Competent van kop tot teen! Studiedag 8 juni 2010 Welke competenties in welk profiel? Tips en tricks vanuit de sector Els Bamelis: directeur OLV Middelares te Rekkem Katleen Maes: sociale dienst/kwaliteitscoördinator COZ Sint-Jozef te Woumen ompetent van kop tot teen !

Overzicht Voorstelling Aanleiding Vanuit welke bril Instap-, cluster- en groeidiversiteitsplan Proces – aanpak Toekomst Enkele reflecties Verdere toepassing Leerproces ompetent van kop tot teen !

Voorstelling Centrum voor ouderenzorg Sint-Jozef 72 RVT – 21 RH – 3 KV 96 woongelegenheden voor dementerende, palliatieve en zwaar zorgbehoevende ouderen wijkondersteunende sociale dienst dagopvang 86 medewerkers – 55 FT ompetent van kop tot teen !

Centra voor ouderenzorg en dienstverlening Hoofdzetel: H-Vincentius te Gits 3 ouderenvoorziengen Hof ten Yzer te Lo-Reninge OVL Middelares te Rekkem COZ Sint-Jozef te Woumen –Diksmuide Vzw ‘ t Havenhuis te Reninge : huis voor personen met niet aangeboren hersenletsels (NAH) ompetent van kop tot teen !

Clusterproject Pilootproject: ’Sint-Jozef te Woumen’ Andere ouderenvoorzieningen van de vzw en ‘t Havenhuis sluiten zich hierbij aan Aantal medewerkers: 295 ompetent van kop tot teen !

Aanleiding Huidige functie-omschrijvingen zijn verouderd, te complex, voldoen niet meer aan de dagelijkse verantwoordelijkheden Verwachtingen medewerkers en leidinggevenden zijn niet duidelijk Nood aan leidraad om functioneren van medewerkers te bespreken Belang van omschrijving kerncompetenties met aandacht voor attitude Loopbaanplanning Begeleiding nieuwe medewerkers ompetent van kop tot teen !

Vanuit welke bril ? Opdrachtsverklaring “In alle facetten van zorg speelt het personeel en het personeelsbeleid een cruciale rol. Als instelling kiezen we ervoor om elke talent en mogelijkheden te laten benutten op zijn eigen specifiek terrein. Wij wensen het personeel te motiveren door appreciatie, participatie en continue bijscholing.” Organisatiedoelstellingen 2008 – 2013 - Expliciteren van de waarden in normen en gedrag als toets van de dagdagelijkse attitude van alle medewerkers - Voeren van een vooruitstrevend human resources management: aantrekken en behouden van gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers gepaste kansen tot professionele ontplooiing aanbieden gezonde arbeidsvoorwaarden creëren ompetent van kop tot teen !

Vanuit welke bril ? Opdracht 2008-2010 Werken aan functie- en competentiemanagement Vertaling naar: selectie medewerkers opmaak functie – omschrijvingen functioneringsgesprekken vorming en opleiding (intern – extern) ompetent van kop tot teen !

Aanpak - proces Opmaak planningsfiche van project definitie doelgroep verantwoording stappen middelen communicatie opvolging borging ompetent van kop tot teen !

Definitie Competentie = verzameling van kennis, kunde en attitude die je nodig hebt om je functie goed uit te voeren Ze uiten zich in observeerbare gedragingen = gedragsindicatoren, die we kunnen meten. Wat we meten, kan gestuurd worden ompetent van kop tot teen !

Doelgroep Doelgroep Herwerking van alle functie-omschrijvingen van alle disciplines Volgende functies zijn reeds herwerkt: zorgkundige, verpleegkundige, paramedici, onderhoud, keukenmedewerker, logistieke hulp, afdelingsverantwoordelijke, leefgroepwerker, hoofdverpleegkundige Andere - samen met vzw: Reeds uitgewerkt: sociale dienst, onthaal/administratie Nog te doen: kwaliteitscoördinator,technische dienst, preventie-adviseur en directeur Herwerking van alle functie-omschrijvingen van alle disciplines Volgende functies zijn reeds herwerkt: zorgkundige, verpleegkundige, paramedici, onderhoud, keukenmedewerker, logistieke hulp, afdelingsverantwoordelijke, leefgroepwerker, hoofdverpleegkundige Andere - samen met vzw: Reeds uitgewerkt: sociale dienst, onthaal/administratie ompetent van kop tot teen !

