EFRO Doelstelling 2 Eindrapportering

Inhoud Eindrapport: wanneer? Eindrapport: hoe? Eindrapport: wat? Eindrapport: welke kosten en bewijsstukken? Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 Controlestructuur Timing controles Behandeling eindrapport door AEE Controle ter plaatse Communicatie Verplichtingen na projecteinde

Eindrapport: wanneer? Einddatum project tussen 01/12 en 31/05: Eén eindrapport: inhoudelijk & financieel 3 of 6 maanden na einddatum Einddatum project tussen 01/06 en 30/11: Twee eindrapporten: 1ste rapport => 30/11: financieel (maximaal) en inhoudelijk (minimaal) 2de rapport => 6 maand na einddatum: finale inhoudelijke rapportering (ev. resterende uitgaven) Afwijkend rapporteringsschema mogelijk

Eindrapport: hoe? Indienen eindrapport via applicatie ‘Indienen eindrapport’ in plaats van ‘Indienen voortgangsrapport’ Extra indicatoren invullen Aanvraagformulier extra onderdeel invullen 4

Eindrapport: wat? Extra indicatoren eindrapport: Behoud en/of creatie jobs Bijdrage project aan horizontale thema’s zoals duurzame ontwikkeling, leefmilieu, gelijke kansen (kwalitatieve meting) Inschatting van bijdrage programma aan Vlaamse beleidsdoelstellingen zoals versterken ondernemerschap, verbetering vestigingsaantrekkelijkheid, …(kwalitatieve meting) nu en op middellange termijn (2 à 3 jaar) verschillen per prioriteit 5

Eindrapport: wat? Aanvraagformulier betalingen => punt 3 6

Eindrapport: welke kosten en bewijsstukken? Alle resterende projectuitgaven met Factuurdatum: einddatum + 1 maand Betaaldatum: einddatum + 3 maanden ! Werkingsprojecten: prestatie binnen projectperiode ! Verlengingsprojecten: overlappende periode is te vermijden 7

Eindrapport: welke kosten en bewijsstukken? Alle personeelskosten tot einddatum project ! Vakantiegeld (VG) en eindejaarspremie (EP): Pro rata aantal maanden laatste projectjaar Ev. op basis van loonfiche voorgaand jaar Voorbeeld: Einddatum project 31/3/2011 => indiening 3/12 van VG 2010 en 3/12 van EP 2010 Voorbeeld: Einddatum project 31/8/2011 => indiening 8/12 VG 2011 en 8/12 EP 2010 8

Eindrapport: welke kosten en bewijsstukken? Investeringsprojecten: Indiening van alle kosten, ook als goedgekeurd bedrag bereikt werd Eindafrekening Beslissing goedkeuring eindafrekening (indien van toepassing) Proces-verbaal voorlopige oplevering (of verklaring goede uitvoering) 9

Haal alles uit uw EFRO project PRINCIPE: uw gemaakte projectkosten ≥ de voorziene projectkosten => u ontvangt de voorziene EFRO-steun volledig ECHTER: als de kosten in een rubriek niet opgevuld zijn, ontvangt u mogelijk niet alle voorziene EFRO-steun OPLOSSING: laatste Begeleidingscomité 10

Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 Doel: optimalisering afsluiting => voorbereiding opmaak eindrapport Aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot 25% van totale projectkost ! Opgelet: 25% in totaliteit, ten opzichte van de eerste projectdefinitie, niet per BC Timing organisatie BC is belangrijk (niet te vroeg) 11

Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 25%-regel: aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot 25% van initiële totale projectkost alle rubrieken door Begeleidingscomité 10%-regel blijft mogelijk 10%-regel: heeft betrekking op aanvaarde kosten 10% flexibiliteit op goedgekeurde rubriektotalen niet op rubrieken personeel en overhead & subrubriek grond door dossierbehandelaar 12

Haal alles uit uw EFRO project: Begeleidingscomité 3 Voorbereiding: Ingediende kosten: kostenlijnenoverzicht Kosten die u nog hebt liggen (facturen, betalingsbewijzen), te rangschikken per rubriek. TIP: geef dit rechtstreeks in in de EFRO toepassing, zo voorkomt u dubbel werk. Projectdefinitie: huidige en eerste Financieel overzicht Alle rubrieken opgevuld Of Verschuiving nodig 13

Controlestructuur Beheersautoriteit (Agentschap Ondernemen) Controle op stukken: afd. Europa Economie (AEE) Controle ter plaatse: afd. Inspectie Economie (AIE) Certificeringsautoriteit (CA) (Agentschap Ondernemen) Externe autoriteiten Auditautoriteit (Inspectie van Financiën of externe auditor) Europese Commissie, Belgisch Rekenhof, Europees Rekenhof, OLAF

Timing controles Controle op stukken: continu tijdens de projectperiode Controle ter plaatse: bij eindrapport Certificeringsautoriteit (CA): tijdens de projectperiode Externe autoriteiten: tijdens en/of na projectperiode 15

Behandeling eindrapport door AEE Controle op stukken AEE Volledig dossier naar AIE: status ‘Geblokkeerd’ 3. Risicoanalyse AIE => 2 mogelijkheden: Geen controle ter plaatse =>betaling saldo Controle ter plaatse: verwerken controleresultaten (ev. via extra rapport aangemaakt door AEE) betaling saldo 16

Behandeling eindrapport door AEE 4. Annulatie niet opgebruikte EFRO-steun door Comité van Toezicht (= decommittering) 5. Aangepaste projectdefinitie 6. Afsluiting project (status ‘Afgesloten’) 17

Controle ter plaatse Kans op controle: +/- 50% Controle ter plaatse: Bij promotor & ev. copromotor(en) Steekproef uitgaven: controle van originele bewijsstukken (ook 100%-controles mogelijk) Visuele projectcontrole Boekhouding/ DIMONA Controleverslag AIE (max. 6 maanden) 18

Communicatie Uitvoering communicatieplan: correcties mogelijk! Minstens 2 verplichte persacties => eventueel bij afsluiting project Investeringsprojecten: permanente gedenkplaat (EFRO-logo en Europese vlag) 19

Verplichtingen na projecteinde Bewaren van onderliggende bewijsstukken tot 2022 (= maximale termijn) Originele bewijsstukken Voor authentiek gewaarmerkte versies op algemeen aanvaarde gegevensdragers (microfiche, e-versie,…) Meewerken aan controles (vnl. door externe autoriteiten) Inhoudelijke rapportering, vooral indicatoren (bereikte doelgroep, realisaties, …) 20

Verplichtingen na projecteinde Melden bestemmingswijziging (verplicht behoud van bestemming: 5 jaar na voltooiing) Opvolging inkomsten investeringsprojecten: melding van nieuwe inkomstenbronnen (tov. goedkeuring) en dit tot afsluiting programma melding van aanzienlijke afwijkingen (>10%) tov geraamde inkomsten => aanpassing EFRO-steun mogelijk 21

Wij zijn er om u te helpen Inhoudelijke/financiële vragen: => Contactgegevens via EFRO-toepassing (tabblad Projectorganisatie): Projectbegeleider (meestal Contactpunt) Dossierbehandelaar Technische vragen: u probeert iets te doen in de toepassing en dat lukt niet: efrosupport@vlaanderen.be of 02/553.37.30 22

Vragen? 23