Workshop Competentiewoordenboek 8 juni 2010 ompetent van kop tot teen !

Situering: competentiemanagement competentiewoordenboek

Competentiemanagement: wat is dat eigenlijk? Op welke vragen geeft competentiemanagement een antwoord? Waar kan ik welke mensen inzetten? Hoe kan ik het potentieel van de organisatie maximaal realiseren? Welke competenties hebben we nodig (nu en in de toekomst) om onze doelen te realiseren? Hoe kan ik het functioneren van medewerkers gericht opvolgen en bijsturen?

Competentiemanagement: wat is dat eigenlijk? Zeer verschillende doelen en snelheden tussen organisaties: Inschatten van mogelijkheden De juiste persoon op de juiste plaats Toewijzen van nieuwe taken Opvolgen van competentieontwikkeling …

Voor- en nadelen van competentiemanagement Voordelen: Zicht op potentieel binnen de organisatie Zicht op eigen sterktes en zwaktes = interessant voor gerichte ontwikkeling (als individu) Match aan noden van organisatie (in functie van doelen)

Voor- en nadelen van competentiemanagement Nadeel: Cultuurshift bij implementatie (nood aan specifieke instrumenten en denkwijzen etc.) Nood aan duidelijke en eenvormige taal om competentieontwikkeling bespreekbaar te maken

Doelstelling Werkgroep Ontwikkeling van een competentiewoordenboek voor de sector BW , gericht op doelgroepwerknemers met een inschalingsmethodiek Ervaringsuitwisseling mbt competentiebeleid

Traject Infosessie Oprichting werkgroep

Traject 5 samenkomsten met de werkgroep Steeds voorbereid door Vlab en Adforum De feedback en input van de werkgroep werd tussentijds steeds verwerkt tot een concreet voorstel dat als start kon dienen voor de volgende samenkomst Online bevraging als ruimer klankbord

Traject in detail Samenkomst 1 Voorbereiding: doornemen van bestaande systemen, voorstellen van basisstructuur Samenkomst 1 Uitwerken van een basisstructuur voor het competentiewoordenboek Oplijsten van competenties per cluster Input voor definities Opvolging: opstellen van definitieve structuur, uitschrijven van alle definities

Structuur competentie competentie competentie competentie competentie

Beschrijving competenties … Competentie 1: ………………… Competentie 2: ………………… Competentie 3: ………………… … Competentie 1: ………………… Competentie 2: ………………… Competentie 3: ………………… … …

Structuur Omgaan met informatie Omgaan met werk Omgaan met jezelf Omgaan met anderen Verpak-king Dienst-verlening Montage Kwaliteits-controle Logistie-ke functies Verzamel-werk Machinebedie-ning

Traject in detail Samenkomst 2 Feedback op voorgestelde definities Input voor gedragsindicatoren Voorbereiding van de bevraging Opvolging: uitschrijven van alle gedragsindicatoren programmeren en uitsturen van een online-vragenlijst analyseren van alle verzamelde gegevens

Traject in detail: bevraging Doel Bevraging van ruimer publiek Bredere input Bevestiging van output werkgroep Informatie over vorderingen Draagvlak

Traject in detail: bevraging Inhoud Definities van competenties: hoe goed vindt u deze definitie wat kan beter Gedragsindicatoren: hoe relevant vindt u elke van de indicatoren voor de betreffende competentie wat ontbreekt, kan anders, …

Traject in detail: bevraging Resultaat 108 respondenten

Traject in detail: bevraging Output per definitie Geconcentreerd werken De medewerker focust zijn/haar aandacht op de hem/haar toebedeelde taak. Hij/zij houdt dit vol en laat zich niet afleiden.

Traject in detail: bevraging Output per gedragsindicator → + open antwoorden

Traject in detail Samenkomst 3 Overlopen van resultaten bevraging Beslissen over definities en gedragsindicatoren Opvolging: herwerken van definities en indicatoren

Traject in detail Samenkomst 4 Overlopen van resultaten bevraging Beslissen over definities en gedragsindicatoren Bespreking mogelijkheden inschaling Opvolging: herwerken van definities en indicatoren

Traject in detail Samenkomst 5 Afwerken competentiewoordenboek Beslissen over inschaling Bespreken van toepassingsmogelijkheden

Inschaling competenties Algemene reacties: Mogelijkheid 1 kunnen we niet gebruiken omdat we niet in niveaus denken Ik mis een gewicht dat toegekend wordt aan indicatoren. Maar dit is kwestie van de BW’s om gewichten toe te kennen. We kunnen ook visualiseren door punten te vervangen door balken met kleuren. We kiezen voor optie 3 met een zes-puntenschaal OF voor optie 2 met een zes-puntenschaal (slecht – onvoldoende – matig – gemiddeld – goed – zeer goed). Michael werkt de competentie presenteren uit op twee manieren en stuurt deze door! Inschaling competenties

Om competenties te meten: Vastleggen van inschalingssysteem Voor 3 alternatieve systemen: Voorstelling Voorbeeld Voor- en nadelen DOEL: Bespreking en keuze voor één systeem

OPTIE 1: ‘Checklist’-systeem Principe: De verschillende gedragsindicatoren worden opgelijst De leidinggevende vinkt aan welke gedragingen de medewerker regelmatig vertoont De score op de competentie wordt bepaald in functie van het aantal geobserveerde gedragsindicatoren