Ondersteuning Beginfase: consulting Adoria (Jos Billen) Financiële ondersteuning: SERR (Bram Bruggeman) Ondersteuning door VIVO – selectie proefproject Eindfase: Metis Management Consulting (Kris Perquy) ompetent van kop tot teen !

Acties Actie 1: draagvlak creëren d.m.v. infosessies Actie 2: competentieprofielen ontwikkelen en leren toepassen Actie 3: opvolging van het competentieproject d.m.v. een clusterwerkgroep en een projectgroep per organisatie Actie 4: terugkoppeling resultaat project aan alle medewerkers (najaar 2010) ompetent van kop tot teen !

Beoogde effecten van de acties Werving en selectie Opleidingsbeleid Coaching van medewerkers Implementatie in 2010 ompetent van kop tot teen !

Communicatie Raad van beheer Directie Ondernemingsraad Alle medewerkers Maandelijks krantje medewerkers Werkvergaderingen Kernteam ompetent van kop tot teen !

Methodiek Methodiek: geïntegreerde aanpak (functie- en competentieanalyse) Twee-eenheid: functies en competenties Sluit aan bij de praktijk op de werkvloer Gewenste situatie wordt aangegeven ompetent van kop tot teen !

Aanpak - proces Vorming medewerkers Workshops per functieprofiel 360 graden Functiehouder Leidinggevende Peers Klant Keuze: grote betrokkenheid – ruime kijk ompetent van kop tot teen !

Aanpak - proces Verloop eerste workshop Doelstelling: wat is de doelstelling van je functie ? Inventariseren takenpakket: wat doe je dagelijks ? Wat zijn je taken ? Tactische voorwaarden: wat is er nodig om je job goed te doen ? Evaluatiecriteria: hoe kan je zien dat iemand zijn job goed doet ? Inventariseren van competenties: wat moet deze persoon kunnen, kennen en hoe dient deze te zijn ? Kritische competenties bepalen: welke is de top 10 ? Uitschrijven gedragsindicatoren van de competenties: hoe zie je dat ? ompetent van kop tot teen !

Aanpak - proces Verloop tweede workshop Feedback ontwerp competentieprofiel vanuit info eerste workshop (doelstelling, taken, competenties) Bepaling bijkomende competenties aan de hand van samenvatting competentiewoordenboek Van Osch. ompetent van kop tot teen !

Aanpak - proces Competenties Aantal kerncompetenties per functie = 4 Aanvullende competenties per functie maximum 5 Per competentie 4 tot 6 gedragsindicatoren Onderverdeling van competenties - Omgaan met taken - Omgaan met mensen - Omgaan met zichzelf ompetent van kop tot teen !

Aanpak - proces Kerncompetenties In alle functieomschrijvingen aanwezig Voor elke medewerker van toepassing Bepaald vanuit: - de meest voorkomende info uit de workshops (competentiematrix) - adviezen van VIVO (woordenboek Van Osch – clusters) - bespreking in kernteam - feedback Kris Perquy Link met opdrachtsverklaring ompetent van kop tot teen !

Voorbeeld kerncompetenties omgaan met taken - problemen oplossen omgaan met anderen - samenwerken omgaan met zichzelf - klantgericht handelen - zichzelf ontwikkelen ompetent van kop tot teen !

Voorbeeld competenties verpleegkundige kerncompetenties bijkomende competenties omgaan met taken - problemen oplossen - organiseren omgaan met anderen - samenwerken - communiceren omgaan met zichzelf - klantgericht handelen - zichzelf ontwikkelen kwaliteitsgericht handelen stress beheren ompetent van kop tot teen !

