal 6 maand na einddatum Minimale aanvraag saldo 5 à 10 %

Eindrapport: hoe? Indienen eindrapport via applicatie –‘Indienen eindrapport’ in plaats van ‘Indienen voortgangsrapport’ –Extra indicatoren invullen –Opgelet: volledig apart leesbaar rapport Aanvraag tot betaling EFRO-steun: extra onderdeel invullen Bijkomende informatie eindrapport

Extra indicatoren eindrapport: –Behoud en/of creatie jobs –Bijdrage project aan horizontale thema’s zoals duurzame ontwikkeling, leefmilieu, gelijke kansen (kwalitatieve meting) –Inschatting van bijdrage programma aan Vlaamse beleidsdoelstellingen zoals versterken ondernemerschap, verbetering vestigingsaantrekkelijkheid, …(kwalitatieve meting)  nu en op middellange termijn (2 à 3 jaar)  verschillen per prioriteit Eindrapport: wat?

Aanvraag tot betaling EFRO-steun

Eindrapport: wat? Bijkomende informatie eindrapport: –Verdere inhoudelijke toelichting –Toelichting indicatoren (berekeningswijze, …) –Overzicht deelnemers, begeleide personen, … –Relevante projectresultaten (studies, rapporten, evaluaties, …)

Alle resterende projectuitgaven met Factuurdatum: einddatum + 1 maand Betaaldatum: einddatum + 3 maanden ! Werkingsprojecten: prestatie binnen projectperiode Eindrapport: welke kosten en bewijsstukken?

Alle personeelskosten tot einddatum project ! Vakantiegeld (VG) en eindejaarspremie (EP): Pro rata aantal maanden laatste projectjaar Ev. op basis van loonfiche voorgaand jaar Voorbeeld: Einddatum project 31/3/2013 => indiening 3/12 van VG 2012 en 3/12 van EP 2012 Voorbeeld: Einddatum project 31/8/2013 => indiening 8/12 VG 2013 en 8/12 EP 2012 Eindrapport: welke kosten en bewijsstukken?

Indiening alle relevante kosten, ook indien > goedgekeurd bedrag Investeringsprojecten: –Eindafrekening –Beslissing goedkeuring eindafrekening (indien van toepassing) –Proces-verbaal voorlopige oplevering (of verklaring goede uitvoering) - Cumulatief overzicht overheidsopdrachten: realisaties (Aanvraag tot betaling EFRO-steun)

Haal alles uit uw EFRO project PRINCIPE: uw gemaakte projectkosten ≥ de voorziene projectkosten u ontvangt de voorziene EFRO-steun volledig ECHTER: als de kosten in een rubriek niet opgevuld zijn, ontvangt u mogelijk niet alle voorziene EFRO-steun MOGELIJKHEID: laatste Begeleidingscomité gemotiveerde verschuiving

Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 Doel: optimalisering afsluiting => voorbereiding opmaak eindrapport Aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot 25% van totale projectkost ! Opgelet: 25% in totaliteit, ten opzichte van de eerste projectdefinitie, niet per BC Timing organisatie BC is belangrijk + tijdige uitnodigingen noodzakelijk (min. 2 weken)

Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 25%-regel: aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot 25% van initiële totale projectkost alle rubrieken door Begeleidingscomité 10%-regel blijft mogelijk 10%-regel: heeft betrekking op aanvaarde kosten 10% flexibiliteit op goedgekeurde rubriektotalen niet op rubrieken personeel en overhead & subrubriek grond door dossierbehandelaar

Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 Voorbereiding: –Ingediende kosten: kostenlijnenoverzicht –Kosten die u nog hebt liggen (facturen, betalingsbewijzen), te rangschikken per rubriek. TIP: geef dit rechtstreeks in in de EFRO toepassing, zo voorkomt u dubbel werk. –Projectdefinitie: huidige en eerste –Financieel overzicht Alle rubrieken opgevuld Of Verschuiving nodig

Controlestructuur Beheersautoriteit (Agentschap Ondernemen) –Controle op stukken: ent. Europa Economie (EEE) –Controle ter plaatse: afd. Inspectie & Ondersteuning (AIO) Certificeringsautoriteit (CA) (Agentschap Ondernemen) Externe autoriteiten Auditautoriteit (Inspectie van Financiën of externe auditor) Europese Commissie, Belgisch Rekenhof, Europees Rekenhof, OLAF

Timing controles Controle op stukken: continu tijdens de projectperiode Controle ter plaatse: bij eindrapport Certificeringsautoriteit (CA): tijdens de projectperiode Externe autoriteiten: tijdens en/of na projectperiode

Behandeling eindrapport door EEE 1.Controle op stukken EEE 2.Volledig dossier naar AIO: status ‘Geblokkeerd’ 3. Risicoanalyse AIE => 2 mogelijkheden: –Geen controle ter plaatse =>betaling saldo –Controle ter plaatse: verwerken controleresultaten (ev. via extra rapport aangemaakt door EEE) betaling saldo

Behandeling eindrapport door EEE 4. Annulatie niet opgebruikte EFRO-steun door Comité van Toezicht (= decommittering) 5. Aangepaste projectdefinitie 6. Afsluiting project (status ‘Afgesloten’)

Controle ter plaatse Kans op controle: +/- 50% Controle ter plaatse: –Bij promotor & ev. copromotor(en) –Steekproef uitgaven: controle van originele bewijsstukken (ook 100%-controles mogelijk) –Visuele projectcontrole –Boekhouding –… Controleverslag AIO (max. 6 maanden)

Communicatie Uitvoering communicatieplan: correcties mogelijk! Minstens 2 verplichte persacties => eventueel bij afsluiting project Investeringsprojecten: permanente gedenkplaat (EFRO-logo en Europese vlag, minimaal 25% oppervlakte)

Verplichtingen na projecteinde Bewaren van onderliggende bewijsstukken tot 2022 (= maximale termijn) –Originele bewijsstukken –Voor authentiek gewaarmerkte versies op algemeen aanvaarde gegevensdragers (microfiche, e-versie,…) Meewerken aan controles (vnl. door externe autoriteiten) Inhoudelijke rapportering, vooral indicatoren (bereikte doelgroep, realisaties, …)

Verplichtingen na projecteinde Melden bestemmingswijziging (verplicht behoud van bestemming: 5 jaar na voltooiing) Opvolging inkomsten investeringsprojecten: melding van aanzienlijke afwijkingen (> 10%) en nieuwe inkomstenbronnen (tot afsluiting programma) => aanpassing EFRO-steun mogelijk

Wij zijn er om u te helpen Inhoudelijke/financiële vragen: contactgegevens via EFRO-toepassing (tabblad Projectorganisatie) : –Projectbegeleider (contactpunt / PS Brussel) –Dossierbehandelaar Technische vragen: 02/ (Roel Loos)

U kan ons ook helpen : aanpassing EFRO-toepassing Opmerkingen of ideeën? Kandidaat om zelf mee te werken? 02/ (Roel Loos)

Vragen?