OPTIE 1: ‘Checklist’-systeem Voorbeeld: Uitleg vragen De medewerker vraagt spontaan extra uitleg wanneer een bepaalde instructie niet helemaal duidelijk is voor hem/haar. De medewerker slaagt er hierbij in de juiste vragen te formuleren om zo de info te krijgen die hij/zij nodig heeft. Vraagt bijkomende uitleg als hij boodschappen niet begrijp Kan zich begrijpbaar uitdrukken Kan gerichte vragen formuleren Luistert naar het antwoord op vragen die hij stelt Blijft vragen stellen tot hij de boodschap correct begrepen heeft Richt zich tot de juiste persoon

OPTIE 1: ‘Checklist’-systeem Voordelen: Eenvoudig te scoren Betrekkelijk duidelijk voor ‘leken’ Nadelen: Weinig zin voor nuance (soms – regelmatig – veel) Weinig flexibel Eenvoud is bedrieglijk  Wanneer al dan niet aanvinken

OPTIE 2: Scoring van gedragsindicatoren Principe: De verschillende gedragsindicatoren worden opgelijst Naast elk van de indicatoren: 5/7/9-punten schaal Leidinggevende duidt aan hoe vaak medewerker verschillende gedragingen stelt Score competentie is functie van scores op gedragsindicatoren (niet noodzakelijk gemiddelde)

OPTIE 2: Scoring van gedragsindicatoren Voorbeeld: Uitleg vragen De medewerker vraagt spontaan extra uitleg wanneer een bepaalde instructie niet helemaal duidelijk is voor hem/haar. De medewerker slaagt er hierbij in de juiste vragen te formuleren om zo de info te krijgen die hij/zij nodig heeft. Indicator Nooit = 1 2 3 4 Altijd = 5 Vraagt bijkomende uitleg als hij boodschappen niet begrijp Kan zich begrijpbaar uitdrukken Kan gerichte vragen formuleren Luistert naar het antwoord op vragen die hij stelt Blijft vragen stellen tot hij de boodschap correct begrepen heeft Richt zich tot de juiste persoon

OPTIE 2: Scoring van gedragsindicatoren Voordelen: Genuanceerd oordeel mogelijk In scoring zit aanzet voor feedback vervat Nadelen: Interbeoordelaarsbetrouwbaarheid? Zekere ruimte voor interpretatie bij scoring  Belang van opleiding

OPTIE 3: Bipolaire gedragsindicatoren Principe: Van de verschillende gedragsindicatoren worden bipolaire schalen gemaakt Tussen 2 polen: 5/7/9-punten schaal Leidinggevende duidt aan wat meest van toepassing is op medewerker Score competentie is functie van scores op bipolaire schalen (niet noodzakelijk gemiddelde)

OPTIE 3: Bipolaire gedragsindicatoren Voorbeeld: Uitleg vragen De medewerker vraagt spontaan extra uitleg wanneer een bepaalde instructie niet helemaal duidelijk is voor hem/haar. De medewerker slaagt er hierbij in de juiste vragen te formuleren om zo de info te krijgen die hij/zij nodig heeft.

Negatieve pool 1 2 3 4 5 Positieve pool Als hij boodschappen niet begrijpt, stelt hij geen vragen. Vraagt bijkomende uitleg als hij boodschappen niet begrijp Kan zich niet begrijpbaar uitdrukken Kan zich begrijpbaar uitdrukken Kan geen gerichte vragen stellen Kan gerichte vragen formuleren Luistert niet naar antwoorden op de vragen die hij stelt Luistert naar het antwoord op vragen die hij stelt Vraagt niet door, ookal heeft hij de boodschap niet begrepen Blijft vragen stellen tot hij de boodschap correct begrepen heeft Spreekt om het even wie aan Richt zich tot de juiste persoon

OPTIE 3: Bipolaire gedragsindicatoren Voordelen: Genuanceerd oordeel mogelijk In scoring zit aanzet voor feedback vervat Meer eenduidigheid in scoring dan bij vorige methode Nadelen: Zekere ruimte voor interpretatie bij scoring blijft  Belang van opleiding Uitdaging om mooie bipolariteiten te vinden

Aandachtspunten Voorkomen van eindeloze discussies keuze van methodieken begeleiding van gesprek werk tussendoor (opmaken van sneuvelvoorstellen of geven van een beperkt aantal opties) Spanning tussen sectoraal en specifiek

Aandachtspunten Draagvlak verzekeren Terugkoppeling in de werkplaatsen Bevraging als breder klankbord Praktijkrelevantie als uitgangspunt Aandacht voor verschillen tussen werkplaatsen bij woordenboek bij inschaling

Competentiemanagement in de praktijk Vertalen van alle fases van loopbaan in termen van competenties: koppeling aan selectie, evaluatie, VTO, interne mobiliteit, … Zowel taken en functies als potentieel van mensen in competenties vertalen → in kaart brengen van (mis-)match Oefenen van medewerkers en leidinggevenden in denken in termen van competenties Opmaken van documenten in termen van competenties (evaluatieformulier, aanwervingscriteria, vereisten bij promotie, etc.)

Concrete stappen/instrumenten Opmaken (of inkopen) competentiewoordenboek ,incl. - competenties - definities - gedragsindicatoren Opmaken functiebeschrijvingen Opmaken competentieprofielen Vertalen HR-instrumenten in termen van competenties: - Evaluatieformulier - Formulier bij functioneringsgesprekken - Persoonlijk ontwikkelingsplannen - Competentiematrix (voor aanwerving of doorstroming)

Vragen ompetent van kop tot teen !