Voorbeeld competenties zorgkundige kerncompetenties bijkomende competenties omgaan met taken - problemen oplossen - organiseren omgaan met anderen - samenwerken mondeling communiceren aanpassingsvermogen omgaan met zichzelf - klantgericht handelen - zichzelf ontwikkelen kwaliteitsgericht handelen stress beheren ompetent van kop tot teen !

Competentie ‘problemen oplossen’ Definitie Je meldt problemen, herkent belangrijke informatie, je doet voorstellen en/of onderneemt acties uit eigen beweging om problemen op te lossen en om bestaande situaties te verbeteren en te optimaliseren. Gedragsindicatoren Ziet wanneer er problemen zijn of zullen aankomen. Onderzoekt het probleem, verzamelt informatie over achtergrond en oorzaken (wie, wat, wanneer, hoe, waarom en waar). Benoemt de oorzaken. Maakt onderscheid tussen informatie over feiten, meningen of interpretaties, hoofd- of bijzaken. Neemt acties om problemen op te lossen of te voorkomen. Evalueert de genomen acties en volgt verder op. ompetent van kop tot teen !

Competentie ‘samenwerken’ Definitie Je levert een actieve bijdrage aan het gezamenlijk resultaat en aan het creëren van een goede werksfeer. Gedragsindicatoren Helpt collega’s, geeft taken door of neemt ze over waar nodig in eigen discipline of andere discipline Gaat voor een gemeenschappelijk doel Weet wanneer anderen in te schakelen. Wisselt informatie uit (mondeling en schriftelijk) en overlegt met collega’s eigen discipline, andere zorgverleners, bewoners, familie, … Stemt werk op elkaar af. ompetent van kop tot teen !

Competentie ‘klantgericht handelen’ Definitie Je onderzoekt wensen en behoeften van de klant en handelt hiernaar. Je werkt mee aan een goede dienstverlening en klanttevredenheid. De klanten zijn zowel de bewoners, familie, medewerkers, externen,… We zijn afhankelijk van anderen om ons werk tot een goed einde te brengen. Gedragsindicatoren Toont duidelijk begrip voor de wensen en het belangen van de klant. Maakt duidelijke afspraken en zorgt voor opvolging. Levert maatwerk voor de klant, met deze als uitgangspunt. Vraagt of aan de verwachtingen, wensen of behoeften zijn voldaan, opent mogelijkheid tot verbetering of bijsturing. Reageert op een klacht met opvolging, zonder aanvallend /verdedigend gedrag. ompetent van kop tot teen !

Competentie ‘zichzelf ontwikkelen’ Definitie Je neemt nieuwe informatie in je op en past deze effectief toe. Je kunt opbouwend omgaan met kritiek en onderneemt acties om je eigen en professionele persoonlijke ontwikkeling te bevorderen. Gedragsindicatoren Heeft een plan voor eigen verdere ontwikkeling (sterktes en aandachtspunten) en houdt zich eraan. Zoekt informatie die op het werk toepasbaar is op en past het geleerde (vorming) toe. Zoekt zelf naar leer- en groeimogelijkheden om kennis en vaardigheden aan te vullen. Vraagt feedback, wil een oordeel van anderen over het eigen functioneren en stelt het eigen functioneren bij. Is bereid om vorming te volgen en deze verder te integreren. ompetent van kop tot teen !

Toekomst Competentiewoordenboek Inventaris van competenties en indicatoren Werkinstrument en communicatie - instrument Gerealiseerde materiaal structureel beschikbaar stellen om nieuwe profielen in de toekomst op te maken voor de opmaak van competenties doorheen de organisatie ompetent van kop tot teen !

Toekomst Competentiematrix Overzicht van functies en competenties Onderhoud Paramedicus Verpleegkundige Zorgkundige Organiseren 1 2 Mondeling communicatie 3 4 Schriftelijke communicatie Kwaliteitsgericht handelen 5 Flexibiliteit ompetent van kop tot teen !

Enkele reflecties Draagvlak Zoek structuur Vorming - vertrouwen Verandering: angst – weerstand Belang van dialoog, interactie, betrokkenheid Projectgroep Zoek structuur Inhoud competentieprofiel: doelstelling, taken, competenties Proces: eenvoudig, concreet, gericht, praktisch, doelgericht ompetent van kop tot teen !

