Startbijeenkomst Praktijktest september 2008, Utrecht

Programma 13:00-13:30Ontvangst met koffie/thee 13:30-13:35Start programma: welkom, doelstellingen Opzet van de praktijktest (Ruben van Zelm) 14:15-14:45 Toelichten testprotocol (Ed Westra, Daphne Schipper) Pauze, uitwisselen ervaringen 15:15-15:45Gelegenheid tot stellen van vragen 16:00 Afronding

Doelstelling Het doel van deze middag is u te informeren over praktische zaken met betrekking tot de praktijktest, zodat alle deelnemers dezelfde startinformatie hebben. Daarnaast is er gelegenheid tot het stellen van vragen en delen van ervaringen.

De praktijktest Startbijeenkomst Utrecht, 30 september 2008

Inhoud presentatie Aanleiding en doel praktijktest Opzet Wederzijdse verwachtingen Voorkeuren ziekenhuizen voor onderwerpen

Aanleiding praktijktest Praktijktest van de eerste tranche van 10 indicatorensets: noodzaak tot testen voor ingebruikname Inloopperiode bevestiging hiervan: “Op basis van de input van de interne projectleiders uit de ziekenhuizen wordt vastgesteld dat de registratiegidsen positief worden gewaardeerd en houvast bieden bij het opzetten van de gegevensregistratie en –uitvraag. De registratiegidsen vormen daarmee een waardevolle aanvulling op de indicatorensets en voldoen aan de doelstelling.”

Stappen ontwikkeling meetmodel Concept indicatorenset Consultatieronde Commentaren verwerken en opstellen concept registratiegids Praktijktest: definitief maken registratiegids, eventueel aanpassen indicatoren Autorisatie van indicatorenset en registratiegids

Doel van de praktijktest Inzichtelijk maken hoe de 18 (11) indicatorensets efficiënt gemeten en geregistreerd kunnen worden Inzichtelijk maken of en hoe de gegevens daadwerkelijk uitgevraagd kunnen worden door de ziekenhuizen Kwalitatief betere en bruikbaardere registratiegidsen van de onderwerpen

De planning voor najaar 2008

Autorisatie door wetenschappelijke verenigingen Voor eerste 5 sets autorisatie dit najaar Eventuele aanpassingen in de sets en registratiegidsen; voorjaar 2009 door WV geautoriseerd Voor 6 sets en registratiegidsen autorisatie voorjaar 2009 Samen met bevindingen praktijktest

Welke aandoeningen? Reumatoïde Artritis Beroerte Constitutioneel Eczeem Coeliakie Chronische (Rhino)sinusitis Pijn bij Kanker Slaapapnoe (OSAS) Perioperatieve Voeding Cystic Fybrosis Parkinson Licht Traumatisch Schedelhersenletsel

Opzet praktijktest Testen door ziekenhuizen uit de inloopperiode Per indicatorset drie ziekenhuizen Afstemmen (medisch inhoudelijke) definities met de voorzitter van de indicatorenwerkgroep Drie of vier indicatorsets per ziekenhuis Testprotocol

Opzet praktijktest (2) 1. Uitvragen indicatoren op basis van ruwe specificaties door ziekenhuizen 2. Ruwe specificaties omzetten in lokale specificaties door de ziekenhuizen Projectleider in ziekenhuis samen met OT-lid en overige projectmedewerkers (medisch specialist, ICT, enzovoorts) 3. Lokale haalbaarheidsstudie Interviews met specialismen en automatiseerders/databeheerders. Ondersteuning door OT-lid

Planning Komende week vijf concept registratiegidsen beschikbaar Twee weken daarna de andere zes gidsen Eerste testperiode duurt acht weken, van 6 oktober tot 28 november (12 december) Tweede testperiode eveneens acht weken, van 2 februari tot 27 maart 2009 Detail: zie presentatie CBO

Instrumenten Concept registratiegids Registratieformat om indicatoren en ruwe specificaties en definities voor te leggen aan betrokkenen en gegevens vast te leggen Excelsheet voor gegevensverzameling in plaats van webenquête

Meerwaarde voor uw ziekenhuis U denkt actief mee en heeft invloed op inhoud en functionaliteit van de registratiegidsen Uw ziekenhuis bouwt ervaring op met de concept registratiegidsen. Dit geeft u voordeel in de voorbereiding op de toekomst

Wat mag u van ons verwachten? U ontvangt de indicatorensets en concept registratiegidsen van de 11 onderwerpen (drie om te testen, de overige ter informatie) Begeleiding door een ondersteuningsteamlid Adviserend Hulp bij omzetten ruwe specificaties in lokale specificaties, lokale haalbaarheidsstudie Afsluitende bespreking concept registratiegids en evaluatie Contactpersoon

Wat verwachten we van u? Opzetten van een interne projectgroep met daarin: Projectleider / kwaliteitsfunctionaris Medewerker ICT / administratie Vertegenwoordiger van betreffende maatschap voor medisch inhoudelijke ondersteuning Uitvoeren van de test volgens testprotocol Aanleveren van de gegevens Meedenken in het verbeteren van de registratiegidsen