Enkele reflecties Workshop Hoge betrokkenheid medewerkers, motiverend, … Synergie van het geheel: uitwisseling ervaringen, brengt duidelijkheid 360 ° methodiek Klanten: andere kijk (luisteren, klantgericht werken,…) Functiehouders Kennis van zaken, spreken over hun functie Vertrekken vanuit huidige situatie Leidinggevende Zicht op evolutie van de functie, toekomstgericht Kennen dagelijkse praktijk van functie niet in detail Peers: zicht op de functie, neutrale inbreng ompetent van kop tot teen !

Enkele reflecties Getuigenissen leden workshops ‘… aangepaste functieomschrijving brengt duidelijkheid,…’ ‘… leidraad voor functioneringsgesprekken…’ ‘… individuele begeleiding is mogelijk…’ ‘… als familielid kijk ik anders naar de dingen…’ ‘… kunnen deelnemen geeft voldoening en werkt motiverend…’ ‘… individuele keuzes van competenties zijn gelijklopend met de keuzes van de groep…- rode draad…’ - ‘… kiezen en prioriteiten leggen is niet zo evident…’ ompetent van kop tot teen !

Enkele reflecties Bepalen van competenties Kies methodiek die aansluit bij organisatiecultuur. Gebruik voorbeelden /clustering/ evenwichtige samenstelling bv -leidinggeven: delegeren, coachen, plannen en organiseren -communiceren: mondeling, schriftelijk, luisteren, sociabiliteit,… Omschrijf de definitie duidelijk (afhankelijk van de functie, kan deze verschillend zijn) Taken en competenties zijn verschillend, wel causaliteit. Inhoudelijke discussie voor keuze competentie is belangrijk. Indien veel verschillende competenties - raakvlakken zoeken Interactie, overleg en betrokkenheid Toekomstgericht Geven gewenst resultaat weer ompetent van kop tot teen !

Enkele reflecties Bepalen van gedragsindicatoren Bepaling van gedragsindicatoren door projectverantwoordelijke en leidinggevenden Gebruik bestaande competentiewoordenboeken en vertaal ze naar de voorziening (Van Osch- competentiespel) SMART: Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar/Actiegericht, Realistisch/Realiseerbaar en Tijdsgebonden Formuleer ze positief Terugkoppeling en feedback ompetent van kop tot teen !

Enkele reflecties Voor- en nadelen Voordelen Op maat: competenties vanuit de medewerkers Veel inbreng van de medewerkers, creëert draagvlak Verbeterkennis ligt bij medewerkers Methodiek is overdraagbaar Praktijkgericht, werkbaar en gebruiksvriendelijk Competenties vanuit de medewerkers vallen samen met de verwachte competenties vanuit het beleid ompetent van kop tot teen !

Enkele reflecties Nadelen Tijdsinvestering (veel info, chaos, filteren) Investering in externe consulent Doorgedreven kennis is nodig om sessies te begeleiden en nakijken van de profielen ompetent van kop tot teen !

Meerwaarde: verdere toepassing Opstellen vacatures Selectiegesprekken: STARR-methodiek Coaching van (nieuwe) medewerkers Trajectbegeleiding Functioneringsgesprekken Coaching op basis van competenties Persoonlijk ontwikkelingsplan Opleidingsbeleid: individuele noden, noden van het team, noden binnen de organisatie ompetent van kop tot teen !

Leerproces Betrek medewerkers van de basis = draagvlak Belang van interactie, overleg en feedback Medewerkers werken hier graag aan mee, het gaat over hun job ! Hou het simpel en praktijkgericht Competentieprofielen zijn een instrument en geen document Kies de juiste aanpak en consulent rekening houdend met de organisatiecultuur van het huis Integreer de competentieprofielen doorheen het volledig (personeels)beleid ompetent van kop tot teen !

Bijkomende info Cfr. site van VIVO Voorbeelden competentieprofielen Gegevens externe begeleiders Proces van het project ompetent van kop tot teen !

Dank voor jullie aandacht ! Vragen of bedenkingen ? ompetent van kop tot teen !