Geschatte tijdsinvestering Sterk afhankelijk van de organisatie en aanwezige systemen Uit inloopperiode: variërend van 0,5 tot 2 mensdagen per week voor 10 aandoeningen Extrapolerend voor 2 aandoeningen: 0,1 tot 0,4 dag per week

Voorkeuren onderwerpen per ziekenhuis Reumatoïde ArtritisBeroerteConstitutioneeleczeemCoeliakiePijn bij KankerChronische(rhino)sinusitisSlaapapnoe (OSAS)Peri-operatievevoeding Cystic Fibrosis ParkinsonLicht TraumatischSchedelhersenletsel LievensbergXXX AtriumXXX AszXX ZGTXXX IJsselmeerXX VUmc Walcheren / Oosterschelde MCAlkmaar

Registratiegidsen

Doelstelling Praktijktest inzichtelijk te maken hoe de indicatorenset: voor ziekenhuistransparantie efficiënt gemeten en geregistreerd kan worden.

Waarom een registratiegids? Gegevens uit ziekenhuizen = vergelijken van appels met peren? Fruit voor het grijpen & onder op de schaal liggen, kunnen we niet goed bij. Als we wel bij de vruchten kunnen, hoe kunnen we ze goed vergelijken? welke vrucht? appel, banaan of mandarijn. welke eigenschappen vergelijken? Rijp, vorm, soort, smaak, … Registratiegids is een handleiding om vergelijkbare gegevens te kunnen opleveren.

De deelnemende ziekenhuizen: 1.Testen de variabelen zoals door de werkgroep van de betreffende indicatoren benoemd: a.Is de variabele correct en volledig geformuleerd? b.In welke registratiebron wordt de variabele in het ziekenhuis geregistreerd? c.Is de variabele (digitaal) te benaderen? 2.Leveren daadwerkelijk gegevens aan behorende bij de variabelen (verdiepingsslag van vraag 1c).

Van indicator naar variabelen Indicator: teller/noemer Variabele T1 Varabele T2 Variabele N2 Variabele N1 Ruwe specificaties [werkgroep] Lokale specificaties [ziekenhuizen] Generieke specificaties Variabele T1 Varabele T2 Variabele N1 Variabele N2 Variabele T1 Varabele T2 Variabele N1 Variabele N2

Belangrijk: Verschil met de inloopperiode: dit zijn concept registratiegidsen, dit betekent dat hier nog fouten en onduidelijkheden in staan. Verfijnen van de registratiegidsen en testen haalbaarheid staan centraal bij de praktijktest, de indicatoren en de daar achterliggende concepten niet ter discussie. Voor de implementatie van de set indicatoren wachten op de definitieve registratiegids. Na afloop van de praktijktest worden de definitieve registratiegidsen opgeleverd. Alle feedback is welkom!

Activiteiten ziekenhuizen: Kick-off bijeenkomst (aanleiding, doelstelling, verwachtingen en werkwijze van het project) Praktijktest ziekenhuizen (periode van 8 weken) Afsluitende bespreking (per registratiegids met de betreffende ziekenhuizen, lid ondersteuningsteam en CBO)

Week 1Ziekenhuis ontvangt documenten: indicatorenset, concept registratiegids en registratieformat Week 2Invullen registratieformat Week 3Invullen registratieformat Week 4Invullen registratieformat Terugkoppeling bevindingen registratieformat Start gegevensverzameling (met behulp van format) Week 5Gegevensverzameling Week 6Gegevensverzameling Week 7Gegevensverzameling Week 8Terugkoppeling bevindingen gegevensverzameling Week 9Afsluitende bespreking per registratiegids

Invullen registratieformat Lokale definitie van de variabele Wordt de variabele in het ziekenhuis vastgelegd? Is de variabele digitaal vastgelegd? Is de variabele digitaal te benaderen? Belangrijk: veel feedback en suggesties voor verbeteringen concept registratiegids.

Gegevensverzameling Is het inderdaad mogelijk om de variabele uit het systeem te halen? (testen door dit te doen!) Wat is de tijdsinvestering? Resultaat: het inschatting van de tijdsinvestering voor: verzamelen variabelen berekenen rekenregels berekenen indicatoren

Betrokken partijen: Zichtbare Zorg Ziekenhuizen: opdrachtgever CBO: maakt concept registratiegidsen en verwerkt input praktijktest tot definitieve registratiegids Ondersteuningsteam: contactpersoon voor de ziekenhuizen, helpt mee bij de analyse en kijkt met een kritische blik mee Helpdesk: vraagbaak voor ziekenhuizen

Planning: Week 41: starten met Reumatoïde Artritis Beroerte Coeliakie Pijn bij Kanker Constitutioneel Eczeem Week 43: starten met OSAS (slaapapnoe) Perioperatieve Voeding Licht Traumatisch Schedelhersenletstel Chronische Rhinosinusitus (?) Parkinson (?) Cystic Fybrosis

Vragen? Welke vragen heeft u nu? Voor vragen later: Helpdesk: of (op werkdagen van uur tot Uw ondersteuningsteamlid Annemieke van Groenestijn: Ruben van Zelm:

De registratiegids is een recept, maar misschien zijn niet alle ingrediënten in huis. Beargumenteerd afwijken